CICLO PARA LA MEDICIÓN Y

MEJORAMIENTO DE LA
PRODUCTIVIDAD
PROYECTOS DE MEJORAS

METODOLOGIA
DE LOS 7 PASOS
 METODOLOGÍA DE LOS SIETE PASOS

Objetivos Generales:

1.- Dotar a los participantes de una metodología

sistemática para desarrollar proyectos de mejora.

2.- Dotar a los participantes de herramientas

metodológicas.
 METODOLOGÍA DE LOS SIETE PASOS

SELECCIÓN
DE
OPORTUNIDADES
ACCIONES CUANTIFICACION
DE Y
CICLO DE
GARANTIA SUB-DIVISION

MEJORAMIENTO
IMPLANTACION Y ANÁLISIS
EVALUACIÓN CONTINUO DE
DE SOLUCIONES CAUSAS RAICES

DEFINICION Y NIVEL DE
PROGRAMACIÓN DESEMPEÑO
DE SOLUCIONES REQUERIDO
 ¿QUE ES UN PROBLEMA?
META

Un problema es un incumplimiento de un valor referencial

asociado a los atributos valorados por el cliente (interno/
externo) y a los requerimientos de los procesos del sistema
de análisis (materiales, recursos humanos, equipos).
 ¿QUE ES UN PROYECTO DE MEJORA?

Es aquel que está dirigido a mejorar el desempeño de un

indicador aprovechando la capacidad instalada del proceso.
Esta asociado a indicadores de:
 Efectividad
 Eficiencia
 Eficacia
 Calidad
 Productividad
 ¿QUE CARACTERIZA UN PROYECTO DE MEJORA?

 Hace énfasis en el “QUE” y no en el “PORQUE”.

 No contiene soluciones implícitas.

 Que sea medible (asociado a un indicador).

 Se expresa en términos de desviación de una norma o en

base a un valor referencial.
 ¿QUE NO ES UN PROYECTO DE MEJORA?
Una posible solución a un problema asociado en un efecto
que no se indica:
 Instalar un sistema de información.
 Actualizar procedimientos administrativos.
 Diseñar indicadores de gestión de la unidad.

Una causa asociada a un problema:

 Falta de normas y procedimientos.
 Desmotivación del personal.
 Falta de entrenamiento al personal.
 Método de trabajo inadecuado.
PROYECTOS DE MEJORA DEFINIDOS CORRECTAMENTE

 Aumentar la disponibilidad de equipos.

 Disminuir el porcentaje de rechazo de productos.

 Reducir el tiempo de elaboración de informes.

 Incrementar la oportunidad en la entrega de reportes.

 Aumentar efectividad en la cantidad de facturas emitidas.

 Disminuir el porcentaje de reclamos.

 Disminuir las H-H en el proceso de perforación.

 PROYECTOS DE MEJORA MAL DEFINIDOS

 Mejorar la planificación del trabajo.

 Incrementar la calidad y oportunidad de los informes.

 Automatizar los reportes de la unidad.

 Mejorar la comunicación entre secciones.

 Mejorar el trabajo en equipo para aumentar la

productividad.

 Incrementar el personal.
 HERRAMIENTAS DE ANALISIS UTILIZADAS
 Diagrama de Caracterización de la Unidad.
 Tormentas de Ideas.
 Técnicas de Grupo Nominal (TGN).
 Gráfico de Frecuencia.
 Matriz de Selección.
 Gráfico de Corrida.
 Diagrama de Arbol (sistemático).
 Gráfico de Pareto.
 Diagrama Causa-Efecto.
 1er. PASO
SELECCIÓN DEL PROBLEMA U OPORTUNIDAD DE MEJORA

Objetivos:

1.- Escoger la (s) oportunidad (es) de mejora

asociadas a problemas de calidad o
productividad a atacar por la Unidad.

2.- Conocer mejor el Sistema donde se trabaja

(clientes, productos y procesos).
 1er. PASO
SELECCIÓN DEL PROBLEMA U OPORTUNIDAD DE MEJORA

1.- Revisar antecedentes.

2.- Listar oportunidades de mejora.

3.- Preseleccionar.

4.- Jerarquizar las más importantes.

5.- Escoger y chequear oportunidades de mejora.

 Sub-Paso 1: REVISAR ANTECEDENTES

1.- Construir diagrama de caracterización de la unidad.

2.- Evaluar el cumplimiento con los atributos del

producto o servicio valorado por el cliente.

3.- Identificar las desviaciones en el cumplimiento de

los atributos del producto o servicio que se genere.

