TEMA 3

LA CADENA DOCUMENTAL

0.3 INTRODUCCIN
Introduce en los procesos documentales, que
se llevan a cabo en archivos, bibliotecas y centros
de documentacin. Estos procesos se conocen
como cadena documental.
Se analiza cada una de las fases y subfases y
se aplican a los tres tipos principales de servicios
de informacin, comentando las particularidades
de cada uno. Finalmente se sitan los lenguajes
documentales, que son el cuerpo central de la
cadena.

0.3 INTRODUCCIN
Conceptos:
Seleccin
Adquisicin
Recepcin
Anlisis documental
Anlisis formal
Anlisis de contenido
Procesamiento tcnico
Instrumentos de bsqueda
Servicios de difusin
Objetivos:
1. Conocer las fases y subfases de la cadena documental.
2. Aproximarse al desarrollo de la cadena en diferentes servicios de
informacin.
3. Situar los lenguajes documentales en la cadena.

3.1 LA CADENA DOCUMENTAL

La cadena documental es el conjunto de
operaciones y tcnicas que se aplican a la coleccin o
fondo documental de un servicio de informacin y
documentacin y que comprenden las fases de entrada,
anlisis-tratamiento y difusin.
La cadena documental consta de tres fases:
1. entrada
2. anlisis y tratamiento
3. salida o difusin
Cada una de ellas se divide en diferentes subfases,
donde se recogen los diferentes instrumentos
relacionados con tcnicas tanto archivsticas como
bibliogrficas.

3.1 LA CADENA DOCUMENTAL

3.2 FASE DE ENTRADA

3.2.1 Seleccin
La seleccin es el proceso en el que se decide qu
documentos se aaden o eliminan de la coleccin o del fondo de
archivo.
Es un proceso relativamente nuevo que nace de las
siguientes circunstancias:

El elevado volumen de obras disponibles en el mercado editorial y

en la web.
El crecimiento de las colecciones que determina que algunas
obras queden obsoletas.
Las limitaciones de espacio y de presupuesto de los servicios de
informacin y documentacin o de los archivos.
La imposibilidad de llevar a cabo el anlisis documental del total
de documentos interesantes para el centro.
El crecimiento de documentos generados diariamente en la
actividad cotidiana de las organizaciones.

3.2.1 Seleccin
TAMAO Y CONTENIDO DE UNA COLECCIN Y
UNFONDOARCHIVSTICO
Enlasbibliotecas,laseleccindarespuestaacuestiones
de tipo cuantitativo (se relacionan con el tamao) y
cualitativo(serelacionanconelcontenido).
El tamao de la coleccin responde a la pregunta cuntos
documentoshacefaltaseleccionar?
Con respecto a los criterios de contenido de la coleccin,
respondenalapregunta:qutipodedocumentos?

3.2.1 Seleccin
HERRAMIENTASPARASELECCIONAR
Basesdedatosdepublicacionesenserie(revistas).
Contacto con las entidades o personas que producen
literaturagris.
Bibliografasnacionalesytemticas.
Repertoriosbibliogrficos.
Peticionesdelectoresprofesionales.
Sistemadegestindocumentaldelaorganizacin.

3.2.1 Seleccin
EVALUACINDELDOCUMENTO
Paraevaluarlacalidaddeunaobralomejoresdisponerdeun
ejemplaryobjetivamentevaloraraspectosfsicosydecontenido:
a)Aspectosfsicos:laencuadernacin,lafacilidadenelmanejo,la
tipografa.
b)Aspectos de contenido: ttulo suficientemente explcito,
coberturaadecuada(coberturatemtica,cronolgicaygeogrfica).
Los elementos de contenido intelectual: la autora reconocida del
organismoyautor,loselementosconstitutivosdelaobra(prlogo,
introduccin, etc.), la organizacin del contenido (sumarios,
ndices, cuadros, imgenes, bibliografa, etc.), la exhaustividad y
lasposibilidadesdeactualizacin(suplementos,nuevasediciones,
etc.)

3.2.1 Seleccin
EXPURGARDOCUMENTACIN
Expurgar es hacer una evaluacin crtica de la
coleccin y del fondo a partir de criterios materiales e
intelectuales que nos permitan retirar de manera
temporal o definitiva una parte de la coleccin o del
fondo con el fin de reorganizar los contenidos del SID y
ofrecer un mejor servicio.

