CONTROL

ADMINISTRATIVOS
INTRODUCCION
Todo proceso tiene un fin, y el administrativo no es la excepción, el
control como última etapa del proceso administrativo no es una
actividad reciente, ha sido utilizado desde la antigüedad por el hombre,
primero en forma empírica, en actividades como la agricultura, la pesca,
la caza, la producción de artefactos para uso diario, entre otros; donde
comparaba lo que espera producir, con lo real.

La aplicación del control ha permitido mejorar las actividades por que al

comparar lo planeado con lo realizado, identificar desviaciones y las
causas que
lo generaron, retroalimenta la forma de hacer las cosas. Un ejemplo muy
sencillo fue la producción de maíz, al comparar que no se producía lo
mismo
que años anteriores, se identificaron las causas y se llegó a la conclusión
que
se debió a la falta de agua o minerales que la tierra no poseía, entonces
se
crearon sistemas de riego y uso de fertilizantes.
 CONCEPTOS DE CONTROL
El control, como última etapa del proceso administrativo, mide y corrige el
desempeño individual, departamental y organizacional, con el propósito
de
identificar si concuerda con los planes y objetivos de la empresa. En esta
fase
se identifican las desviaciones tanto en forma cualitativa como
cuantitativa, con
el fin de retroalimentar a la planeación.

•Henry Fayol: consiste en verificar si todo ocurre en conformidad con las

instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
•Harold Koontz: consiste en medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para asegurar que las actividades se desarrollan de
acuerdo a los planes.
•James Stoner: el control administrativo es el proceso que permite
garantizar que las actividades reales se ajustan a las actividades
proyectadas
 ¿QUÉ ES EL CONTROL?
● Es la medición y la corrección del desempeño con el fin
de que se cumplan los objetivos de la empresa y los
planes diseñados para alcanzarlos.

● Es el proceso de vigilar las actividades para cerciorarse

de que se desarrollan conforme se planearon y para
corregir cualquier desviación evidente.

• Todos los administradores deben involucrarse en el

control

• Un sistema efectivo de control asegura que las

actividades se terminen en formas que conduzcan al logro
de las metas de la organización.
FUNCIÓN DEL CONTROL

• La planeación abarca la definición de los

objetivos o metas de la organización.
• Si no estamos seguros de lo que tratamos de
alcanzar, ¿Cómo podremos determinar si hemos
alcanzado las metas?
• Entonces debe existir una función de control
• El control es el ultimo vinculo en la cadena
funcional de la administración
• En la función control comparamos el
desempeño actual contra los objetivos,
identificamos cualesquier desviación
significativa, y tomamos la acción correctiva
necesaria.
• La planeación establece objetivos o
estándares que facilitan el control
• Sin planeación no puede haber CONTROL .
La función del control es proporcionar los elementos adecuados a
los supervisores, gerentes, directores, para garantizar que se
cumpla con los planes establecidos. Consideramos que les surge
la duda, ¿quién es el que controla?, y la respuesta es sencilla:
1)Cada uno de nosotros controla sus actividades en costo y
tiempo.
2)Los supervisores, jefes de departamento, gerentes, directivos
deben controlar las actividades que realizan sus subordinados.
3)El gobierno controla las actividades de sus funcionarios
públicos y de sus diferentes dependencias (ejemplo: Secretarias
de Estado).
4)Los profesores controlan el acceso al salón de clases, así como
la entrega de tareas, participaciones, entre otros.
LA IMPORTANCIA DEL
CONTROL
• En la organización se puede planear,
(planeación) crear una estructura
organizacional,(organización) se puede
dirigir y motivar a los empleados,
(dirección) pero no hay seguridad de que
se desarrollen las actividades según la
planeado y si se alcanzaran las metas
que los administradores persiguen.
• Los administradores en general evitan
delegar y realizan ellos muchas actividades.
• En su condición de administradores ellos
necesitan delegar autoridad.
• Al existir un sistema efectivo de control este
proporciona información y retroinformación
sobre el desempeño de los subordinados a
los que se delego autoridad
• El administrador necesita determinar el
valor con que una persona, departamento
o unidad contribuyen a la organización y
luego convertir dicha contribución a
estándares
• La mayoría de los puestos y actividades
se pueden expresar en términos tangibles
y mensurables (medidas subjetivas)
 CONTROL ES IMPORTANTE PORQUE:
• Crea mejor calidad: porque las fallas de los
procesos se detectan y el proceso se corrige para
eliminar errores.
• Enfrentar el cambio: estos forman parte del
entorno de cualquier organización ya que los
mercados cambian, la competencia, las tendencias.
• Agregar valor: el principal objetivo de la
organización debería ser agregar valor que se
fundamenta en una mejor calidad que se logra
aplicando procedimiento de control, aumentando
los niveles de satisfacción de los clientes.
 EL PROCESO DE CONTROL
Básicamente consiste en:
● Establecer estándares.
● Medir el desempeño con estos estándares.
● Corregir las variaciones de los estándares y los
planes
En la practica consiste en tres pasos:

