AUDITORIAS AMBIENTALES

TERMINOS
Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencia de la auditora y evaluarla objetivamente para determinar la medida
en la cual se cumplen los criterios de auditora.
Auditora Interna: llamadas auditoras por primera parte, son realizadas por la
propia organizacin o en nombre de sta, para revisin por la direccin y otros
propsitos internos, y pueden formar la base de una auto declaracin de
conformidad por parte de la organizacin.
Auditora Externa: se denominan generalmente auditoras de segunda y tercera
parte. Las auditoras de segunda parte las realizan las partes que tienen inters en
la organizacin, por ejemplo los clientes, u otras personas en su nombre. Las
auditoras de tercera parte las realizan organizaciones auditoras externas e
independientes, como por ejemplo las que ofrecen registro o certificacin de
conformidad con los requisitos de la ISO 90001 e ISO 14001.
2

Auditora Combinada: Cuando se realiza la auditora conjunta de los sistemas

de gestin de la calidad y gestin ambiental.
Auditora Conjunta: Cuando dos o ms organizaciones auditoras cooperan en la
realizacin de una auditora a un solo auditado.
Criterios de la Auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos
usados como referencia.
Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hecho u otra informacin
que sea pertinente para los criterios de auditora y que son verificables.
La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa.
Hallazgos de la Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la
auditora reunida, contra los criterios de auditora. Los hallazgos de la auditora
pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditora, u
oportunidades de mejora.
3

Conclusiones de la Auditora: Resultado de una auditora que proporciona el

equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos
de la auditora
Cliente de la Auditora: Organizacin o persona que solicita una auditora. El
cliente puede ser el auditado o cualquier otra organizacin que tenga derecho
reglamentario o contractual para solicitar una auditora.
Auditado: Organizacin que es auditada.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.
Equipo Auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora, con el
apoyo de expertos tcnicos, si se requiere. Un auditor del equipo auditor se
nombra como el lder del equipo auditor. El equipo auditor puede incluir
auditores en formacin.

Experto Tcnico: Persona que suministra un conocimiento especfico o

experiencia al equipo auditor. El conocimiento especfico o experiencia es
aquel relacionado con la organizacin, proceso o actividad que van a ser
auditados, con el idioma o la cultura. Un experto tcnico no acta como
auditor en el equipo auditor.
Programa de la Auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas
para un perodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito
especfico.
Plan de la Auditora: Descripcin de las actividades en el sitio y arreglos
para una auditora.
Alcance de la Auditora: Extensin y lmites de una auditora. Tpicamente el
alcance incluye una descripcin de las instalaciones fsicas, las unidades
organizacionales, las actividades y procesos, al igual que el perodo de tiempo
cobijado.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
5

NORMA ISO 19011:2002.

DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE SISTEMAS DE
GESTIN DE CALIDAD Y/O AMBIENTAL
Esta norma internacional proporciona orientacin sobre la
realizacin de auditoras de sistemas de gestin de calidad y/o
ambiental internas o externas, al igual que sobre la gestin de los
programas de auditora. Los usuarios previstos de esta norma
incluyen auditores, organizaciones que implementan sistemas de
gestin de calidad y/o ambiental, y las organizaciones involucradas
en certificacin o formacin de auditores, certificacin/registro de
sistemas de gestin, acreditacin o normalizacin en el rea de
evaluacin de la conformidad.
6

ALCANCE
Esta norma suministra orientacin sobre los principios de
auditora, la gestin de los programas de auditora, la realizacin
de auditoras de sistemas de gestin de calidad y de gestin
ambiental, as como la competencia de los auditores de sistemas
de gestin de calidad y ambiental.
Es aplicable a todas las organizaciones que necesitan realizar y
gestionar auditoras de sistemas de calidad y/o ambiental,
internas o externas.

QUE ES UNA AUDITORA

Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencia de la auditora y evaluarla objetivamente para
determinar la medida en la cual se cumplen los criterios de
auditora.
Sistemtico: No aleatorio. Actividad planificada y programada.
Independiente. Auditores independientes del rea auditada.
Documentada. Proceso publicado como procedimiento escrito.
Evidencia. Evidencia objetiva.
Criterios de Auditora. Los requisitos de la auditoria de acuerdo con el
tipo de auditoria.
8

POR QUE REALIZAR AUDITORAS?

El propsito especifico de las auditorias se basa usualmente en prioridades de
gestin, intenciones comerciales, evaluacin de riesgos y requisitos obligatorios.
Por ejemplo:
Determinar si el sistema de gestin de la organizacin cumple con los requisitos
de una norma, reglamentacin, ley o contrato.
Determinar si el sistema de gestin de la organizacin cumple los objetivos de esta
y se est implementando.
Comprobar si un proceso se est realizando de acuerdo con un procedimiento
escrito y determinar su eficacia.
Identificar reas de la organizacin que estn en riesgo y se puedan mejorar.
Mantener la acreditacin o certificacin con una norma, reglamentacin, ley o
contrato.
Satisfacer un requisito de un cliente.
9

CUANDO REALIZAR AUDITORAS?

Usualmente se hacen de acuerdo a un plan o programa.
Tambin cuando se realizan cambios en procesos, productos o
servicios.
Necesidad de acciones correctivas complementarias.
Para comprobar la conformidad con la legislacin o con
normas obligatorias.
Para hacer seguimiento y controlar regularmente las
actividades y practicas o mantener la acreditacin o la
certificacin.
10

QUE RESULTADOS SE PUEDE ESPERAR DE UNA

AUDITORA?
Conocimiento del funcionamiento de la organizacin.
Mejor comunicacin entre departamentos.
Mejora las relaciones entre cliente proveedor internas y
externas.
Confirmacin del funcionamiento eficaz del sistema de
gestin de la organizacin.
Sugerencia de mejora de los auditores (particularmente
auditores internos).
Productividad y eficiencia mejoradas del proceso de la
organizacin.
11

AUDITORAS AMBIENTALES
Las auditoras permiten tener una informacin objetiva
y evidente de cmo est la situacin ambiental total, y
permite ayudar a responder a una mayor conciencia de
los consumidores y la comunidad en general. Abarca las
tareas de bsqueda de informacin y de recoleccin de
datos, las visitas y reuniones en la planta, la toma de
muestras y el balance de materiales.
12

Su objetivo principal
Recoger informacin suficiente, fiable, relevante y til sobre:
Informacin general de la empresa
Documentacin de la planta
Permisos y autorizaciones
Descripcin de los procesos industriales

Basndose en esta informacin puede realizar:

Anlisis de entrada de materiales
Identificacin de materias primas
Anlisis de salidas de productos y subproductos
Identificacin y caracterizacin de residuos y emisiones
Anlisis de los sistemas y actividades de tratamiento de residuos
Evaluacin de la informacin recogida
13

Los elementos considerados en las Auditoras Ambientales son:

Aire: emisiones y fuentes
Agua: abastecimiento, contaminacin
Residuos: tipo, cantidad, tratamiento, almacenaje
Suelos: uso, derrames, hidrologa, capas freticas
Usos de la energa: consumo, utilizacin, ahorros, cogeneracin,
aprovechamiento
Ruido: medicin, niveles, informacin, proteccin, quejas
exteriores
Flora y fauna: inventario e impacto sobre la zona
14

Las tareas de la Auditora Ambiental son:

Identificar y entender los sistemas internos de control de la planta
Establecer reuniones de comienzo
Visitar y conocer la planta
Revisar el plan de diagnstico
Evaluar los sistemas internos de control
Identificar fortalezas y debilidades de la planta
Adaptar el plan y distribuir los recursos
Definir las estrategias de verificacin
Evaluar los costos de tratamiento de residuos y emisiones
Recoger datos y otras evidencias

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Las tareas de la Auditora Ambiental son:

Aplicar estrategias de verificacin y recoleccin de datos
Asegurar el cumplimiento de etapas
Revisar "hallazgos" y observaciones
Asegurar que los "hallazgos" se basen en informacin objetiva
Evaluar los "hallazgos"
Agrupar los papeles de trabajo y otros documentos
Integrar y reunir los "hallazgos"
Preparar el informe de avance de la reunin de despedida
Comunicar los "hallazgos" a los responsables de planta, presentar el
informe y discutir

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Variaciones en los esquemas de auditoria ambiental

a) Auditoria ambiental bsica: Esencialmente, comprende un
proceso sistemtico para chequear, medir o valorar la relacin
entre una instalacin industrial y el medio ambiente
circundante, de forma que este esquema puede aplicarse tan
solo a instalaciones que se encuentren en operacin o en el
arranque de su proceso operativo.
b) Auditoria ante posible responsabilidad por contaminacin:
Son usualmente desarrolladas cuando una organizacin desea
adquirir edificaciones o terrenos para expandir o ampliar un
proceso productivo. Dada la naturaleza del esquema de
valuacin que se sigue, presenta similitudes con el ejercicio de
Evaluacin de Impacto Ambiental Clsico, de forma que se
construye el anlisis a partir de la comparacin de los
resultados, con el ejercicio de EIA pertinente.

