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La administración:

empresa, planeación y
organización.
Curso de administración 2016

Ing. Jorge Alberto chagoya Ramírez.


 EMPRESA
 Antecedentes.
La empresa nació para atender las necesidades de la sociedad creando satisfactores a cambio de
una retribución que compensara el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los empresarios,
aunque en la actualidad, las funciones de la empresa ya no se limitan a las mencionadas antes. En
la vida de toda empresa el factor humano es decisivo.
 Concepto.
empresa es un termino nada fácil de definir, ya que a este concepto se le dan diversos enfoques
(económico, jurídico, filosófico, social, etc. ). con base en análisis de las definiciones de grandes
escritores es posible definir a la empresa como un:

Grupo social en el que , a través de la administración


del capital y el trabajo, se producen bienes y/o
servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades
de la comunidad.
 Clasificación.
El avance tecnológico y económico ha originado la existencia de una gran diversidad de empresas.
aplicar la administración mas adecuada a la realidad y a las necesidades especificas de cada
empresa es la función básica de todo administrador. a continuación se presentan algunos de los
criterios de clasificación de la empresa mas difundidos:
 Actividad o giro.
Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen, en:
1) INDUSTRIALES: la actividades primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes
mediante la transformación y/o extracción de materias primas, las industrias a su vez son
susceptibles de clasificarse en extractivas y manufactureras.
2) Comerciales:
Son intermediarias entre el productor y el consumidor ; su función primordial es la compra-venta
de productos terminados, pueden clasificarse en mayoristas, minoristas o detallistas y
comisionistas.
 3) servicio:
Como su denominación lo indica, son aquellas que brindan un servicio a la comunidad y pueden
tener o no fines lucrativos. las empresas de servicio pueden ser: transportes, turismo,
instituciones financieras, servicios públicos varios, servicios privados varios, educación, salubridad
(hospitales), finanzas.
 Propósitos o valores institucionales de la empresa.
De la misma manera que la administración cuenta con una serie de valores que fundamentan su
existencia, la empresa, al actuar dentro de un marco social e influir directamente en la vida del
ser humano, necesita un patrón o sistemas de valores que le permita satisfacer las necesidades del
medio en el que actúa, y operar con ética.
toda empresa progresista debe perseguir los valores institucionales, ya que el conseguirlos incide
directamente en su progreso. los valores institucionales de la empresa son: económicos, sociales y
técnicos.
 1) económicos.
Tendientes a lograr beneficios monetarios:
a) cumplir con los intereses de los inversionistas al retribuirlos con dividendos justos sobre la
inversión colocada.
b) cubrir los pagos a acreedores por intereses sobre prestamos concedidos.
 2) sociales.
Aquellos que contribuyen al bienestar de la comunidad:
a) satisfacer las necesidades de los consumidores con bienes o servicios de calidad, en las
mejores condiciones de venta.
b) incrementar el bienestar socioeconómico de una región al consumir materias primas y
servicios, y al crear fuentes de trabajo.
c) contribuir al sostenimiento de los servicios públicos mediante el pago de cargas tributarias
d) mejorar y conservar la ecología de la región, evitando la contaminación ambiental.
e) producir productos y bienes que no sean nocivos al bienestar de la comunidad.
3) técnicos.
Dirigidos a la optimización de la tecnología:
a) utilizar los conocimientos mas recientes y las aplicaciones tecnológicas mas modernas en las
diversas áreas de la empresa, para contribuir al logro de sus objetivos.
b) propiciar la investigación y el mejoramiento de técnicas actuales para la creación de
tecnología nacional.
 Áreas de actividad (funciones básicas de la empresa).
La efectividad de la administración de una empresa no depende del éxito de un área funcional
especifica, si no del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso
administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales que
son: producción, mercadotecnia, finanzas y administración de recursos humanos.
1) Producción.
Tradicionalmente considerado como uno de los departamentos mas importantes, ya que formula y
desarrolla los métodos mas adecuados para la elaboración de productos, al suministrar y coordinar
: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridas.
2) mercadotecnia:
Es una función trascendental ya que a través de ella se cumplen algunos de los procesos
institucionales de la empresa. su finalidad es la de reunir los factores y hechos que influyen en el
mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita , distribuyéndolo en forma tal
que este a su disposición en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio mas adecuado.
3) finanzas.
De vital importancia es esta función, ya que toda empresa trabaja con base en constantes
movimientos de dinero. esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital
que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios
económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con objeto de que puedan funcionar
debidamente.
 4) administración de recursos humanos.
Su objeto es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de
acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, de
selección, de capacitación y de desarrollo.
 Recursos.
Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie de
elementos o recursos que, conjugados armónicamente, contribuyan a su funcionamiento
adecuado.
es importante estudiar los recursos de la empresa por que uno de los fines de la administración es
la productividad, o sea, la relación entre la producción obtenida y los recursos utilizados para
lograrla. en esta forma, el administrador siempre deberá evaluar la productividad de los recursos,
mismos que se clasifican en:
- Recursos Materiales.
- Recursos Tecnológicos.
- Capital Humano.
- Recursos Financieros.
 Actividad.
A tu criterio y en cartulina o papel bond, crea una empresa y describe los procesos que a
continuación se mencionan:
- Su nombre.
- A que se dedica.
- ¿Cuál es su producción?
- ¿Qué ocuparían como mercadotecnia?
- ¿Cómo seria su administración de recursos?
La planeación.
 Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados
que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos
necesarios para que este funcione eficazmente. Esto solo se puede lograr a través de la
planeación.
 Elementos del concepto:
1.- Objetivo: el aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados (recordar
la pregunta: ¿ que es lo que se requiere?) .
2.- Cursos alternos de acción: al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de
acción o estrategias, para conseguir los objetivos.
3.- elección: la planeación implica la determinación, el análisis y la selección, de la decisión mas
adecuada.
4.- futuro: la planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos,
preparase para contingencias y trazar actividades futuras.
Basándose en diferentes personajes que han dado su definición sobre el concepto de planeación de
podría decir que planeación es:

