PLANEACION OPERATIVA DE UN

PROYECTO
ADMINISTRACION DE PROYECTOS

EMIL YESID VELEZ LOPEZ
ESPECIALISTA EN GERENCIA
INGENIERO INDUSTRIAL
Que es Planeacin?
Planificar es fijar un curso de accin completo
con una secuencia de operaciones involucrando
el tiempo y los recursos necesarios para su
realizacin.
Son aplicaciones o herramientas de gestin que
permiten mejorar y potenciar los recursos de una
organizacin, pueden ser de recursos humanos,
nmina, tecnologa, servicio al cliente, etc., ests
se pueden aplicar de manera simultanea en
cualquiera de los procesos de la organizacin
Para que sirve la planeacin?
La planeacin centra sus acciones en:
A. La seleccin y relacin de hechos.
B. Formulacin y uso de supuestos sobre el
futuro.
C. Formulacin de actividades para alcanzar
objetivos
ETAPAS DEL PROCESO DE
PLANEACION
1. Diagnostico.
Para determinar como est la organizacin. En cuanto
recursos fsicos, administrativos, financieros, aspectos
tcnicos, tendencias del mercado, etc.

Para ello determinamos:
Fortalezas: Ventajas y puntos a favor.
Debilidades: Desventajas y puntos en contra.
Oportunidades: Nos permite mejorar.
Amenazas: Nos afecta si no reaccionamos.

Con el diagnstico determinamos:
Problemas generales
Problemas de fondo.
Problemas secundarios.
Problemas superficiales
Nuevos negocios
Formas de crecer.

2. Determinacin de Objetivos.
Un objetivo es una propuesta a lograr que nos
indica hacia donde vamos
Es necesario establecer objetivos generales y
particulares (financieros, mercadeo, de
servicios, etc.).
3. Formular metas.
Nos permite medir como va la ejecucin del
plan y como vamos logrando los objetivos.
Seleccionadas las metas se identifican las
actividades a realizar, el tiempo necesario y el
lugar para los diferentes servicios a ofrecer
utilizando cronogramas de actividad.
Las metas son consecuentes con los
problemas, diagnostico y objetivos
4. Asignacin de Recursos.
Definidas las acciones se asignan los recursos
humanos y financieros necesarios para efectuar
las acciones.
Recursos Humanos: Si hay aumento o
disminucin.
Recursos Fsicos: Nuevas obras, ampliaciones,
dotaciones.
Recursos Tcnicos: Estudios, capacitacin,
anlisis.
Recursos Financieros: Crditos, utilidades, etc.
HERRAMIENTAS PARA LA
PLANEACION
La finalidad de las tcnicas de la planeacin
consiste en que el administrador que las utilice,
tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a
la situacin ms especfica del medio y de la
organizacin en donde se acte. Las tcnicas
pueden ser usadas en cualquier proyecto.

Las tcnicas ms usadas son:
Manuales de Objetivos y Polticas.
Diagrama de Proceso y de Flujo.
Graficas de Gantt.
PERT. CPM (Mtodo de Ruta Crtica).

1. Manuales.
Los manuales constituyen una de las
herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de
sus funciones administrativas y operativas.
Son fundamentalmente, un instrumento de
comunicacin.

2. Diagrama de Proceso y de Flujo.
Los diagramas de proceso y de flujo sirven
para representar, analizar, mejorar y/o explicar
un procedimiento, se consideran como
instrumentos de simplificacin. Estos hacen
ver un proceso en forma tal que pueda
apreciarse separadamente cada uno de sus
casos y nos permiten ver grficamente esos
pasos.
2. Diagrama de Proceso y de Flujo.
3. Graficas de Gantt.
Es un diagrama o grfica de barras que se usa
cuando es necesario representar la ejecucin o la
produccin total, sta muestra la ocurrencia de
actividades en paralelo o en serie en un
determinado perodo de tiempo.
Tienen por objeto controlar la ejecucin
simultnea de varias actividades que se realizan
coordinadamente.
Al igual que los grficos PERT, los grficos Gantt
se basan en un enfoque grfico. Un grafico de
Gantt es un sencillo grfico de barras.

3. Graficas de Gantt.
Cada barra simboliza una tarea del proyecto. En
donde el eje horizontal representa el tiempo.
Como estos grficos se emplean para encadenar
tareas entre s, el eje horizontal debera incluir
fechas. Verticalmente, y en la columna izquierda,
se ofrece una relacin de las tareas.
Una ventaja importante de los grficos Gantt es
que ilustran claramente el solapamiento entre
tareas planificadas.
A diferencia con los grficos PERT los grficos
Gantt no muestran demasiado bien la
dependencia que existe entre tareas diferentes.


