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Módulo 1 - Introducción
<número>
Presentado por:
John Rakos, MSc, PMP
Presidente, John J. Rakos & Associates
Consultants Ltd.
John J. Rakos está disponible para
enseñar o consultar sobre cualquier
tema presentado en este seminario.
Module 1 - Introduction 1
INTRODUCTION
• Módulo 1 - Introducción
• <número>
• Fuentes de referencia
• Una guía para el cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos
(2003). El Instituto de Gestión de Proyectos. http://www.pmi.org
• Rakos, John J. et al, Guía práctica para la documentación de
gestión de proyectos , Wiley, 2004
• Kerzner, Harold. Gestión de proyectos: un enfoque de sistemas
para la planificación, programación y control . 6ª ed. John Wiley
& Sons, 1998.
• Rakos, John J. Gestión de proyectos de software para proyectos
pequeños y medianos. Prentice-Hall, 1990.
•
Module 1 - Introduction 2
INTRODUCTION
• Módulo 1 - Introducción
• <número>
• El valor de la gestión de proyectos
• Permite una excelente organización y
seguimiento.
• Mejor control y uso de los recursos.
• Reduce la complejidad de las tareas
interrelacionadas.
• Permite la medición de resultados versus planes.
• Identificación temprana de problemas y
corrección rápida.
Module 1 - Introduction 3
INTRODUCTION
• Módulo 1 - Introducción
• <número>
• Áreas de conocimiento PMBOKTM
• Basado en el Cuerpo de Conocimientos de Gestión de
Proyectos del Project Management Institute: PMBOK1
• Nueve áreas de conocimiento:
– Este seminario web:
• Alcance, Tiempo, Costo, Riesgo, Integración.
• - Próximo seminario web:
• Calidad, Compras, Comunicaciones, Recursos Humanos,
Integración.
Module 1 - Introduction 4
INTRODUCTION
• Módulo 1 - Introducción
• <número>
• Certificación PMP
• Acreditación internacionalmente aceptada
• Obtener certificacion
• 3 (5 sin titulación) años de experiencia.
• 35 horas de entrenamiento
• 4 horas, 200 preguntas, examen de opción múltiple!
• Tienen que ser re-certificados cada 3 años.
• 60 PDUs
• Asistir a una conferencia
• Curso de asistencia
• Membresía de PMI
• Publicaciones
• Trabajo de la tarde
Module 1 - Introduction 5
INTRODUCTION
• Módulo 1 - Introducción
• <número>
– ¿Qué es un proyecto?
• Un proyecto es un esfuerzo temporal realizado para crear un producto o
servicio único
• - Una guía para el cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos (PMBOK
™), Project Management Institute, 2003
• Una vez
• Fondos limitados / tiempo
• Recursos específicos utilizados
• Realizado por personas - Equipo individual o multi persona.
• Planeado, controlado
• Entregables específicos
Module 1 - Introduction 6
INTRODUCTION
• La triple restricción de proyectos
• A tiempo, presupuesto, calidad = alcance
requerido
Tiempo
Costo calidad
Integración
Comercio - Off's
Module 1 - Introduction 7
INTRODUCTION
5% 15%
Module 1 - Introduction 8
PLANIFICACION DE PROYECTOS
Module 1 - Introduction 9
Planificación del proyecto: establecer las expectativas de
los interesados.
Partes interesadas
Contratistas Patrocinador de proyecto usuarios
Proyecto
Gerente
IM/
Financiar obtencion Sistemas ventas Mantenimiento
apoyo IT
ingenieria
Module 1 - Introduction 10
Planificación de proyectos: tiempo y costo
estimado
• Iterativo
• Exactitud
– Las estimaciones se hacen más precisas
Iniciacion Planificacion Ejecucion cierre
Definicion Analisis Diseñ
+25% +15
+10
0
-50
-25
-75%
Plan preliminar Plan de propuesta Plan final Plan revisado
Module 1 - Introduction 11
Gestión de proyectos
Módulo 2:
Gestión del alcance
Module 1 - Introduction 12
Planificación del alcance del proyecto
Module 1 - Introduction 13
Estructura de desglose de trabajo -
Formatos
0.
