COORDINACIÓN ZONAL No 9 - SALUD

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN - ESTADISTICA

ACUERDO MINISTERIAL 00004934 – CODIGO ÚNICO DE

HISTORIA CLÍNICA
Antecedentes Legales.-

Mediante Acuerdo Ministerial No. 0000138 de 14 de marzo 2008, publicado

en el Registro Oficial No. 316 de 15 de abril del mismo año, aprueban y
publican los formularios básicos actualizados de la historia clínica única de
acuerdo a la numeración nomenclatura establecida.
Con Acuerdo Ministerial No 00000669 de 25 de noviembre 2010, publicado
en el Suplemento del Registro Oficial No. 341 de 15 de diciembre del mismo
año, se expiden las «Normas de Obligatoriedad del Registro y Obtención del
Número de Cédula de los Neonatos atendidos en los Establecimientos de
Salud donde se encuentran las Agencias de Registro Civil (ARCE) Y Uso del
Número de Cédula de Identidad como Identificador de la Historia Clínica»,
Acuerdo que dispone: (…)
«Art. 2.- El número de cédula de identidad será utilizado como identificador
único de la historia clínica, para todas las instituciones que conforman el
Sistema Nacional de Salud, que incluye a establecimientos públicos, privados
y mixtos.
Art.3.- En los establecimientos de las instituciones que conforman el Sistema
Nacional de Salud en la siguiente atención a los pacientes, se deberá
reemplazar el número de la historia clínica por el número de la cédula de
identidad al que se le agregará un prefijo que identifique la institución de la
red de salud,
Art. 4.- Las instituciones y unidades de salud involucradas, tomarán las
medidas necesarias para registrar la transición del número de historia clínica
anterior al número de cédula de identidad como identificador único…»
Es necesario normar los procedimientos para la generación del número de
Historia Clínica Única para el uso en las unidades operativas de salud del
Ministerio de Salud Pública; y

A través de memorando Nro. MSP-SIGIS-2014-0359-M de 01 de Julio de

2014, se remitió el informe técnico pertinente y se solicitó la elaboración
del presente Acuerdo Ministerial.

EN EJERCICIO DE LAS ATRIBUCIONES CONFERIDAS POR LOS ARTICULOS 151

Y 154, NUMERAL 1, DE LA CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR
Y EL ARTÍCULO 17 DEL ESTATUTO DEL RÉGIMEN JURÍDICO Y
ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN EJECUTIVA.

ACUERDA:
Artículo 1.- Disponer a todas las unidades operativas de salud del
Ministerio de Salud Pública, de primer, segundo y tercer nivel , el
uso de un solo código de Historia Clínica Única, que será utilizado
a nivel nacional, de acuerdo a los siguientes parámetros:

1.1.- Para aquellos/as usuarios/a que hayan obtenido y cuenten

con su cédula de identidad y de ciudadanía.- este número será
utilizado como identificador o número único de su Historia Clínica
Única.

1.2.- Para aquellos/as usuarios/as de nacionalidad ecuatoriana o

extranjera que no hayan obtenido su cédula de identidad y
ciudadanía en el Ecuador, se generará como identificador o
número de su Historia Clínica Única, un código temporal
compuesto de diez y siete (17) caracteres que será desarrollado
de la siguiente manera:
a) SIGLAS DE NOMBRE Y APELLIDO
Consiste en seis caracteres en letra mayúscula sin tildes de los nombres y
apellidos del/a Usuario/a:
• Primero y segundo caracteres: Dos primeras letras del primer nombre.
• Tercer caracter: Primera letra del segundo nombre, si no tuviera segundo
nombre se ingresará el número 0.
• Cuarto y quinto caracter: Dos primeras letras del primer apellido.
• Sexto carácter: primera letra del segundo apellido; si no tuviera segundo
apellido se ingresará el número 0.
• En el caso de los recién nacidos que no puedan ser inscritos
inmediatamente debido a que los establecimientos de salud no cuenten
con ARCES para la asignación del código de historia clínica se procederá de
la siguiente manera:
El primer y segundo caracteres, corresponderán a las dos primeras letras del
primer nombre de la madre, el tercer caracter será un número según el orden
de nacimiento del total de hijos/as nacidos vivos/as de la madre; cuarto y quinto
caracteres corresponderán a las dos primeras letras del primer apellido de la
madres; y el sexto carácter corresponderá a la primera letra del segundo apellido
de la madre, si no tuviera segundo apellido se ingresará el número 0.
b) CODIGO DE PROVINCIA:
Compuesto por dos caracteres destinados para el código de lugar de
nacimiento.
En el caso que el/a Usuario/a es de nacionalidad extranjera, se deberá
registrar el número 99.

