Seguimiento Bog Data

Reunión de Seguimiento # 68
Periodo: 22-06-2019 al 28-06-2019
Control de Cambios

Versión Fecha Versión Autor del Cambio Descripción del Cambio

 DIANA MARCELA UBAQUE LOPEZ
1.0 25-06-2019 Versión Inicial de Documento
EFREN CHAUX TRUJILLO
Agenda

 Revisión de Compromisos Anteriores
 Indicadores de Desempeño (KPIs)
 Estado Actual
 Seguimiento y Evaluación de Proyecto
 Tendencia del indicador del proyecto
 Avances Componentes y Desarrollos del CORE
 Avances Componentes y Desarrollos del ERP
 Avance Migración
 Gestión del Cambio
 Gestión de Procesos
 Administración Financiera
 Administración de Riesgos
 Revisión de Compromisos
COMPROMISO ACTA
ESTADO FECHA FECHA OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIAL CIERRE
Héctor Romero (SDH) En  revisión  por  parte  de  los 
Pendiente Verificar reporte y clasificación de los Incidentes 29-May Diana Ubaque (UT)
Harold Ibáñez (INT) Consultores (UT).

Entregar  esquema  de  seguridad  de  la  información  Por 

Cerrado Sue Mark (UT)
de Terceros a la SDH Definir
Raúl Bermúdez (SDH)
Reunión  para  definir  la  fecha  de  salida  en  vivo 
Pendiente 27-Jun Diana Ubaque (UT)
proyecto BOGData.
Patricia Gómez (INT)
Programar  capacitación  en  Solman  para  los  Por 
Pendiente Raúl Bermúdez (SDH)
gestores de incidencias de la SDH.  Definir
Entregar  a  la  UT  la  Especificación  Funcional 
Pendiente 27-Jun Raúl Bermúdez (SDH)
(Seguridad de la Información Terceros)
Programar reunión para:
Raúl Bermúdez (SDH)
Pendiente  Definir alcance de las pruebas integrales. 27-Jun
Arturo Guzmán (UT)
 Definir prueba integral de Impuestos.
Informar  requerimientos  de  Infraestructura  a  la 
Cerrado 27-Jun Diana Ubaque (UT) 27-Jun
SDH.
Indicadores de Desempeño KPIs

CÁLCULO A
INDICADOR DESCRIPCIÓN PERIODICIDAD ESTADO
LA FECHA

El índice de desempeño de cronograma sirve para 
INDICE DE DESEMPEÑO 
mostrar qué tan eficiente se está avanzando en un  SEMANAL 0,85
DE CRONOGRAMA
proyecto. 

Permite visualizar el nivel de avance de las actividades 
INDICE DE DESEMPEÑO  asociadas al plan de gestión del cambio organizacional, 
MENSUAL 0,98
DE GESTION DE CAMBIO incluyendo la sensibilización, las evaluaciones de 
madurez y el involucramiento de los grupos de interés.
 Planeación Actual del Proyecto
Pruebas
Integrales
Fecha fin:
17/05/19

Entrenamientos
Fecha Inicio:
06/05/19

PLANEACIÓN REALIZACIÓN
GO LIVE Y
18/12/17 12/03/18
26/01/18 28/06/19 ESTABILIZACIÓN
01/04/19
27/12/19
1 3 5
Pruebas
Unitarias Liberación 1: Fin
Inicio
18/12/17 2 4 Fecha fin:
15/03/19
Fecha Inicio:
02/07/19
31/12/19
Liberación 2:
DISEÑO PREPARACIÓN Fecha Cierre:
26/11/19
29/01/18 FINAL
19/06/18
14/11/18
02/07/19
Seguimiento y Evaluación del Proyecto (KPIs)
Liberación 1 Liberación 2 Estabilización
120%
100%100% 100%100% 99% 95% 99%
100% % Avance % Avance
Tarea Inicio Fin
Esperado Real
80%
57% 56%
Implementación 87% 74% 57% vie 27/12/19
lun 18/12/17
60%
40% 29%
20% 11%
0%
0% 0%

