Los Manuales

Herramientas con las que cuentan las organizaciones

para hacer posible y facilitar el desarrollo y
desenvolvimiento de las multiples funciones
administrativas que deben llevarse a cabo. Los
manuales son esenciales, debido a que nos permite
logar el
Estandarizacin Ajuste Mutuo
Equilibrio
Los Manuales
Son todo un conjunto de reglas que describen de
manera sistemtica la actividades, labores que
deben ser realizadas por los miembros de la
organizacin, con el propsito de lograr
eficientemente los objetivos de la empresa.
Ventajas en el uso de Manuales
Administrativos
Recopila de manera
organizada los
procedimientos de
la organizacin
Reduce en gran
proporcin la
improvisacin, ya
que todo esta escrito
Aclaran dudas con
respecto a que
hacer en un
momento
determinado
Ventajas en el uso de Manuales
Administrativos
Mantiene la
igualdad
(estandarizacin) en
la gestin
organizacional
ESTANDARIZACION
Es una herramienta
de Control
Es un instructivo
Informativo
Ventajas en el uso de Manuales
Administrativos
Ahorro de tiempo
debido a que las
instrucciones ya
estn dadas
Permite una evaluacin
objetiva de los procesos
Permite evaluar los
estndares que han
sido establecidos
Buscar la mejor
forma de hacer las
cosas
Clasificacin de los Manuales
Administrativos

1. Manual de Organizacin

Describe la formalidad de la organizacin para cada
puesto de trabajo, los objetivos, responsabilidad,
funciones y autoridad
Clasificacin de los Manuales
Administrativos

2. Manual de Polticas

Describe los principios esenciales que rigen la
administracin y que determinaran los trminos en la
mejor forma de decisiones.
Clasificacion de los Manuales
Administrativos

3. Manual de Procedimientos y
Normas

Describe en detalle la secuencia de los procedimientos como
igualmente las normas a cumplir por los integrantes de la
organizacin y que estn acorde conta los procedimientos
establecidos.
Clasificacion de los Manuales
Administrativos

4. Manual de Especialista

Son aquellos diseados para una actividad en
especificio
Clasificacion de los Manuales
Administrativos

5. Manual de Colaborador

Contiene informacin de inters relevante para el buen
desempeo de colaborador. Los temas que se incluyen en
el mismo hacen referencia a los objetivos , misin y visin
de la. Organizacin como igualmente los derechos y
deberes a los que es inherente.
Clasificacion de los Manuales
Administrativos

6. Manual de Mltiples Propsito

Incluye todos los dems . Se realizan en empresas en
donde por razn de su tamao no se justifica el diseo por
separado.
Que es lo importante
en un manual de
procedimientos!!!??
Contenido
ndice
Instrucciones
de uso de ma
nual
Aquello que
ser objeto
de consulta
Introduccin
Elementos del Manual
Manuales de Organizacin
Principios Bsicos
Toda posicin de supervisin debe tener asignada funciones y
responsabilidades concretas.

Las responsabilidades deben de ir acompaadas de la correspondiente
autoridad para ejercerla.

Cada persona que ocupa un puesto en la organizacin no debe recibir
ordenes de una nica fuente.

Toda decisin que se adopte respecto a un integrante de la organizacin
debe ser efectuada con conocimiento y consentimiento del supervisor
inmediato del afectado por la decisin.
Debe existir y aplicarse un mecanismo que permita controlar y
evaluar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los
niveles jerrquicos

Contenido y Presentacin de los
manuales de la Organizacin
Objeto: Establecer el contenido y la presentacin de un
manual de organizacin. El mismo se enuncia en carcter
indicativo.

Partes Integrantes
Contenido: es una especie de ndice; incluir la
enunciacin de cada una de las partes componentes del
manual y la cantidad de paginas que correspondan a cada
una.
Contenido y Presentacin de los
manuales de la Organizacin
Objeto del Manual: en esta parte se indicara los fines y
alcances generales del manual de la organizacin. Por
ejemplo se determinara que el objetivo del manual es
definir las funciones y responsabilidades de cada posicin
dentro de la organizacin.

