REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR

INSTITUTO PEDAGÓGICO DE CARACAS
EDUCACIÓN COMERCIAL
TECNOLOGÍA Y PRÁCTICA SECRETARIAL I
 PROCESO ADMINISTRATIVO

¨El futuro no se descubre, pero si se diseña´´

 PROCESO ADMINISTRATIVO

DEFINICIONES

Conjunto de fases o
etapas sucesivas a través Proceso que plantea un
de las cuales se efectúa cierto orden de sucesión
la administración, que se de eventos o ideas que
interrelacionan y forman llevan a la consecución
un proceso integral. de un fin.
 PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACION

CONTROL

COORDINACION
ORGANIZACION

EJECUCION
 PROCESO ADMINISTRATIVO

FASES ETAPAS

¿Que se quiere hacer?

PLANEACIÓN ¿Qué se va a hacer?
MECÁNICA
o
ESTRUCTURAL
PROCESO ¿Cómo se va
ADMINISTATIVO ORGANIZACIÓN a hacer?

DINÁMICA DIRECCIÓN Procura que se haga

u
OPERATIVA

CONTROL ¿Cómo se ha realizado?

 PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACION PROPOSITO
OBJETIVOS
ESTRATEGIAS
POLITICAS
ROGRAMAS
PRESUESTOS
PROCEDIMIENTO

FASE MECANICA
O
ESTRUCTURAL

JERARQUIZACION
DEPARTAMENTA-
LIZACION
DIVISION DEL
ORGANIZACIÓN TRABAJO DESCRIPCION DE
FUNCIONES
 PROCESO ADMINISTRATIVO
 TOMA DE
DESICIONES
 INTEGRACION
DIRECCION
 MOTIVACION

O  COMUNICACIÓN

 JEFATURA

EJECUCION

FASE DINAMICA
U
OPERATIVA
 ESTABLECIMIENTO DE
ESTANDARES
 MEDICION (INDICADORES)

 COMPARACION O
CORRECCION
CONTROL RETROALIMENTACION

SUPERVISION
EVALUACION
 PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeación
● Es el proceso de definir metas y objetivos con sus
respectivas estrategias de acción para desarrollar
las actividades que permitan alcanzarlos.

SI NO SE PLANEA
NO HAY RUMBO FIJO DE LA ORGANIZACIÓN.
 PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeación
- ¿Qué se va a planear?
Aquí se realizan los planes para dar a la
empresa objetivos y conocimientos con el fin
de alcanzarlos.
- Da respuesta a:
 ¿Qué hacer?
 ¿Cuándo hacerlo?
 ¿Dónde hacerlo?
 ¿Cómo hacerlo?
 PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeación
- Son algunas actividades de planeación:
• El análisis de las situaciones actuales.
• La anticipación al futuro.
• La determinación de objetivos.
• La elección de estrategias corporativas
• La determinación de los recursos necesarios para
lograr las metas de la organización.
 Organización
● Implica el diseño de la estructura más
adecuada para llevar a cabo los planes.
● Esta función determina:
 Las actividades a realizar
 Cómo se agruparán
 Quién las desempeñará.
 Señala claramente los puestos y las jerarquías
dentro de la organización
 Organización
● Una empresa no logrará sus objetivos si sus
recursos no se manejan con base en una
organización eficiente.
● Son algunas actividades de organización:
– Establecer la estructura de la organización.
– Especificar las funciones y responsabilidades del
puesto.
– Agrupar tareas en unidades de trabajo.
– Distribuir recursos y crear condiciones.
 Elementos de la organización
● Organigrama
● Manuales
● Normas
● Guías de Manejo
● Protocolos
● Comités
 DIRECCIÓN
 Los administradores tiene que dirigir y coordinar
eficazmente a los colaboradores de la empresa,
para lograr el éxito de la organización.

 La dirección comprende el contacto cotidiano y

cercano con la gente para orientarla e inspirarla
hacia el logro de las metas del equipo y la
organización.
 Control
 El control es el seguimiento de las actividades
para asegurarse de que se están realizando de
acuerdo con lo planeado y en su caso, corregir
las desviaciones encontradas.

 El control asegura el cumplimiento de las

metas.
CARACTERISTICAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
1. SECUENCIALIDAD Y ORDEN LOGICO

ORGANIZACION DIRECCION CONTROL

PLANEACION

Debe existir un orden de las etapas.

 2. INTEGRALIDAD

El proceso administrativo es integral en todas y cada una de sus etapas.

 3. SISTEMATICO

PLANEACION ORGANIZACION

DIRECCION CONTROL

Cada etapa del proceso es cíclica con retroalimentación.

 PLANEACION

CONTROL ORGANIZACION

DIRECCION

La etapa de control retroalimenta la secuencia.

