Seguimiento Bog Data

Reunión de Seguimiento # 62
Periodo: 11-05-2019 al 17-05-2019
Control de Cambios

Versión Fecha Versión Autor del Cambio Descripción del Cambio

 DIANA MARCELA UBAQUE LOPEZ
1.0 20-05-2019 Versión Inicial de Documento
ANDREA CRISTINA COGOLLO MERCADO
Agenda

 Revisión de Compromisos Anteriores
 Indicadores de Desempeño (KPIs)
 Estado Actual
 Seguimiento y Evaluación de Proyecto
 Tendencia del indicador del proyecto
 Avances Componentes y Desarrollos del CORE
 Avances Componentes y Desarrollos del ERP
 Avance Migración
 Gestión del Cambio
 Gestión de Procesos
 Administración Financiera
 Administración de Riesgos
 Revisión de Compromisos
COMPROMISO ACTA
ESTADO FECHA FECHA OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIAL CIERRE
Entregar  los  cronogramas  de  procesos  y  gestión  Se  socializó  con  la  SDH  y  la 
Cerrado 26-Abr Diana Ubaque (UT) 10-May
del cambio alineados al cronograma versión 7.0. Interventoría 
Invitar  a  las  Gerencias  de  la  SDH  e  Interventoría  a 
Por 
Cerrado presentación del funcionamiento  de  los módulos  de  Arturo Guzmán (UT) 06-May
Definir
CORE SAP.
Gestionar  correo  electrónico  enviado  por  Gloria  Por  César González 
Cerrado 06-May
Segura Definir (SDH)
Raúl Bermúdez (SDH) Desde  el  08/05/2019  se 
Atender  y  gestionar  los  requerimientos  de 
Cerrado 08-May Diana Ubaque (UT) 10-May iniciaron  las  revisiones  de  los 
presupuesto el día 08 mayo 2019.
Patricia Gómez (INT) desarrollos. 
Aclarar  el  estado  de  los  desarrollos  de  Tesorería,  Por  Diana Ubaque (UT) Se  efectuó  en  reunión  de 
Cerrado 09-May
diferencia de estado entre la SDH y UT. Definir Raúl Bermúdez (SDH) seguimiento del área
Se han adelantado gestiones, sin 
Validar el tiempo que está tardando la maquina en 
Pendiente Por Definir Diana Ubaque (UT) embargo  a  la  fecha  no  se  ha 
contabilizar la nómina.
finalizado. 
 Revisión de Compromisos
COMPROMISO ACTA
ESTADO FECHA FECHA OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIAL CIERRE
La  UT  realizó  envío  del  acta  de 
cancelación  firmada  por  el 
Definir  el  manejo  de  cancelación  de  Raúl Bermúdez (SDH)
Por  Subdirector,  se  definió  de 
Cerrado especificaciones  que  no  impacte  el  indicador  de  Diana Ubaque (UT) 21 May
Definir manera  conjunta  marcar  las 
desempeño del cronograma versión 7.0 Patricia Gómez (INT)
tareas con 0 días de duración y 
100% de avance.
Falta  la  firma  de  las  partes.  La 
Por  Raúl Bermúdez (SDH)
Pendiente Formalizar  el  Control  de  Cambios  de  embargos  UT  envió  estimación,  pendiente 
Definir Diana Ubaque (UT)
una vez estimado el esfuerzo por la UT. aprobación  por  parte  del 
Patricia Gómez (INT)
ordenador del gasto
Por 
Cerrado Revisar los requerimientos de BPC con los debes. Definir Diana Ubaque (UT)  13-May

Por 
Pendiente Revisar y gestionar la incidencia con Encargos. Diana Ubaque (UT) Se están ajustando las incidencias
Definir
Indicadores de Desempeño KPIs

CÁLCULO A
INDICADOR DESCRIPCIÓN PERIODICIDAD ESTADO
LA FECHA

El índice de desempeño de cronograma sirve para 
INDICE DE DESEMPEÑO 
mostrar qué tan eficiente se está avanzando en un  SEMANAL 0,93
DE CRONOGRAMA
proyecto. 