4.- Evaluar el uso de los recursos en el proceso

(eficiencia).
 Sub-Paso 1: DIAGRAMA DE CARACTERIZACION DE LA UNIDAD
UNIDAD:
OBJETIVO FUNCIONAL:

Proveedores Insumos Procesos Servicios/ Clientes

Productos Externos

Clientes
Internos

Requerimientos Requerimientos
 Sub-Paso 2: LISTAR OPORTUNIDADES DE MEJORA

1.- Listar oportunidades de mejora a través de una

tormenta de ideas.

2.- Evaluar cada una de las ideas diferenciando

oportunidades de mejoras de causas y soluciones.

3.- Considerar solo las oportunidades de mejora.

 TORMENTA DE IDEAS
Es un técnica usada por grupos
de trabajo o de mejora para
generar ideas progresivamente
superiores e inclusos creativas.
Generación
Objetivos.
Clarificación
Expectativas.
Las ideas
Normas. deben ser Evaluación
entendidas Eliminar las
por todos. que no
cumplan con
los objetivos.
Sub-Paso 3: SELECCIÓN DE LA OPORTUNIDAD DE MEJORA

1.- Ponderar cada oportunidad de mejora a través de la

técnica de grupo nominal (TGN).

2.- Realizar un gráfico de frecuencia para preseleccionar

oportunidades de mejora.
 TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL (TGN)

Es un técnica que permite que

todos los participantes del grupo
tengan la misma oportunidad de
manifestar su opinión al
seleccionar una idea.
Generación
Clarificación
Objetivos.
Las ideas Evaluación
Expectativas. deben ser Eliminar las Jerarquización
Normas. entendidas que no
por todos. cumplan con Selección y
los objetivos. votación.
Sub-Paso 4: JERARQUIZACION DE LAS MAS IMPORTANTES

1.- Construir una matriz de selección con criterios

múltiples.

2.- Evaluar las oportunidades de mejora con cada uno

de los criterios establecidos.
 MATRIZ DE SELECCION
Es un técnica para
jerarquización, constituida por
filas donde se presentan las
oportunidades de mejora
definidas y en las columnas los
diversos criterios que serán
usados para su jerarquización.
Construcción
Aplicación
Proyectos.
Evaluar Selección
Criterios.
Proyectos con Selección de
Escala.
cada criterio. la mejor
alternativa.
 Sub-Paso 5: ESCOGER y CHEQUEAR

1.- Seleccionar la oportunidad de mejora de mayor peso

obtenido de la matriz de selección.

2.- Verificar con el equipo la oportunidad de mejora.

 CHEQUEAR LA OPORTUNIDAD DE MEJORA
Sí No

La solución no es evidente ni esta implícita?

Está planteada en términos de efecto?

Es medible?

Está asociada a mejorar la calidad del producto o

servicio o uso de recursos?
Está acorde con los lineamientos y condiciones fijadas
por la Gerencia?

Está fundamentada bajo la responsabilidad de la Unidad

a la cual pertenece el equipo?
 2do. PASO
CUANTIFICAR y SUB-DIVIDIR EL PROBLEMA DE MEJORA

Objetivos:

1.- Clarificar y cuantificar el problema.

2.- Sub-división para mayor impacto del esfuerzo.

CUANTIFICAR y SUB-DIVIDIR EL PROBLEMA DE MEJORA

1.- Clarificar y cuantificar.

2.- Sub-dividir la oportunidades de mejora.

3.- Escoger sub-división con base a datos.

 Sub-Paso 1: CLARIFICAR y CUANTIFICAR

1.- Formular indicador (es) asociado (s) a la

oportunidad de mejora.

2.- Construir gráfico de corrida del indicador (evaluar

comportamiento del indicador en el tiempo).

3.- Determinar la situación actual del indicador

(comportamiento promedio de la muestra del
indicador).
 INDICADORES DE GESTION

Indicador es la expresión matemática que cuantifica el

estado de la característica o hecho que deseamos controlar.

TIPOS DE INDICADORES

EFECTIVIDAD: es la medida en que se cumplen los

objetivos de producción / servicio en cantidad y plazo.

Efectividad = Cantidad real producida

Cantidad prevista
EFICIENCIA: es la relación entre los recursos estándar y los
recursos reales consumidos en la obtención de un
determinado volumen de producción real.

Eficiencia = Recursos estándar

Recursos reales

EFICACIA: es la medida de la propia contribución al

objetivo de quien recibe nuestro producto / servicio.

