Obligaciones Contractuales

Sistema
Integrado de Gestión
ICBF 2017
 Direccionamiento Estratégico del ICBF

Uso interno
 Direccionamiento Estratégico del ICBF

Uso interno
 INTEGRADA

Uso interno
 RIESGOS

Uso interno
Sistema Integrado de Gestión

Uso interno
Sistema Integrado de Gestión

Uso interno
 Antecedentes

Contempladas en
la Guía del
Supervisor de
Contratos y
Convenios Inconvenientes:
suscritos por el • Hallazgos en
CONCEBIDAS A ICBF Auditoria
PARTIR DE UN • Interpretación difusa
para su tipificación
HALLAZGO DE en contrato.
AUDITORIA • Falta de claridad
EXTERNA frente a la
supervisión

OBLIGACIONES
CONTRACTUALES
SIGE / EPICO

Uso interno
 Enlaces por eje

CALIDAD • Ing. Georgina Cabarcas Suárez

georgina.cabarcas@icbf.gov.co
Oficina Planeación y Sistemas

AMBIENTAL • Ing. Nelva Luquez Mejia

Oficina Administrativa nelva.luquez@icbf.gov.co

SEGURIDAD DE LA • Ing. Luis Enrique Morales Nieves

INFORMACIÓN luis.morales@icbf.gov.co
Oficina Planeación y Sistemas

SEGURIDAD Y SALUD EN EL • Psc. Edwar Oñate Perpiñán

TRABAJO Edwar.onate@icbf.gov.co
Oficina Administrativa

Uso interno
 CALIDAD

Uso interno
 Eje Calidad
CLAÚSULA 1. El operador/contratista debe diseñar e implementar un
procedimiento de selección de personal idóneo y competente para el
desarrollo de los servicios a contratar. El personal deberá ser contratado
con las especificaciones técnicas de los perfiles, según el servicio, dados
por el ICBF.

PRODUCTO/RESULTADO
EVIDENCIAS
Procedimiento para la
selección y contratación de Carpetas con las hojas de vida de los
personal. empleados contratados donde se
encuentren los soportes de:
HERRAMIENTAS • Educación (Diplomas de
educación)
1. Flujograma o • Formación (Cursos específicos)
2. Procedimiento escrito • Experiencia. Certificados laborales

Uso interno
Eje Calidad
CLAÚSULA 2. El operador/contratista debe socializar con el equipo que realizará
las actividades definidas en el contrato, la documentación básica del ICBF
(Misión, visión, principios, objetivos estratégicos y política de gestión integral).

PRODUCTO/RESULTADO
Personal contratado conoce la
información básica del ICBF. EVIDENCIAS

• Listas de asistencia y memorias de

HERRAMIENTAS la socialización o
1. Sesión de socialización o • Documento con la información
capacitación. básica del ICBF divulgado.
2. Divulgación de la información
básica del ICBF por algún
medio (Cartelera, Intranet,
Correo)
Eje Calidad
CLAÚSULA 3. El operador/contratista deberá realizar dos (2)
ejercicios muéstrales para evaluar la percepción de satisfacción
de los beneficiarios con respecto a la prestación del servicio.

PRODUCTO/RESULTADO
Resultados tabulados de la
evaluación de la satisfacción EVIDENCIAS
del beneficiario o cliente del
servicio • Encuestas diligenciadas y
tabuladas ó
HERRAMIENTAS • Entrevistas tabuladas ó
1. Encuesta • Indicador tabulado y graficado
2. Entrevista • Resultados documentados del
3. Indicador de satisfacción grupo focal.
del cliente
4. Grupo focal
Eje Calidad
CLAÚSULA 4. El operador/contratista deberá estructurar e implementar un
plan de preparación y respuesta ante emergencias que contemple situaciones
de riesgo ocupacional, ambiental y de seguridad de la Información.

EVIDENCIAS
PRODUCTO/RESULTADO
Resultados respuestas ante • Evaluar periódicamente las acciones
emergencias riesgo planificadas.
ocupacional, ambiental y de • Revisar y actualizar el
seguridad de la información. procedimiento, en particular
cuando se hayan producido
HERRAMIENTAS accidentes o situaciones de
1. Plan de Control emergencia.
Operacional. • Procedimientos estandarizados para
actividades de alto riesgo
 AMBIENTAL

Uso interno
Eje Ambiental
CLAÚSULA 1. El Operador/contratista deberá garantizar el cumplimiento de la política
ambiental en lo concerniente a buenas prácticas de manipulación de alimentos,
almacenamiento y manejo de sustancias químicas, ahorro y uso eficiente de los
recursos de agua, energía, papel y sustancias de limpieza y desinfección, combustibles,
gestión de residuos y manejo de vertimientos.