Permite visualizar el nivel de avance de las actividades 
INDICE DE DESEMPEÑO  asociadas al plan de gestión del cambio organizacional, 
MENSUAL 0,99
DE GESTION DE CAMBIO incluyendo la sensibilización, las evaluaciones de 
madurez y el involucramiento de los grupos de interés.
 Planeación Actual del Proyecto
Pruebas
Integrales
Fecha fin:
17/05/19

Entrenamientos
Fecha Inicio:
06/05/19

PLANEACIÓN REALIZACIÓN
GO LIVE Y
18/12/17 12/03/18
26/01/18 19/03/19 ESTABILIZACIÓN
01/04/19
27/12/19
1 3 5
Pruebas
Unitarias Liberación 1: Fin
Inicio
18/12/17 2 4 Fecha fin:
15/03/19
Fecha Inicio:
02/07/19
31/12/19
Liberación 2:
DISEÑO PREPARACIÓN Fecha Cierre:
26/11/19
29/01/18 FINAL
19/06/18
12/11/18
02/07/19
Seguimiento y Evaluación del Proyecto (KPIs)
Liberación 1 Liberación 2 Estabilización

% Avance % Avance
Tarea Inicio Fin
Esperado Real
Implementación 72% 67% lun 18/12/17 vie 27/12/19

UT  UT/SDH UT/SDH/INT

• Desarrollos y Pruebas CORE • Pruebas Integrales ERP • Especificaciones de Baja 
• Desarrollos Prioridad Media ERP • Pruebas Integrales CORE (Eliminar del Cronograma)
• Documentación y Ejecución Entrenamientos  • Migración CORE
Tendencia del Indicador del Proyecto
1.300 V 1.0 V 4.0 V 5.0 V 6.0 V 7.0
V 2.0
1.200 1.1
1.100 1
0.96 0.97
1.000 1 0.93
0.900 0.83 0.82 0.8 0.82
0.76 0.84
0.800 0.71
0.700 0.71 0.67
0.600
0.500
0.400
0.300
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Últimas 4 Semanas
0.9800.97
0.970 0.96
0.960
0.950
0.940 0.93
0.930 0.93
0.920
0.910
26 abril 2019 03 mayo 2019 10 mayo 2019 17 mayo 2019
Indicador Liberación 1
Liberación 1

120%
% Avance % Avance
100% 96% 92% Tarea Inicio Fin
Esperado Real
80% Liberación 1 92% 87% lun 12/03/18 lun 02/07/19
59%
60%
44%
40%
20% SPI
ESTADO
A LA FECHA
0%

0,95

Avance Esperado Avance Real

Control Indicador Salida en Vivo

Liberación 1 – Límite Indicador (KPI)

% % Real Límite % % Real Límite
Semana Semana
Planeado Límite Indicador Planeado Límite Indicador

03 – Mayo 88% 80% 0,91 07 – Junio 98% 94% 0,96

10 – Mayo 92% 85% 0,92 14 – Junio 99% 96% 0,97

17 – Mayo 94% 87% 0,93 21 – Junio 99% 97% 0,98

24 – Mayo 96% 90% 0,94 28 – Junio 100% 99% 0,99

31 – Mayo 97% 92% 0,95

Nota: Los porcentajes relacionados en esta diapositiva corresponden a la Liberación 1, siendo estos diferentes a los del proyecto
Avances Componentes CORE
120%
99%
96% 99%
96% 99%
95% 99% 99% 100% 99%
95% 97%
99% 100%
100% 100% 100%
96% 100% 100%
96%
100% 91% 94% 94% 93% 93%
86%
80% 75%

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-25%
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% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

Avances Desarrollos CORE
Recaudación Primaria
Total Especificación Especificación
Necesidad / Estado Desarrollo Pruebas UT Ajustes UT Pruebas SDH Validado
Desarrollos SDH UT Usuario

