EL ESTADO Y LA GESTION PUBLICA

Mg. Ivn Jimmy Vargas Cancho

Consultor/Asesor en temas de Gestin
 Gestin Publica

La gestin publica es el conjunto articulado de

procesos de planeacin, ejecucin, control y
evaluacin para atender las necesidades sociales
y resolver los problemas de inters general de las
comunidades.
Cuando es realizada por entidades del Estado se
llama gestin publica estatal. Si la ejecuta otro
actor Privado- se habla de gestin publica no
estatal.
La gestin publica estatal tiene unas etapas y
cada una de ellas un propsito.
 Principio Definicin
Equidad Es el equilibrio en las cargas y los beneficios que reciben los ciudadanos, segn sus condiciones y
circunstancias
Moralidad o licitud La gestin se ajusta a la normatividad existente.
Eficacia Es la capacidad de lograr los objetivos planteados.
Economa La gestin debe hacerse en el tiempo ms corto y con los costos ms bajos.
Celeridad La gestin se realiza con la mayor prontitud posible.
Imparcialidad Las decisiones o declaraciones de la administracin son veraces, exactas y justas
Publicidad Las actuaciones de la administracin, salvo las que tengan carcter reservado, son de carcter
pblico y la ciudadana puede conocerlas.
Eficiencia Hay ptima utilizacin de los recursos financieros, humanos y tcnicos y se da buen
aprovechamiento de las condiciones dadas.
pertinencia Hay adecuacin de la gestin a las necesidades sociales apremiantes.
Transparencia La gestin y sus etapas son visibles para la comunidad.
Oportunidad Conveniencia de tiempo.
Coordinacin La vinculacin de las instancias involucradas en el proceso es adecuada.
Consistencia No hay contradicciones en las acciones de la gestin, y ellas son consistentes con las proyecciones
de ingresos y de financiacin.
Sostenibilidad financiera, Existen los recursos para lograr los objetivos planteados y las acciones garantizan a las actuales y
tcnica, social, futuras generaciones una adecuada oferta ambiental.
ambiental
Viabilidad Las estrategias, programas y proyectos son factibles, segn los recursos, las metas y el tiempo para
alcanzarlos y la capacidad de administracin y ejecucin.
Buena fe En todas las actuaciones se siguen conductas honestas y leales.
Participacin Las actuaciones permiten y promueven la intervencin de la ciudadana.
Responsabilidad Los servidores pblicos son enjuiciables y condenables por sus acciones.
 HACIENDA PUBLICA

Estn constituidas por los recursos

econmicos, bienes de propiedad de la
Nacin recaudados y administrados por el
Estado para ser devueltos a la poblacin
bajo la forma de servicios pblicos y
satisfaccin de necesidades generales.

(Comprende el tesoro nacional y los bienes fiscales)

 POLITICA FISCAL

Conjunto de normas y procedimientos que

establece un gobierno para administrar los
bienes que constituyen el patrimonio
estatal y los ingresos que percibe, para
lograr el bienestar colectivo, la estabilidad
y el desarrollo econmico.
 Principios de la planeacin
Autonoma para ejercer funciones
Ordenacin de competencias bajo los criterios de:
-Concurrencia ( respeto mutuo en acciones conjuntas).
-Complementariedad (colaboracin entre autoridades) y
- subsidiariedad (el nivel ms amplio apoya a las de menor
capacidad tcnica)
Coordinacin para que las actividades tengan armona y coherencia
Consistencia financiera de los planes de gasto con las proyecciones de ingresos
prioridad del gasto pblico social sobre cualquier otra asignacin para
Asegurar la consolidacin progresiva del bienestar general y el mejoramiento de la
Calidad de vida de la poblacin
continuidad para asegurar su ejecucin
Participacin ciudadana en el proceso de discusin de los planes de desarrollo
Sustentabilidad ambiental para posibilitar un desarrollo socio econmico en armona con el
medio natural
Desarrollo armnico y equitativo de las regiones
Proceso de planeacin como una actividad continua de la formulacin, aprobacin,
ejecucin, seguimiento y evaluacin de los planes
Eficiencia como relacin positiva entre los costos y beneficios del desarrollo
Viabilidad por la factibilidad de estrategias, programas y proyectos
Coherencia en la relacin entre programas, proyectos, estrategias y objetivos
Conformacin de los planes de desarrollo por una parte general de carcter estratgico y por un
plan de inversiones de carcter operativo sustentado en los bancos de programas y de proyectos.
 El Estado organiza su actividad con criterio territorial, a
travs de planes, programas y proyectos surgidos del
gobierno nacional, departamental y municipal.