Objetivos y Polticas de la Organizacin: se indicaran
los fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos de la
organizacin.
Contenido y Presentacin de los
manuales de la Organizacin
Autoridad: se indicaran los distintos tipos de autoridad
vigentes en la organizacin.

Control: se definirn y establecern los tipos de control
dentro de la organizacin.

Misin y Funciones: se enunciaran las funciones de cada
uno de los entes de la organizacin y se definirn sus fines.
Contenido y Presentacin de los
manuales de la Organizacin
Atribuciones: es definir y establecer las facultades
delegadas a los responsables de la organizacin.

Delegacin: se refiere a la enunciacin de las tareas que
el personal jerrquico puede asignar a sus subordinados.
En razn de exceso de obligaciones a cumplir, el
responsable de cada rea podr delegar funciones en los
miembros que, segn el organigrama, dependa de el.
Contenido y Presentacin de los
manuales de la Organizacin
Remplazo: se definir y establecer el rgimen de
reemplazos entre los responsables de los entes de la
organizacin.

Informacin: se determinara cual es la informacin que
debe generarse en el entorno orgnico, tanto para su
propio uso como para integrar el sistema general de
informacin de la organizacin.
Contenido y Presentacin de los
manuales de la Organizacin
Relaciones: se indicara los tipos de relaciones existentes
entre los distintos entes internos de la organizacin o
externos de la misma.

responsabilidad: se definirn las obligaciones que
emergen del ejercicio de una determinada atribucin.

Organigramas: se incluir la responsabilidad grafica de la
estructura de la empresa, total y parcial de la organizacin.
Contenido y Presentacin de los
manuales de la Organizacin

Rgimen de Autorizaciones: es el establecimiento de
disposiciones generales que rigen las autoridades para
adoptar decisiones y/o para firmar los documentos
correspondientes.
Contenido y Presentacin de los manuales
de la Organizacin PRESENTACION
Contenido del manual
Objetivos del manual
Objetivos y polticas de la organizacin
Conceptos generales
Contenido comn de los entes del mismo nivel
Contenido especifico de los rangos de igual jerarqua
Organigramas
Rgimen de autorizaciones
Manual de Procedimientos

Una de las actividades de mayor importancia de
organizacin y mtodos, consiste en el anlisis de los
procedimientos administrativos actuales, o los
potenciales a implementar en nuevas unidades de
negocios.
Los manuales administrativos implican:
Manuales Administrativos implican..
Funciones y tareas pa
ra cada rea en que s
e halle estructurada
una organizacin
Formularios a utilizar especi
ficando. Emisor, oportunida
d de emisin, cantidad de c
opias, intrusiones para el lle
nado de cada uno de los dat
os que lo integran, distribuc
in de las copias, etc..
Un esquema de
control operativo
y patrimonial
Archivos a utilizar, en
cuanto a: contenido,
periodo de reguardo l
egal y operativo, clasi
ficacin de la informa
cin contenida, etc..
Estructura de un Manual de
Procedimientos
Contenido
Objetivos
Responsabilidad
Alcance de los Procedimientos
Instrucciones
Normas de Procedimientos
Glosario
ndice Temtico



Estructura de un Manual de
Procedimientos

ndice de Referencias Cruzadas
Verificacin y Asesoramiento
Indicacin de fechas
Numeracin de paginas
Formato
Armado




Manuales de Procedimientos
El contenido del manual abarcara:
A) Enunciacin de la codificacin
B) Enunciacin de la nominacin de cada norma
C) Cantidad de paginas de cada norma de procedimiento o parte del
manual

En Objetivos explicara los propsitos de la aplicacin del manual y, cuando
fuese necesario, los motivos que le dieron origen.

En el tema de la responsabilidad se informara sobre la unidad orgnica
responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestin.

El alcance de los procedimientos explicara a la parte de los miembros de la
organizacin sobre los cuales se aplican los procedimientos y las
circunstancias en que deben ser.
Manuales de Procedimientos

En instrucciones contendr los siguientes puntos:
A) Estructura
B) Codificacin
C) Actualizacin
D) Criterios de cumplimiento


En estructura se indicara cual es la disposicin y los fundamentos de las
partes en que se esta ordenando el manual.
ROF Y MOD
ROF: reglamento de organizacin y funciones.
MOD: manual de organizacin y fuentes.