3.2.1 Seleccin
EXPURGARDOCUMENTACIN
a)Expurgar fuentes de archivos
La documentacin sigue un ciclo de vida documental: primero
se genera en la actividad diaria de la gestin del centro, en
segundo lugar pasa a tener valor administrativo y finalmente
puede tener valor histrico.
b)Expurgar colecciones de biblioteca y centro de
documentacin
Mantener la pertinencia de la coleccin, eliminando los
documentos no usados.
Evitar la duplicidad de formatos.
Favorecer un mejor manejo de la coleccin.
Solucionar problemas de espacio.
Eliminar ejemplares deteriorados y envejecidos

3.2.2 Adquisicin
Los servicios de informacin y documentacin
adquieren o incorporan volmenes y documentos a
travs de diferentes vas, alguna de ellas gratuitas y
otras de pago:
1. Acceso gratuito
2. Compra
3. Donacin
Legados
Depsitos
4. Intercambio
5. Depsito Legal
6. Transferencias

3.2.3 Recepcin
La recepcin es el ltimo proceso de la fase de entrada
y consta de:
1. Tareas administrativas
2. El registro
3. Preparacin del material

3.3 FASE DE ANLISIS Y TRATAMIENTO

3.3 FASE DE ANLISIS Y TRATAMIENTO

La fase de anlisis y tratamiento incluye dos
operaciones:
1. anlisis documental
2. procesamiento tcnico
Su funcin es organizar los documentos seleccionados
en la primera fase y producir herramientas que
faciliten la recuperacin.
El anlisis documental transforma el documento
original en un registro documental que se introduce en
el catlogo o inventario. El procesamiento tcnico se
ocupa de ordenar y conservar los documentos en
condiciones ptimas.

3.2.1 Anlisis documental

El anlisis documental es la operacin intelectual

de aplicar tcnicas especficas y normalizadas a un
colectivo de documentos con la finalidad de hacerlos
controlables y recuperables.
1. Anlisis formal
2. Anlisis de contenido

3.2.1.1 Anlisis formal

El objetivo del anlisis formal es describir los
atributos
estructurales
de
los
documentos,
proporcionando una representacin del documento que
lo describa de manera nica, sin ambigedades.
Los objetivos concretos y la normativa usada en cada
caso es la siguiente:
1) Obtener parte de los elementos que componen
una referencia documental
2) Establecer y normalizar los puntos de acceso
bibliogrficos por autor y ttulo.

3.2.1.2 Anlisis de contenido

El objetivo del anlisis de contenido es identificar
y representar de manera precisa la materia de los
documentos, con el objetivo de permitir la recuperacin.
Esta parte del anlisis documental establece los puntos
de acceso por materias o contenidos de los
documentos.
Se basa en dos operaciones:
a) El resumen, que es la representacin abreviada y
precisa del contenido.
b) La indizacin, que consiste en representar el
contenido del documento mediante trminos de
indizacin extrados de lenguajes documentales

3.2.2 Procesamiento tcnico

En este momento de la cadena, el documento est
a punto para ser ordenado, ya sea en una estantera,
una carpeta o unos archivadores. En paralelo, el
servicio de informacin y documentacin tiene que
prever que las condiciones del almacn sean ptimas,
hecho que implica medidas de conservacin y una
poltica de prevencin.
Este conjunto de tareas, ordenacin, almacn y
medidas de conservacin, se conoce como
procesamiento tcnico.

3.2.2 Procesamiento tcnico: Signatura

tipogrfica
La signatura topogrfica es el cdigo que
identifica cada material en las salas y estanteras del
servicio de informacin y documentacin.
La signatura queda registrada en la referencia
documental y tambin en la obra en cuestin. Est
estrechamente relacionada con la gestin del espacio y,
en consecuencia, con la ordenacin.

3.2.2 Procesamiento tcnico:

Ordenacin
Los archivos ordenan su documentacin en cajas
archivadoras y en muebles compactos que ahorran
espacio. Se ordenan en series y expedientes.
Fsicamente se ordenan en cajas archivadoras,
carpetas o camisas.
Las bibliotecas dan acceso libre y pueden ordenar
sus colecciones segn diferentes criterios espaciales:
por el tipo de documentos,por temas o en funcin del
pblico.
Una vez los documentos estn en los compactos o
las estanteras, hay tres tipos
de ordenaciones:
1. Ordenaciones no significativas
2. Ordenaciones con significado limitado
3. Ordenaciones altamente significativas