1.La medición del desempeño

2.La comparación del desempeño real contra un
estándar
3. Tomar una acción administrativa para corregir
desviaciones o estándares inadecuados.
• Establecimiento de estándares e indicadores: El
control implica verificar que los resultados estén de acuerdo
con lo planeado, para lo cual se requiere establecer
indicadores o unidades de medición de resultados.

• Medición y detección de desviaciones: Consiste en

medir la ejecución mediante la aplicación de unidades de
medida, definidas de acuerdo con los estándares
establecidos, con la finalidad de detectar desviaciones.

• Corrección: Antes de iniciar la actividad correctiva es

importante reconocer si la desviación es un síntoma o una
causa, con la finalidad de que las medidas establecidas
resuelvan el problema.

• Retroalimentación: A través de la retroalimentación se

 Circuito del Control Administrativo

Desempeño Medición del Comparación

deseado Desempeño
desempeño real/estándar
real

Aplicación de Acción
correcciones Causas de la Identificación
correctiva desviación desviaciones
PRINCIPIOS DEL CONTROL
Cuando se ejecuta el control, se debe identificar que
exista un equilibrio entre lo que se delega y el control
establecido,90 que existan estándares que ayuden a
identificar las desviaciones que se presenten,
analizando las causas y que éstas se entreguen con
oportunidad para que se tomen las medidas correctivas.

Establecer el control no debe ser caro, se debe estudiar

el costo-beneficio, además, el que controla debe ser
independiente a lo que controla, lo que permitirá tener
libertad de criterio.
 TIPOS DE CONTROL.

Insumos Procesos Resultado

Control de control de
Control retroainformación
fomento avance concurrente
Corrige los problemas corrige problemas
Se anticipa a los conforme se presentan
problemas después de que
suceden
1.- ÁREAS DE PRODUCCIÓN: Si la empresa es industrial, el área de
producción es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa
fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se
prestan los servicios.

 Control de producción: El objetivo fundamental de este control es

programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr
un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo,
tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción,
cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.
 Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de
calidad de los productos o servicios.
 Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción,
ya sea de materia prima o de mano de obra.
 Control de los tiempos de producción: Por operario o por
maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas
innecesarias.
 Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas,
productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros.
 Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus mínimos
tolerables y deseables.
 Control de mantenimiento y conservación: Tiempos de máquinas
paradas, costos, entre otros.
2.- Área comercial: Es el área de la empresa que se
encarga de vender o comercializar los productos o
servicios producidos.
o
 Control de ventas: Acompaña el volumen diario,
semanal, mensual y anula de las ventas de la empresa
por cliente, vendedor, región, producto o servicio, con el
fin de señalar fallas o distorsiones en relación con las
previsiones.
- Por tipos de artículos vendidos.
- Por volumen de ventas estacionales.
- Por el precio de artículos vendidos.
- Por clientes.
- Por territorios.
- Por vendedores.
3.- Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga
de los recursos financieros, como el capital, la facturación, los
pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en
el área financiera se presentan a continuación:
 Control presupuestario: Es el control de las previsiones de
los gastos financieros, por departamento, para verificar
cualquier desvío en los gastos.
 Control de propaganda: Para acompañar la propaganda
contratada por la empresa y verificar su resultado en las
ventas.
 Control de costos: Para verificar continuamente los costos
de
ventas, así como las comisiones de los vendedores, los costos
de
propaganda, entre otros.
4.- Área de recursos humanos: Es el área que
administra al personal, los principales controles que se
aplican son los que siguen:
 Controles de asistencia y retrasos: Es el control del
reloj
chequeador o del expediente que verifica los retrasos del
personal, las faltas justificadas por motivos médicos, y las
no
justificadas.
 Control de vacaciones: Es el control que señala
cuando un
funcionario debe entrar en vacaciones y por cuántos días.
 Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes
o
correcciones, despidos colectivos, entre otros.
 ESTÁNDARES
Los estándares son criterios con los que se mide el
desempeño real o esperado.