Avance Esperado Avance Real

UT  UT/SDH SDH
• Desarrollos Prioridad Media ERP • Pruebas Integrales ERP • 26+12 (Cancelar) Especificaciones Baja
• Desarrollos Prioridad Baja ERP • Pruebas Integrales CORE • Datos de Migración CORE
• Documentación y Ejecución Entrenamientos  • Migración ERP
Tendencia del Indicador del Proyecto
1.300 V 1.0 V 2.0 V 4.0 V 5.0 V 6.0 V 7.0
1.200 1.1
1.100 1 0.97
1.0000.96 1 0.9
0.900 0.83 0.82 0.82 0.85
0.8 0.84
0.800 0.76
0.71
0.700 0.71
0.67
0.600
0.500
0.400
0.300
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Últimas 4 Semanas
0.8900.88
0.880 0.87
0.870 0.86
0.860
0.850 0.85
0.840
0.830
07 junio 2019 14 junio 2019 21 junio 2019 28 junio 2019
Indicador Liberación 1
Liberación 1

120%
99% 99% % Avance % Avance
100% 95% Tarea Inicio Fin
Esperado Real
80% Liberación 1 99% 91% lun 12/03/18 lun 02/07/19
60% 57%

40%
20% SPI
ESTADO
A LA FECHA
0%

0,92

Avance Esperado Avance Real

Avances Componentes CORE (Liberación 1)
120%

100%
97% 100%
97% 100% 100% 100%
97% 100% 100%
97% 100%
100% 100%
100% 100%
99% 100%
98% 100% 100%
99% 100%
98%
100% 96% 96% 96%
90%

80%

60%

40%

20%

0%
-3% -3% -3% -3% 0% 0% -1% -2% -1% -2%
-4% -4% -4%
-10%
-20%
Sobretasa a la GasolinaDelineación Urbana ICA Predial Unificado Expediente Digital Atencion a Clientes Cobranza
% Avance Esperado % Avance Actual Desviación
Avances Desarrollos CORE
Recaudación Primaria
Total Especificación Especificación
Necesidad / Estado Desarrollo Pruebas UT Ajustes UT Pruebas SDH Validado
Desarrollos SDH UT Usuario

Para Pruebas Integrales 43 0 0 0 0 4 6 (-2) 33 (+2)

Para el Go Live 104 0 2 4 4 0 24 (-7) 70 (+7)
Después del Go Live 102 0 9 6 8 8 29 (-1) 42 (+1)
Totales 249 0 11 10 12 12 59 145

Recaudación Secundaria
Para Pruebas Integrales 53 0 3 30 1 0 10 9
Para el Go Live 77 0 6 6 16 1 47 1
Después del Go Live 52 0 3 10 3 0 36 0
Totales 182 0 12 46 20 1 93 10

Fecha de corte: 28 de Junio de 2019
Avances Componentes ERP (Liberación 1)
120%
100% 100% 100%
98% 100%
98% 100%
95% 100%
98% 100%
100% 100% 100%
96% 100% 100%
100% 91% 94% 89% 93%
88%
80%
60%
40%
20%
0%
-2% -2% -5% -2% 0% -4%
-9% -6% -11% -7%
-20% -12%
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In

% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

Avances Desarrollos ERP

Total Especificación Especificación Validado

Necesidad / Estado Desarrollo Pruebas UT Ajustes UT Pruebas SDH
Desarrollos SDH UT Usuario

Para Pruebas
Integrales 125 2* 0 0 (-1) 1 (+1) 3 91 28

Para el Go Live 87 2* 0 (-1) 10 (-2) 22 (+7) 8 (-6) 37 (+2) 8

Después del Go Live 192 26 + 1* 80 42 34 0 7 2

Por Cancelar 22 12 10 0 0 0 0 0

Totales 426 43 90 52 57 11 135 38

Fecha de corte: 28 de Junio de 2019
* Control de Cambios
Avance Pruebas Unitarias (CORE - CRM)

100%
100% 67%
0%
73% 67%
100%
73% 67% 0%
38%
100% 73% 67% 38%
38%
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Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Total Script 65 100% Total Pasos 198 100%

Script Definidos 46 71% Pasos Definidos 132 67%
Script Ejecución 40 62% Pasos Ejecución 132 67%
Script Terminados 40 62% Pasos Terminados 132 67%
Script Aprobados 31 48% Pasos Aprobados 72 36%
Avance Pruebas Unitarias e Integrales ( CORE)
0% 0% 0% 0%
100% 100% 100% 100%

