EL PROCESO DE PLANEACIÓN

•OBJETIVOS:

Presentar la planeación como la primera función en la gestión

administrativa, indicando que es esencial en la realización de las
otras cuatro.
•Presentar conceptos que definan¿ qué es planeación?
•Determinar la naturaleza y propósitos de la planeación y
comprender su importancia
•Conocer los pasos que componen el proceso de la planeación
•Identificar y diferenciar los distintos tipo de planes
•Diferenciar entre las distintas formas de hacer planeación
•Definir qué es planeación estratégica y qué es planeación
prospectiva
•Identificar las etapas del ciclo de la planeación
•Conceptualizar sobre la planeación a corto y largo plazo
INTRODUCCIÓN
Un plan es la estructura general requerida por la organización para la
realización de su proceso de desarrollo en un período determinado, y
pueden ser de corto, mediano o largo plazo. Se trata de un conjunto
organizado de fines, objetivos, metas, de instrumentos, medios y recursos
para el desarrollo de la empresa o de un área determinada.
Debe contener por lo menos las siguientes fases: estudio e investigación,
diagnóstico, análisis la formulación de los objetivos y estrategias, la fijación
de las metas y políticas, la asignación de recursos, el cronograma que
indique secuencias de responsabilidades para la ejecución de las
actividades y sus correspondientes tareas y la evaluación de las mismas.
 EL PROCESO DE PLANEACIÓN

LA PLANEACIÓN ES LA PRIMERA DE LAS

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y DEBE
REFLEJARSE EN LA ORGANIZACIÓN,
INTEGRACIÓN, DIRECCIONAMIENTO Y
CONTROL, PARA CUMPLIR EL LOGRO DE
PROPÓSITOS, OBEJTIVOS Y METAS
SEGÚN LOS PLANES
 O D
significa constituir el significa conducir
organismo social y orientar al
material de la personal
empresa.

C I
significa verificar si lo
El Talento humano,
que ha sido planeado y
material, técnico y
organizado fue hecho
financiero
ejecutado
 AL PLANEAR NOS PREGUNTAMOS

•¿QUÉ HAREMOS?
•¿QUÉ OBJETIVOS QUEREMOS LOGRAR?
•¿CÓMO LO VAMOS A LOGRAR?
•¿CUÁNDO VAMOS A HACERLO?

VISUALIZO EL FUTURO
DE LA ORGANIZACIÓN
 ¿QUÉ
ES PLANEACIÓN?

•Opción Por la racionalidad y la intencionalidad en contra del

azar y la fatalidad
•Actividad integral para maximizar el comportamiento social acorde con
objetivos
•Es la cooperación inteligente con lo inevitable, es decir con el cambio
•Es la gerencia permanente del desarrollo de un sistema
•Decidir por adelantado:¿Qué hacer?, ¿qué objetivos?, ¿cómo lograrlo?
•Cubre la brecha entre el presente (donde estamos: hoy, en este momento) y
el futuro (donde queremos ir mañana)

• “LA PLANEACIÓN ES UN PROCESOS INTELECTUAL EXIGENTE”

 LA PLANEACIÓN
REQUIERE

Definir objetivos Determinar

propósitos, políticas curso de acción

Definición de dos
momentos en
Fundamentación
el tiempo:
de las
•Actual
decisiones
•Futuro
 PLANEACIÓN

La planeación contribuye a cumplir los

propósito y objetivos

Se elabora con un propósito

Facilita los objetivos
Dirigen la acción , los propósitos y
objetivos

N
PLA
 EJEMPLO:
LAS EMPRESAS DEFINEN SUS
PROPÓSTIOS
Empresa textil: Vestir a los Colombianos
Empresa financiera: Inyectar recursos financieros a las grandes empresas
Municipios: Tener municipios verdes
 CONCORDANCIA DE UN
PLAN

UN PLAN SE HACE
EN CONCORDANCIA

OBJETIVOS DE
PROPÓSITO DE LA OBJETIVOS DE
CRECIMIENTO
INSTITUCIÓN SUPERVIVENCIA
Y DE GENERACIÓN
 REQUISITOS PARA QUE SE CUMPLAN LOS
PLANES DE UNA EMPRESA