Los candidatos a los cargos de mandatarios inscriben un

programa de gobierno. Al ser elegidos por la figura de voto
programtico, los ciudadanos les imponen la obligacin de
cumplir ese programa.
Una vez en el gobierno lo primero que deben hacer es
convertir su programa electoral en un Pan de Desarrollo y
para ello cuenta con el Consejo de Gobierno, Consejo
territorial del planeacin, se evalan las propuestas del plan,
se sealan prioridades, etc.

Definido el plan lo pasa al congreso, asamblea o concejo,

quienes estudian su conveniencia material, tcnica,
presupuestal y poltica
Los planes de desarrollo son el instrumento con que los
gobiernos orientan y racionalizan su accin y sirve de
referente para evaluar su desempeo.
DOCUMENTOS DE GESTIN
Ley Orgnica / Estatuto

Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF)

Cuadro para asignacin de personal (CAP)

Manual de Organizacin y Funciones (MOF)

Plan Operativo Institucional (POI)

Manuales de Polticas

Presupuesto analtico de Personal

Manual de Procedimientos (MAPRO)

Texto nico de Procedimientos Administrativos TUPA

Gua de Servicios al ciudadano

 Procesos Misin Instrumentos
Administrativos Visin de Gestin
OBJETIVOS PDE
Planeamiento
POI
ACTIVIDADES
FUNCIONES
ROF

ESTRUCTURA

Organizacin
CARGOS CAP

FUNCIONES MOF
PROCESOS
MAPRO

RECURSOS PIA

Direccin GESTION Modelos de Gestin

Control EVALUACION DE LA GESTION Plan Control

 Instrumentos de Gestin

ROF: reglamento de Organizacin y

Funciones
CAP
ROF CAP: Cuadro de Asignacin de Personal
TUPA
TUPA: Texto nico de Procedimientos
Administrativos

MOF MAPRO: Manual de Procedimientos

MAPRO (Administrativos, Operativos)

MOF: Manual de Organizacin de

Son suficientes?
Funciones
 Enfocado en el
SERVICIO al
Ciudadano, en lugar de
Con objetivos,
S mismo
metas claras y
Pocos niveles
jerrquicos
Funciona bajo
presuncin de ROL DEL
Confianza limitada y ESTADO
No desconfianza
total MODERNO Inversin de
calidad
en actividades
Delega Autoridad Descentralizado
y AUTONOMA
prioritarias
Con
en la toma de responsabilidades
decisiones Claras y recursos
en cada nivel
Sistemas Administrativos para generacin de Valor
Pblico

SISTEMAS INSTITUCIONES
CIUDADANO
ADMINISTRATIVOS PBLICAS

Reglas para ... Que

certificar garanticen la
conductas... calidad del
servicio

Dan estabilidad a las formas de hacer las cosas en el tiempo

Dan uniformidad a las acciones del estado
Son medios para la gerencia pblica no fines
Permiten gerenciar y controlar una organizacin inmensa
Si funcionan: Predictibilidad y Transparencia
Si NO funcionan: Costos de Transaccin e ineficiencia
Son en ltima instancia los Promotores de Valor Pblico
Ley N 29158-2007
 GENERACIN DE VALOR PBLICO

