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CATALOGACION

DESCRIPTIVA

Aurea Valencia,
2012

CONTROL BIBLIOGRAFICO
y
ORGANIZACIN BIBLIOGRAFICA
El control bibliogrfico se define como el conjunto de
operaciones por las cuales la informacin representada en
cualquier medio es organizada y arreglada para que pueda
ser rpidamente recuperada de acuerdo a estndares
establecidos, los cuales facilitan la identificacin y
recuperacin de la informacin.
La catalogacin, la clasificacin y la indizacin son
algunos de los medios para lograr el control bibliogrfico.
Gloria Escamilla, especialista en el rea de la organizacin
bibliogrfica en Mxico seala que la funcin primordial de
la organizacin bibliogrfica es lograr que todo documento
sea adecuadamente publicado, almacenado y registrado; en
tanto que su objetivo es permitir la identificacin, seleccin
y localizacin de esos documentos segn las necesidades
de los usuarios

ANLISIS DOCUMENTAL
Conjunto de operaciones destinadas a representar la forma y el contenido
de un documento para facilitar su consulta o recuperacin. El anlisis que se
efecta sobre el soporte del documento ser el anlisis externo y el que se
ocupa del contenido, el anlisis interno.
Anlisis externo
Descripcin bibliogrfica - Asiento bibliogrfico - Catalogacin Catlogos
Anlisis interno
Indizacin - ndice Resumen

DESCRIPCIN BIBLIOGRFICA
Es la operacin encargada de escoger todos
aquellos elementos que posibiliten la identificacin
precisa y formal de cada documento en una coleccin
determinada. (Claus Garca, 2005).
Este proceso se compone de varias etapas.
Examen previo del documento para conocerlo.
Determinar el tipo de documento para saber las
normas que hay que aplicar.
Decidir el nivel de descripcin que se va a utilizar.
Identificar los elementos que interesen del documento
siguiendo el orden de reas que indican las normas.
Transcribir los datos con exactitud.
Trasladar dichos datos al soporte documental elegido,
donde se completan con la catalogacin.

Descripcin Bibliogrfica

CATALOGACION
La catalogacin es el proceso de descripcin de los elementos
informativos que permiten identificar un documento y
establecer los puntos de acceso que van a permitir su
recuperacin. Por tanto, su fin es facilitar la identificacin fsica
de los documentos y su producto final, el catlogo, actuar de
intermediario entre los usuarios y el fondo bibliogrfico.

El proceso de catalogacin tiene dos momentos fundamentales:


La descripcin bibliogrfica, conjunto de datos
bibliogrficos con que se registra o identifica un documento de
acuerdo con unas reglas y Normas internacionales
La eleccin de puntos de acceso, que consiste en dotar al
documento de las entradas necesarias (principal y secundarias)
que permitan ordenarlo adecuadamente dentro de la coleccin,
para poder recuperarlo dentro del catlogo.

CATALOGACION DESCRIPTIVA
La catalogacin descriptiva es la parte de la
catalogacin que tiene como finalidad la
identificacin y descripcin de un libro u otro
tipo de material, la determinacin de los puntos
de acceso o encabezamientos (excepto los de
materia) por medio de los cuales el usuario podr
encontrar la informacin que busca y la
elaboracin de un registro que contiene esta
informacin, ya sea en forma manual o
automatizada.
Adems de la descripcin de las caractersticas
fsicas de un material, la catalogacin descriptiva
tambin involucra el identificar la responsabilidad
del contenido intelectual o artstico de una obra

. Catalogacin descriptiva
Por otro lado, la identificacin y la descripcin de un material
son dos aspectos que estn estrechamente interrelacionados. El
primer paso requerido en el proceso de catalogacin es la
identificacin de todos aquellos elementos o caractersticas que
distinguen a un material de otro, an cuando existan otros con
caractersticas similares, como es el caso de las diferentes
ediciones de un mismo libro.
Una vez que todos los elementos distintivos han sido
identificados, estos debern de ser representados en una forma
simple y consistente para lograr una descripcin nica de cada
material.
Algunos de los elementos incluidos en la descripcin de un
material son el ttulo, la responsabilidad del contenido
intelectual, datos sobre la edicin e informacin relativa a su
publicacin, entre otros.
El tipo y orden de los datos que conforman la descripcin de los
materiales son establecidos por las normas o reglas de
catalogacin.