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c) Auditoria de una actividad: Desarrolladas normalmente para

evaluar el desempeo ambiental de actividades especficas
como son la generacin y disposicin final de residuos o el
uso de la energa en una instalacin industrial. En estos casos,
los objetivos y los logros esperados, se centran en la reduccin
de los residuos a generar y optimizacin de la eficiencia
energtica de los procesos que se evalan, con el fin de
proteger el medio ambiente y hacer de la operacin de las
instalaciones que se evalan un proceso ms costo efectivo.
d) Auditorias de Gerencia y Manejo Ambiental: Se ajustan al
esquema de auditoria que requieren los sistemas de manejo
ambiental implementados por las organizaciones, siendo su
objetivo el de valorar el desempeo ambiental de la
organizacin frente a las obligaciones emanadas de la poltica
adoptada como parte integral de las prcticas de manejo de un
negocio.
18

e) Auditoria del proceso EIA: Corresponde a la evaluacin del

desempeo de la Evaluacin de Impacto Ambiental (EIA)
adelantada para un proyecto en particular, en donde se
comparan los impactos realmente producidos con aquellos que
en su momento se identificaron como de potencial ocurrencia, a
fin de mejorar futuros procesos de evaluacin similar, o con el
objeto de adelantar los ajustes de valoracin ambiental a que
halla lugar.
g) Evaluaciones del ciclo de vida de un producto o proceso:
Corresponden en trminos generales a la valoracin sistemtica
de un producto desde que se fabrica, usa y desecha en relacin
con su efecto en el ambiente. De esa forma, la evaluacin
establece los apartes relativos a las materias primas, el
transporte, procesamiento en planta de los materiales genricos,
el proceso de manufactura, el transporte posterior y distribucin
del producto acabado, su uso, reciclaje y disposicin final.
19

CLASES DE AUDITORIAS

Auditoria Interna

Auditoria Externa

PROCESO

Auditoria Combinada

Auditoria Conjunta

20

AUDITORA EXTERNA
Revisin del sistema de gestin de los negocios de una
organizacin, realizada por una persona externa a la
organizacin, como por ejemplo un cliente, un proveedor
u organismo independiente.
Son llamadas de segunda parte cuando las realiza un
cliente y de tercera parte cuando las realiza un auditor
externo a la relacin cliente proveedor.

21

PROCESOS DE LA AUDITORA EXTERNA

1.Planificacin.
2.Ejecucin.
3.Presentacin de Informes.
4.Actividades Complementarias. (Solamente si se revela no
conformidades)
Normalmente se realizan cada tres aos y con visitas
de seguimiento cada seis meses o cada ao.
22

Planificacin.
Reunin de Preauditora.
Con un mes de antes de la fecha de la auditora se lleva a
cabo una reunin entre el lder del equipo auditor y la
organizacin cliente que va a ser auditada, y se acuerda:
Criterios y alcance.
Identificacin de las principales reas de riesgo para la
organizacin.
Manejo de reas de confidencialidad o susceptibilidad.
El plan u horario de la auditora.
Una visita guiada para familiarizacin, si se requiere.
23

El equipo auditor.
El lder del equipo, conforma un equipo auditor de acuerdo con el
tiempo estimado y la pericia requerida.
Si la auditoria es de conformidad, los auditores deben tener las
habilidades y experiencia apropiadas en los criterios de la auditora.

Revisin de la documentacin.
El equipo auditor revisa la documentacin del sistema de gestin de
la organizacin. Por ejemplo las polticas y procedimientos, para
verificar si se han cumplido los requisitos de la auditora.
Se presenta un reporte de revisin de la documentacin al cliente.
Resolucin de discrepancias antes de realizar la auditora.

Lista de chequeo.
Lista de requisitos o preguntas bsicas con referencia a los criterios
de la auditora o a la norma.
24

Realizacin.
Reunin de Apertura. Con la Alta Direccin
Presentar al equipo auditor
Establecer una relacin de trabajo eficaz
Revisar los criterios y alcances
Revisar el plan de auditora y aclarar detalles
Establecer la hora de cierre
Establecer el proceso de presentacin del informe
Aclarar aspectos delicados o confidenciales
Determinar requisitos de seguridad
Organizar si se requiere una visita guiada
Organizar una oficina y otros elementos para el equipo auditor
25

La Auditora
Se realiza usando la lista de chequeo y las polticas y
procedimientos especficos.
Los auditados son entrevistados con respecto al proceso o son
observados mientras lo realizan.
Se registran las observaciones y se recogen evidencias
objetivas.
Informar al auditado y a su jefe de rea antes de salir de la
organizacin.
26

Presentacin del Informe.

Reunin del Equipo Auditor.
Evaluar las observaciones y la evidencia recogidas durante la
auditora y decide si el sistema cumple los criterios de la auditora.
Si el sistema no cumple completamente, se decide el grado de
No Conformidad:
Crtica. Relacionada con la seguridad. La auditora se
interrumpe temporalmente.
Mayor. Desviacin seria con relacin a los criterios de la
auditora, implica un riesgo alto para la organizacin y
toma tiempo para resolverla.
Menor. No es demasiado seria, implica un riesgo bajo para
la organizacin, se puede resolver en poco tiempo
27

Ejemplos de No Conformidades Crticas:

Un empleado est siguiendo el procedimiento pero
sufre una lesin cuando hace una demostracin del
proceso.
Se estn empacando alimentos contaminados.
Un empleado est trabajando en forma insegura, por
ejemplo, reparando equipo energizado sin las
precauciones de seguridad apropiadas.
28

Razones para una No Conformidad Mayor:

Se presentan varias no conformidades menores en un aspecto
especfico.
Hay un elemento particular de los criterios de la auditora no
implementado.
La no conformidad implica un alto riesgo para la organizacin.
Existe una poltica, pero no hay evidencia de su
implementacin.
El auditado no conoce el procedimiento o ste no est
disponible fcilmente.
Contradicciones entre poltica, procedimientos, instrucciones,
formatos, etc.

29

Importante.
La presencia de No Conformidades Mayores significa que el
sistema de gestin de la organizacin no cumple con los
criterios de la auditora.
Estas se deben corregir y reauditar antes de alcanzar la
conformidad.
Las No Conformidades Menores no impiden la conformidad y
usualmente se verifican en la auditora siguiente.
30

El Informe de la Auditora.
Responsabilidad del Lder del equipo auditor.
Debe brindar una declaracin de la conformidad con los criterios
de la auditora y hacer referencia al RNC.
Resume de los hallazgos, como el cumplimiento de objetivos y
metas.
Recomendaciones para mejorar. (Qu mejorar y no Cmo
mejorar)
La reunin de Cierre.
Se realiza con la alta direccin.
Para agradecer la cooperacin y tiempo de los auditados.
Se anuncia el resultado.
Explicar las no conformidades.
Establecer un cronograma para acciones correctivas y la
31

Actividades Complementarias.
Auditoras Complementarias.
Luego de la correccin de las No Conformidades Mayores
Se re-auditan solamente aquellas reas especficas que se
encontraron como no conformes previamente.
Si efectivamente las No Conformidades Mayores han sido
corregidas, se da por terminada la auditora.
Si las reas se siguen encontrando como No Conformes, se
establece fecha para otra auditora complementaria.
Una vez resueltas todas las No Conformidades, se alcanza la
conformidad con los criterios de la auditora.
Las No Conformidades Menores se pueden verificar durante la
auditora complementaria o se pueden dejar para la prxima
auditora.
32

AUDITORA INTERNA

Revisin de los procesos de una organizacin,

realizada por parte de un empleado de la
organizacin o por parte de un auditor
subcontratado encargado de realizar una auditoria
interna independiente. (auditorias de primera
parte).

33

ES UNA EVALUACIN PERIDICA PARA:

a. Grado de eficacia y efectividad del sistema de control interno

implementado en los procesos de la organizacin.
b.El resultado de la gestin de la organizacin auditada en lo que
respecta a la transparencia y economa que haya exhibido:
En el cumplimiento de metas y objetivos propuestos
En la ejecucin de recursos y ejecucin de los mismos.
En el cumplimiento de los requisitos legales y de los lineamientos
de la poltica ambiental de la organizacin.
34

Objetivos de la Auditoria Interna Ambiental

El objetivo es la razn por la cual se realiza la
Auditora Ambiental. por ejemplo, las Auditorias
Ambientales obligatorias son exigidas por la
autoridad ambiental, y en consecuencia son
bsicamente Auditorias Ambientales de cumplimiento
legal. Sin embargo, en el caso de las Auditorias
Ambientales Voluntarias, pueden plantearse adems
otros objetivos, los cuales son definidos por la
empresa auditada.
35

Ejemplos de objetivos para Auditorias

Ambientales Obligatorias:
Examinar y documentar el estatus de cumplimiento de
una empresa respecto de un conjunto de estndares
nacionales o en su defecto por las normas extranjeras o
internacionales en materia ambiental.
Identificar, evaluar y caracterizar los aspectos e
impactos ambientales asociados a las actividades de la
empresa.
36

Ejemplos de objetivos para Auditorias

Ambientales Voluntarias:
Determinar el grado de cumplimiento de instrucciones,
procedimientos, requisitos o estndares tcnicos de
carcter ambiental aplicables.
Comparar el grado de cumplimiento de las normas
ambientales y criterios de aplicacin de la legislacin
ambiental vigentes.
Identificar y documentar los aspectos e impactos
ambientales de las actividades desarrolladas en la
empresa.
37

Criterios de Auditoria Interna Ambiental

Los criterios de la Auditora Ambiental hacen referencia a
polticas, prcticas, procedimientos o requisitos, etc., que
se constituyen en referentes o patrones, contra los cuales el
auditor compara la evidencia de la Auditora Ambiental.
Los criterios incluyen requisitos legales, y entre otros
aspectos, polticas institucionales, normas, guas de buenas
prcticas u oportunidades de Produccin ms Limpia,
requisitos organizacionales, especficos o reglamentarios.

