Lic.

Lorenzo Antonio Jasso Martnez

antoniojassomtz@hotmail.com

antoniojasso@mexico.com

Objetivo general de la asignatura
El alumno desarrollar una visin integral de la
Administracin de Proyectos, las reas de conocimiento
que la conforman, as como su relacin con otras reas.
Durante el curso, el estudiante desarrollar habilidades
que le permitirn planear y organizar un proyecto,
administrar los tiempos y recursos necesarios para
llevarlo a cabo, determinar la estructura organizacional
necesaria.
Aplicar tcnicas de estimacin de costos, de control de
presupuestos, evaluaciones financieras y de riesgo.
1.- Introduccin a la Administracin de
Proyectos

Significado de administracin de proyectos.
La importancia de la administracin de proyectos.
Funciones de la administracin de proyectos.
Beneficios de la administracin del proyecto.
Caractersticas e importancia del administrador de
proyectos.
Variables principales: costo, capacidad, calidad y
programa.
Causas por la que fracasan los proyectos.
2.- Inicio del Proyecto

Administracin del personal del proyecto.
El lder del proyecto.
Importancia de administrar a las personas.
Integrantes del equipo, sus habilidades y
responsabilidades
La importancia de la asignacin de roles.
La organizacin del equipo de trabajo.
La integracin de equipos de trabajo con enfoque a la
productividad.
Tendencias futuras de la administracin de proyectos.
3.- Software para la Administracin de
Proyectos

Herramientas de software para administrar proyectos.
Manejo de herramientas de software
Proyectos mltiples y proyectos ubicados en diferentes
sitios.
La administracin de varios proyectos y el
aprovechamiento adecuado de los recursos.
El uso de recursos en Internet para la administracin de
proyectos mltiples, colectivos y ubicados en diferentes
sitios.
4.- Ingeniera de Requerimientos

Obtencin de requisitos.
Tcnicas para obtener informacin sobre el proyecto.
Especificaciones del proyecto y contrato
5.- Planificacin

Importancia de la planificacin.
Diagramas PERT/CPM.
Grficas de Gantt.
Especificacin de tareas.
Organizacin de tareas y definicin de responsabilidades.
Estimacin de tiempos.
Estimacin de esfuerzos.
Clculo de costos.
Plan general del proyecto y planes de trabajo individuales.
Uso de herramientas de software para la planificacin
6.- Anlisis de Riesgos

Concepto de riesgo.
Tipos de riesgos.
Anlisis de problemas potenciales.
Planes de gestin de riesgos y medidas preventivas.
Planes de gestin de contingencias y medidas eventuales
7.- Desarrollo y Supervisin del Proyecto

La supervisin del proyecto.
Las actividades a realizar durante el seguimiento del proyecto.
Aplicacin adecuada de tcnicas y herramientas.
El control de calidad.
Los formatos para el seguimiento de proyectos.
La deteccin y manejo de errores.
Las reuniones y decisin sobre el avance del proyecto.
Manejo de conflictos.
El control de tiempos y gastos.
Los informes del proyecto.
Instrumentos para vigilar el progreso de un proyecto.
Modificaciones a la planificacin original.
Herramientas de software para el seguimiento y supervisin de
proyectos.
Causas de cancelacin de un proyecto y su manejo.
8.- Documentacin de un Proyecto

Importancia de la documentacin de un proyecto.
Informe tcnico.
Informe Administrativo.
Criterios y procedimientos de evaluacin y
acreditacin (7)
Porcentaje
Primer examen parcial 30%
Segundo examen parcial 30%
Examen final 40%
SIGNIFICADO DE ADMINISTRACION
DE PROYECTOS
Qu es un Proyecto?

Es la suma de esfuerzos que
en forma temporal se
utilizan para generar un
PRODUCTO O SERVICIO
en particular o UNICO.