. Catalogacin descriptiva
La catalogacin debe ajustarse a los principios de
uniformidad, unificacin e identificacin, de manera que la
descripcin de los documentos se presente en la misma
forma y orden, as como ajustadas al mismo formato,
unificando las distintas fuentes donde obtener los datos
dentro del documento, y el lenguaje a utilizar para la
descripcin de los diferentes elementos, evitando
ambigedades.
Para realizar una verdadera normalizacin se necesitan
pautas y mecanismos que permitan unificar el proceso. Estos
mecanismos se rigen a travs de cdigos, los cuales deben
seguir normas internacionales que los avalen.
En la actualidad al describir formalmente los documentos
utilizamos las Reglas de Catalogacin Angloamericana
Segunda edicin, revisin de 2002, actualizacin 2003, que
se basan en un estndar, las ISBD (Internacional Standard
Bibliographic Description, en espaol: Descripcin
Bibliogrfica Internacional Normalizada)

. Catalogacin descriptiva
Distintas instituciones y organismos internacionales (FID, UNESCO,
ISO, etc.) han emitido normas relativas al vocabulario, terminologa,
formatos, etc.:
Las fichas de los catlogos
MARC: El formato normalizado de intercambio internacional de datos
bibliogrficos legibles por ordenador.
ISBD: Normas para la descripcin bibliogrfica de los diferentes tipos
de materiales.
AACR2: Reglas de Catalogacin angloamericanas que adoptaron e
incorporaron la norma ISBD. Esta norma da prioridad a la descripcin
de los documentos, para a continuacin elegir los puntos de acceso,
seleccionar la forma apropiada de encabezamiento y elaborar las
fichas secundarias y de referencia necesarias.
Reglas de Catalogacin Espaolas, basadas en las AACR2, recogen
las normas de descripcin bibliogrfica y las completan con el
estudio de los puntos de acceso de los asientos bibliogrficos y con
las instrucciones para confeccionar los registros de fichas
secundarias.

. Catalogacin descriptiva
* Descripcin: Presentacin de los datos del documento en
forma simple y segura con base a normas internacionales: RCA2,
ISBD, MARC.
RCA2 (2002): publicadas originalmente como RCA (1967) y son
resultado de la unin de las Reglas para la Catalogacin
Descriptiva de la Biblioteca del Congreso (1947) y las
elaboradas por la ALA (1949).
ISBD (): herramienta para normalizar la forma y contenido de la
descripcin bibliogrfica. Conjunto invariable en el orden de los
elementos para la descripcin (agrupados por reas) y el uso
nico e invariable de la puntuacin entre los elementos.
MARC: Registro bibliogrfico legible por computadora.
* A partir de abril de 2005, se implementan las Resource,
Description and acces (RDA).
RDA Aplicable a recursos de todo tipo de contenido y soporte
Adecuado a recursos electrnicos
Adecuado a las nuevas tecnologas de informacin

RCAA2.. estructura
La parte I consiste en 13 captulos que tratan de las instrucciones relativas a la
informacin que describe el tem que se est catalogando.
Captulo 1. Reglas generales para la descripcin. Contiene disposiciones amplias
que se aplican a ms de un tipo de materiales.
Captulo 2. Libros, folletos y pliegos impresos
Captulo 3. Materiales cartogrficos
Captulo 4. Manuscritos
Captulo 5. Msica
Captulo 6. Grabaciones sonoras
Captulo 7. Pelculas y videograbaciones
Captulo 8. Materiales grficos
Captulo 9. Archivos de computador
Captulo 10. Artefactos tridimensionales y realia
Captulo 11. Micro formas
Captulo 12. Publicaciones seriadas
Captulo 13. Anlisis. Las reglas de este captulo ofrecen varias maneras de
llevar a cabo el anlisis para preparar un registro bibliogrfico.

Cada uno de estos captulos debe ser usado junto con el captulo 1, puesto que
generalmente contienen slo las disposiciones que son adiciones o excepciones
a dicho captulo general.

RCAA2.. estructura
La Parte II contiene los captulos que se relacionan con la determinacin y
establecimiento de los encabezamientos (puntos de acceso) bajo los
cuales la informacin descriptiva se presenta a los usuarios del catlogo; y
de la elaboracin de las referencias que se hacen a esos
encabezamientos.

Captulo 21. Eleccin de los puntos de acceso.


Captulo 22. Encabezamientos de personas.
Captulo 23. Nombres geogrficos.
Captulo 24. Encabezamientos de entidades corporativas.
Captulo 25. Ttulos uniformes
Captulo 26. Referencias.

