ADMINISTRACION DE

PROYECTOS

Profesor Cristian Lpez

Horario
Martes y Mircoles
08:00 a 09:30

1 Unidad: Introduccin a la
administracin de proyectos.
1.1 Introduccin a la administracin de proyectos.
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.1.6

Significado de administracin de proyectos.

La importancia de la administracin de proyectos.
Funciones de la administracin de proyectos.
Beneficios de la administracin del proyecto.
Caractersticas e importancia del administrador de proyectos.
Variables principales: costo, capacidad, calidad y programa.

1.2 Causas por la que fracasan los proyectos.

1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.2.5

Gestin.
Personal.
Aplicacin de tcnicas y herramientas.
Conflictos en los proyectos.
Problemas en los proyectos.

Conceptos Generales
Situacin actual
Requerimientos
Objetivos

PROYECTO

Resultados

INICIO

Tiempo

Proyecto.- Es la suma
de esfuerzos que en
forma temporal se
utilizan para generar
un
PRODUCTO
O
SERVICIO
en
particular o UNICO.

FIN

 Es un grupo de tareas orientadas a crear

un producto o servicio nicos. Estas tareas
son ejecutadas por un equipo en un
perodo de tiempo definido y organizadas
bajo la direccin de un Gerente de
Proyecto.

Caractersticas

Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final

definido.

Productos, servicios o resultados nicos:

proyecto crea productos entregables nicos.

un

Elaboracin
etapas.

en

Gradual:

significa

desarrollarlo

1.1 Introduccin a la administracin de

proyectos
Objetivo (el proyecto debe ser real, sustentable y medible)
Calendario de Actividades (programa de actividades o plan de trabajo)
Complejo (no es nada sencillo y est compuesto por mltiples
elementos)
Demanda recursos (Requiere habilidades, conocimientos, capital y
esfuerzo humano de diversas reas de una organizacin o comunidad)
Estructura organizacional (tiene roles y responsabilidades)
Sistema de Control e Informacin (por lo menos un sistema manual o
automatizado de registrar la documentacin e informacin relacionada
al proyecto)

1.1.1 Significado de administracin de

proyectos.
Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr
un objetivo a corto plazo.
Actividad llevada a cabo por un conjunto de administradores que actan como
agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos
existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y
tecnologa.
Es administrar los procesos internos de los proyectos donde realmente se ejecuta el
trabajo.
Es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a
actividades y expectativas de nuestros clientes.

1.1.2 La importancia de la
administracin de proyectos

Implica una gran importancia, por lo que

es usada en una gran diversidad de
campos; desde proyectos espaciales, en
bancos, en desarrollo de sistemas en
computadora,
en
la
industria
petroqumica, en telecomunicaciones, en
defensa nacional, etc.
Es importante, ya que ofrece nuevas
alternativas de organizacin.

1.1.3 Funciones de la administracin de

proyectos
La administracin procura siempre el mximo
aprovechamiento de los recursos, mediante su
utilizacin eficiente.

Las principales funciones de la administracin se

engloban en planeacin, organizacin, direccin y
control.

Planeacin
Durante la planeacin se decide anticipadamente qu?,
quin?, cmo?, cundo? y por qu se har el proyecto?.
Las tareas ms importantes de la planeacin son:
Determinar el status actual de la organizacin.
Pronosticar a futuro.
Determinar los recursos que se necesitarn,.
Revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control.
Coordinar durante todo el proceso de planeacin.

Organizacin
Realiza actividades en grupo, de asignacin
y
asesoramiento,
y
proporciona
la
autoridad necesaria para llevar a cabo las
actividades.
Dentro

de esta etapa se
identifica, define y divide el
trabajo a realizar, se agrupan
y definen los puestos, se
proporcionan
los
recursos
necesarios y se asignan los
grados de autoridad.

Direccin
Sirve para conducir el comportamiento
humano hacia las metas establecidas.
Aqu se comunican y explican los objetivos
a los subordinados, se asignan estndares,
se entrena y gua a los subordinados para
llegar a los estndares requeridos, se
recompensa el rendimiento y se mantiene
un ambiente motivacional.

Control
Se encarga de medir el rendimiento obtenido en
relacin a las metas fijadas.
En caso de haber desviaciones, se determinan las
causas y se corrige lo que sea necesario.

1.1.4 Beneficios de la administracin de

proyectos
El Beneficio definitivo de poner en practica las tcnicas
de Administracin de Proyectos es tener un cliente
Satisfecho, tanto si somos los clientes de nuestro propio
proyecto.
El completar el alcance total de un proyecto con
calidad, a tiempo y dentro del presupuesto, proporciona
una gran satisfaccin.

 Para un contratista significa que puede

llevarlo a cabo en el futuro a negocios
adicionales con el mismo cliente o a
nuevos
negocios
recomendado
previamente por clientes satisfechos.
cuando los proyectos son exitosos todos
ganamos!