Para Pruebas Integrales 43 0 0 0  0 5 19 19

Para el Go Live 104 0 2 6 3 (-8) 3 33 (+8) 57
Después del Go Live 102 0 10(-2) 5 (+2) 11 9 35 (+1)  32
Totales 249 0 12 11 14 17 87 108

Recaudación Secundaria
Para Pruebas Integrales 54 0 5 29(-1) 1(-1) 1 12(+2) 6
Para el Go Live 77 0 37 1(-7) 22 1(+1) 16(+6) 0
Después del Go Live 51 0 10 4 4 25 8 0
Totales 182 0 52 34 27 27 36 6

Fecha de corte: 17 de Mayo de 2019
Avances Componentes ERP (Liberación 1)

120%

99% 97% 100%99% 99% 98% 98%

100% 95% 92% 89% 95% 93% 92% 90% 91% 92% 89%
85% 84% 83%
81% 78%
80%

60%

40%

20%

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-3% -3% -2% -2% -2% -1%
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-15%

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% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

Avances Componentes ERP (Liberación 2)
120%

100%
97% 100%
97% 100% 100% 100%
97% 100% 100%
97% 100%
98% 100%
100% 100%
98% 100%
97% 100% 100%
98% 100%
97%
100% 96% 96% 95%
90%

80%

60%

40%

20%

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% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

Avances Desarrollos ERP

Total Especificación Especificación Validado

Necesidad / Estado Desarrollo Pruebas UT Ajustes UT Pruebas SDH
Desarrollos SDH UT Usuario

Para Pruebas 126 4* 0 0 5 13 87 17

Integrales

Para el Go Live 87 2* (-1) 2 22 (-3) 21 15 (+4) 20 5

Después del Go Live 193 41 + 1* (-1) 88 (+1) 49 10 0 3 1

Por Cancelar 21 11 10 0 0 0 0 0

Totales 427 59 100 75 36 24 110 23

Fecha de corte: 10 de Mayo de 2019
* Control de Cambios
Avance Pruebas Integrales (ERP)

100%
0% 0% 0%
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100% 100% 100% 90% 0% 71%
70%

0% 100% 100% 0% 100% 100% 100%

25% 30% 70%
25% 30%
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Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Programación al 10 de Mayo
Total Script 59 82%
Total Pasos 1.935 87%
Avance Pruebas Integrales (ERP)
Script Script
Componente Total Script Programados Causas Retraso Plan de Acción (21 al 24 Mayo)
Ejecutados
Sesiones entendimiento, requisitos y ejecución. Para el
AF – Activos Fijos 1 1 0 Definición script 14/05/2019 8:00 a.m., se tene programada realizar la
Prueba.
MM – Contratación 15 13 5 Expediente digital Pendiente entrega de desarrollos.
Error reportado a SAP. Se recibió respuesta el
HCM – Nómina 16 13 6,5 Integración presupuestal
13/05/2019 6:00 a.m. En Prueba.
HCM – Concejales 11 8 1 Data Terceros y Contables Reprogramación Script
TRM – Inversiones 5 4 4 Se finalizaron el 13/05/2019
TRM - Deuda Pública 4 4 4
TR – Recaudos 1 1 0,8 Volumen de Escenarios Finalización script
TR – Cuenta x Pagar 1 1 0,6 Volumen de Escenarios Finalización script
A 13/05/2019 se avanzó en un 50%. Pendiente entrega
PAC 3 3 0 de desarrollos.
Flujo de Caja 2 1 0
PSM – Presupuesto 8 7 4 Ajustes desarrollos Ejecución 2 scripts
FI – Contabilidad 4 2 0 Definición del Script Definición de Cierres, otras áreas
PS – Planeación 1 1 1
72 59 26,9
Total 100% 81,9% 37,4% 26,5% - Desfase
Plan de Acción ERP

