ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE

GESTIÓN

DINCO-GEDOC
 ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS

1. Normatividad
2. Organización Archivos de
Gestión (Acuerdo 042)

DINCO-GEDOC
1
NORMATIVID
AD

DINCO-GEDOC
LEY 594 DE 2000
"Ley General de Archivo"
 Responsabilidad de los
Funcionarios Públicos

Art. 15.
RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y
OBLIGACIONES. Los servidores públicos, al
desvincularse de las funciones titulares, entregarán
los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y
procedimientos que establezca el AGN, sin que ello
implique exoneración de la responsabilidad a que
haya lugar en caso de irregularidades.
Ley 594 del 14 de Julio de 2000 “LEY
GENERAL DE ARCHIVOS”

Art. 16. OBLIGACIONES

DE LOS FUNCIONARIOS A
CUYO CARGO ESTÉN LOS
ARCHIVOS DE LAS
ENTIDADES PÚBLICAS.

Los Secretarios Generales

o los funcionarios
administrativos, de igual o
superior jerarquía, tendrán
la obligación de velar por
la integridad, autenticidad,
veracidad y fidelidad de la
información de los
documentos de archivo.
Ley 594 del 18 de Julio de 2000 “LEY
GENERAL DE ARCHIVOS”

• ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS

TABLAS DE RETENCIÓN. Será obligatorio
para las entidades del estado elaborar y adoptar
las respectivas tablas de retención documental.

• ARTICULO 26. INVENTARIO DOCUMENTAL.

Es obligación de las entidades de la
Administración Pública elaborar inventarios de
los documentos que produzcan en ejercicio de
sus funciones, de manera que se asegure el
control de los documentos en sus diferentes
fases.
 IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL.

1. PRODUCCIÓN 8. DISPOSICIÓN
FINAL

2. 7.
RECEPCIÓN CONSERVACIÓ
N

3.
DISTRIBUCIÓN 6.
CONSULTA

5.
4. TRÁMITE ORGANIZACIÓN
2
ORGANIZACIÓN
ARCHIVOS DE
GESTIÓN

DINCO-GEDO
 CLASES DE ARCHIVOS
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO
ARCHIVO
CENTRAL
HISTORICO
ARCHIVO DE
GESTION

VALORES VALORES
PRIMARIOS
SECUNDARIOS
ADMINISTRATIVOS
LEGALES HISTORICOS
FISCALES CIENTIFICOS
CONTABLES CULTURALES
TECNICOS
 Organización de Archivos
de Gestión (Acuerdo 42 de 2002)
Primer paso : Clasificación Documental

Tome la tabla de retención empiece a clasificar y agrupar la

documentación que se refiere a un mismo asunto.(por ejemplo,
Planes, Nóminas, Historias Laborales, Contratos, Procesos
Disciplinarios, etcétera) e identifique cada uno de los grupos
encontrados sin olvidar el nombre al que corresponda.

SERIE (Tema) ACTAS

Subserie (subtema) (Actas de Instrucción)

Tabla de Retención Documental
 Organización de Archivos
de Gestión según la TRD
Segundo paso: Identificación de “Documentos
de Apoyo”
Los documentos sobrantes que no
fueron clasificados en cada serie
documental (tema) y son
generados por otras dependencias,
son considerados documentos de
apoyo y no se deben transferir al
archivo central (por ejemplo,
normas, informes de otras
dependencias..), identifíquelos
déjelos en un sitio aparte, donde
pueda consultarla, si aún los
necesita.
 Organización de Archivos
de Gestión (Acuerdo 42 de 2002)
Tercer paso: Ordenación Documental

La Ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas, en

forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el
primer documento que generó el trámite y al final de la carpeta la
última actuación del expediente, de forma tal que se evidencie el
desarrollo de los trámites.
 ORGANIZACION

Respuesta
Solicitud

Correspondencia Correspondencia
Despachada – Recibida – Oficios
Oficios Salidos llegados
 Organización de Archivos
de Gestión (Acuerdo 42 de 2002)
Cuarto paso: Selección Documental y Retiro de
material metálico
Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que
no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco,
duplicados, tarjetas de invitación o felicitación, entre otros.
La documentación deberá estar libre de material metálico, como:
ganchos de cosedora, clips, entre otros.
 Organización de Archivos
de Gestión (Acuerdo 42 de 2002)
Quinto paso: Foliación

•La foliación se realizara en el momento en que se prepare la

documentación para ser transferida de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trámites.
•La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara
recta, cuya numeración se aplica solamente a esta.
•Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con
esfero negro de tinta insoluble, en forma legible y sin
enmendaduras. 4
3
2
1
250 Folios
 Documento
mas
Nuevo

250
2
249
1

Volumen Uno Volumen Dos

EXPEDIENTE
Documento
mas
Antiguo
ROTULACION
 Organización de Archivos
de Gestión (Acuerdo 42 de 2002)
Quinto sexto: Rotulación de Cajas y Carpetas

La Identificación de las Unidades de Almacenamiento se realizarán

según las series y subseries contempladas en la Tabla de Retención
Documental, para facilitar posteriormente su recuperación y
consulta.
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
 Normas Especiales

x NO DOBLAR
x NO USAR MATERIAL METALICO
x NO USAR CINTA PEGANTE COMERCIAL
x NO AMARRAR CON PITA, CABUYA, ETC.
x NO RESALTAR SOBRE EL DOCUMENTO
x NO REFILAR LOS DOCUMENTOS
x NO CREAR TRD SIN APROBACION
CAMBIO DE FORMATOS EN LA
SVE

• Formato de afuera: 1GD-FR-0002

• Formato solicitud consulta: 1GD-FR-0003
• Formato único de inventario documental: 1GD-FR-0010
• Hoja de control: 1GD-FR-0007
• Nota interna: 1GD-FR-0006
• Rotulo identificación caja: 1GD-FR-0009
• Rotulo identificación carpeta: 1GD-FR-0008
 LOS ARCHIVOS
NO SON DEPOSITOS
DE PAPEL PARA EL PASADO,

SINO FUENTES DE INFORMACIÓN

PARA EL FUTURO”

.!GRACIAS¡.
GESTION DOCUMENTAL
 DIRECCIÓN DE INCORPORACION
GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Agosto 2018.
.

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