38

PROPSITOS DE LA AUDITORIA INTERNA

AMBIENTAL
1. Incentivar la medicin y comparacin de objetivos, metas y
resultados.
Es la accin de medir y comparar los logros alcanzados por la
organizacin con relacin a las metas y objetivos previstos y la
capacidad de tomar acciones correctivas que conlleven a la
organizacin a mejorar los niveles de eficacia.
2. Promover el control interno eficaz
Recomendar el diseo e implementacin de sistemas de control
interno que promuevan el logro de objetivos y metas ambientales,
la deteccin oportuna de desvos, la agilidad en las tomas de
decisiones.
39

3. Asegurar el cumplimiento de la legislacin:

Verificar que la organizacin cumpla con el marco normativo
aplicable a sus actividades y funciones.
4. Difundir la utilizacin de sistemas de medicin de desempeo
y toma de decisiones.
Fomentar la utilizacin de sistemas de informacin que permitan la
medicin del desempeo y sirvan de apoyo para la toma de
decisiones.
5. Incorporar a la comunidad organizada en el proceso de
auditoria.
Promover la participacin de la comunidad en la evaluacin de la
gestin ambiental, a travs de sistemas de captura de quejas,
reclamos, encuestas, etc.
40

ALCANCE DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL.

Auditoria Global:
Comprende la auditoria a toda la organizacin, sus procesos y
actividades. Esto implica aquellos procesos que durante un
periodo determinado hayan producido resultados evaluables.
Seguimiento de las Recomendaciones:
Accin destinada a evaluar el grado de cumplimiento de las
recomendaciones realizadas al auditado en informes de auditoria
previos y describir:
- Las causas que motivaron el incumplimiento, y
- El efecto producido de las recomendaciones efectuadas.
41

ENFOQUE DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL.

1. Enfoque basado en Procesos: observacin objetiva y clara de
los procesos de la organizacin, es decir, las entradas y salidas de
los procesos.
Ventaja
Control continuo que proporciona sobre los vnculos entre los
procesos individuales dentro del sistema de procesos, as como
sobre su combinacin e interaccin.
Enfatiza la importancia de:
la comprensin y el cumplimiento de los requisitos,
la necesidad de considerar los procesos en trminos que aporten valor,
la obtencin de resultados del desempeo y eficacia del proceso,
la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas
42

2. Enfoque basado en los aspectos: la auditoria se realiza con base

a los aspectos ambientales de la organizacin y al cumplimiento de
los requisitos legales que aplican a la organizacin y los dems
requisitos legales suscritos por la organizacin y la autoridad
ambiental.
3. Enfoque basado en el Sistema: en este enfoque el auditor debe
hacer un mapa del sistema y as poder identificar:
Operaciones
Input y output
Aspectos e impactos
Controles
Interacciones del sistema.

43

IMPORTANTE
Las auditoras internas de una organizacin se deben hacer a
intervalos planificados para determinar y suministrar informacin a
la direccin acerca de si el SGA cumple o no con los acuerdos
planeados y si se han mantenido.
No es necesario que cada auditora interna cubra el sistema
completo, siempre que el programa de auditora asegure que todas
las unidades y funciones de la organizacin se auditen
peridicamente.
Los resultados de la auditora interna del SGA pueden
suministrarse en forma de un informe y se pueden usar para corregir
o prevenir no conformidades especficas, cumplir uno o ms
objetivos del programa de auditoras y proporcionar elementos de
44
entrada para la revisin por la direccin.

EL PROCESO DE LA AUDITORIA INTERNA

AMBIENTAL

Planificacin

y preparacin.

Ejecucin.
Presentacin

de informes

Seguimiento

y Revisin.

45

ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA INTERNA

Inicio de la Auditoria
Revisin de la documentacin

PLANIFICACIN
Y
PREPARACIN

Preparacin de las actividades

Auditoria in situ
Realizacin de las actividades
Auditoria in situ

EJECUCION

Informe: Preparacin,
distribucin

PRESENTACION
DE INFORMES

Finalizacin de la auditoria

ACTIVIDADES DE
SEGUIMIENTO
46

PLANIFICACIN Y PREPARACIN
1. PROGRAMACIN DE LA AUDITORA
Se establece la frecuencia de la auditora para cada proceso
Su frecuencia se establece con los riesgos que tienen los
procesos.
Los procesos misionales se debern auditar con mayor
frecuencia
Se debe indicar las auditoras reprogramadas o las auditoras
complementarias.
Se socializa con el equipo auditor
47

PROGRAMA DE AUDITORIA
Objetivo del Programa: Verificar la conformidad del SGA con
la Norma ISO 14001:2004

Alcance del Programa: Se auditarn todos los procesos de la Organizacin.

Recursos: Equipo Auditor (3 funcionarios) y Exp. Tcnico.
Documentos de Referencia:
Fecha de actualizacin:22/09/10

Manual de G.A. ISO 14001:2004

PROCESOS

Produccin
Rev. x A.D.

CRONOGRAMA
E F MA M J J A S O N D
X

X
X
X

Logstica
Gestin Hum.

RESPONSABLES

Auditor

Auditado

Cristian Castro

Jefe Produccin

Alejandro Sanz

Gerente

Pipe Bueno

Jefe Logstica

Miguel Bos

Jefe R.H.

Observaciones: Para realizar la auditora al proceso de produccin se requiere un

experto tcnico que aporte el conocimiento tcnico en reas especificas.

Aprobado: Alta Direccin

Elaborado por:
Lder Ambiental

48

a. Generalidades de Programa de Auditora

El programa de Auditora, envuelve en su elaboracin todo lo
que ser realizado durante el proceso de la Auditora. Entre las
caractersticas, podemos anotar:

Debe ser sencillo y comprensivo.

Debe ser elaborado tomando en cuenta los procedimientos que
se utilizarn de acuerdo al tipo de empresa a examinar.
El programa debe estar encaminado a alcanzar el objetivo
principal.

49

b. Objetivos del Programa de Auditora

Se basan En:

Prioridades de la direccin - certificacin

Propsitos comerciales

Requisitos del sistema de gestin

Requisitos legales y contractuales

Evaluacin de los proveedores

Requisitos de los clientes

Riesgos de la organizacin

Necesidades de otras partes interesadas

50

c. Amplitud de un Programa de Auditora

Depender del tamao, naturaleza y complejidad de la
organizacin, as como tambin:

Alcance, objetivo y duracin de cada auditora.

Frecuencia.
Nmero, importancia, complejidad, similitud, y ubicacin de
las actividades auditadas.
Normas, requisitos legales, contractuales y otros criterios de
auditora.
Necesidades de acreditacin o certificacin.
Cambios significativos en operaciones de la organizacin.
Entre otros.
51

d. Responsabilidades del Programa de Auditoria

Se recomienda que la responsabilidad sea asumida por
personas con conocimientos en auditorias incluida la Alta
Direccin y debern:

Establecer los objetivos y amplitud del programa.

Establecer responsabilidades y asegurarse de la disponibilidad
de recursos.
Asegurarse de la implementacin del programa
Mantenimiento de los registros.
Seguimientos, revisin y mejora del programa.
52

e. Recursos del programa de Auditoria

Recursos financieros.

Procesos de mantenimiento de los auditores.

Disponibilidad de personal adecuado e idneo.

Amplitud del programa de auditoria.

Tiempo de viaje (multisitios).

Otras necesidades del auditor.

53

f. Procedimientos del Programa de Auditoria

Planificacin y elaboracin del calendario de las auditorias.

Aseguramiento de la competencia de los auditores.

Seleccin apropiada de los equipos.

Realizacin de las auditorias.

Conservacin de los registros de auditoria.

Seguimiento del desempeo.

Comunicacin de los logros globales a la alta direccin.

54

g. Implementacin del Programa de Auditoria

Comunicacin del programa de auditoras a las partes

interesadas.
Coordinacin y elaboracin del calendario de auditoras y otras
actividades
Establecimiento y mantenimiento de un proceso de evaluacin
de auditores y su continua formacin
Asegurar la seleccin de los equipos auditores
Proveer los recursos requeridos por los equipos auditores
Asegurar la realizacin de las auditoras conforme al programa
Asegurar la revisin, aprobacin y distribucin del informe de
auditora
Asegurar el seguimiento de auditora cuando se requiera
55

h. Registros del Programa de Auditoria

Con base a los registros se demuestra la implementacin del
programa de auditora y pueden incluir:

Registros de auditorias individuales, tales como: planes de

auditora, informes de auditora, informes de no
conformidades, informes de acciones correctivas, informes de
seguimiento.

