CONTROL DE GESTION

Universidad Cooperativa de Colombia

Control De Gestin

1. Qu es control 2. El proceso de control 3. Cmo medir el desempeo real? 4. Tipos de control 5. Importancia del Control 6. Algunas Tcnicas de Control 7. Indicadores de Gestin 8. Cmo establecer un sistema de control 9. reas Claves de Resultados - A.C.R.

1. Qu es Control ?

El control puede ser definido como el proceso de

para la consecucin de los objetivos y metas y de corregir cualquier desviacin significativa.

2. El proceso del Control

1- Medir el desempeo real

2- Comparar el desempeo real con el estndar

3- Tomar la accin administrativa correspondiente: a)- corregir desviacin(es); b)ajustar estndares.

3. Cmo medir ?

A travs de la obtencin de informacin:

a)- Observacin directa b)- Informacin estadstica c) Indicadores de gestin.

Sin medicin no se puede desarrollar sistemticamente un proceso de mejoramiento: PLANEAR / HACER / VERIFICAR / ACTUAR, (PHVA); Medir adecuadamente es el instrumento para gerenciar con base en hechos y datos

4. Tipos de Control

1. Control de fomento al avance 2. Control concurrente 3. Control de retroalimentacin

4. Tipos de Control

1. Control de fomento al avance (alimentacin anticipada/ preliminar)

Control que se centra en evitar problemas previstos se lleva a cabo de la actividad de trabajo real. Ejemplo: McDonald's cuando abri restaurantes en Mosc, envo expertos en control de calidad de la empresa para ayudar a los agricultores rusos a aprender tcnicas de cultivos de papas de calidad, y a los panaderos a aprender tcnicas de horneo para panes de calidad.

4. Tipos de Control

2. Control concurrente
Control que ocurre se lleva a cabo una actividad de trabajo.

Ejemplo: Cuando un gerente supervisa directamente las acciones de los empleados, puede corregir los problemas conforme ocurren. Tambin se pueden programar equipos para controles concurrentes, tal es el caso del software de procesamiento de palabras, que corrige fallas ortogrficas.

4. Tipos de Control

3. Control de retroalimentacin.
Control que se lleva a cabo realizar una actividad de trabajo. de

Ejemplo: los estados financieros. Si el estado de ingresos muestra que los ingresos por ventas estn disminuyendo, la disminucin ya ocurri. Lo que queda es determinar porque ocurri y corregir la situacin.

5. Importancia del Control

El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

5. Importancia del Control

Establecer

el nivel de desempeo para cada cargo / unidad operativa y comparar con el que realmente se da, determinar la diferencia y calcular su importancia.

Disear

sistemas informacin

de

retroalimentacin

Tomar

medidas que garanticen que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma ms eficiente posible para la obtencin de los objetivos organizacionales.

6. Tcnicas de Control

* * * * * * *

Contabilidad Auditoria Presupuestos Reportes, informes Archivos (memorias de expedientes) Computarizados Grficas y diagramas

6. Tcnicas de Control
* *

Estudio de Mtodos, Tiempos y Movimientos Mtodos cuantitativos, modelos Investigacin de Operaciones Gerencia de Proyectos Diagramas Gantt, CPM, Pert, Project.

* * *

6. Tcnicas de Control

Diagrama de Gantt

6. Tcnicas de Control
CPM (Mtodo de ruta critica)

Conclusiones

El Sistema de Control de Gestin es en trminos sencillos definir:

en los diferentes niveles de la entidad.

Conclusiones

Factores Crticos de xito de la organizacin (FCE).

son aquellas capacidades, caractersticas o aspectos que posee la empresa u organizacin, que se deben tomar en cuenta antes y durante la realizacin de un proyecto, estas son claves y constituyen un impacto de gran importancia en el xito de una organizacin en un mercado tan competitivo

Conclusiones
Ejemplos de FCE en la industria automotriz: Precio de la gasolina. Imagen. Eficiente organizacin de los distribuidores. Ejemplos de FCE en una compaa de software: Innovacin de productos. Calidad de las ventas y de la literatura para el usuario. Mercadeo mundial y servicio. Facilidad del uso de los productos.

CONTROL DE GESTION
Parte 2

INDICADORES DE GESTIN

7. INDICADORES DE GESTIN

Un indicador es un valor que se obtiene relacionando dos datos en forma lgica referentes al comportamiento de una actividad o proceso, dentro de un perodo de tiempo especfico.

INDICADORES DE GESTION

Un indicador de gestin establece el . Hacen parte de un sistema de informacin (administrativa, operativa, financiera, de mercadeo) que puesto al servicio de la direccin de la empresa, le permite tomar decisiones acertadas y oportunas, adoptar las medidas correctivas y preventivas que correspondan y controlar las principales variables de los procesos.

INDICADORES DE GESTION
7 A. INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD:

La productividad es la razn entre la cantidad producida y los insumos utilizados. Productividad = Produccin / Insumos = Resultados / Recursos
: Productividad Total (IPt) = VALOR DE LA PRODUCCIN / INSUMOS TOTALES IPt = VR. PN. / MP + CL + GGF + OG
Productividad Laboral (IPL) IPL (a) = VR. PN. /C. Lab.; IPL(b) = VR. PN. / N Empl.; IPL(c) = VR. PN. / N H-H

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD
Ejemplo: - Valor Produccin: $ 100000.000 Costos Mat. primas: 25000.000 N empleados: 8 Costos laborales: 20000.000 Gastos Generales de Fab. 10000.000 N Hrs. Hombre: 4000 Otros Gastos 15000.000
IPt = 100000.000 / 70000.000 = 1.4285; La empresa gener 1.4285 pesos por cada peso de costos totales. IPL (a) = 100000.000 / 20000.000 = 5.0; La empresa gener $ 5 por cada $ 1 de costo laboral. Si para el siguiente periodo (trimestre 2) el valor de la produccin es de 110 millones y los costos totales 80 millones: IPt (2) = 1.375; el ndice de variacin V (%) = IPt(2) IPt(1)/ IPt(1) X100 = 3.745%; La productividad total disminuy 3.745% del ao 1 al ao 2.