5. SIMULTANEIDAD

EN EL MISMO MOMENTO, EN DISTINTAS AREAS DE

LA EMPRESA SE DESARROLLAN ACTIVIDADES
RELACIONADAS A LAS DIFERENTES ETAPAS DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO
PRINCIPIOS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO

1. FLEXIBILIDAD

Capacidad de adaptarse al
cambio y a situaciones
imprevistas
CORRESPONDENCIA

Actividad

Por la

Cual Dos o más

Personas

Información Ideas Intercambian

e
 la
CORRESPONDENCIA

se
de
Clasifica

Acuerdo

a su

Tramitación Destino Forma

Contenido Puntuación Extensión

 La correspondencia
según su forma:
Son todas aquellas comunicaciones escritas, las cuales se diferencian
entre sí por su forma de presentarse. Entre ellas tenemos:
Cartas

Memorándum

Oficio
Telegramas
Son cortos o
breves
Empresa

Instituciones
públicas
 La correspondencia
según su destino:
Pública Privada

Su finalidad es transmitir
todo tipo de información
a la colectividad general.
Un ejemplo de ellos son:
instituciones y empresas. Tal
Los volantes, revistas,
carteles, entre otros.
Su finalidad es transmitir
información confidencial.
Además puede darse entre
amigos y familiares,
es el caso de las cartas a
familiares y comerciales,
entre otros.
 La correspondencia
según su tramitación:
Se refiere a los medios por el cual se vale cualquier persona
para trasmitir la información.

Entrega personal a mano. Mensajero

Postales.

Correo

Internet
 La correspondencia
según su contenido:
Se divide en.

1era. clase 2da. clase

Hace referencia a las cartas, Son aquellas

postales, tarjetas, periódicos, correspondencias que van
entre otros. acompañadas con bultos,
muestras y paquetes.
 La correspondencia
según su puntuación:
Abierta Cerrada Mixta

No lleva signos de Lleva signos de Se combinan las

puntuación en la puntuación en la dos formas de
fecha, dirección, fecha, dirección, puntuación
saludo, despedida, antefirma y firma. Se anteriores, es la
antefirma y firma, a utiliza el punto, la más usual. Se
excepción de las coma y los dos caracteriza por
abreviaturas. puntos. llevar los dos puntos
al final de la
despedida..
 La correspondencia
según su extensión:
Corta

Tiene un límite
hasta cien (100) Mediana
palabras.

Tiene un límite Larga

desde cien (100)
hasta doscientas
(200) palabras.
Posee más de
doscientas (200)
palabras.
 Requisitos Que Debe Tener
Una Correspondencia

Pulcritud y Orden Exactitud

Para

Evitar Interpretaciones
Evitar Tachaduras o Erradas
Borradores

Uso Correcto Precisión Y Claridad

Cortesía
Del Idioma

Se Debe

Una carta llena de Las cifras, fechas

Utilizar un lenguaje errores produce y nombres deben
cortés amable ser exactos
confusión
 ¿QUÉ SON LOS
DOCUMENTOS MERCANTILES

 Son todas aquellas constancias,

que sirven para aprobar la
realización de una operación
mercantil.
 CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

 Documentos Negociables ● Sustituyen al dinero y son

susceptibles de negociación.
 Letra de Cambio

 Cheque

 Pagaré
 Documentos No Negociables Documentos que son la base para los
registros en los libros de contabilidad y
Recibo a la vez probar desde el punto de vista
● Factura legal la realización de una operación
● Entre otros mercantil.
 DOCUMENTOS NEGOCIABLES

 Letra de Cambio

 Cheque

 Pagaré
 LETRA DE CAMBIO

Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a

favor de un tercero una determinada cantidad de dinero.

Sus características son:

1.- Es una orden de pago.
2.- En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y
beneficiario)
3.- Debe llevar la firma del suscriptor.
4.- Cantidad en número.
 PAGARÉ:

Es un documento mediante el cual la persona que firma es

denominada suscriptor, y esta obligado a pagar
incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha
determinada.
Sus características son:
1.-Es una promesa de pago.
2.- Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario)
3.- Debe de llevar la firma del suscriptor.
 EJEMPLO DE PAGARÉ

Vencimiento 20 Julio 2015

Capital BS 50.900.00
Intereses BS 10,000.00
Total BS 60,900.00 Por este PAGARÉ,

yo María yaritza López Torres prometo incondicionalmente

pagar a la orden de el Sr. Mario Pérez Marín, la cantidad de BS
50,000.00 el día 20 de Julio de 2015. La suma que ampara
este título causará interes a razón de 10% y a razón de 25 %
anual en caso de mora. En la ciudad de Caracas a los 20 de
Enero de 2015
María Yaritza López
(Nombre y firma del Suscriptor)
 CHEQUE

Documento escrito a través del cual se ordena a un instituto de crédito

donde se tenga una cierta cantidad de dinero a realizar el pago a una
persona determinada

Sus características son:

● 1.- Es una orden de pago.
● 2.- Posee un número que lo identifica.
● 3.- Cantidad en número y letras.
● 4.- Tiene un beneficiario
 RECIBO

Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la

cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u
otra cosa.