El sistema de numeracin de las AACR2 es de la siguiente manera: cada


captulo comienza una nueva secuencia de nmeros desde 1. En esta
forma las reglas aparecen citadas con el nmero del captulo, por ejemplo,
21.27 A para la cita del inciso A de la regla 27 del captulo 21. Los
captulo 1-13 integran la Parte I y los captulos 21-26 la Parte II. Los
nmeros 14-20 han sido omitidos con objeto de dejar espacio para la
expansin de las reglas (por ejemplo, otro captulo para alguna forma
nueva de material no impreso).

. RCAA2
Las RCAA2 contienen especificacin relativa a tres niveles
de descripcin, los cuales permiten tener flexibilidad en la
realizacin de la catalogacin, puesto que prescriben un
asiento acorde con los estndares bibliogrficos, pero al
mismo tiempo permiten que algunos materiales sean
descritos con mayor detalle que otros, segn la necesidad
de la biblioteca.
Al recomendar tres niveles de descripcin incluyen en
cada uno de ellos, los elementos que las bibliotecas deben
registrar como mnimo al escoger un nivel de descripcin
determinado. La eleccin del nivel de descripcin se basa
en el propsito del catlogo para el cual se elabora el
asiento.
* El segundo nivel de descripcin es pertinente para las
bibliotecas escolares y especializadas

Los tres niveles de descripcin dentro de las reglas de


catalogacin RCAA2:
Primer nivel: Ttulo propiamente dicho /primera mencin de
responsabilidad, si es diferente del encabezado de entrada
principal en forma o en nmero o si no hubiera entrada
principal. - Mencin de edicin. - Detalles especficos del
material. - Primera editorial, fecha de publicacin. Extensin del material. - Nota(s). - Nmero estndar.
Segundo nivel: Ttulo propiamente dicho [designacin
general del material] - Ttulo paralelo : otra informacin
sobre el ttulo / Primera mencin de responsabilidad ; cada
una de las menciones subsiguientes de responsabilidad. Mencin de edicin - primera mencin de responsabilidad
relacionada con la edicin. - Detalles especficos del
material. - Primer lugar de publicacin : Primera editorial,
fecha de publicacin. - Extensin del material : otros
detalles fsicos ; dimensiones. - (Ttulo propiamente dicho
de la serie / Mencin de responsabilidad relacionada con la
serie, ISSN de la serie ; numeracin dentro de la serie.
Ttulo de la serie, ISSN de la subserie ; numeracin dentro
de la subserie). - Nota(s). - Nmero estndar.
Tercer nivel : No existe representacin esquemtica. Se deben
incluir todos los elementos descritos en las reglas de

Segundo nivel de descripcin


Ttulo propiamente dicho [designacin general
del material] = Ttulo Paralelo : otra informacin del
ttulo / primera mencin de responsabilidad ; cada
mencin subsiguiente de responsabilidad. -- Mencin
de Edicin / primera mencin de responsabilidad
relacionada a la edicin. -- Detalles especficos del
material (o tipo de publicacin). -- Primer lugar de
publicacin, etc. : primera casa publicadora , etc.,
fecha de publicacin, etc.
Nmero de pginas : otros detalles fsicos ;
dimensiones. -- (Ttulo de la serie / mencin de
responsabilidad relacionada a la serie, ISSN de la
serie ; numeracin dentro de la serie. Ttulo de la
subserie, ISSN de las subserie ; numeracin dentro de
la subserie).
Nota(s).
Nmero Normalizado : trminos de
disponibilidad

Tipos de materiales no libros

Fuentes de informacin para la descripcin


Las fuentes son las partes del documento de donde se toman los
elementos para hacer la descripcin del mismo
El documento que ms habitualmente se describe es la
monografa, la figura muestra las partes en la que se estructura
y que desde el punto de vista del anlisis formal, son necesarias
para extraer la informacin para su descripcin.

Fuentes de informacin para la descripcin


La Fuente principal de informacin es la portada o la parte de la
publicacin que la sustituya. Si la publicacin carece de portada
se sustituir por aquella parte de la publicacin que contenga
ms informacin. Puede ser la cubierta, la anteportada, la
cabecera del texto o el colofn.
Si un dato se toma de fuera de la fuente de informacin prescrita
para el rea se indica entre corchetes []
Documento

Fuente principal de informacin

Libros, manuscritos, msica impresa

Portada

Discos

Etiqueta

Materiales grficos y cartogrficos

Objeto en si, incluyendo etiquetas fijas

tridimensionales, realia.

o cajas que los contienen.


Ttulo del recuadro

Pelculas o videograbaciones, cintas de

El documento en s

casete
Archivos de computador

Ttulo de pantalla

Gracias!
!

