REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA CIENCIA Y TECNOLOGÍA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITECNICA
DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA
VICERRECTORADO DE LA REGIÓN GUAYANA
NUCLEO BOLIVAR- SEDE PUERTO ORDAZ

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL

DE SECRETARIA NÚCLEO BOLÍVAR
Tutores Comunitarios:
1tte Joser García
Ing. Francis Villamizar
 Planteamiento del problema
A nivel mundial la organización juega un papel de suma importancia en las empresas, universidades
y escuelas, ya que los datos, la información y los archivos son vitales para cada una de estas entidades,
por lo tanto el tiempo y la ubicación exacta de cada archivo o documento permiten una buena gestión
administrativa.

En la UNEFANB, el desorden y desorganización del

archivo general de secretaria, poco a poco afectan a la
institución, ya que a la hora de manipular los archivos,
se presentan casos de extravío y perdidas de
documentos, así como archivos dañados o sin estar
identificados.

-Habilitación y organización del archivo general de

secretaria.
 Justificación
Se busca Organizar y habilitar el archivo general de la UNEFANB Caura para una buena gestión
administrativa y mejorar la eficacia a la hora de realizar un trámite, eliminando las pérdidas de tiempo,
extravió de documentos y complicaciones que se puedan presentar.

Según el plan de la patria 2013-2019 en su objetivo

1.5.1.1. Se pretende desarrollar una actividad científica,
tecnológica y de innovación, que permita dar respuesta a
problemas concretos del sector, fomentando el desarrollo de
procesos de escalamiento industrial orientados al
aprovechamiento de las potencialidades, con efectiva
transferencia de conocimientos para la soberanía
tecnológica.
 Objetivo General

Organizar el archivo general de la Universidad Nacional

Experimental Politécnica de las Fuerzas Armadas sede Puerto
Ordaz núcleo Bolívar
 Objetivos Específicos

 Acondicionar el área de trabajo para que el personal administrativo lo pueda

usar sin dificultad.
 Establecer un orden en los documentos y archivos para tener conocimiento de la
ubicación de cada uno de ellos dentro del área.
 Clasificar los archivos por fecha para poder tener un mejor acceso a los archivos
activos.
 Crear un libro Excel para tener un control y ubicación de los archivos.
 Metas
 Realizar actividades de acondicionamiento del área
Sea planteado la del archivo.
siguiente meta de este
 Organizar los archivos por: carrera, año y numero
proyecto para cumplir
los objetivos para la de cedula.
ejecución de este  Ubicar los archivos de manera adecuada en cajas
proyecto y de esta para evitar extravíos.
manera mejorar la  Distribuir y ordenar las cajas de manera correcta en
organización del
el archivo.
archivo general de la
UNEFANB núcleo  Crear un libro Excel con el control de los
bolívar cede Puerto documentos.
Ordaz. Se establece de  Mejorar eficiencia a la hora de realizar un trámite
la forma siguiente: administrativo con el archivo.
 Cobertura Geográfica y Población

La Universidad Nacional Experimental

Politécnica De La Fuerza Armada
Bolivariana Núcleo Bolívar- Sede Puerto
Ordaz Está ubicada en la avenida norte
sur sector rio Caura diagonal patrulleros
del Caroní parroquia Unare municipio
Caroní de estado bolívar cuenta con una
matrícula de 953 estudiantes, 147
docentes y 17 personas encargadas del
área administrativa.
 Actividades y Tareas
ACTIVIDADES TAREAS RECURSOS TIEMPO LOGROS
Planificación para Lápices, hojas, cuadernos
Reunión de trabajo por 7horas
realizar el proyecto Consolidado
parte del grupo de trabajo 8:30am hasta la 2:30pm
comunitario
Entrevista con tutor Lápices, hojas libretas de 4 horas 8:00 hasta las
Visita al archivo general y Consolidado
comunitario notas 12:00pm
Reunión del grupo para 6 horas
Planificación de horario
acordar los horarios de las Libretas de notas 8:30 Consolidado
para las actividades actividades Hasta la 2.30pm
4 horas 8:00 hasta las
Mantenimiento del área Limpieza del archivo general Escoba, palas, pañuelos Consolidado
12:00pm
7 horas
Acondicionamiento del
Pintar el pared del archivo Cal, sal, brochas, rodillos 8:30 Consolidado
área Hasta la 3.30pm
Organiza los archivos activos
3 horas cada dos días de la
Organización de archivo encontrados en el archivo Cajas, lápices, marcadores Consolidado
semana
general
Digitalizar y organización los
Computadoras (laptops, 8 horas cada 2 o tres días de
Digitalización compleja archivos inactivos del Consolidado
Canaima) lápiz y hojas la semana
archivo general
Organización de las cajas y
Impresora, grapadora, pega,
Mantenimiento final Mantenimiento general del 8 horas cada sábado Consolidado
caja, escobas y hojas
archivo
 Diagrama de Gantt
Marzo Abril Mayo Junio
SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS
Actividades 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Entrevista con el tutor comunitario y