3.2.2 Procesamiento tcnico:

Almacenamiento y conservacin
En cuanto al almacenaje y la conservacin, la
IFLA, distingue tres actividades:
La preservacin
La conservacin
La restauracin
Las causas que provocan la degradacin pueden
ser:
a) Causas internas
b) Causas externas:
- Fisicomecnicas
- Ambientales
- Qumicas
- Biolgicas
- Causas extraordinarias

3.2 FASE DE SALIDA

3.2 FASE DE ENTRADA

La misin de la cadena documental es ofrecer el
fondo documental de un servicio de informacin y
documentacin al usuario.
Para hacerlo pone a su disposicin:
1. un conjunto de instrumentos para la bsqueda
2. unos servicios de difusin

3.4.1 Instrumentos de bsqueda

Dentro de las fuentes bibliogrficas para bibliotecas y
centros de documentacin encontramos:
1. Catlogos
2. Bases de datos documentales
3. Guas de lectura
4. Boletnes
Dentro de la documentacin de archivo encontramos:
1. Catlogos
2. Inventarios
3. Bases de datos de gestin documental
4. Guas
En cuanto a los instrumentos de bsqueda para recursos
en lnea, tenemos los siguientes:
1. Buscadores
2. Directorios
3. Portales

3.4.2 Servicios de difusin

Los servicios de informacin y documentcin
ofrecen servicios de informacin colectivos y servicios
personalizados. Algunos servicios requieren la
presencia fsica del usuario y otros son consultables
virtualmente.
Los servicios de difusin ms destacados son:
1. El acceso al fondo
2. Los servicios de referencia
3. El prstamo y el prstamo interbibliotecario
4. La reprografa
5. La formacin de usuarios

3.5 CADENA DOCUMENTAL Y

COOPERACIN
La normalizacin posibilita la colaboracin en forma de
redes y consorcios donde las fases de la cadena documental
se pueden trabajar de forma compartida. La cooperacin entre
bibliotecas aparece a finales del siglo XIX en Estados Unidos y
en los aos noventa en Espaa.
Por coordinacin entendemos que establecen acuerdos
comunes sobre la misin y objetivos de los centros.
Por colaboracin entendemos que llegan a crear
estructuras formales de trabajo, incluso de cariz legal, que
incluyen alguna forma de autoridad para planificar y operar un
conjunto de misiones. Estas estructuras son los consorcios e
implican un sentido de cooperacin ms profundo, siendo la
adquisicin de documentos una de las piezas clave.

3.5 CADENA DOCUMENTAL Y

COOPERACIN
La cooperacin favorece las tres fases de la cadena
documental.
1. En la fase de entrada:
La seleccin
La adquisicin compartida
La compra
2. En la fase de anlisis y tratamiento:
Catalogacin centralizada
Catalogacin cooperativa
3. En la fase de salida:
Instrumentos de bsqueda
Instrumentos de bsqueda

3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES

DENTRO DE LA CADENA
El lenguaje documental es un sistema artificial de
signos normalizados, que facilitan la representacin
formalizada del contenido de los documentos para
permitir la recuperacin, manual o automtica, de
informacin solicitada por los usuarios. El lenguaje
documental
es
consultado
por
el
analista/documentalista, en el momento de indizar los
documentos, y por el usuario para describir sus
necesidades de informacin, constituyndose en el
acceso temtico ms eficaz que ofrece cualquier
servicio de informacin.

3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES

DENTRO DE LA CADENA
Los lenguajes documentales son una herramienta
que permiten traducir el lenguaje libre del documento a
un lenguaje controlado para facilitar su interpretacin
por los usuarios. Estos lenguajes intervienen en la
cadena documental en dos funciones:
1. La entrada de la informacin implica dos pasos:
la descripcin fsica o catalogacin
el anlisis del contenido
2. La salida es la recuperacin de la informacin
(realizada por propios documentalistas o por
usuarios finales), ya que el uso de lenguajes
documentales define las estrategias de bsqueda.

3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES

DENTRO DE LA CADENA: Funciones
Normalizacin de vocabulario, es decir, permitir unificar
el vocabulario utilizado y controlar las posibles entradas.
Induccin, es decir, indicar al usuario todas las
alternativas posibles para la recuperacin de la
informacin. Gracias a la posibilidad de consultar listas de
trminos utilizados, y relaciones entre ellos, induce al
usuario hacia la consulta de temas en los que
previamente no haba pensado.
Representacin, es decir, facilitar, gracias al
establecimiento de relaciones entre conceptos y trminos,
la formulacin de preguntas para poder realizar
bsquedas ms efecivas.