DEMANDAS GESTION PUBLICA SOCIEDAD

Polticas
Sociales
Econmicas Planificacin de
Ambientales Inversiones y Administracin SOLUCIONES:
Financiera.
PROBLEMAS Ofertas:
Adquisiciones, Polticas
Contrataciones y Patrimonio Sociales
Econmicas
Sociedad Control , rendicin de Ambientales
cuentas y sanciones.
PROCESO MIXTO
Gestin del Personal y del (N. Shack)

Proceso Poltico talento

PROCESO TECNICO
Todas las instituciones del Estado deben contar con su respectivo ROF

La propuesta del ROF de una entidad debe ser el resultado de un

estudio que comprenda:

Disposiciones legales administrativas de creacin

La factibilidad de implementar la organizacin propuesta
Los principales servicios que corresponda a la organizacin
El sustento tcnico de la estructura y funciones

El ROF debe ser empleado como un instrumento de Gestin:

Para establecer los tipos de rganos

Para establecer campos funcionales
Precisar atribuciones funcionales
Precisar responsabilidades funcionales
precisar las interrelaciones funcionales
Determinar el rgimen laboral
determinar el rgimen econmico financiero
Servir como un instrumento para el proceso de direccin y control
El ROF debe tener la siguiente estructura:

Introduccin
ndice
Generalidades
Ttulo primero: De la naturaleza, finalidad, objetivos y funciones
generales
Ttulo segundo: De la estructura, funciones y atribuciones
Ttulo tercero: de las relaciones interinstitucionales
Ttulo cuarto: De rgimen laboral
Ttulo quinto: de las disposiciones complementarias
Ttulo sexto: de las disposiciones transitorias y finales
Organigrama general
Glosario de trminos

Regido en la Base Legal: D.S. N 043-2006-PCM

 CARACTERISTICAS DEL ROF

Debe estar organizado en una forma

sistemtica

Debe contener informacin pertinente,

concreta y clara

Debe ser redactado en trmino de fcil lectura

y comprensin

Debe ser presentado e impreso para permitir

su fcil manejo

Su contenido se presentar en ttulos,

captulos y artculos
ETAPAS DEL DESARROLLO DEL ROF
FORMULACION
Se constituir una comisin
La oficina o rea de racionalizacin acta como secretara tcnica
Cada rgano propone las Funciones Generales y Atribuciones
Su formulacin debe ser compatible con las Normas Legales que le sustentan
En lo posible se debe hacer corte de pgina en los respectivos captulos y ttulos
El proyecto a nivel de documento y trabajo debe ser opinado, por los
responsables de las diversas reas
El proyecto final debe ser concordado en relacin con las otras reas

APROBACIN
El proyecto debe ser elevado a la autoridad competente con el respectivo
proyecto norma de aprobacin
Debe adjuntarse una exposicin de motivos

DIFUSIN
Imprimir el nmero necesario para su distribucin a nivel de las unidades
orgnicas de la entidad, archivo, centro de documentacin, biblioteca y para los
organismos de nivel superior
Los ejemplares deben ser codificados y numerados
Su distribucin debe comprender necesariamente a los responsables de todas las
unidades orgnicas de la entidad

ACTUALIZACIN
La oficina de racionalizacin o la que haga sus veces ser responsable de la
actualizacin del ROF
Cuando se modifique la naturaleza, mbito u objetivo y fines de la entidad
La propuesta de los rganos
Cuando se emite una norma que modifique el mbito funcional
Cuando sea necesario modificar la estructura orgnica
 METODOLOGIA PARA LA
ELABORACION DEL ROF

Fijacin de la naturaleza, finalidad y alcance

Determinacin de las funciones

Agrupacin de las funciones

Por sistemas
Por proceso administrativo
Por funciones u rganos

Determinacin de la estructura orgnica

 METODOLOGIA PARA DETERMINAR LA
ESTRUCTURA ORGNICA
Debe previamente definirse la poltica
institucional sobre los niveles jerrquicos y
sobre los tipos de Departamentalizacin

El diseo de la estructura orgnica debe

efectuarse sobre la base de los siguientes
criterios:

Objetividad
Simplicidad
Funcionalidad
Flexibilidad
Economa de recursos
Separacin de funciones y atribuciones
 TIPOS DE ORGANOS INSTITUCIONALES

rganos de
rganos rganos rganos Tcnicos rganos
rganos control
de de de Normativos Desconcentra
consultivos institucional
Alta apoyo lnea
de Ejecucin dos
Direccin

Estos rganos podrn desagregarse en otras unidades

orgnicas de menor nivel de acuerdo a la especializacin,
carga de trabajo, complejidad, servicios y productos a producir.
 CRITERIOS PARA EL PROCESO DE
DEPARTAMENTALIZACIN
Por funciones
o propsitos

Mixtas Por procesos o

tcnicas

Por turnos Por productos

Por territorio Por clientes

Principales trminos utilizados en la
formulacin del ROF
ACTO ADMINISTRATIVO

ATRIBUCIN O FACULTAD

DEPARTAMENTALIZACIN

DIAGNOSTICO SITUACIONAL

ESTRUCTURA FUNCIONAL

ESTRUCTURA ORGNICA

FUNCIN

FUNCIONES DIRECTIVAS

JERARQUIZACIN

UNIDADES ORGNICAS
NIVELES ORGANIZACIONALES
NIVELES DE APROBACION DEL ROF
El Manual de Organizacin y Funciones, es un
documento normativo que describe las funciones
especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo
desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y
funciones generales establecidas en el Reglamento
de Organizacin y Funciones, as como en base a
los requerimientos de cargos considerados en el
Cuadro para Asignacin de Personal
 Naturaleza del MOF
Es un documento normativo que describe las funciones especficas a nivel
de cargo o puesto de trabajo a partir de la estructura orgnica y funciones
generales establecidas para cada dependencia orgnica en el respectivo
reglamento y funciones de la entidad as como a los requerimientos y
nomenclatura de los cargos considerados en el Cuadro para Asignacin de
Personal (CAP)

Caractersticas del MOF

El MOF no ser utilizado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las
contenidas en el ROF

No se utilizar el MOF para crear cargos al margen de

los establecidos en el CAP

El MOF se elaborar independientemente en cada

unidad orgnica establecido en el segundo nivel
organizacional
 FINES Y USO del MOF
Determina las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y requisitos mnimos de los
cargos dentro de una estructura orgnica de cada dependencia

Proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos sobre sus funciones y ubicacin
dentro de la estructura general de la organizacin, as como sobre las interrelaciones formales que
corresponda

Ayuda a institucionalizar la simplificacin administrativa proporcionando informacin sobre las

funciones que le corresponde desempear al personal al ocupar los cargos que constituyen los
puntos de trmite en el flujo de los procedimientos

Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y orientacin del personal

en servicio, permitindoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que
han sido asignados as como aplicar programas de capacitacin

El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las contenidas en el
ROF. Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP

El MOF se elaborar independientemente en cada unidad orgnica de segundo nivel

organizacional, llmese Direccin Nacional, Direccin General, Direccin Tcnica, Oficina u rgano
de Nivel equivalente
 Estructura del MOF

Lneas de autoridad,
Funciones
Estructura del MOF responsabilidad y
generales
coordinacin

Introduccin Polticas Organizacin

Funciones de las
Finalidad alcance Objetivos unidades Organigrama
estructurales

Cuadro orgnico de Funciones

Aprobacin y
Base legal asignacin de especficas a nivel
actualizacin
cargos de los cargos
 CONTENIDO ESQUEMTICO DEL MOF
PRESENTACIN (INTRODUCCIN)

NDICE (CONTENIDO)

ASPECTOS GENERALES
Objeto del manual Finalidad Alcance Base Legal Aprobacin (ACTUALIZACIN)

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL RGANO

CUADRO ORGNICO DE CARGOS

NDICE DE CARGOS

DESCRIPCIN DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS

MODELO DE HOJA DE DESCRIPCION DE FUNCIONES
Denominacin de la unidad orgnica a la cual pertenece el cargo