TITULO
1. 2. 3.
Fase principal1 Fase principal2 Fase principal3
Module 1 - Introduction 14
Estructura de desglose de trabajo -
Formatos
2metodo de la esquema
• TITULO
• 1. FASE PRINCIPAL 1
• 1.1 S1 DE FASE1
• 1.2 S2 DE FASE1
• 1.3 S3 DE FASE1
• 2. Fase principal 2
• ...
• etc.
•
Module 1 - Introduction 15
WBS – TAREAS TIPICAS
Module 1 - Introduction 17
Estructura de desglose del trabajo
• Uso de la estructura de desglose de trabajo
• 1. Estimar y programar el trabajo (duraciones, precedencias en
WBS)
• 2. Organizar y programar recursos (recurso asignado WBS)
• 3. Asignar responsabilidades - (aumento de recursos, recursos
asignados WBS)
• 4. Estimar y asignar costos y presupuestos (WBS estimados)
• 5. Sumar los costos a diferentes niveles.
– Tarea
– Niveles en la WBS (fase, cuenta / contrato)
– Cuenta de costo
– Proyecto total
• 6. Obtener compromisos de recursos
• 7. Horario de inicio <--> fechas de finalización
• 8. Seguimiento de gastos, horarios y rendimiento.
Module 1 - Introduction 18
GESTION DE PROYECTOS
Módulo 3:
Planificación del tiempo del proyecto
Module 1 - Introduction 19
Planificación del tiempo del proyecto
Module 1 - Introduction 20
Planificación del tiempo del proyecto
• 2. Historia
– Mire las tablas de datos reales pasados en tareas
importantes
– Interpolar
– Requiere juicio profesional
– Requiere buena historia (que cambia!)
• 3. Fórmula
• 3.1 variables
– Determinar los principales factores variables (tarea,
persona)
– Usando la medida determinamos la fórmula de los
factores.
– Entrevista y enchufe en fórmula
Module 1 - Introduction 21
Planificación del tiempo del proyecto
Module 1 - Introduction 24
Programación: Requiere Duración y Precedentes
B
A
3d
7d
1 C D
3 6
10d 5d
E
G
4d 3d
F
4 5
6d
Module 1 - Introduction 26
Programación - Diagrama de Gantt
Module 1 - Introduction 28
Programación - Diagrama de Gantt
Module 1 - Introduction 29
Programación - Diagrama de Gantt
Module 1 - Introduction 30
Gestión de proyectos
Módulo 4:
Asignación de recursos
y planificación de costos
Module 1 - Introduction 31
Asignando recursos
• Disponibilidad
• Habilidades
• Personas mas experimentadas
• Personas menos experimentadas
• Deseo
• Tareas similares a una persona para usar la curva de aprendizaje.
• Asigna tareas críticas a las personas más confiables
• Tareas que necesitan interacción o son similares.
• Misma persona
• Dos que se comunican
• La personalidad y la comunicación en equipo son importantes.
• y otra vez, disponibilidad
Module 1 - Introduction 32
Carga y optimización de recursos
Module 1 - Introduction 33
Nivelación de recursos - posible reprogramación
Module 1 - Introduction 34
Estimación de costos
Module 1 - Introduction 35
WBS costeada
38 Fi na l Pl an C1 4 $0 .0 0 $8 ,0 00.0 0 $0 .0 0
39 TB Su bmi ssi on $0 .0 0 $0 .0 0 $0 .0 0
40 EP A $0 .0 0 $0 .0 0 $4 0,000 .00
44 PDR $0 .0 0 $0 .0 0 $0 .0 0
48 Co de CS C A S3 1 $0 .0 0 $6 ,0 00.0 0 $0 .0 0
49 Co de CS C B S3 1 $0 .0 0 $8 ,0 00.0 0 $0 .0 0
Module 1 - Introduction 36
Incremento de costos
Usar software para reportar el flujo de efectivo
1997 1998
Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1
$400,000.00
$300,000.00
$200,000.00
$100,000.00
Cumulative Cost: $53,920.00 $127,160.00 $274,360.00 $331,440.00 $349,920.00 $368,400.00 $376,500.00 $376,500.00
CPM Total:
Module 1 - Introduction 37
Costo - Controles de cordura
Cost Estimate Error Range – same as Time EstRango de error de
estimación de costo - igual que la estimación de tiempo
imate +75%
25
10
0
-8
-25% -10
Módulo 5:
Gestión de riesgos
Module 1 - Introduction 39
Gestión de riesgos
Procesos de Planificación y Control.