Las empresas grandes que La procedencia y costos de

están en el ámbito de
operaciones de la entidad
Su capacidad de sobrevivir
Su capacidad de generar
utilidades
Su moralidad comercial
Sus hábitos de pago de
obligaciones
los recursos a colocar
Las tasas de interés a las
que van a ser colocados
dichos recursos
La infraestructura necesaria
su complementación
La capacidad institucional
para la recuperación de
cartera
 EJEMPLO: :
UN PLAN DE COLOCACIÓN DE CRÉDITOS DE UNA
EMPRESA DEL SECTOR FINANCIERO:

1. Definir el personal con el que va a atender

las solicitudes de crédito
2. Los analistas para el sector financiero de
de los clientes
3. Las personas necesarias para estudiar
su moralidad comercial
4. Quienes se van encargar de las actividades
de recuperación de cartera
PLANEAR SOBRE EJERCER LA ACTIVIDAD 5. Quienes se van a encargar de efectuar el
DE
COLOCACIÓN DE RECURSOS mercadeo, de proveer los recursos
FINANCIEROS A
GRANDES EMPRESAS SE REQUIERE
PLANEAR:
6. Como se van a desempeñar las funciones de
integración, dirección y control: niveles de
autoridad y responsabilidad por procesos y
recursos, la fijación de cronogramas para proveer a
la tesorería de recursos para cumplir con los programas
de desembolso; la definición de políticas sobre montos
y plazos permitidos para los créditos otorgados, la definición
de las actividades y cronogramas para verificar el cumplimiento
de requisitos , la oportunidad de los pagos.
 FUERZA DE LA PLANEACIÓN:
VARÍA SEGÚN LA AUTORIDAD Y LA NATURALEZA DE LAS
POLÍTICAS Y PLANES DE LOS SUPERIORES

Actividades económicas

Determina propósitos
Visión, Misión
EL GERENTE PLANEA:
Define objetivos
corporativos

Diseña la estrategia

Establece políticas
 LOS SUPERVISORES TIENE COMO PUNTO
DE
PARTIDA

Los planes
diseñados Planea los
en los niveles Fija cantidades, requerimiento
más altos asigna de material
maquinaria, personal

Planea para Planea los

el día, semana, requerimiento
el mes de material
 Sí mejora el nivel de
servicio tanto interno
como externo

PLAN DE
CAPACITACIÓN AL
PERSONAL

Incrementa la
En el establecimiento
productividad en el
de un programa de
desempeño de sus
carrera administrativa
tareas

EFICACIA DE LOS PLANES: Se miden por el

monto de su contribución a los propósitos y
objetivos
 DEE
O SS D
P O
TTIIP NEESS
PPLLAAN
VISIÓN
Conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia de lo
que una empresa quiere y espera en el futuro. Un conjunto de
acciones sin una visión que defina el futuro no permite un camino ni
conduce a una meta.
ELEMENTOS DE UNA VISIÓN
 Formulada por líderes de la organización
 Dimensión en el tiempo
 Integradora
 Conocida por toda la empresa
 Amplia y detallada
 Positiva y alentadora
 Debe ser realista – posible
 Debe ser consistente
 Debe ser difundida interna y externamente
 I Ó NN
S Ó
VVIISI PLLOO
JE MM P
EEJ E

Hacia el año 2012 nos consolidaremos en el mercado colombiano como la

organización de comercio al detal líder en almacenes de grandes superficies y
supermercados.