Resultados de la revisin de programas de auditora.

Registros del personal de auditora.

56

i. Seguimiento y Revisin del Programa de Auditoria

La implementacin del programa de auditora debe seguirse y

revisarse a intervalos definidos para evaluar el cumplimiento
de los objetivos de este e identificar oportunidades de mejora
Se deben comunicar los resultados de la revisin a la alta
direccin.
Se deben manejar indicadores de desempeo para llevar a cabo
el seguimiento del programa a partir de la identificacin de la
aptitud de los auditores, el cumplimiento de los criterios y la
retroalimentacin de los actores de la auditora.
La revisin del programa de auditora puede llevar al manejo
de acciones correctivas y preventivas y al mejoramiento de
este.
57

2. INICIO DE LA AUDITORA
a. Designacin del lder del equipo auditor. Si la auditora es
llevada a cabo por un equipo auditor, debe designarse un
auditor lder.

Auditor Ambiental lder: persona calificada para gestionar y

efectuar auditoras ambientales. La gestin incluye la
responsabilidad global de la auditora y las comunicaciones
formales del auditor con el cliente y con el auditado.

Dependiendo de las circunstancias, el equipo auditor puede

incluir expertos con un grado de especializacin, auditor
entrenador u observadores de acuerdo a lo aceptado por el
auditor lder.
58

Responsabilidades del Auditor Lder.

El auditor lder debe tener experiencia en trato gerencial y
autoridad necesaria para tomar decisiones finales con respecto
a la conduccin de la auditora y cualquier observacin al
respecto.
Adicionalmente a lo ya mencionado, las responsabilidades del
auditor lder tambin cubren:
a.La responsabilidad final de todas las fases de la auditora.
b.Ayuda con la seleccin de otros miembros del equipo auditor.
c.Preparacin del plan de auditora.
d.Representacin del equipo auditor con la gerencia.
e.Preparacin y entrega del informe de auditora.
f.Direccin de las actividades de seguimiento.
59

 Conocimiento y habilidades genricos de los lderes del equipo

auditor
Los lderes de un equipo auditor deberan tener conocimiento
adicional y habilidades en cuanto a liderazgo en auditora, para
posibilitar que el equipo de auditora realice la auditora de una
manera eficiente y eficaz. El conocimiento y habilidades en esta rea
deberan incluir:
Planificacin de la auditora y uso efectivo de recursos durante la
auditora.
Representacin del equipo auditor en las comunicaciones con el
cliente y el auditado.
Organizacin y direccin de los miembros del equipo auditor.
Direccin del equipo auditor para obtener las conclusiones de la
auditora.
Prevencin y resolucin de conflictos.
Preparacin y terminacin del reporte de auditora.
60

b. Definicin de objetivos, alcance y criterios de la auditora

Objetivos: Define que se quiere lograr con la realizacin de
esta
Determinar el grado de conformidad del sistema de
gestin
Evaluar

el

cumplimiento

de

requisitos

legales,

reglamentarios y contractuales
Evaluar la eficacia del sistema de gestin en el logro de
los objetivos trazados
Identificar fortalezas y reas de mejora
61

Alcance: implica la seleccin de reas o asuntos que sern

revisados a profundidad en la etapa de ejecucin. Esta decisin
debe ser efectuada teniendo en cuenta materialidad, sensibilidad,
riesgo y costo de la auditoria.
Describe la extensin y limites de la auditora: ubicacin,
unidades de la organizacin, procesos y actividades que van a ser
auditados y tambin el tiempo para realizar la auditora.
Criterios: Los criterios de la Auditora Ambiental hacen
referencia a polticas, prcticas, procedimientos o requisitos, etc.,
que se constituyen en referentes o patrones, contra los cuales el
auditor compara la evidencia de la Auditora Ambiental y
determina la conformidad del sistema de gestin.
62

Los criterios incluyen requisitos legales, y entre otros

aspectos, polticas institucionales, normas, guas de buenas
prcticas u oportunidades de Produccin ms Limpia,
requisitos organizacionales, especficos o reglamentarios.
Los criterios incluyen como mnimo el cumplimiento de la
legislacin ambiental vigente y sus disposiciones
reglamentarias; las reglas, procedimientos y mtodos que se
establezcan en las normas nacionales, o en su defecto a las
normas extranjeras o internacionales en materia ambiental
que se utilicen de referencia; as como las buenas prcticas
de operacin e ingeniera.

63

c. Seleccin del Equipo Auditor

Luego de la programacin de la auditoria, se debe seleccionar
un equipo auditor. Su tamao y composicin depender de:
Objetivos, alcance criterios y duracin
Tipo de auditora combinada o conjunta
Competencia requerida en los auditores para asegurar el
cumplimiento de los objetivos de la auditoria
Requisitos legales, reglamentarios, contractuales y acreditacin
Independencia de los auditores respecto a las reas auditadas
Capacidad de interactuar con auditados y auditores
Lenguaje y compresin de las caractersticas sociales y culturales
del auditado
64

 Capacidades, habilidades y destrezas del equipo auditor

Planificacin estratgica
Toma de decisiones y trabajo en equipo
Tcnicas de programacin de auditorias
Definicin y manejo de indicadores
Tcnicas de auditoria
Tcnicas de entrevista
Tcnicas para la elaboracin de encuestas
Elaboracin de informes
Elaboracin de planes de trabajo
Los responsables de seleccionar el quipo auditor deber tener en
cuenta la capacidad tcnica, y experiencia de los funcionarios de
acuerdo en el tipo y complejidad de la organizacin a auditar.
65

 Caractersticas los integrantes del equipo auditor :

Ser profesional
Dominio de la metodologa a utilizar
Habilidad numrica.
Capacidad para captar la integralidad de los procesos.
Habilidad para detectar situaciones conflictivas.
Habilidad para la sntesis y anlisis.
Actitud para desenvolverse en condiciones de incertidumbre.
Abierto a la participacin y al trabajo en equipos
Voluntad y dedicacin centrada en la resolucin de problemas
Capacidad para el manejo de dificultades.
66

 Comunicacin con los integrantes con el objetivo de

informar.
1.Propsitos de la auditoria.
2.Beneficios que se pueden obtener de los resultados de la
auditoria.
3.Composicin del equipo auditor.
4.El espacio fsico e infraestructura que el auditado pone a
disposicin del equipo auditor.
5.Las reas criticas entre ambas partes para fijar criterios
especficos.
67

d. Reunin de Preauditora
Se debe llevar a cabo una reunin entre el lder y el gerente o
supervisor del rea auditada, al menos una semana antes de
planear la auditora, para acordar y organizar:

La fecha y hora
El proceso que se est revisando
El alcance de la auditora
El manejo de confidencialidad o de susceptibilidad
Los nombres de los auditados
Si no se est familiarizado con el proceso auditado, se pude
organizar una visita guiada por algunos empleados
Organizar una oficina para el equipo auditor
Acordar si el director o supervisor desea observar la auditora,
deber permanecer en silencio sin hacer comentarios ni preguntas
68

Aspectos a tener en cuenta

El

objetivo de la reunin de apertura es establecer un ambiente cordial y

establecer las reglas de procedimiento para la auditora.
La formalidad de la reunin de apertura depende del alcance de la auditora
y tamao del grupo auditor.

Por

regla general se debe realizar en un saln de conferencias y ser

conducida por el auditor lder.
El

auditor lder deber preparar una agenda para la reunin para asegurar el
cubrir con todos los puntos claves.
La

gerencia de la organizacin auditada debe ser enterada de la presencia de

los auditores y de sus objetivos.
La

reunin de apertura para auditoras que tengan un alcance limitado o

sean dirigidas por un auditor pueden ser celebradas en una oficina con
69
mnima asistencia por parte de la organizacin auditada.

Presentacin del equipo Auditor y de los Asistentes.

Precisar el Objetivo y el Alcance de la Auditoria.

Resumir Metodologa. (Muestreo)

Definir Personal a Entrevistar.

Acordar la Logstica y condiciones de la Auditoria.

Revisar el Itinerario y confirmar su aceptacin.

Anticipar a Reuniones siguientes.