1.1.5 Caractersticas e importancia del

administrador de proyectos

Administrador de proyectos
Puede ser definido como el individuo que cumple con la
tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la
ejecucin exitosa de un proyecto especfico. Esta
persona enfrenta un conjunto de circunstancias nico
en cada proyecto.
El administrador de proyectos es una extensin del
administrador general de una organizacin.

Funciones
El administrador de proyectos opera independientemente de la
cadena de mando normal dentro de la organizacin.
Debe dirigir y evaluar el proyecto; tambin planear, proponer e
implementar polticas de administracin de proyectos, asegurar la
finalizacin del proyecto mediante compromisos contractuales.
Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los
planes del proyecto, darle una calendarizacin y financiamiento
adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.

 Debe resolver los problemas a travs de

decisiones orientadas al objetivo.
Adems, el administrador de proyecto debe
resolver las siguientes preguntas:

Qu se va a hacer?
Cundo se va a hacer?
Por qu se va a hacer?
Cunto dinero est disponible para hacerlo?
Qu tan bien se est haciendo el proyecto?

Caractersticas
1.

2.

Habilidades clave

Liderazgo

Comunicacin

Negociacin

Solucin de problemas

Lograr objetivos

Conocimientos

Tcnicos

Administrativos

3.

Herramientas

4.

Tcnicas

Importancia
Es importante porque las organizaciones modernas son
muy complejas como para excluir una administracin
efectiva y ms especfica usando estructuras y
relaciones organizacionales tradicionales.
Adems, esta persona provee el liderazgo necesario
para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red
organizacional.

1.1.6 Variables principales

Los objetivos de un proyecto, se pueden sintetizar en tres
variables:
El costo.- Pueden estar fijos o ser flexibles dependiendo del proyecto.
El tiempo.- Dependiendo de la duracin del mismo.
La calidad (Funcionalidad o rendimiento).- Dependiendo del objeto y
naturaleza del proyecto.

 La gestin de proyectos, busca el equilibrio

entre las tres variables, pues siempre sera
posible, al menos en un plano terico,
conseguir una mayor calidad empleando ms
tiempo y a un mayor costo.
Y, a la inversa, suele ser posible reducir el
costo y/o el tiempo necesarios para realizar
un proyecto a expensas de su calidad o
rendimiento.

 Para cada una de las tres variables, la

gestin
de
proyectos
dispone
del
correspondiente
instrumento
de
planificacin y control:
La calidad se determina y verifica por medio de
las especificaciones/planos o prescripciones del
proyecto (documentacin tcnica).
El costo, mediante el presupuesto.
El tiempo, con el programa o calendario del
proyecto (diagrama de Gantt).

1.2 Causas por la fracasan los

proyectos

1.2.1 Gestin.
1.2.2Personal.
1.2.3 Aplicacin de tcnicas y herramientas.
1.2.4 Conflictos.
1.2.5 Problemas.

1.2.1 Gestin.

1.2.2 Personal.

1.2.3 Aplicacin de tcnicas y herramientas.

Uso y conocimiento de acuerdo al rea de trabajo.
Uso y conocimiento de acuerdo al perfil.

1.2.4 Conflictos en los proyectos.

Los conflictos generan problemas.
Se presentan entre dos o ms partes.

1.2.5 Problemas en los proyectos.

Solucin de
de
Solucin
Conflictos en
en la
la
Conflictos
Gestin de
de
Gestin
Proyectos
Proyectos

(65 AC-8 AC).

Poeta latino.

(Horacio Quinto )
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En los
contratiempos,
sobre todo, es
donde conocemos
todos nuestros
recursos, para
hacer uso de ellos.

2. Conflicto
y
Rendimient
o.

1. Conceptos
Bsicos del
Conflicto.

5. Guas
Prcticas
para
Gestionar
Conflictos.

4. Tcnicas de
Gestin de
Conflictos.

3. El
Conflicto
dentro del
Proyecto.

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HOY
CONOCEREMOS

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1.Conceptos
Bsicos del
Conflicto

El conflicto es una situacin donde hay

metas, pensamientos, o emociones

incompatibles, entre individuos o grupos, lo
cual conduce a desacuerdos que hacen que
las personas se bloqueen unas a otras en el
esfuerzo de alcanzar sus metas.
El proyecto debe
costar lo menos
posible
Desacuerdo
Debemos gastar lo
que sea necesario
para que el cliente
quede contento

Bloqueo:
Restringir las
autorizaciones
de gasto, al
mnimo

CONFLICTO

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Definiendo

Asume que el conflicto

es malo y que siempre
tiene un impacto
negativo sobre el
proyecto . Se asocia con
la violencia, la
destruccin y la
irracionalidad.
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Punto de Vista
Tradicional

Asume que el
conflicto es necesario
para incrementar el
rendimiento. Mientras
que la teora
contempornea acepta el
conflicto, la teora
interaccionista fomenta
el conflicto.
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Punto de Vista
Interaccionista

 Roles, lmites de trabajo,

responsabilidad, y autoridad ambiguos.
Metas incompatibles o inconsistentes.
Problemas de comunicacin.
Dependencia de otro grupo.
Especializacin o diferenciacin.
Necesidad de una toma de decisiones
compartida.
Necesidad de consenso.
Resistencia hacia las normas de
conducta.
Conflictos previos no resueltos.