Seleccin de puntos de acceso


Los puntos de acceso son nombres, trminos o signos por
los que se identifica y se localiza un asiento o registro
bibliogrfico.

Con el fin de localizar el asiento o el registro bibliogrfico


correspondientes a la descripcin de un documento (en
entornos manuales o automatizados), se determinan los
puntos de acceso. En los entornos manuales a la descripcin
bibliogrfica, se le ha llamado encabezamiento (principal o
secundario). El encabezamiento sera, por lo tanto, la forma
normalizada, entre todas las posibles, en la que pueden
presentarse un mismo punto de acceso.

En la actualidad, con el uso generalizado de los entornos


automatizados, no tiene ya sentido hablar de encabezamiento,
sino de entrada (o asiento) principal o secundaria

Seleccin de puntos de acceso


Asiento principal: Punto de acceso que se le asigna a un
documento para identificarlo (autor, ttulo)
Asientos secundarios, otros puntos de acceso que permiten
localizar el documento en el catlogo (coautores, traductores,
compiladores, descriptores, etc)

Registro Bibliogrfico
El registro bibliogrfico es la representacin de un documento
mediante una serie de datos descriptivos establecidos por normas
internacionales. Estos datos permiten identificar el documento y
establecer puntos de acceso para su posterior recuperacin de entre un
conjunto de registros del mismo tipo.

Registro Bibliogrfico
El registro es el conjunto de datos, integrado por los elementos,
las reas, la puntuacin que dan informacin sobre la descripcin
bibliogrfica y el contenido intelectual de un documento.
Un registro bibliogrfico es la unidad de un catlogo o de una
base de datos que describe e identifica un documento. El registro
cuenta segn las reglas de catalogacin con 8 reas:

1)
rea del ttulo y de la mencin de responsabilidad
2)
rea de la edicin
3)
rea de los detalles especficos del material (o tipo de
publicacin)
4)
rea de la publicacin, distribucin, etc.
5)
rea de la descripcin fsica
6)
rea de la serie
7)
rea de las notas
8)
rea del nmero normalizado y de las condiciones de
disponibilidad

Registro Bibliogrfico
Un registro puede tener una descripcin del tem, el asiento principal y los
asientos secundarios, los encabezamientos de materia y la clasificacin o
signatura topogrfica.
1) Descripcin:.: descripcin bibliogrfica de los materiales mediante la
aplicacin de las Reglas de Catalogacin Angloamericanas :el ttulo, la mencin
de responsabilidad, la mencin de edicin, los detalles especficos del material, la
informacin sobre la publicacin, la descripcin fsica, la serie, las notas y los
nmeros normalizados.
2) Asiento principal y asientos secundarios: Las RCAA2 contienen tambin
reglas para determinar cules sern los "puntos de acceso" a la informacin del
registro (a los cuales llamamos habitualmente "asientos principales" y "asientos
secundarios"); y para establecer la forma que stos adoptarn. Los puntos de
acceso son los puntos de recuperacin de datos en el catlogo de la biblioteca
que los usuarios necesitarn buscar para localizar los materiales.
3) Encabezamientos de materia (asientos secundarios temticos): Se usa
la lista de Sears (Sears List of Subject Headings), la Lista de Encabezamientos de
la Biblioteca del Congreso (LCSH) u otras listas normalizadas de encabezamientos
de materia, para seleccionar los encabezamientos bajo los cuales se asienta cada
tem.
4) Signatura topogrfica: Se utiliza los esquemas de clasificacin del Sistema
Decimal de Dewey o de la Biblioteca del Congreso (LC) para seleccionar la
signatura topogrfica de un tem. El propsito de dicha signatura es colocar juntos
en los estantes los materiales sobre un mismo tema.

Pasos para describir un


documento

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Reconocimiento del documento realizando un estudio analtico


descriptivo
Eleccin de la norma correcta que ha de aplicarse segn el tipo de
documento a describir
Identificacin de los elementos que lo componen segn las
fuentes de informacin del soporte analizado. Comprobar que el
documento conste de todas las reas que deben describirse
Decidir el nivel (profundidad) de la descripcin a realizar que va a
depender de la unidad de informacin, de las necesidades de los
usuarios y el criterio del analista segn el documento descripto.
Como resultado se pueden obtener tres niveles de descripcin,
del ms simple que tendr nicamente en sus reas los
elementos imprescindibles para identificar el documento; al ms
complejo, en el cual se amplia el nivel de profundidad del anlisis
al aadir elementos a cada rea dentro de los permitidos para
ella.
Realizar la descripcin de acuerdo a la norma para el soporte que
se analiza y segn el nivel elegido
Verificar la descripcin obtenida