Cmo usar un grfico de Gantt para
planificacin:
Para generar un calendario de proyecto utilizando
grficos Gantt:

1. Primero se tiene que identificar las tareas que
deben planificarse.

2. A continuacin, se determinara la duracin de
cada tarea a travs de tcnicas y formulas para la
estimacin apropiada de tiempos.

Uso de grficos de Gantt para evaluar
el avance de proyecto:
Una de las responsabilidades ms habituales del
director de proyectos es informar sobre el avance
del proyecto a sus superiores.
Los grficos Gantt suelen utilizarse para mostrar
el avance de los proyectos, en virtud de que
pueden comparar de forma conveniente la
planificacin original con el desarrollo real. Para
informar del avance del proyecto se tiene que
ampliar las convecciones propias del grfico de
Gantt.
Si una tarea ha sido completada, su barra
correspondiente aparecer ms oscura.

Uso de grficos de Gantt para evaluar
el avance de proyecto:
Si ha sido completada solo parcialmente, la parte
proporcional de la barra estar ms oscura.
El porcentaje de barra oscurecida debera
corresponder al porcentaje de tarea completa.
Las barras ms claras simbolizan tareas que no
han sido empezadas. A continuacin, se trazara
una lnea vertical perpendicular al eje horizontal y
que cortar a ste en la fecha del da. Entonces,
se puede evaluar el avance del proyecto.

3. Graficas de Gantt.
Ventajas del Grfico:
Se puede comparar la promesa contra la
realidad.
Se pueden detectar las causas por las cules la
ejecucin es superior o inferior a la meta.
Es un mtodo simple de trazar y de leer
Determina las responsabilidades en el tiempo
Desventajas del grfico.
No existe una indicacin formal de la
secuencia de actividades
Si dos barras estn traslapadas no se sabe si
son necesariamente secuenciales.
La longitud de las barras no permite
comprender que se desarrolla y en que fecha
Aumenta la complejidad del grfico a
medida que se detallan las actividades
Desventajas del grfico.
El estudio de acortamiento del tiempo es
muy laborioso para determinar que
actividades se pueden a cortar y cules son las
actividades que nos determinan la duracin
total del proyecto.
El procesamiento de costos y de recursos en
general es imposible de programar en el
diagrama de barras ya que la herramienta no
est hecha para efectuar este anlisis.

PERT (Evaluacin de Programa y Tcnica de
Revisin).CPM (Mtodo de Ruta Critica)
En los grficos PERT, los proyectos pueden
organizarse en acontecimientos y tareas.
"Un acontecimiento (tambin llamado hito) es
un punto en el tiempo que representa el inicio
o la finalizacin de una tarea o un conjunto de
tareas
"Una tarea es una actividad del proyecto (o
un conjunto de actividades)

PERT (Evaluacin de Programa y Tcnica de
Revisin).CPM (Mtodo de Ruta Critica)
El CPM es idntico al PERT en concepto y
metodologa. La diferencia principal entre
ellos es simplemente el mtodo por medio del
cual se realizan estimados de tiempo para las
actividades del proyecto. Con CPM, los
tiempos de las actividades son
determinsticos. Con PERT, los tiempos de las
actividades son probabilsticos o estocsticos
Ejemplo
ACTIVIDAD PREDECESOR DURACION
A - 10
B A 31
C B 10
D B 5
E C 5
F D,E 3
G E 4
H F,G 2
UN PROYECTO PUEDE SUBDIVIDIRSE EN OCHO ACTIVIDADES IMPORTANTES,
CON SU LISTA DE PRECEDENCIAS Y SU ESTIMACION DE DURACION DE CADA
UNA. CONSTRUYA EL DIAGRAMA DE RED CON TIEMPOS DE INICIACIN Y
TERMINACION TEMPRANOS Y TARDIOS Y SU RUTA CRITICA.
TIEMPOS TEMPRANOS:
SE HACE DE IZQUIERDA A DERECHA
CUANDO ENTRAN VARIAS ACTIVIDADES
EL TIEMPO UTILIZADO POR LA ACTIVIDAD
POSTERIOR ES EL MAYOR
TIEMPOS TARDIOS:
SE HACE DE DERECHA A IZQUIERDA
CUANDO ENTRAN VARIAS ACTIVIDADES
EL TIEMPO UTILIZADO POR LA ACTIVIDAD
ANTERIOR ES EL MENOR
TALLER 1
CONSTRUYA EL DIAGRAMA DE GANTT
PARTIENDO DEL DIAGRAMA PERT/ CPM VISTO
EN CLASE
TALLER 2
CONSTRUYA EL DIAGRAMA PERT/ CPM