Denominacin del cargo

Funciones generales)

Funciones especficas

Lneas de autoridad y responsabilidad

Dependencia directa

Cargos que supervisan

Requisitos mnimos (especificaciones)

Formacin Experiencia Alternativa
 ETAPAS PARA LA FORMULACIN DEL MOF

FORMULACIN
Planeamientos Recopilacin de la informacin Estudio de anlisis Redaccin del proyectos

APROBACIN

IMPRESIN - REPRODUCCIN

DIFUSIN

ACTUALIZACIN
Es un documento de gestin que describe todos los
procedimientos administrativos de la entidad, con la
descripcin, entre otros aspectos cada paso
secuencial, rea donde se realiza, cargo que acta
en cada paso, forma en que se realizan y los
tiempos de ejecucin, los que se representan
grficamente en el Diagrama de Bloques y/o
Flujogramas.
CARACTERISTICAS DEL MAPRO

Es un documento descriptivo y de
sistematizacin normativa, que tiene un
carcter instructivo e informativo

Contiene en forma detallada las

acciones que se rigen en la ejecucin de
los procesos y generados para el
cumplimiento de las funciones

La descripcin de los procedimientos deber

guardar coherencia en los respectivos
dispositivos legales y/o administrativos que
regulan el funcionamiento de la entidad
 INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
Se denomina as al listado de todos los procedimientos: Adjetivos y Sustantivos

Su finalidad es contar con la caracterstica detallada del Procedimiento para fines de anlisis,
mejora y simplificacin

Datos del Procedimiento que se consideran en los Estudios de Simplificacin:

Al rea o reas en las que se desarrolla

Pasos o fases en los que se desarrolla el Procedimiento
Cargos que participan en el Procesamiento de cada paso o fase
Tiempo que le ocupa a cada cargo en cada paso o fase
Materiales que se insumen en el desarrollo del Procedimiento
Equipos y enseres que se utilizan en el desarrollo del Procesamiento
Acciones, decisiones, controles, demoras que forman parte del
Procesamiento
Costo que genera a la entidad el Procedimiento
Frecuencia de demanda del Procedimiento
Normas Legales que sustentan el Procedimiento

El inventario de Procedimientos se formaliza en un formato especfico en el que se anota sus

caractersticas referidas a la identificacin del mismo
 TIPOS DE PROCEDIMIENTOS

Son aquellos que estn referidos al

PROCEDIMIENTOS funcionamiento administrativo de la
ADJETIVOS institucin, se ubican bsicamente en las
reas de apoyo, asesora y direccin

Son aquellos que estn referidos a la

produccin de bienes o servicios de la
PROCEDIMIENTOS
entidad constituyen los denominados
SUSTANTIVOS procedimientos administrativos que
forman parte del TUPA
 ETAPAS DE LA FORMULACIN DEL
MAPRO

Planeamiento del mbito de estudio

Inventario de procedimientos

Simplificacin de pasos, recorridos, requisitos,

formatos, mtodos de ejecucin, tiempos, etc.

Diseo del nuevo procedimiento simplificado

Validacin del Procedimiento Simplificado

CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCIN

NDICE

DATOS GENERALES
Objetivo Alcance Aprobacin y actualizacin

DATOS DEL PROCEDIMIENTO

Nombre del Finalidad Base Etapas del
Requisitos procedimiento Instrucciones
Procedimiento Legal
Glosario de
Duracin Diagramacin Formularios trmino
SIMBOLOGA UTILIZADA EN FLUJOGRAMAS

INICIO / FIN DEL

CONECTOR PRISMA
PROCEDIMIENTO 1
PAGINA (NMERO)

OPERACIN CONECTOR DE
A
OTRA PAGINA

ALTERNATIVA / FORMULARIO
DECISIN

ARCHIVO TEMPORAL
PROCESO

ARCHIVO DEFINITIVO