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Condiciones que Originan

Conflictos:

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2. Conflicto y
Rendimiento

 Diluye conflictos ms
serios.
Fomenta el cambio, la
creatividad e innovacin.
Mejora la comunicacin si
ambas partes buscan la
ganancia mutua.
Incrementa el rendimiento,
energa, y cohesin del
grupo.
Balancea el poder y la
influencia, si se enfatiza el
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ASPECTOS POSITIVOS DEL

CONFLICTO

Puede conducir a ms
hostilidad y agresin.
El deseo de ganar bloquea
exploracin de oportunidades.
Inhibe la comunicacin si la
informacin no se comparte.
Genera tensin y crea
atmsfera improductiva.
Puede causar prdida de
status o posicin de poder.
Temas reales se ignoran
cuando
las posiciones se confunden
con las personalidades.

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ASPECTOS NEGATIVOS DEL

CONFLICTO

Es el resultado que
satisface a las partes
involucradas en el
conflicto y mejora de
manera considerable el
rendimiento general del
proyecto.

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Resultado Funcional:

Es el resultado que crea

insatisfaccin en una de las
partes y reduce el
rendimiento general del
proyecto.

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Resultado Disfuncional:

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3. El Conflicto
dentro del
Proyecto

Conflictos
Orientados a
Metas.

Conflictos
Interpersonal
es.

Conflictos
Administrativ
os.

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Las Categoras de Conflicto

son :

Asociados con resultados

finales, criterios y
especificaciones de
perfomance, prioridades
y objetivos

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Conflictos Orientados a
Metas:

Referidos a tcnicas,
filosofa, y estructura
administrativa.
Basados principalmente
en definicin de
autoridades y
responsabilidades sobre
tareas, funciones, y
decisiones
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Conflictos Administrativos:

Resultado de diferencias
en estilos y tica de
trabajo, o egos y
personalidades de los
participantes.

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Conflictos Interpersonales:

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4. Tcnicas de
Gestin de
Conflictos

Estimulacin
Del
Conflicto.

Solucin de
Conflictos
Interpersonal
es.

Solucin de
Conflictos
Estructurales.

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Tcnicas de Gestin de
Conflictos

 Aceptar el conflicto como

deseable en ciertas
ocasiones.
Incorporar nuevas personas
en una situacin existente.
Reestructurar la
organizacin.
Introducir programas
diseados para incrementar
la competencia.
Introducir un conflicto

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Estimulando el conflicto

Alto
Forzamiento

Solucin del
Problema

Preocupacin
por uno
mismo

Compromiso

Bajo
Bajo

Evitamiento

Suavizado
Preocupacin por otros Alto

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Analizar y Evaluar las Tcnicas de Solucin de

Conflictos

La estimulacin del conflicto puede

jugar un rol importante dentro de los
proyectos en los cuales es importante
fomentar la creatividad y la innovacin
continuamente.

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Recuerde:

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5. Guas Prcticas
para Gestionar
Conflictos en los
Proyectos

Prepararse
para
el conflicto

Enfrentar
el conflicto

Resolver
el conflicto

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Guas prcticas para

manejar el conflicto

Psiclogo

evitar o destruir el conflicto.

Ninguna de stas estrategias
funcionan. El evitamiento y el
forzamiento slo elevan el
nivel del conflicto. Con esa
actitud stas personas se han
convertido en parte del
problema antes que en parte
de la solucin.

(1925 actualidad)
USA
Es profesor de la
Cecco
Universidad de
Columbia Pgina Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com

John P. De

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Prepararse para el
Las personas tratan de
conflicto

SOFT SKILLS
Habilidades Blandas para la
Gestin de Proyectos.
Habilidades de Team Building y
Team Work para el Gestor de
Proyectos.
Habilidades de Gestin de
Equipos para el Gestor de
Proyectos.
Habilidades de Facilitacin para
el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Liderazgo para
el Gestor de Proyectos.
Gestin del Cambio
Contacto: informes@dharma-consulting.com
Organizacional
ePgina
Individual.
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CONSULTORA Y CAPACITACIN EN

GESTIN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y

PORTAFOLIOS
Gestin de Proyectos (Gua del
PMBOK).
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Taller Prctico de Gestin de Proyectos.
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Certificacin PMP
Gestin de Programas (PPgM).
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Gestin de Portafolios (PPfM).
PROYECTOS
Gestin Organizacional de Proyectos
(EPM).
Oficina de Proyectos (PMO).
Modelo de Madurez de la Gestin
Organizacional
HERRAMIENTASde Proyectos (OPM3).
Curso Taller de MS Project 2003.
Curso Taller de MS Project 2007.
MS Project Server 2007.
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de Proyectos.