IMPACTO DE LOS RESULTADOS

CALIDAD: es el grado de concordancia entre las
características de un producto / servicio y los
requerimientos que debe satisfacer.
Calidad = Total de unidad que cumple las especificaciones
Total de unidades producidas
Calidad = Cantidad rechazadas
Cantidad total de unidades producidas

PRODUCTIVIDAD: es la relación entre la cantidad de

producto / servicio obtenidos en un proceso, y la cantidad
de recursos consumidos para su obtención.
Productividad = Salidas = Productos/Servicio
Entradas Recursos
 GRAFICO DE CORRIDA
Es una representación gráfica mediante líneas, del
comportamiento de un indicador de un proceso durante un
periodo determinado.

PORCENTAJE DE RECHAZO DE PRODUCTO

20
RECHAZO (%)

15

10

0
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
RECHAZO 10 15 12 13 11 9 12 13 15 17 14 16
 Sub-Paso 2: SUB-DIVIDIR EL PROBLEMA

1.- Generar posibles criterios de sub-división de la

oportunidad de mejora.
2.- Construir un diagrama de árbol por cada sub-
división.

3.- Diseñar una hoja de recolección de datos para

cuantificar cada sub-división.

4.- Recolectar datos para cada sub-división establecida.

 DIAGRAMA SISTEMATICO (ARBOL)

Diagrama utilizado para

determinar posibles sub-
problemas de un problema,
causas o para originar un plan
que solucione el problema.
Identificación
Ideas que
Secuencia
contribuyen a Secuencia lógica Verificación
existencia del ideas para sub- Niveles detalle
problema dividir nivel Completar lista,
detalle mejora explica- Establecer
ción problema niveles datalle
adecuados
 Sub-Paso 2: CRITERIOS DE SUB-DIVISIÓN

Oportunidad de Criterio 1 Criterio 2 Criterio 3

Mejora
Planta 1
Elect.

Línea 1 Mecanic.
Sub-división
Neumat
.
Baja disponibilidad
de equipos Planta 2 Línea 2

Elect.

Línea 3 Mecanic.

Planta 3 Neumat
.
 Sub-Paso 2: HOJA DE RECOLECCION DE DATOS
PERIODO:

TIEMPO DE FALLAS (min)

UBICACIÓN ÁREA TOTAL
ELÉCTRICA MECANICA HIDRAULICA
Línea 1
Línea 2
Planta 1
Línea 3
Sub-total
Línea 1
Línea 2
Planta 2
Línea 3
Sub-total
Línea 1
Línea 2
Planta 3
Línea 3
Sub-total
TOTAL
 Sub-Paso 3:
ESCOGER SUBDIVISION CON BASE A DATOS

1.- Evaluar los datos obtenidos por cada subdivisión

(variación).

2.- Seleccionar subdivisiones donde los datos por cada

subdivisión presenten la mayor desviación del
indicador (elabore gráfico de pareto).
 Sub-Paso 2: CUANTIFICAR EL PROBLEMA

Oportunidad de Criterio 1 Criterio 2 Criterio 3

Mejora
Planta 1
Elect. 5,0%
20,8%
Línea 1 Mecanic. 93,0%
Sub-división 34,0%
Neumat 2,0%
.
Baja disponibilidad
de equipos Planta 2 Línea 2
43,4% 10,0%
Elect. 45,0%

Línea 3 Mecanic. 51,0%

56,0% Neumat
Planta 3 4,0%
.
35,5%
 DIAGRAMA DE PARETO
Es un instrumento de manejo de información para
mostrar gráficamente el principio de “los pocos vitales y
los muchos triviales”.
Frecuencia 97% 100%
95%
82% %Acumulado

75%

20
15
10
5
0
A B C D E
 3er. PASO
ANALIZAR LAS CAUSAS EN SU RAIZ

Objetivos:

1.- Identificar y verificar las causas raíces del

problema.

2.- Conocer a fondo el Sistema.

3.- Eliminar causas de solución obvia e inmediata.
 ANALIZAR CAUSAS EN SU RAIZ

1.- Listar causas por Sub-división.

2.- Agrupar las causas.
3.- Cuantificar y seleccionar causas primarias.
4.- Generar Sub-causas para c/u causas primarias.

5.- Identificar y cuantificar causas raíces.

 Sub-Paso 1: LISTAR CAUSAS POR SUB-DIVISION

1.- Generar causas por cada Sub-división a través de una

tormenta de ideas.

2.- Verificar si están contenidas todas las causas que

afectan la Sub-división.

REGRESAR
 Sub-Paso 2: AGRUPAR CAUSAS

1.- Relacionar causas.

2.- Identificar causas (causas primarias) que agrupan o

recogen otras causas listadas.