 Reforzar el equipo funcional y técnico de la UT

 Crear células de trabajo con un líder por parte de la UT

 Contratación: Rubén González
 Tesoreria: Mauricio Parada
 Contabilidad: Andrea Cogollo
 Presupuesto: Andrey Millan
 Nomina: Alejandro Linares

 Realizar seguimiento diario a las actvidades planificadas en conjunto con la SDH

 Paralelizar actvidades de Pruebas Integrales y Capacitación

 Los cronogramas de Programación del Presupuesto, Flujo de Caja y Expediente Digital de Contratación se
ajustan.
Avance Pruebas Integrales (Reporte Incidencias ERP)

Crítcos Mayores Menores Crítcos Cerrados Mayores Cerrados Menores Cerrados

13
14
1
3
14 3
1
2

24
17 17
8 15

2
1

Severidad Total Cerrados Pendientes

Crítcas 9 8% 5 56% 4 44%
Mayores 31 27% 14 45% 17 55%
Menores 74 65% 42 57% 32 43%
Total 114 100% 61 54% 53 46%
Avance Pruebas Integrales (CORE)
0% 0% 0%
0%

100% 100% 88% 100%

100% 100% 100% 100%

100% 100% 100% 100%

0%
11% 0%
5%
11% 11%
0%
3%
3%
11% 11%
Sobretasa a la Gasolina Publicidad Exterior Delineación Urbana RETEICA ICA Vehicular3%
Automotor Predial Unificado
Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Total Script 14 100% 560 100%

Script Definidos 11 79% 335 60%
Script Ejecución 11 79% 335 60%
Script Finalizados 10 71% 320 57%
Script Aprobados 0 0% 0 0%
Avance Pruebas Integrales (Reporte Incidencias)
Crítcos Mayores Menores Crítcos Cerrados Mayores Cerrados Menores Cerrados

8
20

45 30

4 12
3 4
4
14 10
29
23 11
13
11 13 14
7 4

Severidad Total Cerrados Pendientes

Crítcas 10 4% 7 70% 3 30%
Mayores 167 60% 110 66% 57 34%
Menores 101 36% 61 60% 40 40%
Total 278 100% 178 64% 100 36%
Avance Migración de Datos
50
46
45

40

35

30

25

20
15
15 14

10
10 8

5 4
3 3
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Gestión de Cambio
Actividades Realizadas – 13 al 17 de Mayo
Reunión de conversando con Héctor Mauricio (6 sesiones)
Continuidad del comité de redacción del 10 de mayo de 2019
Reunión de entrenamiento con María Esperanza Pedroza
Publicación del video del Coronel Vergel de MinDefensa 
Publicación del Tip de entrenamiento por parte de los consultores
Publicación de ¿Para ti qué es entrenamiento? información dada por los consultores.
Actualización del SharePoint
Ajuste al informe de Gestión del Cambio del mes de abril
Inicio al informe de los hallazgos de conversando con Héctor Mauricio (Borrador)
Envío del segundo video del Coronel Vergel de MinDefensa.
Reunión de seguimiento con interventoría y comité de redacción
Revisión al manual de Usuario de Delineación Urbana del CORE (Borrador). 
Actividades Programadas – 20 al 24 de Mayo
Reunión con Oscar Javier Cruz para revisar temas de entrenamiento
Entrega preliminar de la 2 medición (clima) de los consultores
 Envío de los siguientes comunicados: Día de la afrocolombianidad, segundo tip de entrenamiento entregado por los    
consultores, Tercer Video del Coronel Vergel de MinDefensa
Comité de redacción
Gestión de Procesos

Actividades Realizadas – 13 al 17 de Mayo

 Reunión Sesión 9 Deuda Pública.
 Reunión Sesión 10 Deuda Pública.
 Gestión posterior a las sesiones de Deuda Pública (Documentación y Actas)
 Construcción de cronograma de procesos con base en cronograma enviado por la OAP.
 Contextualización de Documentos de Caracterización de Administración Tributaria.
 Reunión de Caracterización Administración Tributaria.