Los aspectos estratégicos para alcanzar la visión se deben

concentrar en tres líneas fundamentales
de acción: capacitación, reingeniería de procesos y certificación
de calidad.
  Es la justificación de la empresa
 Una misión bien enunciada, con objetivos
N EESS IÓNN:: claros, significativa y posible de poner en
A N MIS Ó
E PPLLAY MISIe uunn práctica, básicamente, comunica dos cosas:
O SSDDEITOOSS Yiónnddete
P
TTIIPOPÓÓSSITula cció nennte  QUIÉNES SON SUS CLIENTES.
O l rmaane
a
PPRROaPffoorrm muppeerm EL VALOR O APORTE PROPORCIONADO A LOS
l o
a sitito
EEss lp óós CLIENTES
pprroop
Despliega los valores económicos
Despliega los valores morales y ecológicos
Es la filosofía de la empresa
Señala las prioridades y la dirección del
negocio
 Identifica: los mercados a los cuales se dirige
*los clientes que se quieren atender
*los productos que se quieren atender
 Identifica además: calidad
* tecnología
* territorialidad
*pertinencia
* imagen de los clientes
* beneficios a empleados y
dueños
En Almacenes EXITO S.A. ofrecemos a
nuestros clientes la satisfacción de Con una estructura
sus necesidades, gustos y organizacional
preferencias, mediante experiencias sin burocracia, una clara
de compra memorables y garantía de
visión
excelencia en servicio, selección de
de futuro y el cumplimiento
productos, calidad y precio, todo ello
riguroso de todas las
en ambientes modernos y con
propuestas de valor diferenciadas por obligaciones y
formato comercial. responsabilidades
económicas y
Nos caracteriza el respeto a la dignidad
de la persona, la disposición sociales, trabajamos
permanente a la evolución y al cambio para generar
sin romper con nuestras más sanas una rentabilidad equivalente
tradiciones, y una obsesiva atención al a la de nuestros comparables
detalle. de mejor desempeño
Somos un equipo humano cimentado en en el mercado.
sólidos principios éticos y morales, N EESS
A
PPLLAY N
con un arraigado sentido de E
O SSDDEITOOSS Y
pertenencia por la compañía y que P
TTIIPOPÓÓSSITs la
O P : E s la e uunn ntee
R
cumple su labor con profesionalismo, PPROIÓNN: Eiónndde anneent
IS IÓ ac ió rm a
honestidad y mística. MMIrSmuul latco ppeerm
ffoorm pó ssi ito
Por considerarnos su más valiosa ó
pprroop
riqueza, la organización nos ofrece un
 TIPO DE PLANES: PROPÓSITOS
Son intenciones que mantienen las empresas en todas la actividades que se propongan
para alcanzar la MISIÓN. Generalmente el propósito de toda empresa es la producción
de bienes y ser vicios económicos.
EJEMPLO:
 Excelente atención al cliente y permanente disposición de servicio en todos
 los niveles.
 Ejecución ordenada de todos los proyectos como conjunto y aplicación
 milimétrica de cada detalle del negocio.
 Promoción del bienestar y el desarrollo integral de los empleados.
 Trabajo en equipo y apoyo entre áreas.
 Respeto por la experiencia y el saber especializado de cada área y persona.
 Comunicación ágil y oportuna.
 Disposición permanente de los ejecutivos a participar en todos los niveles de
 operación del negocio.
 Estímulo a la formación y el aprendizaje permanentes.
 Retribución adecuada para los accionistas.
 Promoción del crecimiento y desarrollo integral del proveedor para atender
 mejor las necesidades de los clientes.
 Estudio constante de las mejores prácticas, y actitud permanente de
 innovación y apertura al cambio.
 TIPOS DE PLANES
OBJETIVOS
SON LOS FINES A LOS CUALES SE DIRIGEN LAS ACTIVIDADES:

Son el punto final

de la planeación

El lugar hacia donde se

encaminan las
otras cuatro
funciones administrativas

Son el plan básico de la

organización
Son tareas coordinadas dentro
de un proceso
Son los resultados a largo plazo
que una organización proyecta lograr
mediante su misión
OBJETIVOS DE SUPERVIVENCIA
LA PERENNIDAD DE UNA EMPRESA DEPENDE DE 6
FACTORES A SABER:

Sus productos: variedad, precio, empaque, usos,

beneficios, posicionamiento, servicio postventa.
La competencia: participación en el merado, nivel de
competitividad, indicadores
El personal. Estructura organizacional, nivel de
especialización salarios, motivación
El capital: estructura de capital, solvencia, capacidad de
endeudamiento, nivel y calidad de los activos
La tecnología: investigación y desarrollo, utilización de
tecnologías de punta, flexibilidad.
El mercado. Nichos de mercado, distribución geográfica,
mercado externo
 PROPÓSITOS Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES

OBJETIVOS DE
CRECIMIENTO Se a
na
los p lizan:
erio
ante dos
ide desde dos desde dos perspectivas Estru riores
ctur
Diferentes y complementarios inter a
Crecimiento Pasi na
absoluto: se vos,
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capi
variación Vent ta
CRECIMIENTO ABSOLUTO as, c l
sufrida por os
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las merc
CRECIMIENTO RELATIVO principales ancí
a
variables
(variables Se analizan:
claves de
Utilidades y
éxito)
CRECIMIENTO productividad
Se establece el RELATIVO: La calidad, el nivel
lugar que le Compara el de servicio, la
corresponde a comportamiento cantidad y
la empresa en de los signos calidad del
su entorno vitales con recurso humano,
competitivo, aquellos el nivel de
se determina comportamiento tecnología
la s variables
OBJETIVOS DE UTILIDADES
Con crecimiento La empresa
adecuado será rentable
Obtención de y sostenible
utilidades
Con alto valor
en el mercado

Capaz de
Se garantiza el sobrevivir y
crecimiento de crecer
Tienen jerarquía en concordancia
con la estructura de la
organización
 Definir objetivos institucionales
 Definir objetivos por áreas:
ventas, producción
 Definir objetivos por líneas:
hilado, telares, ensamble, etc.
SE FORMA UN RED:
Los tiempos de producción
concuerdan
Se establecen programas
Se interconectan las metas
¿CÓMO ESTABLECER
LOS OBJETIVOS?

OBJETIVOS
INSTITUCIONALES

Objetivos
cuantitativos
Objetivos de Deben ser verificables
divisiones medibles:
Objetivos cualitativos: y En el primer semestre será de
SE MIDEN POR LA NORMA departamentos 150.000 millones o su
¿CUÁL ES SU CALIDAD? crecimiento será de un 25%
GARANTIZA LA SE MIDEN POR LA NORMA
ARMONÍA “¿CUÁNTO?
 NORMAS PARA ESTABLECER
LOS OBJETIVOS
Son los resultados a largo plazo que se proyecta lograr mediante la misión básica
de la empresa, dichos objetivos deben de ser:

•Cuantitativos
•Medibles
•Realistas
•Compresibles
•Estimulantes
•Jerárquicos
•Realizables
•Congruentes entre las unidades de la organización
LOS OBJETIVOS SIEMPRES SE DEBEN IDENTIFICAR CON:

•Crecimiento de activos
•Rentabilidad
•Porcentaje de partición en el mercado
•Grado y naturaleza de la diversificación
•Integración
•Utilidades por acción
•Responsabilidad social
 LOS OBJETIVOS SE LOGRAN A PARTIR DE LA EJECUCIÓN DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA, DEL
ANÁLISIS DE LOS CAMBIOS DEL ENTORNO Y DE LOS AJUSTES PERMANANTES DE LOS PLANES.

Dichos cambios permiten, a su vez, presentar

una serie de alternativas que buscan siempre cumplir
Con la estrategia general. Por consiguiente se requiere
de una visión empresarial para formula alternativas
o acciones que tengan como fin el logro de objetivos

CUANDO UNA EMPRESA LOGRA SUS OBJETIVOS OBTIENE:

•Mayores precios por las cuotas, acciones, por los beneficios que acumula en su patrimonio
o los dividendos que distribuye
•Aumenta el crédito financiero, por la mayor solidez al disminuir los endeudamientos
•Aumenta la razón de la solvencia, al permitir un mayor capital de trabajo
•Mejora la remuneración y la satisfacción de sus empleados
•Mejora la satisfacción de los clientes
•Aumento de la productividad y de la calidad, es decir, incrementa el nivel de
competitividad de la empresa
 TIPOS DE PLANES: ESTRATEGÍAS
Hacen relación al como lograr los objetivos, es decir, la
combinación de las diferentes acciones alternativas para
solucionar el problema a través del control, modificación o
eliminación de los factores negativos, así como la utilización y/o
potencialización de los factores positivos.
UNA ESTRATEGIA ES UN PLAN DE UTILIZACIÓN YA SIGNACIÓN DE
LOS RECURSO DISPONIBLES CON EL FIN DE MODIFICAR EL
EQUILIBRIO COMPETITIVO Y DE VOLVER A ESTABILIZARLO A
FAVOR DE LA EMPRESA:
 Se requiere de la coordinación de varios sectores de la empresa
 Se deben definir quién será el responsable de ejecutarlas
 Facilitan posteriormente no sólo la elaboración de los programas
y proyectos, sino también la programación de actividades
Ejemplo:
Objetivos: Incrementar la participación en el mercado:
Estrategias:
 Expansión geográfica