Pasos para describir un


documento
Para el catalogador, el registro bibliogrfico ha de contener
suficiente informacin como para saber si el documento que tiene en
sus manos ya ha sido descrito o si se encuentra ante uno distinto.
El nivel de detalle, es decir, la informacin que se va a incluir en un
registro bibliogrfico para permitir su identificacin e informar sobre
su contenido, vendr determinado por la poltica de gestin de la
coleccin, el tratamiento y las normas (AACR2, REC, etc.) seguidas
en las organizaciones.
En cuanto al formato, destacamos los ms utilizados a escala
internacional:
el ISBD, para la generacin de catlogos manuales o en papel y en
formato legible por mquina, y el MARC 21, para la generacin de
catlogos automatizados.

Catalogacin automatizada
Supone la aceptacin del formato MARC, cuyo propsito es ofrecer
un formato normalizado para la comunicacin e intercambio de
informacin, que permite importar registros de bases de datos en
cd-rom, compartir la catalogacin, acceder a catlogos colectivos.
Cada asiento bibliogrfico de un catlogo automatizado est
compuesto por campos y subcampos. Cada formato utiliza
etiquetas de campo, que a su vez, se dividen en varios
subcampos de manera que se pueden identificar muchos
elementos de informacin.
Las etiquetas que preceden cada campo son los elementos que
permiten recuperar registros. El nmero de campos contenido en
cada registro vara en funcin de las necesidades de cada
biblioteca.

MARC 21
Un registro MARC es un registro catalogrfico legible por mquina
(MAchine- Readable Cataloging).

MARC 21: La Biblioteca del Congreso de Washington sirve como


repositorio oficial de las publicaciones de los Estados Unidos de
Amrica y constituye una fuente primaria de registros catalogrficos
de publicaciones de los Estados Unidos y de publicaciones
internacionales. Cuando la Biblioteca del Congreso comenz a usar
computadoras en la dcada de los sesenta, desarroll el Formato LC
MARC, como un sistema de aplicacin de nmeros, letras y smbolos
en registros catalogrficos que permitiera marcar diversos tipos de
informacin. El formato original LCMARC se transform en MARC 21 y
ha llegado a ser la norma utilizada por la mayora de los sistemas
bibliotecarios automatizados. El formato bibliogrfico MARC 21 (asi
como su documentacin oficial) es preservado por la Biblioteca del
Congreso; y se publica bajo el ttulo MARC 21 Format for Bibliographic
Data.

La decisin de utilizar MARC hace posible que las bibliotecas obtengan


informacin catalogrfica previsible y confiable. Permiten tambin que
las bibliotecas reemplacen un sistema por otro con la seguridad de

ISBD
(International Standard Bibliographic Description).
La ISO (Organizacin Internacional para la Normalizacin); FID (Federacin
Internacional de Documentacin) y en 1966 la LC (Biblioteca del
Congreso) desarroll un paquete (proyecto MARC)
para automatizar la catalogacin.
La ISBD surgi ante la necesidad de normalizar la descripcin bibliogrfica.
La primera que se public fue en 1971 y a lo largo del tiempo han ido
apareciendo otras normas en funcin de cada tipologa documental.
Las diferentes ISBD han servido como marco de referencia para los
redactores de las diferentes normas de catalogacin elaboradas por las
agencias nacionales de cada pas.
La ISBD determina la forma y el contenido de la descripcin
bibliogrfica, especifica los elementos que debe contener, su orden de
presentacin y la puntuacin que los delimita.

ISBD
Los elementos descriptivos, segn la ISBD, se
agrupan en ocho zonas o reas:
rea 1: Ttulo y mencin de responsabilidad.
rea 2: Edicin.
rea 3: Datos especficos del material o del tipo
de publicacin.
rea 4: Publicacin, distribucin, etc.
rea 5: Descripcin fsica.
rea 6: Coleccin.
rea 7. Notas.
rea 8. Nmero normalizado (ISBN, ISSN).

ISBD
ISBD ( claves por grupos especializados:
ISBD (M) : libros
ISBD (S) : seriadas
ISBD (NBM) : material no libro
ISBD (CM) : material cartogrfico
ISBD (G) : normas generales
ISBD (PM) : msica impresa
ISBD (OB) : libros antiguos

MARC y ISBD
Para entender la correspondencia de
formatos, puesto que el MARC 21 est
basado en las normas ISBD, se muestra la
tabla siguiente:

Gracias!
!