visita al archivo general

Planificación de horario para las

actividades

Mantenimiento del área del archivo

Organización de archivos activos

Ubicación de archivos en cajas

Creación de libro Excel

Organización del archivos e identificación

de las cajas
Descripción de las Actividades

1. Se realizó una entrevista con el tutor donde se habló del trabajo y

actividades a realizar, además de la organización que se debía lograr en
el área de archivo general y las horas de trabajo.
2. Se efectuó una reunión con los integrantes de grupo para planificar y
distribuir cada una de las actividades a realizar y proponer horarios de
trabajo.
3. Se desarrolla un mantenimiento del archivo general, limpiando los
archivos y el área en específico, también se logró pintar el área.
4. Se organizan los archivos por carrera, años y cedula.
5. Se ubicaron en cajas iniciando por los archivos inactivos y finalizando por
los activos.
6. Se creó un libro Excel digitalizando los archivos ya ubicados y
organizados.
7. Se realiza una limpieza y organización general del archivo dando una
nueva estructura en el área y ubicando los archivos de forma
estructurada (por año).
Impacto Generado en la Comunidad

El proyecto ha logrado una solución eficiente a la

desorganización generando una mejora en el archivo
general de la UNEFANB controlando así el desorden y caos
presente durante los periodos de inscripción de los
estudiantes, reduciendo el tiempo de espera de estos y
ayudando grandemente al personal de secretaria.
Además de como a la población “UNEFISTA” la
importancia de la organización, y como esta puede darle
soluciones a problemas cotidianos que se presentan en
nuestro país, estado y comunidad.
 Aportes del Proyecto

1. Solución de problemas mediante el trabajo en equipo, así

como también la aplicación de habilidades de liderazgo y
la colaboración grupal para llevarlo a cabo.
2. Mejora en las gestiones administrativas al archivo general
gracias a la estructura de orden planteada.
Los aportes
3. Respaldo de los expedientes guardados usando un libro
obtenidos son los
Excel, para facilitar la búsqueda, inclusión o depuración
siguientes:
de algún documento.
4. Experiencia laboral obtenida mediante el planteamiento
de un horario de trabajo, asignación de tareas y creación
de grupos de trabajo.
5. Sentido de pertenencia hacia nuestra universidad,
mediante el cuidado y mantenimiento del área de
trabajo.
 Conclusiones

1. De acuerdo al objetivo n° 1 Se logró el total acondicionamiento del área del archivo, pintando el
área, limpiando y organizando dando una mejor comodidad al personal que labora entro de este.
2. En base al objetivo n° 2 Se estableció un orden en los archivos y documentos para tener
conocimiento de su ubicación dentro del área además de ahorra espacio en el archivo.
3. Referente al objetivo n° 3 Se clasificaron los archivos por orden cronológico (año) para lograr una
separación entre los archivos activos y los inactivos, facilitando el acceso a los documentos activos.
4. Concerniente al objetivo n° 4 Se crea un libro Excel que brinda un control de los expedientes,
además de facilitar la búsqueda de los archivos y saber si el archivos está o no existente.
5. Respecto al objetivo n° 5 Se logró brindar tanto al personal administrativo como a la población
estudiantil el acceso rápido y oportuno a los archivos o documentos para lograr una buena gestión a
la hora de realizar un trámite concerniente con el archivo.
 Recomendaciones
 Limpiar la sala rutinariamente para evitar la acumulación de polvo y
basura.
 Capacitar a un personal para el manejo de los documentos sin que pueda
causar pérdidas o extravíos. Para este personal no es necesario contar
con más de dos personas.
 Reforzar los estantes donde se encuentran los archivos pues estos no son
Se concluye con las del todo estables.
siguientes  Depurar los archivos antiguos que no sean de utilidad, porque estos solo
recomendaciones: ocupan espacio. Con la inclusión de un nuevo periodo estudiantil se
debería deshacer de los periodos antiguos que no son vigentes.
 Es necesario hacer una actualización a los archivos digitalizados en Excel,
esto debe ser realizado por alguien que conozca bien el programa porque
es posible borrar accidentalmente algún alumno de las listas.
 No permitir a nadie sacar documentos o revisar carpetas sin autorización,
para esto es bueno tener un control, una hoja donde se escriba la
notificación para saber quién ha manipulado los archivos.
 Sacar los objetos que solo ocupan espacio, esta área dejo de ser un
depósito y es momento de sacar las cosas que no sean correspondientes
al área
 Anexos
Imágenes del archivo general antes del proyecto
Inventario manual de los archivos y organización por cajas
Mantenimiento completo del archivo
Captura del libro Excel
Árbol del problema