• Riesgo: cualquier cosa que no esté en el plan del
proyecto que pueda ocurrir y hacer que su proyecto
se demore, cueste más o comprometa su calidad /
rendimiento.
• El riesgo es una oportunidad y también una amenaza:
"No pones los frenos de potencia en un automóvil para
reducir la velocidad; lo haces para permitir que vaya más
rápido".
» -Mark Davies, KPMG
• Nos concentraremos en la amenaza.
Module 1 - Introduction 40
Cuatro pasos de la gestión de riesgos
• 1. Identificación
– Anticipe el riesgo
– Listar los riesgos, desencadenantes de eventos, síntomas.
• 2. Análisis
– Evaluar probabilidad, impacto.
– Cualitativo vs Cuantitativo
• 3. Respuesta al riesgo
– Desarrollo de estrategias para mitigar el riesgo:
• Elimina el riesgo o reduce el impacto.
• Planificación de contingencias
• 4. Control de riesgos
– Monitor
– Listas de actualización, estrategias
– Acción el plan de contingencia.
– Luchar contra los fuegos
¿Cuál es el más importante?
Module 1 - Introduction 41
Paso 1: Identificación de riesgos
Anticipe el riesgo
Lista de verificación de riesgos en tiempo de planificación preliminar
(taxonomía de riesgos)
• ¿Estamos proponiendo la solución correcta?
• ¿Algún riesgo en los componentes técnicos?
• ¿Expectativas de rendimiento razonables?
• ¿Es el hardware estándar?
• ¿Cuánta experiencia tenemos con ella?
• ¿Es el software operativo estándar? ¿Bien documentada?
• ¿Cuánta experiencia tenemos con ella?
• ¿Es el método de desarrollo estándar? ¿Bien documentada?
• ¿Cuánta experiencia tenemos con ella?
• ¿Algún riesgo de disponibilidad de componentes?
Module 1 - Introduction 42
Paso 1: Identificación de riesgos
• Lista de verificación de riesgos en tiempo de planificación preliminar
(taxonomía de riesgos)
• (cont.)
• ¿La falla de esta aplicación afecta el negocio del cliente?
• ¿El proyecto tiene más de 6 meses? ¿12 meses? ¿24 meses?
• ¿Necesita más de 5 personas?
• ¿Somos dependientes de los recursos de
terceros? ¿Interno? ¿Externo?
• ¿Quién es el gerente del proyecto?
• ¿Quién es el líder / arquitecto del proyecto?
• ¿Están disponibles los recursos cuando sea necesario?
• ¿Quién es el cliente?
• ¿Hemos trabajado con este cliente? ¿Cómo es nuestra relación?
• ¿El cliente está disponible cuando sea necesario?
Module 1 - Introduction 43
Step 1: Risk Identification: Inputs
• Listas de Control de Riesgos, WBS, Medio
Ambiente
NATURAL
SENIOR AMBIENTES
MANAGEMENT
CORPORATIVO
POLITICA Y
Y CULTURA
POLITICL
PROJECT/ REGULADORY
CORPORATIVOSE PM Y LEGAL
PROGRAMAS
Module 1 - Introduction 45
Paso 2: Análisis de riesgo
Criterios de impacto:
Rango de impactos Descripcion
Podría agregar más del 25% al presupuesto del
PROGRAMAR alto proyecto.
medio Podría añadir más de un 10% de retraso a la finalización.
del proyecto
bajo Podría agregar menos de un 10% de retraso a la finalizació
El proyecto, o retrasa un entregable no crítico.
COSTO alto Could add more than 25% to the project budget
CALIDAD
etermine un nivel de impacto combinado en función de qué restricción es la más
afectada.
Module 1 - Introduction 46
Paso 2: Análisis de riesgo
Dibuja una tabla de riesgos para resumir
Herramienta de gestión maravillosa / informe
Prob.