● Tipos de estándares.

Físicos: Horas de trabajo por unidad de producción.

Toneladas de carga transportada, unidades de
producción por hora máquina, etc..

De costos: Costos directos por unidad producida,

costo de mano de obra por hora, costo por hora-
máquina, costos de producción, costos de
administración, costos de ventas.

De capital: Rendimiento sobre la inversión, rotación

de inventarios, relación activo circulante/pasivo
circulante.
De cantidad: como volumen de producción,
cantidad en existencias, cantidad de materias
primas.

De tiempo: tiempo estándar para la producción

de un producto determinado, tiempo de respuesta
de los proveedores, tiempos de entregas a los
clientes

De calidad: control de calidad de materias primas

recibidas, control de calidad de producción en
proceso, control de calidad de producto terminado,
control de calidad en la prestación del servicio.
¿COMO MEDIMOS?

• Observación personal (fuente inferior de

información)
• Informes estadísticos (software)
• Informes orales (conferencias, reuniones,
etc)
• Informes escritos (mas formal)
Para tener un control comprensivo se
debe utilizar las cuatro técnicas
TÉCNICAS DE CONTROL NO PRESUPUESTAL

● Información Estadística.

● Informes y análisis especiales.

● Auditoría especial

● Gráficas Gantt.

● Gráficas Pert.

● Sistemas computacionales de control.

 TECNICAS DE CONTROL
EL PRESUPUESTO:

El presupuesto es un plan en términos numéricos. Son

declaraciones de resultados anticipados.
• Presupuestos de Ingresos y gastos.

• Presupuestos de tiempo, espacios, materiales y

productos.

• Presupuestos de gastos de capital.

2.- GRÁFICAS Y DIAGRAMAS
A continuación se describen dos herramientas importantes
para presentar la calendarización de actividades:
 Diagrama de Gantt.
 Procedimiento Hombre- Máquina.

Diagramas de Gantt: Gráfico en el que se muestra la

duración de un conjunto de actividades, el diagrama indica
los tiempos a utilizarse para cada tarea o actividad, su
inicio, así como fin.
Es utilizado para que los que llevan el proceso de control,
tengan las herramientas adecuadas y pertinentes tal como
el plan de inicio lo estableció.
Procedimiento hombre – máquina:
representación gráfica de las operaciones que
conforman un ciclo de trabajo, en el cual
interviene el factor humano y las máquinas.

Sirve para conocer cuáles son los tiempos que

intervienen en una actividad ya sea tanto el
hombre, la máquina y el tiempo ocupado de
forma conjunta.
3.- ESTUDIOS DE MÉTODOS

 Tiempos y movimientos
Estudio de tiempos y movimientos:
Técnica de medición del trabajo empleado
para registrar los tiempos y ritmos de trabajo
correspondiente a los elementos de una tarea
definida.
TÉCNICAS CUANTITATIVAS

Los métodos cuantitativos son:

4.- Métodos cuantitativos
 Redes Pert.
 Modelo Matemático.
 Investigación de Operaciones.
 Estadística.
Redes Pert: Técnica que permite dirigir la
programación de proyecto. Consiste en la
representación gráfica de una red de tareas,
que cuando se colocan en una cadena,
permiten alcanzar los objetivos de un
proyecto.
Etapas preliminares: Son tres las etapas
preliminares de la técnica Pert, tal como se
muestra en el Esquema:
Las gráficas de Gantt se usan cuando los
proyectos contengan actividades cortas o sean
secuenciales, pero cuando se poseen varias
actividades, se debe tener relación entre ellas
y la técnica que se usa es PERT (Program
Evaluations and Review Technique), técnicas
de evaluación y revisión de programas. El PERT
es la base para encontrar la ruta crítica (CPM),
que determina actividades y costos. La forma
de representación varía, en ocasiones se usan
líneas, en otras círculos, o en como la
siguiente, cuadrados:
• Modelo Matemático: Tipo de modelo
científico visto como un sistema donde los
comportamientos u opciones se pueden
simular por medio de ecuaciones
matemáticas. Se utiliza en pronósticos de
demanda, ventas, en control de inventarios,
de calidad, etc.
Para resolver un modelo matemático se
requiere:
 Traducir el problema de la empresa a
términos matemáticos.
 Se obtiene la solución del problema
matemático.
• Investigación de Operaciones: Consiste
en el uso de modelos matemáticos,
estadística y algoritmos con objeto de
realizar un proceso de toma de decisiones.
Su objetivo es apoyar al tomador de
decisiones para ayudar a cumplir con su
función basado en estudios científicamente
fundamentados.
Estadística: Herramienta que hoy por hoy,
permite dar luz y obtener resultados y
beneficios en cualquier tipo de estudio, se
ocupa de los métodos y procedimientos para
recoger, clasificar, resumir, hallar
regularidades y analizar los datos.
Se trata de recoger información y sobre el
análisis fundamentar y tomar decisiones, como
se muestra en el ejemplo
• 5.- Control interno
Sistema conformado por un conjunto de
procedimientos (reglamentaciones y
actividades) que interrelacionadas entre sí,
tienen por objetivo proteger los activos de la
organización.
Sus propósitos básicos son:
Su finalidad es optimizar el manejo de todos
los recursos a través de la disminución de
desperdicios, aprovechamiento del tiempo y
del establecimiento de políticas de
operación, comprobación de la información,
ENFOQUES DE CONTROL

• La mayoría de los esfuerzos de control se

dirigen a una de las siguientes áreas:
personas, finanzas, operaciones, información o
el desempeño de la organización en forma
global

• Los administradores alcanzan las metas

porque trabajan a través de otras personas
CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL EFICIENTE

4 1. Precisión.

4 2. Oportunidad.

4 3. Economía.

4 4. Flexibilidad.

4 5. Comprensión.

4 6. Criterio razonable.

4 7. Ubicación estratégica.
 CUALIDADES DE UN SISTEMA
EFECTIVO DE CONTROL
⚫ Precisión. Un sistema de control que genera
información inexacta puede dar por resultado que la
administración deje de tomar alguna acción cuando
debiera emprenderla, o hacerla que responda a un
problema inexistente. Un sistema de control preciso
es confiable y produce datos válidos.

⚫ Oportunismo. Los controles deben llamar con toda

oportunidad la atención de la administración a las
variaciones, para evitar serias infracciones al
desempeño de una unidad. La mejor información
tiene poco valor si está fuera de tiempo. Por tanto,
un efectivo sistema de control debe proporcionar la
información con oportunidad.
• Economía. Un sistema de control debe tener una
operación razonablemente económica. Cualquier sistema
de control tiene que justificar los beneficios que
proporciona, en relación con los costos que incurre. Para
reducir los costos, la administración debe intentar
imponer la menor cantidad posible de control para
alcanzar los resultados deseados.

• Comprensión. Ningún valor tienen los controles que no se

puedan comprender. Por tanto, en ocasiones es necesario
implantar controles menos complejos en lugar de
dispositivos sofisticados. Un sistema de control que es
difícil de comprender puede ocasionar errores
innecesarios, empleados frustrados, y, con el tiempo, ser
eventualmente ignorado.
• Flexibilidad. Los controles efectivos deben ser
suficientemente flexibles como para poder
ajustarse a los cambios adversos o para
obtener ventaja de nuevas oportunidades.
Pocas organizaciones se enfrentan a ambientes
tan estables que no tengan necesidad de
flexibilidad. Hasta estructuras altamente
mecánicas requieren controles que se puedan
ajustar conforme cambian los tiempos y las
• Criterios razonables. Los estándares de control
deben ser razonables y de fácil alcance. Si
están demasiado elevadas o fuera de razón,
dejan de motivar.