70

3. REVISIN DE LA DOCUMENTACIN
Antes de iniciar la auditora es necesario revisar la
documentacin del auditado para determinar la conformidad del
sistema, segn los criterios. Adems de revisar el documento
que describe al proceso que se est auditando, se deber revisar
cualquier informacin pertinente antes de planificar la auditora
en detalle, por ejemplo, reportes de auditoras previos, no
conformidades y detalles de las acciones correctivas, ejemplos
de los registros que se llevan, etc.
Esta documentacin se debe solicitar al supervisor del proceso
Los documentos a revisar en cada caso dependern de los
objetivos, alcances y criterios de auditora que se hayan definido
71

 La documentacin del sistema y del proceso, es vital para

entender que es lo que vamos ha hacer como auditores para
orientarnos hacia el objetivo del programa
Que se puede obtener de la documentacin del S.G.A. ?
Manual de Gestin Ambiental: La configuracin del S.G.A. y sus
propsitos
Procedimientos, instructivos, guas, etc.: Entender el hacer del
proceso
Reportes de auditora, no conformidades, acciones tomadas,
etc.: La evolucin del proceso y su historia a travs de resultados
En la revisin de la documentacin de deber aplicar el ciclo PHVA
72

 Fuentes de informacin:
Archivos de las auditorias anteriores.
La misma organizacin.
Conocimiento directo mediante la realizacin de
observaciones, entrevistas, etc.
Informacin relevante encontrada a travs de medios
digitales.
Si se encuentra que la documentacin es inadecuada, se debe
informar al cliente, a los auditores y a los auditados y tomarse
la decisin de continuar o suspender hasta solucionar os
problemas identificados.
73

 Conclusiones de la revisin documental

Aspectos fuertes que son claros y aportan valor
Aspectos por mejorar de la documentacin, para dar
claridad y aporte de valor
Aspectos de la documentacin que ayudaran al
auditor en la auditora de campo

74

Informacin bsica a revisar:

a. Sobre la organizacin:
Organigrama
Asignacin de responsabilidad.
Delegacin de autoridad y funciones.
Manuales.
Cdigos e instructivos.
b. Productos y servicios:
Naturaleza y caractersticas.
Proveedores.
Destinatarios o clientes.
Insumos.
75

c. Sistemas gerenciales de informacin:

Informes de seguimiento de la gestin.
Informes de auditorias anteriores.
d. Operaciones:
Operaciones y actividades criticas.
Manuales de procedimientos.
e. Informacin adicional:
Grado de aceptacin por parte de los usuarios.
Procedimientos adoptados para la medicin del desempeo.

76

 Documentos a Revisar
Esta revisin podr considerar permisos, planes y resultados de
monitoreos ambientales, hojas de seguridad sustancias peligrosas,
declaraciones de disposicin final de desechos y permisos especiales.
La revisin de permisos debe considerar sus lmites y condiciones,
fechas de renovacin y cualquier tipo de monitoreo requerido por el
permiso.
Los datos de monitoreo deben ser cuidadosamente revisados y
contrastados respecto de los permisos ambientales, esto incluye
monitoreos requeridos por las autorizaciones ambientales de
proyectos evaluados en el Sistema de Evaluacin de Impacto
Ambiental.
Los registros de recepcin y despacho de productos qumicos y
desechos tambin podran ser revisados. Los encargados ambientales
debieran tener registros precisos de quin est retirando dichos
insumos o desechos y donde estos ltimos son enviados.
77

 Que Revisar
Si una instalacin utiliza productos qumicos que requieren de una
hoja de seguridad u otro tipo de registros de seguridad, la auditora
podra incluir que los auditores identifiquen esos materiales y evalen la
habilidad del personal que los manipula.
Los auditores podran, adems, determinar si la organizacin dispone
de una sealizacin adecuada en el manejo de estos productos.
En el caso que se trate de una auditora de la gestin ambiental de
acuerdo a procedimientos previamente establecidos, correspondan stos
o no a una norma sobre sistemas de gestin ambiental, tal como la
norma NTC-ISO 14001, la auditora deber incluir la revisin de todos
los documentos en los cuales se establecen los procedimientos de
gestin, incluido el procedimiento para el manejo de los registros de la
organizacin auditada, incorporando la correspondencia relativa a la
gestin ambiental.
78

Revisin y utilizacin de los resultados de otras auditorias

Cuando es importante la revisin de los resultados de otras

auditorias:
En la fase de planeacin: es importante para identificar las
observaciones significativas.
En la fase de ejecucin: para sustentar el hallazgo de
situaciones de problema.
Es importante tener cuidado con todo tipo de material escrito
ya que pueden contener evidencias de estudios que estn fuera
de contexto.
79

4. PREPARACIN DE ACTIVIDADES IN SITU

a. Preparacin del Plan de Auditora
Debe ser realizado por el Auditor Lder
Objetivos , Criterios y Alcance (descripcin de las unidades y
procesos que se van auditar)
Identificacin del Equipo Auditor.
Duracin: Fechas y Hora de Inicio y Cierre de la Auditoria.
Documentos de referencia para auditoras previas o similares,
registros.
Lugar y Fechas requeridas o tentativas de la auditoria
Datos Confidenciales segn aplique.
Personal a entrevistar.
Resumen de Hallazgos de Incumplimiento Documentales.
Presentado al cliente para su revisin y aceptacin
Presentado al auditado antes de iniciar la auditora
80

PLAN DE AUDITORIA
OBJETIVO
ALCANCE
CRITERIOS

Verificar la conformidad del proceso con respecto a la Norma ISO 14001:2004

Proceso de Mantenimiento
Numeral es 4.4.6 4.5.1 de la Norma ISO 14001:2004

AUDITOR LIDER

Luz Patricia Hernndez

REUNION DE APERTURA: 12/10/2010

FECHA

EQUIPO AUDITOR: Michelle Isaza Jenny Garca

REUNION DE CIERRE: 12/10/2010

HORA

ACTIVIDAD

OBSERVACIONES

AUDITADO

AUDITOR

8:00 a.m.

Reunin de Apertura

Entrevista y revisin
documentos

Jefe de
Mantenimiento

Luz Patricia HernndezMichelle Isaza Jenny

Garca

9:00 a.m.

Visita a Planta

Recorrido y entrevista
operarios

Jefe de
Mantenimiento

Luz Patricia HernndezMichelle Isaza Jenny

Garca

9:30 a.m.

Toma de Muestras

Verificacin de
parmetros

Jefe de
Mantenimiento

Luz Patricia HernndezExperto Tcnico

10:00 a.m.

Reunin de Auditores

Identificacin de
Hallazgos
Conclusiones de No
Conformidades

Luz Patricia HernndezMichelle Isaza Jenny

Garca

11:00 a.m.

Reunin de Cierre

Se informa al auditado
sobre los hallazgos
identificados

Luz Patricia HernndezMichelle Isaza Jenny

Garca

12/10/2010

OBSERVACIONES: Se requiere el apoyo de un experto en mantenimiento de plantas de tratamiento de aguas residuales

Elaborado por: Luz Patricia Hernndez

Aprobado por: Jefe de Mantenimiento

81
FECHA: 06/10/2010

b. Asignacin de tareas al equipo auditor

El lder deber asignar tareas a los miembros del equipo auditor
considerando:
Competencia
Independencia
Uso de los recursos
Responsabilidades
Dichas tareas son susceptibles a cambios durante la auditoria

82

c. Preparacin de documentos de trabajo

instrumentos de apoyo, formularios, lista de chequeo
Los instrumentos de trabajo necesarios para facilitar las tareas del
auditor en campo deben permitir y/o contener:

Registrar las actividades realizadas (reuniones, entrevistas y

visitas)
Protocolos y Listas de Verificacin o Chequeo
Registrar la evidencia que respalda los hallazgos de Auditora
Amb.

Las listas de chequeo es una lista de requisitos o preguntas bsicas

que le ayuden a:

Recolectar informacin requerida

Aclarar ideas

83

PROPSITO DE LA LISTA DE CHEQUEO.

Asegura la continuidad de la investigacin (acta como una
gua y
recordatorio)
Ayuda al auditor lder a identificar las metas y los procesos
de auditora que cada miembro audita.
Ayuda a mantener la marcha de la auditora con una rpida
referencia de los procesos finalizados.
Ayuda al auditor lder a hacer reasignaciones rpidas cuando
se necesiten.
Puede ayudar a mantener la auditora en curso y descartar un
seguimiento intil e improductivo de informacin no esencial.
Provee buena informacin histrica como gua para futuras
auditoras.
Provee registro de ejecucin/observaciones de auditora.
84

ESTILO DE PREGUNTAS.
El auditor deber hacer preguntas con un buen manejo del tono
de manera que:
El auditado sienta que el auditor est interesado
sinceramente en la respuesta
El auditado sienta al auditor amistoso y no es arrogante ni
condescendiente. Es metdico y profesional, sin ser frio ni
indiferente
De tiempo al auditado para elaborar su respuesta
Actuar con naturalidad de acuerdo con las declaraciones del
auditado
Ser firme y persistente con el auditado difcil o evasivo, y no
dejar que se le escape
85

TIPO DE PREGUNTAS.
El tipo de preguntas mas apropiadas para facilitar la entrevista:
Preguntas abiertas
Preguntas de sondeo
Preguntas cerradas
Tipo de preguntas que se deben evitar:
Preguntas Capciosas
Preguntas Agresivas
Preguntas Mltiples
86

PREGUNTAS ABIERTAS
Diseadas para estimular el pensamiento y hacer que el auditado
se exprese
Se deben plantear de manera que la intencin quede clara y no
sea ambigua o confusa
Estimulan al auditado a ser el que hable ms y as se reduce el
nmero de preguntas a formular
Usualmente comienzan con Cmo, Qu, Cundo, Por Qu,
Dgame, Mustreme, Descrbame
Ejemplos:
Dgame que procedimiento sigue usted
Mustreme cmo funciona esto
Cmo procesa los resultados del ensayo?
De donde viene este formato?
Qu hace cuando?