Low Medium High
Impact
3. Falta de personal calificado,2. Tiempo estimado y 1. Falta de compromiso.
fondos inadecuados para el
organización lenta para contratar La sede puede tener que
High personal adecuado; mayo alcance de este proyecto; asumir más responsabilidad;
resultará en el retraso del proyecto,
retrasar la implementación. puede ser tarde y más sobrecostos.
. presupuesto.
6. No se puede obtener espacio de 5. Esperando mayor alcance 4. No hay suficiente tiempo emple
oficina cambios de clientes; planificación, falta de
para el personal; puede causar comprensión del problema;
Medium puede causar retraso y
Problemas de comunicación, puede tomar más tiempo /
retrasando la ejecución escalada de costos
Cuesta más de lo previsto.
fase.
Low
Module 1 - Introduction 47
Paso 3: Respuesta al riesgo
Desarrollo de estrategias:
• Reducir la probabilidad y / o impacto del riesgo.
• Mitigación de riesgos: reduciendo la probabilidad y / o
impacto
• Actúa de inmediato . Se puede evitar el riesgo (si se elimina)
o la reducción del riesgo (todavía existe, pero la probabilidad
o el impacto se reducen).
• Planes de Contingencia
• Tome medidas solo cuando el riesgo sea inminente o haya
ocurrido.
• O la aceptación (no hacer nada), depende de la tolerancia al
riesgo
Module 1 - Introduction 48
El riesgo como valor monetario
Templando la estimación
• El rango estimado es
– ESTIMATE ESTIMATE + RISK
– Trate de trabajar dentro del rango, dependiendo de lo
importante que sea la precisión.
• Si puede obtener varias estimaciones
– Utilice las desviaciones estándar para darle niveles de
confianza:
• La estimación esperada +/- 1 SD le da un 68% de
confianza
• La estimación esperada +/- 2 SD le da un 95% de
confianza
• La estimación esperada +/- 3 SD le da un 99% de
confianza
Module 1 - Introduction 49
Gestión de proyectos
Módulo 6:
Alcance / Tiempo / Control de Costos
Module 1 - Introduction 50
Control de proyectos - Control de alcance
• Control de cambio de alcance
• Control de cambio formal
• Evaluar impacto costo / tiempo
– Renegociar, establecer expectativas.
– Implementar o diferir a la próxima versión
• Gestión de la configuración
• Mantenga un registro de los cambios que
se realizaron en qué módulos
• Versiones
• Interoperabilidad de los módulos.
Module 1 - Introduction 51
Control de Proyecto - Horario y Costo
Module 1 - Introduction 52
Control de proyectos - Programación de informes utilizando un Gantt
de seguimiento
• Doble Gantt: muestra el progreso del cronograma del
proyecto frente a la línea de base
Module 1 - Introduction 53
Control de proyectos - Control de costos /
informes
• Informe financiero vs línea de base
Module 1 - Introduction 54
Gestión de proyectos
Módulo 7:
Conclusiones
Module 1 - Introduction 55
Recursos disponibles
• Para ayudarte a gestionar tus proyectos
• Entrenamiento y aprendizaje
– Universidades
• Cursos de gestion de proyectos
• Mayor / Máster en Proyecto
• Otros - público
• Instituto de Gestión de Proyectos (PMI)
• Cursos de certificación PMP
• Conferencias PMI
• 250,000 miembros en todo el mundo
• Sus propios expertos en la materia
Module 1 - Introduction 56
Recursos disponibles
• Para ayudarte a gestionar tus proyectos
• Entrenamiento y aprendizaje
– Internet
• PMI.org
• Muchos sitios: búsqueda en Project Management
• NASA
• Instituto de Ingeniería de Software
• Centro de Productividad de Software
• DOD / Pentágono
• Software de gestión de proyectos (WBS, horario, costo, uso de recursos,
resumen de proyectos múltiples, informes de Internet, ...)
– Proyecto de Microsoft
– Primavera
– Código abierto: OpenProj
• John J. Rakos está disponible para enseñar o consultar sobre cualquier
tema presentado en este seminario.
Module 1 - Introduction 57
Detalles finales
Module 1 - Introduction 58