 Diversificación

 Adquisición de competidores

 Obtención de control de proveedores o distribuidores

 Desarrollo de productos

 Penetración en el mercado

 Reducción

 Liquidación

 Asociación

 Combinación de algunas de ellas

POLITICAS
 Son planes en el sentido de que son enunciados generales que contienen normas,
reglas pautas, métodos, procedimientos, formas y prácticas administrativas. Se
considera como los instrumentos para la ejecución de las estrategias
 Delimitan el área dentro de la cual va a ser tomada una decisión.
 Ejemplo: para las ventas: otorgamiento de créditos
 Compras: existencia de materia prima, rotación de inventario

 En personal: con los perfiles de cada cargo

 En activos fijos: fijación con normas de control

PROCEDIMIENTOS
Son más guías de acción, más que de pensamiento
Detallan la forma exacta en la una cierta
actividad debe cumplirse
Establecen métodos Su esencia es una secuencia cronológica de
habituales de realizar las acciones requeridas
una actividad
 TIPOS DE
PLANES
DEFINICIÓN
REGLAS: SON PLANES EN CUANTO A QUE SON
ACCIONES REQUERIDAS LAS CUALES AL IGUAL
QUE OTRAS, SON SELECCIONADAS ENTRE
VARIAS POSIBILIDADES, REQUIERE DE UNA
ACCIÓN ESPECÍFICA Y DEFINIDAD RESPECTO A
UNA SITUACIÓN. LA ESENCIA DE UNA REGLA
SE REFLEJA EN UNA DECISIÓN
ADMINISTRATIVA EN CUANTO A SÍ CIERTA
ACCIÓN DEBE O NO LLEVARSE A CABO.
EJEMPLO: LOS HORARIOS DE TRABAJO, LAS
SANCIONES IMPUETAS A LOS EMPLEADOS, LAS
TASAS DE INTERÉS FIJADAS PARA EL COBRO
POR MORA EN LOS PAGOS
Planeación
PROGRAMAS: Conjunto organizado de
TIPOS procedimientos,
metas, políticas, DE PLANES reglas,
asignación de tareas, pasos que han de
seguirse, recursos que han de emplearse y
otros elementos necesarios para llevar a
cabo una acción, orientados a la
consecución de un objetivos.
PRESUPUESTOS: Es la expresión de
los resultados esperados en términos
numéricos, mediante la valoración de los
recursos signados para garantizar el
objetivo. Se constituye en el
instrumento fundamental de la
PLANEACIÓN
CONCEPTOS
LA FUNCIÓN DE LA PLANEACIÓN
IMPORTANTES
TIENE CUATRO IMPORTANTES
METAS:

•Reducir la incertidumbre y el
cambio

•Fijar la atención en los objetivos

•Propiciar una operación

Planeación
 FORMAS DE REALIZAR
PLANEACIÓN
INACTIVA: No hacer nada

REACTIVA: El pasado fue mejor que el futuro, se planea lo urgente, para

apagar incendios.
PROACTIVA: Organiza el sistema sin cambiarlo, se planea para el mediano y
largo plazo, para realizar lo necesario. Se evalúa periódicamente, efectuando
correcciones.
INTERACTIVA: Cambiar un sistema para asimilarlo a un ideal preconcebido,
en los proceso de evaluación se modifican si es requerido los prepósitos, los
objetivos y el plan mismo
 EL CICLO DE VIDA DE LA PLANEACIÓN
FORMULACIÓN
Definiciones estratégicas
Desde la visión, misión,
propósitos
objetivos
DETERMINA EL CICLO DE LA PLANEACIÓN
CICLO DE LA
PLANEACIÓN
EJECUCIÓN CONTROL
Se realiza en el horizonte: corto plazo Es permanente
Subsistemas de normas, procesos,
Metas y políticas
Asignan recursos Procedimientos, asignación de
recursos,
Define actividades, responsabilidades
y cronogramas Mide el grado de cumplimiento,
retroalimenta el proceso
“ACCIÓN NO PLANEADA NO SE CONTROLA
PERIODO DE LA PLANEACIÓN