PRODUCTO/RESULTADO
Buenas practicas en el
EVIDENCIAS
desarrollo del contrato (Ej.:
manejo de residuos sólidos
• Certificaciones del personal sobre
derivados de los refrigerios y
cursos y/o capacitaciones en estas
complementos nutricionales)
buenas prácticas, procedimientos,
instructivos y otros documentos
HERRAMIENTAS
del Operador con instrucciones
• Planes de gestión ambiental
para estas actividades.
e Instructivos con
actividades sobre buenas
practicas.
Eje Ambiental
CLAÚSULA 2. El operador/contratista debe realizar sensibilización
ambiental y adelantar acciones pedagógicas con los usuarios de los
programas institucionales que ejecute, para la promoción y adopción de
Buenas Prácticas Ambientales.

PRODUCTO/RESULTADO
Beneficiarios de los programas
del ICBF sensibilizados en
buenas practicas ambientales EVIDENCIAS

• Listados de asistencia, actas de

HERRAMIENTAS reunión, registro fotográfico de
• Cartillas y/o demás actividades de sensibilización
herramientas del ICBF para
realizar sensibilización sobre
buenas practicas
ambientales
Eje Ambiental
CLAÚSULA 3. El operador/contratista, de acuerdo a la actividad a desarrollar
debe establecer el análisis de los aspectos e impactos ambientales asociados al
contrato que vaya a ejecutar, establecer las acciones tendientes a reducir,
mitigar y corregir los impactos ambientales significativos.

PRODUCTO/RESULTADO
Análisis de los aspectos e
impactos ambientales y EVIDENCIAS
medidas de control
• Documento en Word o Excel donde
se realice análisis de los aspectos e
HERRAMIENTAS impactos ambientales y las
• Formato matriz de aspectos medidas de control
e impactos ambientales del
ICBF
Eje Ambiental
CLAÚSULA 4. El operador/contratista, de acuerdo a la actividad a desarrollar
debe identificar y aplicar la legislación ambiental aplicable en los contratos que
suscriba en cumplimiento de la prestación del Servicio Público de Bienestar
Familiar.

PRODUCTO/RESULTADO
Análisis de la legislación
aplicable. EVIDENCIAS

• Documento en Word o Excel donde

se realice análisis de la legislación
ambiental. En el caso de no
HERRAMIENTAS cumplimiento se debe evidencia el
• Formato matriz de plan de mejora.
legislación ambiental del
ICBF
 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Uso interno
Eje Seguridad de la información

CLAÚSULA 1. El operador/contratista debe garantizar los procesos,

procedimientos y controles adecuados para la protección,
confidencialidad e integridad de la información suministrada por los
usuarios y/o que pueda tener acceso en la prestación del servicio.

PRODUCTO/RESULTADO
Información de los
beneficiarios en medio físico. EVIDENCIAS

• Entrega de las historias de los

niños (magnético y físico) que han
HERRAMIENTAS creado durante el contrato.

• NO APLICA
 SYST

Uso interno
Eje Seguridad y Salud en el Trabajo

CLAÚSULA 1. El operador/contratista debe referir el diseño e

implementación de un programa de Salud Ocupacional y Salud en
el Trabajo para el equipo que realizará las actividades definidas en
el contrato.

PRODUCTO/RESULTADO
Actividades implementadas para la
promoción y prevención de
accidentes de trabajo y
EVIDENCIAS
enfermedades laborales.

• Documento en Word de
las actividades de
HERRAMIENTAS promoción y prevención
planificadas y ejecutadas.
• Identificación de las
acciones a implementar.
Eje Seguridad y Salud en el Trabajo
CLAÚSULA 2:El operador/contratista debe
garantizar la afiliación al Sistema de Seguridad
Social en riesgos laborales, de los trabajadores a
su cargo.

PRODUCTO/RESULTADO
Afiliación al Sistema de
Seguridad Social en Riesgos
Laborales de acuerdo con la
clasificación del riesgo. EVIDENCIAS

• Certificado de
Afiliación de SSSRL.
HERRAMIENTAS

Ley 1562 de 2012

Eje Seguridad y Salud en el Trabajo

CLAÚSULA 3: El operador/contratista debe realizar

entrenamiento e inducción en Seguridad y Salud en el
Trabajo de todos sus colaboradores.