3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES

DENTRO DE LA CADENA: Tipologa
1. Segn control de vocabulario:
- lenguajes documentales libres
listas de descriptores (palabras claves)
- lenguajes documentales controlados
clasificaciones
listas de encabezamiento de materias tesauros
2. Segn coordinacin de trminos:
- lenguajes documentales precoordinados
clasificaciones
listas de encabezamientos de materia
- lenguajes documentales postcoordinados
listas de palabras clave
tesauros
3. Segn la estructura:
- lenguajes documentales jerrquicos
sistemas de clasificacin
- lenguajes documentales combinatorios
tesauros
listas de encabezamientos de materia

3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE

LA CADENA: Listas de encabezamientos de materia
Lenguaje precoordinado, de estructura asociativa o
combinatoria que se consiste en listas alfabticas de palabras
capaces de representar los temas de los que trata un documento.
Son lenguajes documentales de vocabulario controlado que no
responden a una estructuracin conceptual, y que generalmente
tienen una presentacin alfabtica.
Las listas se componen:
1. Los encabezamientos son palabras o trminos del
lenguaje natural que representan conceptos o temas de
los que trata un documento. Pueden ser:
Simples: formados por una sola palabra
Compuestos: formados por dos o ms palabras
2. Los subencabezamientos son palabras que siguen a un
encabezamiento para formar un encabezamiento
compuesto.

3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE

LA CADENA: Sistemas de clasificacin
Se define un sistema de clasificacin como un
conjunto ordenado de conceptos que se presentan
distribuidos sistemticamente en clases conformando
una estructura.
Se componen:
1. Tablas principales
2. Tablas auxiliares
3. Un ndice
4. La notacin

3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE

LA CADENA: Sistemas de clasificacin
Segn el contenido o cobertura temtica:
clasificaciones enciclopdicas o universales
- Dewey Decimal Classification System
- Clasificacin Decimal Universal
- Clasificacin de la Biblioteca del Congreso
clasificaciones especializadas
- Clasificacin Decimal Astronmica
- Clasificacin de la OCDE
- Clasificacin de la National Library of
Medicina

3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE

LA CADENA: Sistemas de clasificacin
Segn la estructura:
clasificaciones enumerativas
- Dewey Decimal Classification System
clasificaciones por facetas
- Colon Classification
clasificaciones mixtas
- Classification Decimal Universal

3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE

LA CADENA: Tesauros
Son lenguajes documentales que organizan de forma
semntica un determinado campo del conocimiento, facilitando el
control de contenido gracias al listado de trminos que se pueden
utilizar para la indizacin y la recuperacin, y las relaciones entre
dichos trminos.
La norma ISO 2788//TC46, define los tesauros segn su funcin y
su estructura:
Por su funcin. Como un instrumento de control terminolgico
utilizado para trasponer a un lenguaje ms estricto el idioma
natural empleado en los documentos y por los indizadores.
Por su estructura. Es un vocabulario controlado y dinmico de
trminos que tienen entre ellos relaciones semnticas y genricas
y que se aplica a un dominio particular del conocimiento.

3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE

LA CADENA: Composicin de un Tesauro
Un tesauro se compone de unidades lexicales:
1. Los descriptores son palabras o trminos admitidos para la
indizacin y bsqueda. Los descriptores pueden ser:

Simples: formados por una palabra

Compuestos: formados por dos o ms palabras

2. Los no descriptores son palabras incluidas en el tesauro, que no

pueden ser utilizadas para la indizacin y la recuperacin, pero
cada uno de ellos emite a uno o ms trminos admitidos. Entre
los no descriptores estn:

Sinnimos: palabras con significado igual que el del

descriptor correspondiente
Quasi-sinnimos: palabras que pueden tener significado
distinto, pero se trata como sinnimos en el tesauro

3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE

LA CADENA: Estructura de un Tesauro
La estructura de un tesauro se basa en relaciones semnticas entre
los trminos y pueden ser de tres tipos:
1. Las relaciones de equivalencia se establecen entre los
descriptores y los no descriptores. En el tesuaro, se las indica
utilizando las referencias USE/UP.
2. Las relaciones jerrquicas se establecen entre los descriptores del
tesauro que deben pertenecer a la misma clase y que presentan
distintos niveles de superordinacin y subordinacin. La relacin se
expresa mediante la notacin:
TG (Trmino genrico) o BT (Broad term)
TE (Trmino especfico) o NT (Narrow Term)
3. Las relaciones asociativas son relaciones simtricas entre dos
descriptores. La notacin utilizada es:
TR (Trmino relacionado) o RT (Related term)