“LA DETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS Y ELECCIÓN


DE LOS CURSOS DE ACCIÓN PARA LOGRARLOS, CON
BASE EN LA INVESTIGACIÓN Y ELABORACIÓN DE UN
ESQUEMA DETALLADO QUE HABRÁ DE REALIZARSE EN
UN FUTURO”
 Importancia.
La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a
través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro y se establecen
las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte el reconocer hacia donde se dirige la
acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.
 Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:
1.- propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los
recursos.
2.- reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina.
3.- prepara la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten con las mayores
garantías de éxito.
4.- mantiene una mentalidad futurista teniendo mas visión del por venir y un afán de lograr y
mejorar las cosas.
5.- condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.
6.- establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las “corazonadas” o
empirismos.
7.- reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
8.- las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
9.- al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las
cuales operara la empresa.
10.- promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
11.- proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
12.- disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos
rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
13.- permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
14.- la moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde
se dirigen sus esfuerzos.
15.- maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa
“ LOS PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN SON
VERDADES FUNDAMENTALES DE APLICACIÓN
GENERAL QUE SIRVEN COMO GUIAS DE
CONDUCTAS A OBSERVARSE EN LA ACCIÓN
ADMINISTRATIVA”.
Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden
definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse
en el futuro y las especificaciones necesarias para realizarlos
La planeación es básica ya que es punto de partida y directriz primordial
de toda actividad administrativa.
Misión y visión
Cuando se habla de planeación, el empresario debe dirigirse a futuro y desde luego comenzar con
la declaración de la misión y visión. El punto de partida de la planeación en una empresa es la
misión, sea tanto al crearla o cuando se va a restructurar.
Se define a la misión en cuanto: describe la actividad o función básica de producción o servicio
que desarrolla la empresa y que es la razón de su existencia; expone a lo que se dedica la
empresa.
En el medio empresarial el termino visión, expresa las aspiraciones futuras y fundamentales de
cualquier tipo de empresas o en otras palabras, es la proyección a futuro de las mismas.
 Investigación.
La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona
información a sus elementos para que se lleve a cabo racionalmente. El
considerarla en esta etapa del proceso administrativo no excluye su
existencia en las demás; aunque se utiliza mas al planear, por ser esta
actividad netamente intelectual.
La investigación aplicada a la planeación consiste en la determinación de
todos los factores que influyen en el logro de los propósitos y objetivos,
así como de los medios óptimos para conseguirlos.
 Premisas.
Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante
aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran el
curso en que va a desarrollarse el plan. Se establecen al inicio
del proceso de planeación, aunque también pueden ser
desarrolladas a lo largo del mismo. Literalmente, una premisa
quiere decir una proposición que se establece antes, como
suposición introductoria o implícita.
 Clasificación de los objetivos
En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan
puede ser:
Estratégicos o generales: comprenden toda la empresa y se establecen a
largo plazo.
Técnicos o departamentales: se refieren a un área o departamento de la
empresa, se subordinan a los objetivos generales y se establecen a corto
o mediano plazo.
Operacionales o específicos: se establecen en niveles o secciones mas
específicas de la empresa, se refieren a actividades mas detalladas, e
invariablemente son a corto plazo. Se determinan en función de los
objetivos departamentales y obviamente de los generales.
 Estrategias.
Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo
general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. Al
establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:
Determinación de los cursos de acción o alternativas: consiste en buscar el mayor número de
alternativas para lograr cada uno de los objetivos.
Evaluación: analizar y evaluar cada uno de las alternativas, considerando las ventajas y
desventajas de cada una de ellas, auxiliándose de la investigación y de algunas técnicas como
investigación de operaciones, arboles de decisión, etc.
Selección de operaciones: considerar las alternativas más idóneas en cuanto a factibilidad y
ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos
de la empresa.
 Las estrategias son trascendentales, ya que:
La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos.
Son lineamientos generales que permiten guiar la acción de la empresa, al establecer varios
caminos para llegar a un determinado objetivo.
Sirven como base para lograr los objetivos, y ejecutar la decisión.
Facilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas, eligiendo aquella de la que se esperan
mejores resultados.
Establecen otras alternativas, como previsión para caso de posibles fallas en la estrategia
decidida.
La creciente competencia hace necesario su establecimiento.
Desarrollan la creatividad en la solución de problemas.
 Programas.
Una vez que se han determinado las anteriores etapas de la planeación, es necesario elaborar un
programa, la elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento
Identificar y determinar las actividades comprendidas.
Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar que actividad debe realizarse antes de otra,
que actividades se dan simultáneamente y por ultimo, que actividades deben efectuarse
posteriormente.
Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos generales.
LAS POLÍTICAS SON GUÍAS PARA ORIENTAR LA ACCIÓN;
SON CRITERIOS, LINEAMIENTOS GENERALES QUE HAY
QUE OBSERVAR EN LA TOMA DE DECISIONES, ACERCA DE
LOS PROBLEMAS QUE SE REPITEN UNA Y OTRA VEZ
DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN.
 Presupuestos.
Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a las actividades,
refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización. Los presupuestos son un
elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan, en forma cuantificada,
los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos.
De acuerdo con la forma en que se calculen, los presupuestos pueden ser: fijos o rígidos, flexibles
y por programas. Como ya se menciono, existen diversos presupuestos; las empresas generalmente
utilizan algunos, pero son la minoría las que tienen un sistema presupuestal integral, mismo que
debe incluir presupuestos de operación, presupuesto de capital y presupuesto financiero.
 Procedimientos.
Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y
especificas; se establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura
organizacional, clase del producto , turno de trabajo , disponibilidad del equipo y material,
incentivos y muchos otros factores.

“ LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECEN EL ORDEN


CRONOLÓGICO Y LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES QUE DEBEN
SEGUIRSE EN LA REALIZACIÓN DE UN TRABAJO REPETITIVO”.
 Por ultimo, para planear eficazmente es imprescindible
valerse de herramientas que permitan al administrador
optimizar recursos y lograr resultados eficientes. La finalidad
de las técnicas de planeación es que el administrador que las
utilice tome las decisiones mas adecuadas de acuerdo con la
situación específica del medio y de la organización en donde
actué, la complejidad de estas técnicas varia y su utilización
dependerá de los recursos, tamaños y factores inherentes a
cada una de las empresas.
Según el Diccionario de la Real Academia Española, eficiencia
(del latín efficientĭa ) es ‘la capacidad de describir a una
persona eficaz de disponer de alguien o de algo para conseguir
un efecto determinado’.
No debe confundirse con la eficacia, que se define como ‘la
capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera’.
 Actividad.
 INTRODUCCIÓN:
La palabra organización tiene tres acepciones:
una etimología que proviene del griego
organon que significa instrumento; otra que se
refiere a la organización como una entidad o
grupo social; y otra mas que se refiere a la
organización como un proceso.
Analizando las definiciones de varios personajes
en cuanto al significado de organización se
puede llegar a un concepto:

“ES EL ESTABLECIMIENTO DE LA ESTRUCTURA NECESARIA


PARA LA SISTEMATIZACIÓN RACIONAL DE LOS RECURSOS,
MEDIANTE LA DETERMINACIÓN DE JERARQUÍAS,
DISPOSICIÓN, CORRELACIÓN Y AGRUPACIÓN DE
ACTIVIDADES, CON EL FIN DE PODER REALIZAR Y
SIMPLIFICAR LAS FUNCIONES DEL GRUPO SOCIAL”.
IMPORTANCIA.
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la
organización son:
1) Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha
terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a
cambios constantes (expansión, contratación, nuevos productos,
etc.), lo que obviamente redunda la necesidad de efectuar
cambios en la organización.
2) Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de
lograr los objetivos del grupo social.
3) Suministra los métodos para que se puedan
desempeñar las actividades eficientemente, con un
mínimo de esfuerzos.
4) Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades,
reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5) Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al
delimitar funciones y responsabilidades.
Principios:
Existen nueve principios que proporcionan la pauta para
establecer una organización racional, se encuentran íntimamente
relacionadas y son:
1) Del Objetivo: todas y cada una de las actividades establecidas
en la organización deben relacionarse con los objetivos.
2) Especialización: el trabajo s realizara mas fácilmente si se
subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas.
3) Jerarquía: es necesario establecer centros de autoridad de los
que emane la comunicación necesaria para lograr los planes , en
los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea
clara e interrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel
mas bajo.
4) Paridad de Autoridad y Responsabilidad: a cada grado de
responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de
autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5) Unidad de Mando: en este principio establece determinar un
centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse
un solo jefe.
6) Difusión: para maximizar las ventajas de la organización, las
obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidades y
autoridad, deben publicarse y ponerse por escrito a disposición
de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación
con las mismas.
7) Amplitud o Tramo de Control: hay un limite en cuento al
numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo , de
tal manera que este pueda realizar todas sus funciones.
8) De la Coordinación: las unidades de una organización siempre
deberán mantenerse en equilibrio. Un ejemplo de esto puede ser
que de nada sirve una buena mercadotecnia y unas buenas
finanzas, si la transportación es tan mala que la compañía
difícilmente desplaza sus mercancías.
9) Continuidad: una vez que se ha establecido, la estructura
organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las
condiciones del medio. La organización que es apropiada para la
empresa en un momento dado, puede no serlo posteriormente ;
por lo mismo, alguien debe tener asignada la responsabilidad de
observar la estructura organizacional y sugerir los ajustes y
modificaciones necesarios.
ETAPAS DE ORGANIZACIÓN.
La organización consta de 2 etapas: LA DIVISIÓN
DE TRABAJO Y LA COORDINACIÓN, que a su vez
son fundamentales para que una organización
tenga éxito, a continuación se mencionan más
detalladamente en que consisten.
División de Trabajo.
Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de
realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el
mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y
perfeccionamiento en el trabajo.
Coordinación.
La coordinación nace de la necesidad de sincronizar y armonizar
los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. La
importancia de la coordinación, que como ya se estudio, se
fundamenta en un principio de organización, puede ejemplificarse,
de una manera sencilla, con la organización de un equipo de
futbol: de nada servirá tener magníficos jugadores en el club si su
coordinación como equipo es mala.
La eficacia de cualquier sistema organizacional estará en relación
directa con la coordinación, misma que se obtiene a través del
establecimiento de líneas de comunicación y autoridad fluidas. La
función básica de la coordinación es lograr la combinación y la
unidad de esfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo
social.
Se puede definir la coordinación como la sincronización de los
recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr
oportunidad, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y la
consecución de los objetivos.
Tipología de la Organización.
Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de
estructuras organizacionales que se pueden implantar en un
organismo social. La determinación de la clase de
organización mas adecuada, depende de factores tales como
el giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y
volumen de producción, etc. Los tipos de organización más
usuales son:

- Organización lineal o militar.


- Organización funcional o de Taylor.
- Organización lineo-funcional.
- Organización estaf.
- Organización por comités.
- Organización matricial.
Organización Lineal o Militar:
Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en
una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la
responsabilidad básica del mando. El jefe superior asigna y
distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez
reportan a un solo jefe.
Organización Funcional o de Taylor:
La organización funcional consiste en dividir el trabajo y
establecer la especialización de manera que cada hombre,
desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor numero
posible de funciones.
Organización Lineo-Funcional.
En esta se combinan los dos tipos de organización estudiados,
aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes
a cada una, de ahí el nombre de organización lineo-funcional.
Organización Staf.
La origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de
detalles y de contar con especialistas capaces de proporcionar
información experta y de asesoría a los departamentos de línea.
Organización Por Comités:
Forma de organización en la que las decisiones importantes se
toman en grupo, de forma colegiada. Como ventajas de este tipo
de organización están la de que dos personas ven más que una y
tres más que dos, la de la aceptabilidad de las decisiones al haber
participado en su elaboración varios miembros relevantes de la
organización, viendo los pros y los contras que han determinado la
resolución final, y la de que una decisión colegiada es siempre
menos subjetiva que una individual.
Organización Matricial.
Consiste en combinar la departamentalización por proyecto
con la de funciones. De esta manera, existe un gerente
funcional a cargo de las labores inherentes al departamento,
con una sobre posición de un gerente de proyecto que es el
responsable de los resultados de los objetivos de dicho
proyecto.
Técnicas de organización.
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una
organización racional; son indispensables durante el proceso
de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades
de cada grupo social. Las principales son las siguientes:
- Organigramas.
- Manuales.
- Diagrama de Flujo.
- Diagrama de Proceso.
- Formas.
- Carta de Contribución del Trabajo o de Actividades.
- Análisis de Puestos.