Situacin actual
Requerimientos
Objetivos
P R O Y E C T O
Resultados
T
i
e
m
p
o

FIN
Caractersticas de un Proyecto
Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final
definido

Productos, servicios o resultados nicos: un
proyecto crea productos entregables nico

Elaboracin Gradual: significa desarrollarlo en etapas

Administracin
Es un proceso que consiste en las actividades de
planeacin, organizacin, direccin y control para
alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ellos
recursos econmicos, humanos, materiales y tcnicos a
travs de herramientas y tcnicas sistematizadas.
Es el arte de lograr que se hagan ciertas cosas a travs de
las personas
Es una ciencia compuestas de principios, tcnicas y
practicas , cuya aplicacin a conjuntos humanos permite
establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo a
travs de los cuales se pueden alcanzar propsitos
comunes que individualmente no se pueden lograr en los
organismos sociales

Qu es la Administracin de
Proyectos?

La aplicacin racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a travs de una serie
de actividades
interrelacionadas.

Componentes de la Administracin de proyectos

1.Habilidades clave
Liderazgo
Comunicacin
Negociacin
Solucin de problemas
Lograr objetivos
2.Conocimientos
Tcnicos
Administrativos
3.Herramientas
4.Tcnicas

Elementos relacionados con el Proyecto

Tiempo
Calidad
Alcance
Entorno
Recursos
Costo

BUSCAR LA SATISFACCIN DE
TODOS LOS INTERESADOS
Ciclo de vida del Proyecto

1. Inicio*
2. Planeacin*
3. Ejecucin*
4. Control*
5. Cierre*
N
I
V
E
L

D
E

A
C
T
I
V
I
D
A
D

*Etapas del
proyecto
INICIO TIEMPO TERMINO
100%
$, HH
Avance
Fase 1
Inicio
Fase 2
Planeacin
Diseo
Fase 3
Ejecucin
Fase 4
Pruebas y
Arranque
Decisin de
arranque
Decisiones
trascendentes
Instalacin
completa
Operacin
completa

Entrega
Grado de influencia en
resultados
La administracin de proyectos
implica una gran importancia, por lo
que es usada en una gran diversidad de
campos; desde proyectos espaciales, en
bancos, en desarrollo de sistemas en
computadora, en procesamiento de
hidrocarbono, en la industria
petroqumica, en telecomunicaciones,
en defensa nacional, etc.
Los cambios tecnolgicos, la necesidad
de introducir nuevos productos al
mercado, las cambiantes exigencias de
los consumidores de productos, entre
otras cosas, incrementan el fluido de
operaciones en una organizacin,
provocando que los mtodos de
administrativos convencionales sean
inadecuados. Por esta razn la
administracin de proyectos es
importante, ya que ofrece nuevas
alternativas de organizacin.

Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos
crticos cuando estn limitados en cantidad y/o tiempo
de disponibilidad. Tambin ayuda a realizar acciones
concisas y efectivas para obtener el mximo beneficio.

La administracin procura siempre el mximo
aprovechamiento de los recursos, mediante su
utilizacin eficiente. Las principales funciones de la
administracin se engloban en planeacin,
organizacin, direccin y control.

Durante la planeacin se decide
anticipadamente qu, quin,
cmo, cundo y por qu se har
el proyecto.
Las tareas ms importantes de la
planeacin son determinar el
status actual de la organizacin,
pronosticar a futuro, determinar
los recursos que se necesitarn,
revisar y ajustar el plan de
acuerdo con los resultados de
control y coordinar durante todo
el proceso de planeacin.

La organizacin realiza
actividades en grupo, de
asignacin y asesoramiento, y
proporciona la autoridad
necesaria para llevar a cabo las
actividades.
Dentro de esta etapa se
identifica, define y divide el
trabajo a realizar, se agrupan y
definen los puestos, se
proporcionan los recursos
necesarios y se asignan los
grados de autoridad.

El siguiente paso es la direccin, la cual sirve para
conducir el comportamiento humano hacia las metas
establecidas.
Aqu se comunican y explican los objetivos a los
subordinados, se asignan estndares, se entrena y gua
a los subordinados para llegar a los estndares
requeridos, se recompensa el rendimiento y se
mantiene un ambiente motivacional.

Por ltimo se encuentra el
control, que se encarga de
medir el rendimiento
obtenido en relacin a las
metas fijadas. En caso de
haber desviaciones, se
determinan las causas y se
corrige lo que sea necesario.