Sus características son:

1.- Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo.
2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se
entrega.
4.- Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.
5.- Cantidad en números.
6.- Firma de quien emite el recibo.
 FACTURA:

Es la nota que el vendedor entrega al comprador , en el que se

detallan las mercancías compradas.

Sus características son:

1.- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor.
2.- Lugar , día, mes y año en el que se realiza la operación.
3.- Condiciones de pago.
4.- Mencionar los descuentos si los hay
5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades , descripción y
precios de las mercancías.
6.- Firma del comprador.
EL CICLO DE VIDA DE UN
DOCUMENTO

Se refiere a la vida útil del mismo:

desde su creación hasta su
disposición o destrucción.
Consta de las siguientes fases:
● Creación o recibo: Se refiere al documento
mecanografiado, a la preparación de un
borrador a mano, al dictarlo a una persona o
equipo o al llenar un formulario.
● Distribución: Consiste en hacerlos llegar a las
personas que necesitan la información. La
misma puede ser interna o externa.
● Conservación o archivo : Se refiere a las copias
en papel, en el disco duro de la computadora o
en discos flexibles, de los documentos que
algunas empresas prefieren conservar.
●Protección: Cualquier documento de valor debe
conservarse adecuadamente, de modo que se
pueda localizar con facilidad al necesitarlo.
Cada institución establece las medidas de
seguridad de sus documentos durante su vida útil.
Además de seguir los lineamientos que
estableces las autoridades nacionales para la
conservación de los documentos
● Localización y uso:
¿Por qué se conservan los documentos?
Por una razón sencilla: Su uso. No se justifica
perder tiempo y dinero archivando documentos
a los que nadie se referirá.
Se requiere conocer la institución y el buen
juicio para determinar qué documentos serán
usados posteriormente como referencia o como
base para la toma de decisiones.
● Transferencia: Esto es cuando los
documentos activos se convierten en inactivos,
deberán transferirse a los archivos semi-activos
o inactivos.
 De este modo no se recargan los archivos
activos. (se hace periódicamente, de acuerdo a
un plan establecido).
● Disposición o destrucción: Esta es la última
fase de un documento cuando ya no tiene
ningún valor para la empresa.
El proceso de gestión de archivos de oficina
garantizará la atención oportuna en la recepción
de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribución, asegurando la
confidencialidad de la información.
Diagrama de Flujo
La presentación gráfica de
sistemas es una forma
ampliamente utilizada
como herramienta de
análisis, ya que permite
identificar aspectos
relevantes de una manera
rápida y simple.
El diagrama de flujo
representa la forma más
tradicional para
especificar los detalles
algorítmicos de un proceso
 Definición
● Un diagrama de flujo es una representación gráfica de
los pasos que seguimos para realizar un proceso;
partiendo de una entrada, y después de realizar una
serie de acciones, llegamos a una salida.

● Cada paso se apoya en el anterior y sirve de sustento

al siguiente
 Símbolos
No es indispensable usar un tipo especial de símbolos para crear un diagrama
de flujo, pero existen algunos ampliamente utilizados.

Comienzo o final de proceso: en su interior situamos

materiales, información o acciones para comenzar el
proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo.

Conexión con otros procesos: Nombramos un proceso

independiente que en algún momento aparece
relacionado con el proceso principal.
Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el
proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una
salida

Información de apoyo: Situamos en su interior la

información necesaria para alimentar una
actividad ( datos para realizarla )

Decisión/ Bifurcación: Indicamos puntos en que se

toman decisiones: sí o no, abierto o cerrado...

Conexiones de pasos o flechas: Muestran dirección y

sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos.
Documento: Se utiliza este símbolo para hacer referencia a la
generación o consulta de un documento específico en un
punto del proceso.

Envío de datos: Envía datos a la impresora

Muestra de datos: muestra datos en el Display

 Metodología
Para realizar el diagrama de flujo, debemos seguir
una serie de pasos:

a- Determinar el marco y los límites del proceso

b- Determinar los pasos del proceso
Realizaremos una lista con las actividades principales, entradas,
salidas y decisiones.

c- Dibujar el diagrama de flujo

d- Comprobar el diagrama de flujo
e- Plantilla
La vida es aprendizaje, cuando
dejes de aprender, mueres.
Tom Clancy