PRINCIPIO DEL
COMPROMISO

3A5
AÑOS

PRINCIPIO DE LA PRINCIPIOS DE
FLEXIBILIDAD CAMBIO

PLANEAR A LARGO PLAZO NO ES PLANEAR PARA LA TOMA DE DECISIONES

FUTURAS, SINO MÁS BIEN, PARA EL IMPACTO FUTURO DE LA DECISIONES DE
HOY
 Planeación estratégica
Planeación prospectiva
Conjunto de normas, principios, métodos, procesos para diseñar e implementar las estrategias a
seguir. Parte del diagnóstico actual y su punto final es la situación deseada, según se define en la
MISIÓN
Estratégica “LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ES PROACTIVA”

Es una reflexión previa que se anticipa a la acción a la vez que la prepara.

Se origina en la toma de conciencia de que el porvenir es producto del azar y la casualidad, de las
propias limitaciones y sobre todo de la voluntad.
Es la unión de la prospectiva con la estrategia, de manera que las imágenes del futuro deseado
diseñarán el escenario – apuesta y las acciones y objetivos consecuentes determinarán la estrategia.
Parte de la hipótesis de que en el fondo nada es igual, se interesa en variables cualitativas (sean
cuantificables o no, subjetivas, conocidas u ocultas) requiere de actitudes activas y creativas.
PROSPECTIVA Pretende ayudar a conocer los escenarios a mediano y largo plazo y a definir objetivos empresariales
coherentes y con menor riesgo e incertidumbre.
O POR
Existen 5 ideas en las cuales se fundamenta:
ESCENARIOS
•Adoptar en el enfoque de los problemas una visión global y sistémica.
•Tener en cuenta los factores cualitativos y las estrategias de los actores.
•Desconfiar de las ideas y de los estereotipos recibidos.
•Optar por el pluralismo y la complementariedad de los diferentes puntos de vista o de enfoque.
•Movilizar a los actores del cambio.
“LA PLANEACIÓN PROSPECTIVA ES UN EJERCICIO DE PLANEACIÓN INTERACTIVA”
 EL PROCESO DE LA PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
 Identifica la misión, propósitos, objetivos
 Diagnóstico estratégico interno y externo (DOFA)
 Establece premisas y supuestos para el comportamiento futuro
 Formulación: Redefinir la visión, misión, propósitos, objetivos, estratégias
 Ejecución: Definir metas y políticas, establecer programas y proyectos, asignar
responsabilidades y recursos, presupuestos y fechas para desplegar las acciones
 Evaluación: Se analizan desviaciones y se toman correctivos

“LOS PLANES SE PROYECTAN CON UNA VIGENCIA DE 3 A 5 AÑOS, SU EJECUCIÓN

SE REALIZA PARA VIGENCIAS DE 1 AÑO, ES DECIR AL CORTO PLAZO”
DEFICIENCIAS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
DIAGNÓSTICO EXTERNO:
FUERZAS EXTERNAS Y TENDENCIAS DOMINANTES

•Las consideraciones económicas prevalecen sobre las condiciones

políticas
•El movimiento hacia la libertad mundial del comercio
•El poderoso impulso de la telecomunicaciones
Institucionales •La relativa abundancia de recursos naturales
•La competición por reducir impuestos
Culturales
•La disminución de tamaño de los productos de la
Económicos economía
•La contención de la inflación y de las tasas de interés
Ideológicos •La bonanza del consumo en Asia
Político - legal •El avance de la democracia y la libertada de empresas
•La obsolescencia de la guerra
Físico •La atención al ambiente
Competitivo •Mayor nivele educativo de las personas
•Automatización e informática
Psicológico •Mercado desestandarizado y sedentarismo
Tecnológico •Exigencias sociales de calidad
•Globalización de la economía
Sociológico •Alto ritmo del desarrollo económico
•Gran nivel de tecnología
Educativo
•Cada tecnología alimenta varias industrias
•Las tecnologías se traslapan y entrelazan
•Ciclo corto de duración de los productos
•El servicio es el componente fundamental de la estrategia
•empresarial