Funciones del Administrador de Proyectos
Opera independientemente de la cadena de mando
normal dentro de la organizacin. Debe dirigir y
evaluar el proyecto; tambin planear, proponer e
implementar polticas de administracin de proyectos,
asegurar la finalizacin del proyecto mediante
compromisos contractuales.
Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y
mantener los planes del proyecto, darle una
calendarizacin y financiamiento adecuados al
proyecto y evaluar y reportar su avance.
Debe resolver los problemas a travs de decisiones
orientadas al objetivo.

Adems, el administrador de proyecto debe resolver las
siguientes preguntas:
* Qu se va a hacer ?
* Cundo se va a hacer ?
* Por qu se va a hacer ?
* Cunto dinero est disponible para hacerlo ?
* Qu tan bien se est haciendo el proyecto ?

El Jefe de Proyecto debe tener una combinacin de
habilidades incluyendo la capacidad de hacer
preguntas perspicaces, detectar supuestos no
declarados y, resolver conflictos interpersonales junto
con la capacidad de aplicar sistemticamente los
principios de la administracin.
Uno de los aspectos clave de su trabajo es
reconocer los riesgos que puedan impactar la
probabilidad de xito del proyecto, y los riesgos
deben ser formal o informalmente evaluados
durante todo el perodo de ejecucin del proyecto.
El riesgo surge de la incertidumbre y un Jefe de
Proyecto avezado se distingue por considerarlo uno
de los focos principales de su labor. La mayora de
los temas que pueden impactar un proyecto de una
u otra manera estn relacionados con el riesgo

Estandariza la metodologa, los procedimientos,
herramientas y plantillas para la gestin.
Prioriza las estrategias, programas y proyectos.
Mejora la estimacin y el cumplimiento de los tiempos
en el proyecto.
Mejora el presupuesto y el cumplimiento de la
ejecucin de los costos asignados al proyecto.

Mejora los niveles de calidad en el proyecto y en el
producto
Visibilidad de los proyectos.
Confiabilidad en la informacin para la toma de
decisiones dentro del proyecto o de la alta gerencia.
Optimiza los niveles de comunicacin entre proyectos.

Racionaliza el uso de recursos compartidos.
Propicia la adecuada administracin de la
configuracin de los proyectos y el despliegue de las
lecciones aprendidas.
Minimiza los riesgos y su impacto.

Mejora la ecuacin costo/beneficio de los recursos
Produce un aumento de la satisfaccin del cliente
interno y desarrolla las habilidades del equipo.
Respecto de la ecuacin costo/beneficio de los
recursos, al contar con una metodologa logramos que
los nuevos integrantes en el equipo puedan aprender
ms rpidamente cmo hacer el trabajo.
Objetivos y metas (el proyecto debe ser o hacerse
viable, sustentable y medible, con talentos y recursos
asignados, sin estrs y con buen clima laboral y
contractual)
Calendario de actividades (debe tener un programa
detallado de actividades en funcin del tiempo -o plan
de trabajo- con alcance, metas, talentos y recursos...)

Complejidad manejable (hace sencillo lo complejo,
inter relacionando con visin de totalidad los
mltiples elementos componentes y las inter
relaciones entre ellos)
Administra recursos (especifica y logra disponibilidad
de talentos (conocimientos y competencias), capital y
esfuerzo humano de diversas reas de la organizacin,
comunidad, etc.)

Organizacin matricial (define estructura, sistemas,
valores, smbolos, personas y talentos, asigna
responsabilidades y recursos: talentos y logros vs.
compensaciones fijas y variables; x ej. consultor, coach,
facilitador, ejecutor, diseador, gerente, patrocinador,
cliente interno, etc.)
Sistema de comunicacin y control (sistema manual o
automatizado de registro y difusin de documentacin
e informacin sobre marcha del proyecto, precisando
desviaciones y correctivos)

Caractersticas
De acuerdo con el Project Management
Institute (PMI)
Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos
Un producto o artculo producido, que es
cuantificable, y que puede ser un elemento terminado
o un componente o un servicio prestado.
La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo,
la capacidad de produccin o de prestacin de servicio
de las funciones del negocio, que respaldan la
produccin, la distribucin, etc.
Un resultado, salidas, documentos, ideas... Por
ejemplo, de un proyecto de investigacin se obtienen
conocimientos que pueden usarse para determinar si
existe o no una tendencia o si un nuevo proceso
beneficiar a la sociedad

El costo de desarrollar un proyecto depende de las
mltiples variables asociadas a las acciones necesarias
y suficientes, para llevarlas a cabo, incluyendo:
La cuota de gastos generales
Costos de especialistas
Mano de obra
Materiales
Servicios
Administracin de riesgos
Depreciacin de inversiones en infraestructura
(edificios, instalaciones, mquinas, equipos, etc.)
Costo de capital, etc.