0%
100% 100% 100% 100% 50%
0% 60%
100% 100% 100% 33% 100%
33% 60% 0%
5%
21%
33% 21%

Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Total Script 14 100% Total Pasos 500 100%

Script Definidos 11 79% Pasos Definidos 381 76%
Script Ejecución 11 79% Pasos Ejecución 376 75%
Script Terminados 10 71% Pasos Terminados 363 73%
Script Aprobados 0 0% Pasos Aprobados 0 0%
Avance Pruebas Integrales (Reporte Incidencias)
Crítcos Mayores Menores Crítcos Cerrados Mayores Cerrados Menores Cerrados

37
16

50
68
7 13
5 4
3 4
42 16 14
24 1 32
15 3
1
9 13 1
4 1

Severidad Total Cerrados Pendientes

Crítcas 12 3% 11 92% 1 8%
Mayores 218 59% 153 70% 65 30%
Menores 140 38% 79 56% 61 44%
Total 370 100% 249 66% 127 34%
Avance Pruebas Integrales (ERP)

100%
0% 0% 0%
0% 0%
100% 100% 100% 100% 71%
81%
0% 0%
0% 100% 100% 38% 100% 100% 81% 100% 69%
25% 41%
25% 0%
77%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
40%
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Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Programación al 28 de Junio Total Script 72 100% Total Pasos 2.237 100%

Total Script 32 44% Script Definidos 69 96% Pasos Definidos 2.237 100%
Total Pasos 808 36% Script Ejecución 36 50% Pasos Ejecución 1.139 51%
Script Terminados 31 43% Pasos Terminados 1.082 48%
Script Aprobados 1 1% Pasos Aprobados 21 1%
Avance Migración de Datos

Plantillas
60
50
50
40
30
20 16 14
8 5
Cantidad

10
2 2 1
0
0 0H 0 0 0T 0 0H 0 0 0H 0 0 0T 0 H 0 as 0 s 0 0 0T 0 d0a 0
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CORE – Ciclo 2 y 3
ERP – Ciclo 3
Gestión de Cambio

Actividades Realizadas – 25 al 28 de Junio

Reunión de seguimiento con Interventoría
Elaboración de archivos para la distribución de funcionarios por sesión
Socialización del nuevo contenido de los módulos de contratación (MM) – Impuestos, Contabilidad, Gestión 
Corporativa, Oficina de Control Interno, Oficina de Análisis, Control de Riesgos y Jurídica.
Envío de las matrices del módulo de contratación a cada una de las áreas mencionadas
Elaboración de archivos para validación de la agrupación de los funcionarios por sesión.
Comité de subsecretarios

Actividades Programadas – 02 al 05 de Julio

Comité de Redacción
Recepción y consolidación de las matrices ajustadas del módulo de contratación para coordinar los aspectos 
logísticos del entrenamiento.
Entrega de material de entrenamiento a la persona encargada del Subdirección de Talento Humano
Gestión de Procesos
Actividades Realizadas – 25 al 28 de Junio
 Reunión de seguimiento semanal con la OAP   
 Contextualización y Reunión de Documentos  Caracterización de Proceso Relacionamiento Estratégico
 Contextualización y Reunión de Documentos PROCESOS BOGDATA - Dirección de Informática y Tecnología
 Contextualización y Reunión de Documentos Caracterización de Proceso Provisión de Bienes y Servicios
 Contextualización y Reunión de Documentos PROCESOS BOGDATA - 28-P-01 Asesoría Jurídico Tributaria
 Contextualización y Reunión de Documentos Definición Procesos BOGDATA - 02-P-01 Provisión De Personal
 Contextualización y Reunión de Documentos PROCESOS BOGDATA - 19-P-01 Régimen Sancionatorio

