PRE – EVENTO

PRESENTACION DEL INFORME

 LUGAR DEL EVENTO
 NOMBRE DEL EVENTO: DESPEDIDA ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
 TIPO DE EVENTO: SOCIAL
 OBJETIVO: DAR CIERRE A LAS ACTIVIDADES DESARROLLAS Y ASI CULMINAR NUESTRA ETAPA LECTIVA.

 CANTIDAD DE INVITADOS: 30 personas incluido los instructores

 CARACTERISTICAS QUE DEBE TENER EL LUGAR:
HORA: 9:00 AM
FECHA: 02 DE NOVIEMBRE DE 2019
LUGAR: ESTADERO QUIRPAS CAMPESTRE

PROTOCOLO DEL EVENTO

LIDER: HELI ALBERTO GARCIA

ORDEN DEL DIA

1. LLEGADA DEL COMITÉ DE LOGISTICA AL LUGAR DEL EVENTO
2. INICIO AL EVENTO
3. PALABRAS DEL LIDER
4. BIENVENIDA A LOS ASISTENTES
5. ACTIVIDADES PROGRAMADAS
6. ALMUERZO
7. CIERRE DEL EVENTO
8. FINALIZACION DEL EVENTO
LOGISTICA DEL EVENTO

SONIDO: La sede del evento cuenta con el equipo y todos sus accesorios
SILLAS Y MESAS: La sede cuenta con sillas y mesas necesarias
INVITACIONES: Tarjetas de invitación para los invitados especiales.
VERIFICAR ASISTENCIA: planilla de asistencia
TRANSPORTE: particular
COCTEL DE BIENVENIDAD.
ALIMENTACION: se contrata un solo menú.
REFRESCOS: Gaseosa, Jugos y Agua
SEGURIDAD Y EQUIPO DE EMERGENCIA: Equipo de primeros auxilios
MATERIAL PUBLICITARIO: Tarjetas de Invitación.
 PLAN DE ACCION
OBJETIVOS ACTIVIDADES ESTRATEGIAS TIEMPO RESPONSABLES RECURSOS

Dar a conocer la Repartir las tarjetas de Entregar las tarjetas a los Dos semanas antes de la Comité de logística Tarjetas e invitados.
realización del invitados a los invitados invitados con realización del evento
evento de forma especiales anticipación para que
verbal estos puedan dar a
conocer su decisión con
respecto a la asistencia
de este.
Cotizar el menú que
se brindara el día Realizar el presupuesto Cotizar los precios de Cuatro días antes de Comité de finanzas Presupuesto
del evento para saber la cantidad alimentos y bebidas realización del evento asignado para la
que se invertirá en: la (aproximadamente) cantidad de
comida y los refrescos invitados calculados
de los asistentes para el evento

Garantizar la Enviar las tarjetas de Estar al tanto de las Una semana antes de la Comité de logística Informe del comité
asistencia de todos invitación a los invitados respuestas de los realización del evento de logística ante la
al evento especiales invitados especiales ante respuesta de los
la invitación. invitados especiales.
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD TIEMPO
OCTUBRE NOVIEMBRE

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 01 02 04

Enviar invitaciones especiales

Cotizar el menú y las bebidas que

serán repartidas durante el evento a
los presentes.

Organización del lugar del evento

previa a la actividad

Realización del evento.

Evaluación del evento.

 PRESUPUESTO

PRODUCTO VALOR POR UNIDAD CANTIDAD TOTAL

Plato a la carta 20.000 32 640.000

Refrescos: gaseosa. 3.500 32 112.000

Coctel de bienvenda: 0 0 100.000

maracuyá, aguardiente

TOTAL 852.000
COMITÉ LOGISTICA
El grupo logístico es el encargado de organizar la entrega de material proporcional y publicitario, equipos de comunicación,
acompañamiento y apoyo antes, durante y después del evento. Las funciones que desempeña son:
 Apoyar en los `puntos estratégicos para el desarrollo del evento como, ingreso y ubicación de invitados especiales.
 Ayudar con el montaje y desmontaje del evento.
 Velar por que el evento conserve su imagen y orden de principio a fin, tanto dentro como fuera del recinto en el cual se
llevara a cabo.
 Ayudar con la entrega de los refrigerios.
 Apoyar con el centro del tiempo en el desarrollo del evento.
 Apoyar a la persona encargada del sonido y las presentaciones del evento.
COMITÉ DE FINANZAS

tiene por objeto hacer el seguimiento a la gestión financiera de la ACTIVIDA :

 Gastos que requiera el evento

 COMITÉ DE ASEO:
 Este comité es el responsable del aspecto que se piensa dejar luego de la
actividad realizada mediante la organización de los asistentes para que sea
depositada la basura en sus sitios correspondientes y así mismo entregar
revisando que no haya daños y si deje el lugar desordenado o sucio.
COMITÉ DE RECRACION:
 El principal objetivo es fomentar, organizar, planear y dirigir la recreación con el fin de
lograr una mayor integración de los asistentes, además servirá para estimular la
participación y desarrollo de las actividades lúdicas y deportivas orientadas como una
necesidad social y humana del hombre en su tiempo libre.
 Elabora el presupuesto preliminar y definitivo, y buscan los recursos económicos necesarios.
 Establecen las prioridades de gastos, efectúan los pagos.
 Gestionar los recursos económicos necesarios.
 Mantener reuniones periódicas con el comité organizador
 Efectuar los pagos
 Llevar el balance de los egresos efectuados.

CONFORMACION DE COMITES

FINANZAS LOGISTICA ASEO RECREACION

JENNY CAMICO NINI QUINTERO LUZ NELLY JUAN PABLO

JENNY GARCIA ANGIE NIÑO MIREYA DUSLEY

CINTIA BEATRIZ TORRES ADRIANA DEIBY

MARIA FERNANDA EMY DIAZ BEATRIZ ADRIANA ARELIS

VIVIANA SUAZA DIANA GARZON JACKELINE LEONOR

KARLA HELI ALBERTO LIDER DURLEY JONATAN

GRACIAS