REGRESAR
 Sub-Paso 3:
CUANTIFICAR y SELECCIONAR CAUSAS PRIMARIAS

1.- Establecer peso asociado a cada causa primaria

tomando la incidencia de estas en la Sub-división
analizada.

2.- Seleccionar causas primarias a través del gráfico de

Pareto.
 DIAGRAMA DE PARETO
Es un instrumento de manejo de información para
mostrar gráficamente el principio de “los pocos vitales y
los muchos triviales”.
Frecuencia 97% 100%
95%
82% %Acumulado

75%

20
15
10
5
0
A B C D E

REGRESAR
 Sub-Paso 4:
GENERAR SUB-CAUSAS PARA CAUSA PRIMARIA

1.- Elaborar diagrama Causa-Efecto por cada causa

primaria.
2.- Ramificar cada espina principal (causas
secundarias).

3.- Por cada Sub-causa (causa secundaria) preguntarse

los “por qué” consecutivos.

4.- Por cada Sub-causa (causa secundaria) generada

obtener cinco (5) “por qué”.
 DIAGRAMA CAUSA-EFECTO

Es un instrumento que permite analizar de una manera

integral, las diferentes causas que explican un problema
determinado, facilitando el proceso de búsqueda de
causas al sugerir ramas y agrupaciones de las mismas.

CAUSAS EFECTO

PRIMARIAS Método Repuestos

SECUNDARIAS

Calidad

Equipos Mantenimient
o REGRESAR
 Sub-Paso 5:
IDENTIFICAR y SELECCIONAR CAUSAS RAICES

1.- Identificar causas generadas de los cinco (5) “por

qué” o que no genere otra causa, sino la actividad
que e debe realizar.

2.- Establecer peso asociado a cada causa raíz,

considerando la incidencia en la causa primaria
analizada. Recurrir a la cuantificación por impacto
con el consenso del equipo experto en caso de no
contar con datos estadísticos.
 4to. PASO
ESTABLECER NIVELES EXIGIDOS (METAS)

Objetivos:

1.- Definir los requerimientos. Niveles esperados,

exigidos, etc.

2.- Graduar el enfrentamiento de las causas.

 ESTABLECER NIVELES EXIGIDOS (METAS)

1.- Definir el nivel en el indicador.

2.- Establecer secuencia de ataque a las causas

raíces y el impacto gradual esperado.
 Sub-Paso 1: DEFINIR EL NIVEL EN EL INDICADOR

1.- Establecer el nivel esperado del indicador por parte

de la Gerencia, Departamento y/o Grupo del
Proyecto.

2.- Establecer potencial de mejora esperado.

Ejemplo:
Situación Actual: 75%
Situación Futura: 90%
Situación Referencia: 100%
Desviación del Indicador = Sit. Referencia - Sit. Actual = 25%
Potencial Mejora Proyecto = Sit. Futura - Sit. Actual = 15% (60%)
REGRESAR
 Sub-Paso 2:
ESTABLECER SECUENCIA DE ATAQUE A LAS CAUSAS
RAICES Y EL IMPACTO GRADUAL ESPERADO

1.- Elaborar árbol para calcular el potencial de mejora

(PM), considerando la (s) subdivisión (es)
seleccionadas, la (s) causa (s) primarias analizadas
con sus respectivos pesos y las causas raíces
cuantificadas asociadas a cada causa primaria.

2.- Evaluar y seleccionar las causas raíces a eliminar

(considerar cada causa raíz como un nivel del árbol).
 O. M. Subdivisión Causa
Primaria
N. 1 N. 2
CR1
Fallas Mecánicas CP1
CR2
50%
Línea 1
CR1
60% Fallas Eléctricas CP2 CR2
Disponibilidad 30% CR3
de los equipos
Fallas Mecánicas

50%
Línea 2

25%
Fallas Eléctricas

30%
Oportunida Subdivisión Causas Causas Rama
d
Primarias Raíces del Arbol
de Mejora
N. 1 N. 2
Equipos obsoletos N. 1
Alta frecuencia de fallas 30%
30% Repuestos fuera de especificaciones N. 2
FALLAS 70%
Mala operación Entrenamiento a los mecánicos N. 3
MECANICAS 40% 30%
50% Asignación de trabajo a supervisores N. 4
LÍNEA 1 Tiempo alto de reparación 80%
30% Herramientas adecuadas para
reparaciones N. 5
60% 20%
FALLAS
Alta frecuencia de fallas Repuestos fuera de especificaciones N. 6
ELECTRICAS 80% 70%
30%
DISPONIBILIDAD
DE LOS EQUIPOS Mala operación Entrenamiento a los mecánicos N. 7
75% FALLAS 55% 25%
Asignación de trabajo a supervisores N. 8
MECANICAS 50%
Tiempo alto de reparación
50% 35% Normalización de los métodos de
LÍNEA 2 trabajo 50% N. 9

25% Equipos obsoletos N. 10

FALLAS Alta frecuencia de fallas 45%
ELECTRICAS 70% Repuestos fuera de especificaciones N. 11
30% 45%
3.- Calcular el potencial de mejora en función a las
causas raíces a eliminar.
PM=  Peso(subdivisión) x Peso(Causa Primaria) x
Peso(Causa Raíz).