Actividades Programadas – 02 al 05 de Julio

 Reunión de seguimiento semanal con la OAP
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 19-P-01 Régimen Sancionatorio
 Contextualización y Reunión de documentos Caracterización de Proceso Administración de Liquidez e Inversiones
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 28-P-02 Recursos Tributarios
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 19-P-03 Recepción de Información de Entidades
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - Servicio al Contribuyente
 Contextualización y Reunión de documentos Definición Procesos BOGDATA - 02-P-01 Provisión de Personal
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 69-P-07  Liquidación de Impuestos
 Contextualización y Reunión de documentos Caracterización Proceso Ejecución Presupuestal
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 69-P-06  Fiscalización de Impuestos
Notas SAP
Total Total Alta Total Muy Total
Prioridad Total Baja Media Alta Notas
Enviada a SAP 0 0 4 0 4
Pendiente Acción UT 0 3 4 1 8
Asunto Estado Prioridad Creado Actualizado
Postng Parked Documents Generated by Transacton MIR7 Sent to SAP High 26.06.2019 26.06.2019
Mistake in NAVM conditon type display Sent to SAP High 21.05.2019 24.06.2019
Tax Return ABAP creaton issue, performance Customer Acton High 07.06.2019 21.06.2019
SAP Proposed
SAP GoingLive Check Request Medium 04.06.2019 21.06.2019
Soluton
Restrict some functonalites over AO Workbook but allowing Sent to SAP High 27.05.2019 20.06.2019
BPC Embedded: You cannot change the work status because you are neither the owner nor the manager of this Customer Acton High 27.05.2019 20.06.2019
member
SAP Proposed
Error in FIORI App bank Very High 18.06.2019 19.06.2019
Soluton
Integraton between Logistc Module (MM) and Project System Module SAP Proposed High 11.06.2019 18.06.2019
Soluton
Problems with decimal notaton when load Flat File in BW using Planning Funcion for AO Sent to SAP High 13.06.2019 14.06.2019
Differences found between Invoice and payments status in FM Customer Acton High 24.05.2019 13.06.2019
Informaton omitted SPAU Customer Acton Medium 10.06.2019 11.06.2019
SAP Proposed
wrong characters on files after F110 Executon Medium 18.05.2019 23.05.2019
Soluton

NOTA: Información a corte 21 de Junio
Administración Financiera

Contrato / Porcentaje
Nro. Valor Descripción
Otrosí Facturado a la fecha
Adquirir e implementar el CORE Tributario y el ERP 
para la Secretaría Distrital de Hacienda con el fin de 
1 170351-0-2017 $39.828.475.000 34.2%
optimizar los procesos de la Entidad 

Nro. Factura Fecha % Valor Descripción Estado

1 1
 21/12/2017 30% $ 11.948.542.500 Licenciamiento de la Solución

2 2
 23/01/2018 4,2% $ 1.672.795.950 Planes de Gestión
  Entrega y certificación funcional a
3 ND Según Entregas 30,0% $ 11.948.542.500   satisfacción en ambiente de pruebas  - Según  
Definición
4 ND Según Entregas 15,8% $ 6.292.899.050   Software estable en producción  - Según Definición

5 ND Según Entregas 20,0% $ 7.965.695.000   Estabilización de Procesos periódicos especiales

Administración de Riesgos
Descripción o Detalle del Riesgo Cat. Estrategia Mitigación Responsable
Mitigación a través de acciones que minimicen el impacto de 
Incumplir el cronograma general del proyecto atrasos, inclusión de personal, revisión interna de componentes  SDH – UT – INT
diaria.
Actividades de Aprobación y Revisión con tiempos  Definición de acuerdos establecidos.
Ejecución de Metodología de manera explicita. SDH – UT – INT
superiores a los planeados
Procesos de Recolección y alistamiento de la 
SDH
Información a migrar que toman demasiado  Asignación equipo técnico para actividades de preparación.
tiempo
Procesos de alistamiento de la infraestructura que 
toman demasiado tiempo evitando la salida a  Definir requerimientos y modelo de contratación. SDH
producción
Cada una de las áreas ha realizado revisión de quienes son los 
Tiempo de dedicación del personal del proyecto 
posibles respaldos y define según el caso el respaldo para  SDH
insuficiente
funcionarios del proyecto.
Baja aceptación o apropiación de la entidad, con 
Implementación de estrategias de gestión del cambio. SDH
las nuevas soluciones
Definir políticas de retención de personal.
Renuncia o Despido de los miembros 
Definir políticas para cambios en puestos de toma de 
administrativos y/o funcionales claves del  SDH – UT – INT
decisiones relevantes al proyecto.
proyecto
Procedimiento de entrega de cargos de los cambios generados.