INDICADORES DE GESTION

PRODUCTIVIDAD La productividad es la razn entre la cantidad producida y los insumos utilizados.

Productividad = Produccin / Insumos

= Resultados / Recursos

INDICADORES DE GESTION

PRODUCTIVIDAD La productividad implica la mejora del proceso productivo, la productividad aumenta cuando: Existe una reduccin de los insumos mientras las salidas permanecen constante. Existe un incremento de las salidas, mientras los insumos permanecen constantes.

INDICADORES DE GESTION
EJEMPLO Supngase que una compaa manufacturera de calculadoras electrnicas produce 10,000 calculadoras empleando 50 personas que trabajan 8 horas diarias durante 25 das. Produccin = 10,000 calculadoras. Recursos empleados: trabajadores = 50 Horas de trabajo= 8 Das = 25 Productividad (del Trabajo) = 10.000 calculadoras / 50x8 x 25 = 1 calculadora / hora - hombre

INDICADORES DE GESTION
EJEMPLO ( Continuacin )

Supngase que esta compaa aumenta su produccin a 12,000 calculadoras contratando 10 trabajadores ms, en consecuencia: Productividad = 12.000 calculadoras / 60 x 25 x 8 = 1 calculadora / hora hombre

Se puede observar que la produccin de calculadoras aumento en un 20% pero la productividad del trabajo no aument, puede haber casos en los cuales la productividad de la mano de obra disminuya aun cuando la produccin aumente; o en los que la productividad de la mano de obra aumenta junto con la produccin. Es decir, un aumento en la produccin no necesariamente significa un aumento en la productividad.

INDICADORES DE GESTION
Con frecuencia se confunden entre si los trminos productividad, eficiencia y efectividad. Eficiencia: Es la razn entre la produccin real obtenida y la produccin estndar esperada. Por ejemplo: si la produccin de una maquina fue de 120 piezas/hr mientras que la tasa estndar es de 180 piezas/ hr. Se dice que la eficiencia de la maquina es de: Eficiencia = 120 / 180 = 0.6667 = 66.67%

INDICADORES DE GESTION
Eficiencia (b) = Horas Estndar / Horas reales de Labor Directa. Ejemplo. Si la produccin por turno fue de 200 unidades y la produccin estndar o de referencia es de 300 unidades en el mismo perodo, determinar el indicador de eficiencia (b) Hrs. Estndar / Hrs. Reales de Labor Directa. 300 u / turno: 300 u / 8 Hrs. = 37.5 u / hr ; Hrs. Est./u = 1 / 37.5 = 0.02666 200 u / 8 Hrs. = 25 u / hr ; Hrs. Reales /u = 1 / 25 = 0.04 I Ef. (b) = 0.02666 / 0.04 = 0.6666 = 66.67% Tambin: Hrs. Est. = 1 / 300 = 0.0033; Hrs. Reales = 1 / 200 = 0.005 I Ef. (b) = 0.0033 / 0.005 = 0.6667 = 66.67%

INDICADORES DE GESTION
Cmo mejorar la eficiencia? Algunas pautas (para el rea de produccin): - Manteniendo las mquinas bien calibradas - Con lneas de trabajo bien balanceadas - Teniendo en el puesto de trabajo los materiales y aditamentos necesarios - Aprovechando al mximo el tiempo en las actividades productivas Ejemplo de Tabla de eficiencia 100 110 : Muy buena 85 99 : Buena 75 85 : Aceptable 65 75 : Mnima < 65 : No aceptable

8. SISTEMA DE CONTROL CON BASE EN INDICADORES DE GESTION a)- Identificar las reas claves de resultados ACR
b)- Establecer objetivos / metas asociados con las ACR. c)- Definir y determinar los indicadores d)- Disear la medicin de los indicadores

e)- Seguimiento y evaluacin peridica

f)- Acciones de mejoramiento.

8. SISTEMA DE CONTROL CON BASE EN INDICADORES DE GESTION Ejemplo:

Identificacin de cada ARC. Por ejemplo: Rentabilidad.

Determinacin del indicador que se utilizar como criterio de medida. Ejemplo: Relacin Ganancia/ inversin X 100 de un ao respecto al anterior. Definicin del resultado (objetivo) que debe alcanzarse. Ejemplo: Incremento de un 10%.

9. CRITERIOS o ATRIBUTOS DE SELECCIN DE INDICADORES a) Pertinencia

b) Precisin c) Disponibilidad d) Funcionalidad e) Oportunidad

f) Confiabilidad
g) Economa
Ejercicio 2. Investigar en qu consiste cada uno de estos atributos.

10. EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL Balance Score Card Kaplan y Norton Desarrollo y Aprendizaje (Learning and Growth): Podemos continuar mejorando y creando valor?
Interna del Negocio (Internal Business): En qu debemos sobresalir? Del Cliente (Customer): Cmo nos ven los clientes?

Financiera (Financial): Cmo nos ven los accionistas?

Ejercicio 3. Investigar sobre el BSC.

11. NIVELES DE TOMA DE DECISIONES

Estratgico
Administrativo Operativo
Ejercicio 4. Investigar sobre estos niveles.