87

PREGUNTAS DE SONDEO
Son preguntas abiertas diseadas para extraer informacin
especifica y ms profunda acerca de un aspecto
Estimula al auditado a explicar con mas detalle una afirmacin
que no es clara para el auditor
Usualmente comienzan por Dgame ms acerca de .., Qu quiere
decir con..?, Deme un ejemplo de
Ejemplos:
Por favor explique qu est ocurriendo aqu
Por qu estos recipientes no estn etiquetados?
Qu quiere decir?
Deme algunos ejemplos
Cmo funciona esto?
Me va a decir algo ms?
88

PREGUNTAS CERRADAS
Diseadas para obtener respuestas breves del auditado
Ayudan a resumir el contenido o verificacin de una respuesta
Se deben utilizar de manera escasa y no se deben utilizar para
empezar una entrevista
Ejemplos:
Usted diligenci este formato?
Esta es la caneca de los desperdicios?
Qu color de etiqueta va pegada a este tipo de recipiente
Quien trabaj con usted en esta reparacin?
Djeme ver si entend correctamente. Me dijo que primero
coloca la etiqueta en la parte superior y luego coloca la
tapa frontal. Correcto?
89

PREGUNTAS AGRESIVAS
Va segura para poner al auditado fuera de lugar
Puede hacer que el auditado se enoje, mienta o se retire y se
rehse a cooperar
Habitualmente usan palabras cargadas o emotivas
Ejemplos:
Usted es el idiota que puso esto boca abajo?
Finalmente pudieron trabajar juntos y resolver ese problema?
Parece que usted realmente tiene problemas para manejar este
proceso?
No pudo averiguar como archivar esto correctamente?
En el tiempo que lleva en este puesto no se ha molestado en leer el
procedimiento?
Ese intil supervisor suyo?
90

PREGUNTAS MULTIPLES
Pueden confundir al auditado y hacerle olvidar algunas de las
respuestas o hacer que se enfoque en algo de menor importancia
Si todas las preguntas tienen pertinencia, se deben plantear en
forma secuencial y no simultneamente
Ejemplos:
Cundo comenz en este trabajo? Le informaron acerca del
manual de procedimientos? Sabe en donde se encuentra el
manual? Quien le enseo a hacer su trabajo?

91

LISTA DE CHEQUEO
PLAN N: 1
PROCESO

FECHA: 12/10/2010

DEPARTAMENTO DE GESTIN AMBIENTAL

PREGUNTAS

DOCUMENTOS Y REGISTROS

COMENTARIOS/OBSERVACIO
NES/CONCLUSIONES/HALLAS
ZOS

Cmo su proceso aporta al cumplimiento de la

Poltica Ambiental?
Documentos de caracterizacin
del proceso.
P En el mapa de procesos en donde se ubica su
proceso?
Programa y planes de Auditora
Mustreme cual es el procedimiento que tiene
para realizar auditoras
Informe de auditora
H Cundo realiz la ltima auditora?

Listas de Chequeo
diligenciadas
Programa para el manejo de
las No Conformidades
Que acciones implemento para eliminar las
V
Registro de seguimiento a la
No Conformidades?
implementacin de No
Conformidades
Que mejoramiento ha implementado para Informe de Revisin y
A
mejorar el proceso de auditoras?
mejoramiento al proceso

OBSERVACIONES:

RESPONSABLE: MICHELLE ISAZA

92

Las listas de chequeo son preparadas a partir de

protocolos o listas de chequeo genricas que han sido
confeccionadas sobre distintos temas, tales como la
legislacin ambiental sobre emisiones gaseosas, descargas
de lquidos, residuos slidos, planes de manejo ambiental.
Uno de los protocolos ms importantes es el de
cumplimiento de requisitos legales; es importante contar
con un formato preparado que contenga con detalle el
marco legal aplicable en Colombia.

93

EJECUCION DE LA AUDITORIA
1. Reunin de Apertura. Es conveniente reunirse con el gerente
o el jefe de cada proceso por auditar, antes de comenzar la
auditora. Su propsito es:
Presentar al equipo auditor a los jefes de reas
Revisar el alcance de la auditora
Revisar el plan de auditora y aclarar detalles
Verificar que los auditados estn disponibles
2. Ejecucin de la Auditora.

Se usa como referencia la lista de chequeo

Se entrevista a los auditados con relacin al proceso
Son observados mientras realizan el proceso
Se registran las observaciones
Se recoge evidencia objetiva del cumplimiento o no de cada
94
actividad con relacin al procedimiento

Objetivos de la Ejecucin de la Auditoria Interna

Obtencin de evidencias suficientes, pertinentes y competentes, bajo los
procedimientos y practicas definidas en el programa de auditoria.
Formulacin de observaciones con sus respectivas recomendaciones,
soluciones y alternativas sobre las reas y procesos auditados, aprobados
en el plan de auditoria.
En la evaluacin el equipo auditor deber tener especial atencin en:
El criterio por el cual se evala la gestin del auditado, que debe partir
de la hiptesis del optimo desempeo esperado, y de los atributos
funcionales que debe tener ese desempeo, esto es, en trminos de
cumplimiento normativo, eficacia, economa e impacto dentro de los
cuales debe desenvolverse la gestin, es decir, el denominado debe ser.
La naturaleza, las caractersticas y situacin particular de la
organizacin auditada (estructura organizativa, grado de sistematizacin,
complejidad, cultura)que pueden afectar su grado de desempeo.
95

Recoleccin de la Informacin
Revisar los Requerimientos de Energa de la Empresa
Es importante que se conozca cmo se consume.
Para evaluar su eficiencia y formular medidas de gestin de Produccin
ms Limpia que se proponga en el Programa de Manejo Ambiental
Se debe revisar el consumo de energa en la produccin o en la
prestacin del servicio objeto de la empresa, pero adems es necesario
observar la energa destinada a iluminacin, aire acondicionado,
ventilacin, aire comprimido, generacin de vapor, informtica,
comunicaciones.
Contabilizar el Consumo de Energa en el Proceso de Produccin o
de Servicios
Inspeccionar la gestin energtica que hace la empresa
Evaluacin de la situacin energtica de la empresa y el desarrollo de
medidas dirigidas a la reduccin del consumo de energa.
Maquinara, Capacidad instalada (kg/hr - Cortes/hora, cantidad de
vapor/hora, etc.), nmero de mquinas o equipos, Potencia
96

Contabilizar el Consumo de Agua en el Proceso de Produccin o de

Servicios
Etapa del proceso o actividad (lavado de equipos, lavado de
instalaciones)
Consumo por unidad de tiempo (balances, consumos aproximados,
formulas, incluso medir caudal con balde y cronmetro, todo apoyado con
el recibo de consumo del acueducto)
Consumo por unidad de producto (contadores para cada proceso, en
caso contrario se debe realizar balances rpidos para obtener el dato)
Fuente de abastecimiento (acueducto, reservorio, agua lluvia, pozo
profundo)
Registrar el Flujo de Materias Primas e Insumos en el Proceso de
Produccin o de Servicios. Identificar Materiales Peligrosos.
Unidad (peso, volumen o cantidad)
Consumo por mes
Costo unitario
Especificaciones (txico, peligroso, manejo especial)
97
Proveedor

Registrar los Residuos Slidos y/o Peligrosos Generados en el

Proceso de Produccin o de Servicios y su Manejo
Nombre
Origen (limpieza de equipos, mantenimiento, combustin)
Cantidad por periodo de tiempo
Composicin (caractersticas especiales, concentracin, mezclado)
Disposicin final (rellenos sanitarios, botadero, campo abierto,
reciclaje interno, reciclaje externo, venta a terceros, reuso, etc.)
Registrar las Aguas Residuales del Proceso de Produccin o de
Servicios, los Sistemas de Pretratamiento, Tratamiento y Disposicin
Caracterizar los Efluentes
Tipo de agua residual (vertimiento domstico, industrial)
Cantidad: (caudal en litros por segundo o metros cbicos por hora)
Concentracin (caracterizaciones de los vertimientos, procedencia)
Carga (concentracin)
Tratamiento (Pretratamiento, tratamiento primario, secundario)
Fuente receptora (alcantarillado, fuente superficial, infiltracin, campo
98
abierto.