PRODUCTO/RESULTADO
Trabajadores del
contratista asistentes a la
inducción del SGSST establecida
EVIDENCIAS
por Operador
• Registro del listado de
HERRAMIENTAS asistencia de los
participantes y/o Registro
Fotográfico.
Presentación Inducción
(Ley 1072 de 2015 y
Lineamientos ICBF)
Eje Seguridad y Salud en el Trabajo

CLAÚSULA 4: El operador/contratista debe suministrar a sus

trabajadores todos los elementos de protección personal (EPP)
requeridos para la realización de sus actividades y garantizar el uso
correcto de éstos durante la ejecución de los trabajos.

PRODUCTO/RESULTADO

Entrega y Uso correcto de los

EPP en los Trabajadores. EVIDENCIAS

HERRAMIENTAS • Registro de entrega de

EPP a los trabajadores
• Formato de Elementos de y/o registro
Protección Personal. Fotográfico.
• Matriz de especificaciones
técnicas de EPP
disponibles y adecuados
para la actividad a realizar.
Eje Seguridad y Salud en el Trabajo

CLAÚSULA 5: El operador/contratista debe diseñar e

implementar la matriz de identificación y valoración de riesgos
más significativos presentes en la operación del servicio, realizar
gestión para mitigar el riesgo, en coherencia.

PRODUCTO/RESULTADO
Identificación de peligros y
acciones para controlar,
disminuir o mitigar el Riesgo. • EVIDENCIAS
Documento de análisis de
Identificación de Peligros y
determinación de controles,
HERRAMIENTAS establecido por el
contratista aplicando la
metodología establecida por
Decreto 1072 de 2015
este.
Eje Seguridad y Salud en el Trabajo
CLAÚSULA 6: Durante la ejecución del contrato el contratista deberá
cumplir con las normas reglamentarias sobre seguridad y salud en el
trabajo, medicina preventiva, higiene y seguridad industrial y los demás
aspectos inherentes que han sido establecidos o establezca la ley y los
organismos de control.

PRODUCTO/RESULTADO

Cumplimiento de la
normatividad de SGSST aplicab
les en la ejecución EVIDENCIAS
del contrato.
Documento o herramienta
establecido para la
HERRAMIENTAS identificación de Requisitos
Legales Aplicables y la
descripción de actividades para
Normatividad Legal vigente
su cumplimiento.
y/o Requisitos establecidos
por partes interesadas.
Eje Seguridad y Salud en el Trabajo

CLAÚSULA 7: El contratista es responsable del reporte a la ARL y

EPS, atención en salud e investigación de los incidentes y
accidentes de trabajo presentados durante el desarrollo de las
actividades objeto del contrato.

PRODUCTO/RESULTADO
• Reporte de los incidentes y EVIDENCIAS
accidentes de trabajo.
• Reporte FURAT (Formato
Único para el Reporte de
Accidente de Trabajo) de
los incidentes y
HERRAMIENTAS accidentes de Trabajo
presentados en la
Resolución 1401 de vigencia del contrato.
2007
Eje Seguridad y Salud en el Trabajo

CLAÚSULA 8: El contratista deberá garantizar

capacitaciones periódicas de su personal en el manejo de
los riesgos propios de las actividades desarrolladas.

PRODUCTO/RESULTADO
Trabajadores capacitados en el
manejo de los riesgos de sus
actividades. EVIDENCIAS

Registro del Listado de

HERRAMIENTAS asistencia de los
• Identificación de peligros y participantes. y/o
valoración de riesgos realizada Registro Fotográfico.
previamente.
• Implementación de un
Plan, programa o cronograma de
capacitaciones en riesgos
presentes.
Eje Seguridad y Salud en el Trabajo

CLAÚSULA 9: El contratista deberá presentar relación de los últimos

exámenes médicos ocupacionales realizados a su personal así como el
concepto médico donde indique si el trabajador es apto para trabajar,
cumpliendo las disposiciones legales.

PRODUCTO/RESULTADO
Concepto medico: Certificado
de Aptitud Medico Laboral EVIDENCIAS
o Diagnostico Condiciones de
Salud de los Trabajadores. • Concepto medico:
Certificado de Aptitud
Medico Laboral o
Documento del
HERRAMIENTAS Diagnostico Condiciones
de Salud de los
Resolución 2346 de 2007 Trabajadores.
Gracias

POR ELLOS
TODO VALE
LA PENA!!!