Cuando se contrata a un consultor independiente para
un proyecto, el costo tpicamente ser determinado
por la tarifa horaria de la empresa consultora
multiplicada por el nmero de horas presupuestado,
para lograr el avance real del proyecto reseado y
constatado:
Entregables
pertinentes
oportunamente entregados,
completos,
con la calidad convenida,
manejables y convincentes.

La Gestin de los Costos del Proyecto incluye los
procesos involucrados en la planificacin, estimacin,
preparacin del presupuesto y control de costos de
forma que el proyecto se pueda completar dentro del
presupuesto aprobado
Estimacin de Costos: desarrollar una aproximacin
de los costos de los recursos necesarios para completar
las actividades del proyecto.
Preparacin del Presupuesto de Costos: sumar los
costos estimados de actividades individuales o
paquetes de trabajo a fin de establecer una lnea base
de costo.
Control de Costo: influir sobre los factores que crean
variaciones del costo y controlar los cambios en el
presupuesto del proyecto.
Estos procesos interactan entre s y tambin con los
procesos de las dems reas de Conocimiento.
Cada proceso puede involucrar el esfuerzo de una o
ms personas o grupos de personas, dependiendo de
las necesidades del proyecto.
Cada proceso tiene lugar por lo menos una vez en cada
proyecto y se realiza en una o ms fases del proyecto, si
el proyecto se encuentra dividido en fases
No se planific adecuadamente.
No se estim adecuadamente el tiempo necesario para
realizar las actividades.
No se previno el aumento de costos durante el tiempo de
ejecucin
No se planificaron todas las actividades que era
necesario realizar.
No se tom en cuenta factores que impedan cumplir los
objetivos.
No se control lo que estaba sucediendo.
Slo en algunos casos se dio seguimiento a las decisiones
que se adoptaban.
No se comunic los problemas que estaban ocurriendo.
No se tom en cuenta la opinin de los beneficiarios.
No se evaluaron otras experiencias similares.
Mala conformacin del Equipo de Trabajo.
La capacidad estaba debajo de lo que se necesitaba.
No se ponan de acuerdo en lo que tenan que realizar.
Se cambi a los miembros del equipo.
No se document.
No se motiv a quienes trabajaban en el proyecto.
De acuerdo a estudios realizados en USA se puede decir
que los motivos que originan dichos fracasos en el
cumplimiento de los proyectos:
21 % Cambios en los objetivos definidos a nivel
estratgico.
31 % No utilizacin, o mala utilizacin de metodologas
de trabajo.
48 % Problemas humanos, de conduccin,
comunicacin y conflictos
entre la gente.
Tras varias horas de conversaciones el dueo de una fbrica decide contratar
a tres canbales, siempre y cuando no molesten a los trabajadores
Los tres antropfagos son presentados ante todos los trabajadores y
posteriormente son llevados a la cafetera, lugar en donde van a trabajar
Un mes despus, el dueo de la fbrica va a ver a los canbales y les comenta
que han hecho muy bien su trabajo, sin embargo, les pregunta si saben en
dnde anda el portero porque lleva unos das desaparecido
Inmediatamente los canbales mueven sus cabezas en seal de un no
rotundo
Despus que el jefe abandona la cafetera el lder de los canbales le grita a
los otros dos:
Quin es el idiota que se ha comido al portero?
De repente uno de los dos canbales levanta la mano lentamente
A lo que el lder de los canbales grita:
Idiota! Hasta el momento nos habamos comido nicamente a directores
de proyectos, porque sabamos que nadie se iba a dar cuenta si no estaban,
pero, un portero?, todos sabemos que es un puesto esencial para la
empresa.