• Ubicación Estrategia. Los administradores no

pueden controlar todo lo que sucede en una
organización. Aunque se pudiera, los beneficios
no justificarían los gasto. Como resultado, los
administradores deben ubicar controles en
aquellos factores que son estratégicos para el
 ACCIÓN CORRECTIVA DE LOS CONTROLES

⚫ Un sistema efectivo de control no sólo debe indicar

cuando ocurre una desviación significativa del
estándar, sino que también sugiere qué acción
debe tomarse para corregir la desviación. Es decir,
tanto debe señalar el problema como especificar la
solución. Esto se logra con frecuencia al establecer
pautas si-entonces; por ejemplo, si los ingresos
por unidad bajan más 5%, entonces los costos

unitarios deben reducirse una cantidad similar.

REQUISITOS PARA CONTROLES EFICACES

• Adaptación de los controles a los planes

propuestos.
• Adaptación de los controles a cada administrador.
• Seguridad que los controles señalen excepciones
en puntos críticos.
• Búsqueda de la efectividad de los controles.
• Asegurarse de la flexibilidad de los controles.
• Logro de los controles económicos.
• Controles dirigidos a acciones correctivas.
BASES DE CONTROL (CICLO PHVA)
• Planear : son los objetivos, son los programas que
desea lograr la empresa, los que facilitan alcanzar
las metas.
• Hacer: es poner en practica lo que se planeo para
la consecución de los objetivos.
• Evaluar: no es mas que la interpretación y
comparación de la información obtenida con
respecto a los objetivos trazados.
• Actuar: es la puesta en practica de las acciones
correctivas que resolverán las desviaciones que
hacen perder el equilibrio al sistema.
 CONTROL DE GESTIÓN
El objetivo del Sistema de control de Gestión es
apoyar a los directivos en el proceso de toma de
decisiones con visión empresarial, para que se
obtengan los resultados deseados. En otras
palabras, se trata de lograr una "congruencia de
metas", para lo cual Control de Gestión crea el
marco dentro del cual las acciones tomadas por
los distintos directivos no responden solo al
interés de su propio servicio, sino que responden
al interés superior de la empresa como conjunto.
NIVELES DE CONTROL DE GESTIÓN
CONTROL
ESTRATÉGICO
• El control estratégico, también
llamado control organizacional, es
tratado en el nivel institucional de la
empresa y se refiere a los aspectos
globales que cobijan a la empresa
como un todo. Su dimensión temporal
es a largo plazo. Su contenido es
genérico y sintético.
CONTROL ESTRATÉGICO
PASOS PARA EL CONTROL ESTRATÉGICO
CONTROL ESTRATÉGICO
CONTROL TÁCTICO
El control ejercido en el nivel intermedio de las
empresas es el control táctico, también
denominado control por departamentos o control
gerencial. De manera general, el control táctico se
refiere a los aspectos menos globales de la
empresa.
Su espacio de tiempo es el mediano plazo. En
otras palabras, su contenido no es tan genérico ni
tan amplio como el control estratégico. Esta
orientado al mediano plazo y aborda cada unidad
de la empresa, como un departamento o cada
CONTROL TÁCTICO
CONTROL OPERATIVO U OPERACIONAL
Este control se refiere a los aspectos más
específicos, como las tareas y operaciones. Su
espacio de tiempo es el corto plazo, ya que su
objetivo es inmediatista: evaluar y controlar el
desempeño de las tareas y las operaciones en
cada momento.
También es el subsistema de control más
orientado hacia la realidad concreta de la
empresa: su día a día, en términos de las tareas
realizadas. Es el control operacional es el
subsistema de control efectuado en el nivel más
bajo de la organización empresarial
CONTROL OPERATIVO U OPERACIONAL
 GRACIAS

¿EL QUE NO TIENE CONOCIMIENTO

CUALQUIERA LO COMPRA, AL QUE NO
SABE CUALQUIERA LO ENGAÑA?
(Simón Rodríguez)