4.- Calcular Mejora del indicador.

Mejora Indicador = Desviación del Indicador x PM

5.- Calcular la meta del Proyecto de Mejora.

Meta = Situación actual + Mejora Indicador
 5to. PASO
DISEÑO Y PROGRAMACION DE SOLUCIONES

Objetivos:

1.- Diseñar y escoger las soluciones más apropiadas

para eliminar las causas raíces.

2.- Programar detalladamente la implantación.

 DISEÑO Y PROGRAMACION DE SOLUCIONES

1.- Listar las posibles soluciones.

2.- Seleccionar las soluciones más factibles y

potentes.

3.- Programar las actividades de cada solución.

 Sub-Paso 1: LISTAR SOLUCIONES

1.- Listar soluciones para cada causa raíz a través de una

tormenta de ideas.

2.- Evaluar y verificar cada una de las ideas.

REGRESAR
 Sub-Paso 2: SELECCIONAR SOLUCIONES

1.- Evaluar cada solución con el grupo experto, de

llegarse a un consenso escoger la solución
seleccionada, de no ser así aplique una técnica para
el consenso del equipo.

2.- Construir una matriz de criterios múltiples para

escoger la solución mas factible.

REGRESAR
 Sub-Paso 3:
PROGRAMAR ACTIVIDADES DE CADA SOLUCION

1.- Establecer acciones detalladas para cada solución

seleccionada.

2.- Definir el tiempo de ejecución programado y el

responsable para cada una de las acciones de cada
solución (Elabore diagrama de Gantt).
 DIAGRAMA DE GANTT
Permite establece un mecanismo de control y seguimiento
del plan de acción establecido, en tiempo y
responsabilidad.
ACTIVIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC RESPONSABLE

Diseñar sistema de indicadores.

Formular indicadores del negocio por unidad.
CRONOGRAMA
Revisar indicadores.

Compatibilizar indicadores del negocio con

indicadores de fgestión por unidad.
Elaborar tebleros de comandos.

Diseñar e implantar mecanismo de control.

Elaborar manual de normas y

procedimientos.
Identificar procesos y procedimientos claves.

Recolectar información.

Organizar y analizar información.

Transcribir informacón.

Revisar y validad manual.

 6to. PASO
IMPLANTAR LAS SOLUCIONES

Objetivos:

1.- Tener éxito.

2.- Probar la efectividad de las soluciones.
3.- Observar y definir factores para lograr
permanencia de resultados.
 IMPLANTACION DE SOLUCIONES

1.- Verificar el cumplimiento del programa.

2.- Chequear los niveles alcanzados en indicadores.

3.- Evaluar el impacto de las mejoras incorporadas.

 Sub-Paso 1:
VERIFICAR CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA

1.- Chequear el cumplimiento de cada acción del plan de

soluciones.

2.- Reprogramar si es necesario las acciones desfasadas

en fecha.

3.- Medir el cumplimiento global del plan de acción.

 Sub-Paso 2:
CHEQUEAR LOS NIVELES ALCANZADAS
EN LOS INDICADORES

1.- Construir gráfico de corrida del indicador.

2.- Medir el indicador antes y después de la

implantación de las soluciones.
 Sub-Paso 3:
EVALUAR IMPACTO MEJORAS INCORPORADAS

1.- Evaluar los logros alcanzados (meta) con las mejoras

incorporadas.

2.- Verificar el efecto gradual de la meta, de ser

necesario identificar factores por los cuales no se
cumplió la misma.
 7mo. PASO
ESTABLECER ACCIONES DE GARANTIA

Objetivos:

1.- Evitar retrocesos.

2.- Asegurar que la ganancia sea permanente.
 ESTABLECER ACCIONES DE GARANTIA

1.- Normalizar práctica operativa.

2.- Entrenamiento en los nuevos métodos.

3.- Incorporar al Control de Gestión del

Departamento (pensamiento estadístico).

4.- Reconocer y Difundir los resultados.

GRACIAS POR
SU
ATENCIÓN