Registrar las Emisiones Atmosfricas/ruido del Proceso de

Produccin o de Servicios y sus Sistemas de Manejo y Control.
Caracterizar los Efluentes
Equipo o etapa productiva (fuente de emisin, caldera, horno, planta
elctrica, molino, equipo de soldadura, etc. o el nombre de la operacin)
Anlisis aproximado por balance de materia o factores de emisin
Sistema de salida (chimenea en el punto de descarga, altura y de
acuerdo al tipo de combustible usado y la operacin de combustin la
contaminacin generada en la actividad)
Tratamiento al final del tubo (filtros de manga, ciclones, cmaras de
sedimentacin, etc).
Otro tipo de emisin es el ruido
Ocupacional (al interior de la planta, afectacin a los trabajadores)
Ambiental (afectacin a la comunidad).
Registrar las mediciones y ubicar los puntos de medicin.
Los equipos u operaciones que lo generan
99

Evaluar las Prcticas de Operacin

Las buenas prcticas de operacin se constituyen en factores potenciales
de contaminacin.
Los cuatros factores que generalmente componen un proceso de
produccin son materiales, mquinas, mano de obra y mtodos de trabajo.
El control de la produccin consiste en llevar a cabo una adecuada
gestin de estos cuatro elementos, en el sentido de utilizarlos eficiente y
eficazmente para fabricar y ofrecer a los clientes los productos con la
calidad solicitada, y en los plazos acordados.
Revisin de los requisitos legales.
Considerar las normas vigentes en la Repblica de Honduras y las normas
internacionales o lineamientos tomados como criterios de Auditora
Ambiental, teniendo en cuenta sus requerimientos, prohibiciones,
exclusiones, mtodos de muestreos y anlisis, entre otros.
100

Revisin de requisitos y documentacin

Revisin programada de los registros y documentos de la organizacin
relativos al tema ambiental que no hayan sido revisados
La revisin dependern de los objetivos, alcances y criterios de auditora
que se hayan definido.
Permisos, planes y resultados de monitoreos ambientales, hojas de
seguridad sustancias peligrosas, declaraciones de disposicin final de
desechos y permisos especiales.
La revisin de permisos debe considerar sus lmites y condiciones, fechas
de renovacin y cualquier tipo de monitoreo requerido por el permiso.
Los registros de recepcin y despacho de productos qumicos y desechos
Evaluacin de riesgos.
Evaluacin de riesgos impuestos por legislacin especfica (Cdigo de
trabajo, Reglamento de Medidas Preventivas de riesgos laborales)
Evaluacin de riesgos para los que no existe legislacin (Exposicin a
campos electromagnticos.)
101

La Entrevista de Auditora
Limites de funciones y preparacin del Ambiente
Llevarla a cabo en donde se realice la actividad
Tiempo apropiado
Sin interrupciones
Sin barreras fsicas
Sin intimidaciones
Demostraciones
Pasos de la entrevista
Paso 1.
Presentacin del equipo al auditado
Asegrese la preparacin del ambiente
Haga que el auditado est cmodo
Presente un panorama general de la auditora

102

Paso 2.
Mustreme una copia de su procedimiento , revise el nmero de la
edicin y la fecha.
Particip en su elaboracin? - le puede dar al auditor una idea del
conocimiento que el auditado tiene del proceso.
Sin referencia al procedimiento, por favor indqueme como le va con
el proceso o En sus propias palabras dgame como el o por favor
mustreme lo que usted hace.
Haga las preguntas pertinentes

Paso 3.
Registre las observaciones
Recoja evidencia

103

Paso 4.
Deje que el auditado haga preguntas
La ultima pregunta es Tiene ideas o sugerencias para mejorar
este proceso?
Paso 5.
Brinde retroalimentacin al auditado sobre resultados positivos y
no conformidades.
Indique el contenido del informe
Agradezca por su tiempo y cooperacin

104

105

Tipos de Evidencia
a.Evidencia fsica: es obtenida mediante la visualizacin de los procesos,
generalmente necesita ser complementado por otro tipo de evidencia.
b.Evidencia documental: es la informacin obtenida de la revisin de
documentos existentes en la organizacin. La confiabilidad del
documento depende de la forma de cmo fue creado. Los auditores deben
considerar si el documento puede ser falsificado o creado en su totalidad
por un empleado deshonesto.
c.Evidencia testimonial: es la informacin obtenida de fuentes externas,
tales como declaraciones, PQRs, etc.
d.Evidencia analtica: se obtiene mediante la comparacin de cifras,
resultados de ejercicios anteriores, comparacin con la legislacin, etc.
Esta tipo de evidencia es la ms utilizada en auditoria de gestin.
106

Hallazgos de la Auditoria Interna.

Resultado de la comparacin que se realiza entre un criterio y la situacin
actual revelada durante la auditoria in situ.
Es toda informacin, que a juicio del auditor, le permite identificar hechos
o circunstancias importantes que pueden incidir en la gestin de la
entidad. Los requisitos que debe reunir un hallazgo de auditoria son:
Debe ser significativo.
Basado en hechos y evidencias precisas documentadas en papeles de
trabajo.
Debe ser objetivo.
Debe ser convincente para una persona que no ha participado en la
auditoria.
Comunicacin de los hallazgos en la Auditoria Interna.
a.Obtener sus puntos de vista respecto a los hallazgos encontrados.
b.Facilitar la oportuna adopcin de acciones correctivas.
107

NO CONFORMIDAD
INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO

Norma ISO 14001

Sistema de Gestin de la Organizacin

Un

requisito no se ha considerado (intencin).

La practica difiere de lo definido en el sistema
(implementacin)
La practica no es eficaz (eficacia)

108

La No Conformidad debe ser basada en:

Hechos y Datos
Precisa
Objetiva
Trazable
Concisa

Podra alguien ms encontrar la misma evidencia

que usted encontr, basado en lo que usted
escribi?
109

Preparacin de las conclusiones de la auditoria

Se debe hacer antes de la reunin de cierre para tratar
los siguientes aspectos:
Revisin

de los hallazgos
Acordar las conclusiones de la auditoria
Preparar
las recomendaciones si estuvieran
especificados con anterioridad
Comentar sobre las actividades de seguimiento y
cierre de No Conformidades
110

Reunin de Cierre de la Auditoria

Es presidida por el auditor lder del equipo auditor, en
sta se presentan los hallazgos, No Conformidades y
conclusiones de la auditoria de tal manera que sean
comprendidos y reconocidos por el auditado.
Cualquier opinin relativa a las No Conformidades
y/o conclusiones entre el auditor y el auditado deben
discutirse y en lo posible solucionarse, si no se llega a
un acuerdo, ambas opiniones deben registrarse.
111

PRESENTACION DE INFORMES
PREPARACIN DEL INFORME DE AUDITORIA
Responsable el Lder del equipo auditor
Es el producto ltimo del auditor, por medio del cual expone sus
observaciones, conclusiones y recomendaciones por escrito y que es
remitido a la direccin de la organizacin auditada.
Contiene juicios fundamentados en las evidencias con el objeto de
suministrar suficiente informacin acerca de los desvos ms
importantes
Recomendaciones mejoras a la conduccin de las actividades y
ejecucin de los procesos.
112

El informe de la Auditora brinda la oportunidad para:

Captar la atencin de la alta Direccin
Mostrar los beneficios que ofrece este tipo de examen.
Cubre dos funciones bsicas:
1.Comunica los resultados de la evaluacin del sistema de
gestin ambiental y el cumplimiento de la legislacin ambiental
vigente y aplicable.
2. Persuade a la direccin de la organizacin para adoptar
determinadas acciones y, cuando sea necesario llama su atencin,
respecto de algunos problemas que podran afectar adversamente
sus actividades y operaciones.
113

En el informe de la Auditora ambiental .

El auditor debe combinar el anlisis de la informacin primaria
solicitada al empresario y consignada en los formularios de
captura de informacin, con la informacin obtenida de las
observaciones realizadas durante la visita a la planta, las
entrevistas sostenidas con el personal operativo y su experiencia
como auditor.
El resultado debe ser el concepto objetivo de un experto sobre el
actual desempeo ambiental de la empresa.
El lenguaje y las formas de presentacin de los hallazgos deben
ser sencillos y fciles de comprender para el empresario y los
funcionarios que evalen el documento.
114

Propsito del informe .

Describir las No Conformidades y, proveer las bases
que permitan definir las acciones necesarias para
corregir las desviaciones encontradas.
El informe adems debe presentar todos los
antecedentes sobre cmo, cundo y quin realiz la
Auditora Ambiental, de forma tal de entender los
elementos que permitieron llegar a las conclusiones
que se indican y el grado de certeza que ellos.
115

Mtodos de presentacin del Informe

Es necesario tener en cuenta determinadas
caractersticas en el momento de elaborar informes,
con el objeto de mantener un suficiente nivel de
calidad.
Trascendencia.
Exactitud y beneficios de la informacin.
Calidad.
Objetividad.
Claridad.
Precisin.
116

 Trascendencia:

Los temas incorporados deben ser lo

suficientemente significativos como para merecer ser
informados y captar la atencin de la direccin.

Exactitud

y beneficio de la informacin: El contenido

del informe sea digno de crdito, es decir que debe
expresar exactitud en los juicios, los que debern ser
justos e imparciales. La validez del informe puede ser
cuestionada si el mismo falla en su exactitud.