c) AÑO DE NACIMIENTO:
Compuesto de cuatro caracteres para el año de nacimiento del usuario.

d) MES DE NACIMIENTO:
Consta de dos caracteres para establecer el mes de nacimiento del/a
usuario/a.

e) DIA DE NACIMIENTO:
Compuesto de dos caracteres para señalar el día de nacimiento del/a
usuario/a.
f) DIGITO DE CONTROL:
Estará conformado por un caracter con el fin de validar la autenticidad de la
Historia Clínica, de la siguiente manera:
• Se colocará el caracter que representa a la década de nacimiento.

EJEMPLOS:

 Usuario: Andrea Carolina Cevallos Alcivar, nacida en la provincia de

Cotopaxi, el 8 de febrero 1987.
Código Único HCL: ANCCEA05198702088

 Usuario: Mario García, nacido en Colombia, el 10 de marzo 1965.

Código Único HCL: MA0GA099196503106
Artículo 2.- Las historias clínicas de los archivos activos de las unidades
operativas de salud del Ministerio de Salud Pública, que ya tienen un código
asignado, se actualizarán conforme las disposiciones del presente
Reglamento. Para efectos de esta disposición se entenderá como historias
clínicas de archivo activo a aquellas que se hubieren generado o modificado
en los últimos cinco años.
En esta actualización, se reemplazará, el código anteriormente asignado, por
el número de cédula de identidad o de identidad y ciudadanía del/a
usuario/a. De no disponer de dicho número se procederá según los
lineamientos dispuestos. En ambos casos se realizará el procedimiento
pertinente en la primera ocasión que el usuario acuda para atención en
consulta.
Así también, las unidades operativas a través de las unidades de Estadística y
Secretaría deberán realizar una hoja de ruta a fin de actualizar el número de
historia clínica por el número de cédula, para los casos de los/las usuarios/as
que no hayan asistido a la unidad operativa, en el plazo máximo establecido
en las Disposiciones Transitorias del presente acuerdo, conforme a la
situación prevista en las mismas
 CÓDIGOS HISTORIA CLINICA ÚNICA.
Situación Actual Situación Propuesta
Artículo 3.- El archivo manual de las historias clínicas se seguirá realizando
alfabéticamente, por orden del primer apellido del/a usuario/a, según
establece el Manual de Conservación de Historia Clínica y su aplicación.
DISPOSICIÓN GENERAL.-
La implementación de lo dispuesto en el presente Acuerdo será
inmediata para las historias clínicas que se encuentren de forma física
en las Unidades Operativas del Ministerio de Salud Pública.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS.-

PRIMERA.- En el plazo de hasta seis meses, contados a partir de la

suscripción del presente Acuerdo Ministerial, las unidades operativas de
salud del Ministerio de Salud Pública que cuenten con software para el
registro de número de historia clínica efectuarán los cambios necesarios en
el software, que permitan la aplicación de las disposiciones del presente
Acuerdo Ministerial.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS.-

SEGUNDA.- En el plazo de hasta doce meses, contados a partir de la

suscripción del presente Acuerdo Ministerial, las unidades operativas de
salud del Ministerio de Salud Pública, que no cuenten con un software para
el registro de números de historia clínica, actualizarán manualmente el
número de las historias clínicas.
Gracias