Actividades Programadas – 20 al 24 de Mayo

 Reunión de seguimiento semanal con la OAP.
 Reunión "Documentación Administración de la Información Tributaria"
 Contextualización de Documentos de Caracterización de Gestión Contable SDH.
 Reunión Caracterización "Gestión Contable SDH“
 Contextualización de Documentos de Caracterización Gestión Documental.
 Reunión Caracterización "Gestión Documental"
Notas SAP
Total Muy Total Notas
Prioridad Total Baja Total Media Total Alta Alta
Enviada a SAP 0 0 1 0 1
Pendiente Acción UT 1 0 3 1 4
Cerrada 0 18 66 5 89
Total Notas 1 18 70 6 95

Asunto Estado Prioridad Creado Actualizado

System does not differentiate permissions of manager center Vs class document Acción UT Low 26.04.2019 14.05.2019
Cut-off dates management in TRM Enviado a SAP High 16.04.2019 15.05.2019
Solución
PCP0 - the cancellation payroll accounting document Very High 10.05.2019 15.05.2019
Propuesta SAP
Liquidity planner assignment does not correspond in tables BSEG-LQITEM and
Acción UT High 05.04.2019 15.05.2019
FQM_FLOW
BPC Embedded - FOX Formula message An arithmetic exception occurred RSPLFOX191 Acción UT High 09.10.2018 15.05.2019
Error when reallocating house bank in transaction F111 Acción UT High 08.04.2019 29.04.2019
Administración Financiera

Contrato / Porcentaje
Nro. Valor Descripción
Otrosí Facturado a la fecha
Adquirir e implementar el CORE Tributario y el ERP 
para la Secretaría Distrital de Hacienda con el fin de 
1 170351-0-2017 $39.828.475.000 34.2%
optimizar los procesos de la Entidad 

Nro. Factura Fecha % Valor Descripción Estado

1 1
 21/12/2017 30% $ 11.948.542.500 Licenciamiento de la Solución

2 2
 23/01/2018 4,2% $ 1.672.795.950 Planes de Gestión
  Entrega y certificación funcional a
3 ND Según Entregas 30,0% $ 11.948.542.500   satisfacción en ambiente de pruebas  - Según  
Definición
4 ND Según Entregas 15,8% $ 6.292.899.050   Software estable en producción  - Según Definición

5 ND Según Entregas 20,0% $ 7.965.695.000   Estabilización de Procesos periódicos especiales

Administración de Riesgos
Descripción o Detalle del Riesgo Cat. Estrategia Mitigación Responsable
Mitigación a través de acciones que minimicen el impacto de 
Incumplir el cronograma general del proyecto atrasos, inclusión de personal, revisión interna de componentes  SDH – UT – INT
diaria.
Actividades de Aprobación y Revisión con tiempos  Definición de acuerdos establecidos.
Ejecución de Metodología de manera explicita. SDH – UT – INT
superiores a los planeados
Procesos de Recolección y alistamiento de la 
SDH
Información a migrar que toman demasiado  Asignación equipo técnico para actividades de preparación.
tiempo
Procesos de alistamiento de la infraestructura que 
toman demasiado tiempo evitando la salida a  Definir requerimientos y modelo de contratación. SDH
producción
Cada una de las áreas ha realizado revisión de quienes son los 
Tiempo de dedicación del personal del proyecto 
posibles respaldos y define según el caso el respaldo para  SDH
insuficiente
funcionarios del proyecto.
Baja aceptación o apropiación de la entidad, con 
Implementación de estrategias de gestión del cambio. SDH
las nuevas soluciones
Definir políticas de retención de personal.
Renuncia o Despido de los miembros 
Definir políticas para cambios en puestos de toma de 
administrativos y/o funcionales claves del  SDH – UT – INT
decisiones relevantes al proyecto.
proyecto
Procedimiento de entrega de cargos de los cambios generados.