117

 Objetividad

y enfoque: Las observaciones deben

ser presentadas de manera clara y objetiva. La
informacin necesaria para lograr un enfoque
adecuado del informe formar parte de los papeles
de trabajo e incluir:
Definicin de la naturaleza y alcance de la auditoria.
Informacin acerca del volumen y la naturaleza de las
operaciones.
Informacin de los aspectos deficientes y los aspectos
satisfactorios.
118

 Precisin

y claridad: el informe debe ser tan corto

como sea posible, utilizando un estilo de redaccin
claro, preciso y simple. Un informe conciso y
completo merecer la atencin adecuada por parte del
auditado, cosa que no pasara si el texto es demasiado
extenso. Contribuye a claridad los siguientes
aspectos:
No suponer que los auditados tienen
conocimientos tcnicos.
El estilo del informe debe indicar un significado
claro, evitando las palabras o trminos tcnicos.
119

Redaccin del informe de Auditoria Interna

Durante el transcurso de la auditoria, el auditor

lder o el mismo auditor revisar el trabajo de los
auditores y se asegurara que los papeles de trabajo
renan evidencias suficientes y competentes, que
avalen las observaciones, conclusiones y
recomendaciones.
Por
lo
tanto,
ser
responsabilidad del auditor que el informe revele
todos los aspectos de inters que contribuyan al
objetivo fundamental de la auditoria
120

Redaccin del informe de Auditoria Interna

En general, un informe consta de tres partes:
Resumen:
Contiene una declaracin de conformidad con los criterios de la
auditora, una corta sinopsis de los hallazgos de la auditora
Las observaciones detalladas y las referencias a la evidencia
objetiva observada se escriben en la lista de chequeo y se
anexan al informe.
Si la auditora era para evaluar la conformidad del sistema de la
organizacin, el informe debe incluir el grado de cumplimiento
de sus objetivos y metas.
121

No Conformidades:
Habitualmente se presentan en detalle en un formato separado
por cada No Conformidad.
Se le puede dar nombre a cada No Conformidad para
referenciarla.
Si los elementos de la lista de chequeo han sido numerados, se
puede citar este numero sobre al No Conformidad.

Recomendaciones:
Son opcionales
No especifican como mejorar, sino solamente que mejorar.
Se relacionan con la eficiencia del proceso auditado y la
retroalimentacin sobre el resultado del proceso.
Se pueden hacer recomendaciones acerca e las polticas y
procedimientos escritos, particularmente si se pueden aclarar
122
mas.

COMPOSICIN DEL INFORME

El formato del informe de auditora

La lista de chequeo de auditora
Los formatos de reporte de no conformidades, RNC
Una copia del procedimiento auditado
Opcional, adjuntar al formato de reporte de no
conformidades, las fotocopias de las evidencias
objetivas encontradas durante la auditora
FINALIZACION DE LA AUDITORIA

La auditora finaliza cuando se hayan realizado todas las

actividades descritas en el Plan de Auditora y el
Informe de Auditora se haya distribuido.
123

Formato Lista de Chequeo

Auditora
N
Ref.

LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA

Pregunta / Requisito

Firmas del Equipo Auditor:

Observaciones

Pagina
N
oX

124

Formato Reporte de Auditora Interna

Nombre del Procedimiento

Versin N.

Fecha de la Auditora

Equipo Auditor
Personas Auditadas
RESULTADO DE LA AUDITORA Conforme

No Conforme

(Vanse las NC abajo)

RESUMEN DE LA AUDITORIA

NC
N

DESCRIPCION

Menor Mayor

RECOMENDACIONES
125

SEGUIMIENTO Y REVISION DE LA
AUDITORA
Durante la fase de seguimiento de la auditora, el auditor debe
verificar que ha habido respuesta a cada una de las solicitudes
de acciones correctivas, que se encuentren implantadas y sean
adecuadas con su finalidad y sean cumplidas. El auditor debe
quedar satisfecho de que las acciones correctivas tomadas
corrigen el problema y con esto se evita su recurrencia.
SEGUIMIENTO.
La organizacin auditora debe mantener un programa de
seguimiento y generar evidencia de ello. El mtodo para
monitorear el seguimiento debe ser contemplado en el programa
de auditora.
126

SEGUIMIENTO.
El sistema debe ser estructurado de tal modo que suministre lo
siguiente:
a)Identificacin

de la auditora, el auditor lder, los miembros

del equipo auditor y la organizacin auditada.
b)Fecha de inicio y finalizacin de la auditora.
c)Nmero del reporte de auditora, nmero de solicitudes de
accin correctiva.
d)Fecha de vencimiento de las respuestas a las acciones
correctivas y estado de avance.
e)La fecha reprogramada de auditora (cuando sea aplicable).
Cuando una respuesta de la organizacin auditada no es recibida
en la fecha establecida, el grupo auditor debe notificar de su
incumplimiento y reportarlo a las autoridades respectivas.
127

ACCINES DE SEGUIMIENTO.
a.Las respuestas a todas las solicitudes de accin correctiva deben
ser emitidas dentro del perodo establecido.
b.El auditado debe determinar la accin correctiva requerida para
garantizar la efectividad del sistema a corto y a largo plazo, debe
ser confirmada por escrito.
c.El auditor lder debe evaluar la efectividad de las acciones
establecidas (conjuntamente con cualquier evidencia de apoyo) y
dependiendo de la naturaleza de la deficiencia (y requisitos del
procedimiento de auditora) proceder a:
Aceptar la accin correctiva con la evidencia entregada.
Programar una visita adicional para verificar la eficacia de la
accin correctiva.
d.El seguimiento de los detalles debe ser registrado y firmado por el
auditor lder (generalmente en la solicitud de accin correctiva).
128

INFORME DE SEGUIMIENTO
Una vez finalizada la ejecucin del seguimiento, se deber
presentar un informe que incluya:

El grado de cumplimiento de las acciones correctivas.

Los logros ms importantes obtenidos con las medidas
adoptadas.
Las recomendaciones que no hayan sido implantadas,
indicando las causas que justifican la falta de implementacin,
impacto de la no implementacin y un detalladlo plan de
accin que se deber ejecutar.

129
247

CIERRE.
El cierre de las no-conformidades encontradas durante la
auditora debe estar soportado en la verificacin de evidencias
objetivas que certifiquen el cumplimiento satisfactorio de la
misma.
Una vez que se verific que las acciones correctivas han sido
implantadas satisfactoriamente, el auditor lder debe emitir
una carta de cierre de acciones correctivas, dirigida a la
gerencia del rea auditada.

130

COMPETENCIAS Y ATRIBUTOS DEL AUDITOR

131
ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP

ATRIBUTOS PERSONALES
La confianza y la seguridad en el proceso de auditora
dependen de la competencia del personal que realiza la
auditora. Para llegar a ser auditor, una persona debera:
Demostrar capacidad para aplicar el conocimiento y
habilidades necesarios para realizar las auditoras.
Educacin, experiencia laboral, formacin del auditor y
experiencia en auditora son los medios por los cuales una
persona adquiere el conocimiento apropiado y habilidades
para llegar a ser un auditor.
132

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
Principios, procedimientos y tcnicas de auditora, para
posibilitar que el auditor seleccione los que son apropiados para
diferentes auditoras.
Documentos del sistema de gestin y de referencia, para
posibilitar que el auditor comprenda el alcance de la auditora y
aplique los criterios de la auditora.
Situaciones organizacionales, para posibilitar que comprenda el
contexto operacional de la organizacin.
Leyes y reglamentaciones aplicables, y otros requisitos
pertinentes a la disciplina, para posibilitar que el auditor
conozca los requisitos que se aplican a la organizacin auditada
y trabaje de acuerdo con ellos.
133
133

CONOCIMIENTO Y HABILIDADES ESPECIFICAS

Mtodos y tcnicas de gestin ambiental, para posibilitar que
el auditor examine los sistemas de gestin ambiental y genere
hallazgos de auditora y conclusiones apropiados.
Ciencia y tecnologa ambiental, para posibilitar que el auditor
comprenda las relaciones fundamentales entre las actividades
humanas y el medio ambiente.
Los aspectos tcnicos de las operaciones, para posibilitar que
el auditor comprenda la interaccin de las actividades,
productos, servicios y operaciones del auditado.
134
ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP

EDUCACIN, EXPERIENCIA Y FORMACIN

Para adquirir la experiencia necesaria para llegar a ser

auditor, una persona necesita:
Experiencia laboral en una posicin tcnica, gerencial o
profesional que involucra el ejercicio de criterio,
resolucin de problemas y comunicacin con otro
personal gerencial o profesional.
Formacin como auditor, que contribuya al desarrollo del
conocimiento.
135
ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP

COMPETENCIAS SEGN NTC ISO 19011

136

ETAPAS PARA LA EVALUACIN DE AUDITORES

La evaluacin inicial de las personas que desean

llegar a ser auditores.
La evaluacin de los auditores como parte de un
proceso de seleccin de equipo auditor.
La evaluacin continua del desempeo de los
auditores para identificar las necesidades y mejora.
137

EVALUACIN DEL AUDITOR

El proceso de evaluacin comprende cuatro pasos principales.
Identificar las cualidades y atributos personales y los
conocimientos y las habilidades para satisfacer las necesidades
del programa de auditoria.
Establecer los criterios de evaluacin. (aos de experiencia,
numero de auditorias, horas de formacin en auditoria,
desempeo, habilidades demostradas).
Seleccionar el mtodo de evaluacin adecuado.
Realizar la evaluacin.
138
ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP