GUA PARA LA GESTIN DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD SEGN AGN

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Misin:

El AGN es un establecimiento pblico del orden nacional, encargado de: Formular, orientar y controlar la poltica archivstica. Coordinar el Sistema Nacional de Archivos. Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del pas y el que custodia. Para servir a la comunidad y garantizar los principios, derechos y deberes constitucionales.
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Visin: AGN

En el 2019 nuestra institucin habr logrado articular, asegurar, difundir y ampliar la disponibilidad y acceso a todos los archivos pblicos y patrimoniales del pas, fortaleciendo la participacin ciudadana y el control social.
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Funciones y Objetivos AGN De conformidad con lo establecido en el Artculo Segundo de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nacin tiene las siguientes funciones: 1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la funcin archivstica en toda la Nacin, salvaguardar el patrimonio documental del pas y ponerlo al servicio de la comunidad. 2. Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservacin y uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo.
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3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la Nacin, as como el que se le confe en custodia. 4. Formular, orientar, coordinar y controlar la poltica nacional de archivos acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos econmicos, sociales, culturales, cientficos y tecnolgicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.

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5. Promover la organizacin y fortalecimiento de los archivos del orden Nacional, Departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital para organizar la eficacia de la gestin del Estado y la conservacin del patrimonio documental, as como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histrica. 6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperacin con instituciones educativas, culturales, de investigacin y con archivos extranjeros.

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MARCO NORMATIVO
Ley

General de Archivos (594/2000) Reglamento General de Archivos Reglamentacin de la Ley expedida por el Archivo General de la Nacin: Acuerdo 060 de 2001. Pautas para la Administracin de las comunicaciones oficiales Acuerdo 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000
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MARCO NORMATIVO
Acuerdo

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038 de 2002. Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley 594/2000 y establece la responsabilidad del servidor pblico frente a los documentos y archivos. Acuerdo 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594/2000.
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DEFINICIONES
El Reglamento General de Archivos define la Gestin Documental, como El conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
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DEFINICIONES
En la Gua para la implementacin de un Programa de gestin documental el Archivo General de la Nacin establece: Un Programa de Gestin Documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin documental al interior de cada entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos.
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2. Control y Seguimiento a las comunicaciones oficiales

Recepcin de comunicaciones oficiales y otros envos en la dependencia Distribucin y Trmite de la correspondencia en la dependencia

Control de todos los traslados de las comunicaciones a funcionarios Fecha de devolucin de las comunicaciones tramitadas por los funcionarios de la dependencia, para evitar que figuren como pendientes de trmite Adjuntar a las respuestas los antecedentes cuando se ha dado una respuesta escrita Registrar las comunicaciones que quedarn como soporte de los archivos de gestin sin respuesta, porque no la amerita. Ministerio de Proteccin Social
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2. Control y Seguimiento a la Correspondencia

Recordatorios de Correspondencia Cada dependencia debe elaborar un recordatorio interno sobre las comunicaciones pendientes de trmite a cargo de cada uno de los funcionarios. La Unidad de Correspondencia remitir mensualmente a todas las reas el recordatorio de correspondencia pendiente de trmite como alerta de comunicaciones que an no se han tramitado con el fin de darles respuesta o para que se registren como soporte de los archivos de gestin porque no la requieren.

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RECURSOS BASICOS DEL ARCHIVO

CLASES

MANUALES
MECANIZADOS ELECTRONICOS

VERTICAL HORIZONTAL

CERRADOS VISIBLES

FIJOS
MOBIBLES

ABIERTOS

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Pautas internas para la organizacin de los archivos de gestin:

1. Elementos para la Organizacin de los Archivos de Gestin.
Carpetas, tapas y cajas de archivo Se utilizan de acuerdo con el tipo de archivador:

Vertical (rodantes): carpetas y tapas tamao oficio, plastificada con aleta vertical Horizontal (madera o metlicos): carpetas colgantes con divisiones plastificadas para diferentes posiciones y tapas, tamao oficio, plastificadas con aleta vertical. Cajas de archivo inactivo: Para la conservacin de la documentacin en el archivo central.

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Pautas internas para la organizacin de los archivos de gestin:

Archivador mecnico: este archivador no descarta el procedimiento de los documentos antes de ser colocados en las carpetas, pero ofrece mayor facilidad y rapidez en el manejo de los documentos. El archivista tiene acceso a cualquier seccin, donde desea archivar o localizar un documento o carpeta con solo oprimir los botones que aparecen en los anaqueles.

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Pautas internas para la organizacin de los archivos de gestin:

Archivador electrnico: es el mas sofisticado de reciente fabricacin. Esta equipado con dispositivos pticos para localizar el material.

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Pautas internas para la organizacin de los archivos de gestin:

Ficheros y tarjeteros: muebles de uno o mas gavetas de poca altura, se colocan horizontal y verticalmente. En los archivadores se guardan documentos y en los ficheros se guardan fichas o tarjetas donde existen registros y datos. Manejo de legajos: son dos tapas de cartulina con gancho legajador para asegurar los documentos, los documentos no deben ir sujetos a la carpeta, sino al legajo y este va dentro de ella.

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Pautas internas para la organizacin de los archivos de gestin:

1. 2.

3. 4.

El legajo se identifica con los siguientes datos: Identificacin de la empresa. Nombre de la dependencia a la cual pertenece. Titulo para el archivo. Ao al cual pertenecen los documentos

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Pautas internas para la organizacin de los archivos de gestin:

Rtulos o marbetes: son tiras de cartulina o cintas de papel que se adhieren a las pestaas para titular las carpetas; se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: 1. Rotulacin en maquina de escribir o computador, los ttulos podrn ir en mayscula sostenida o en letra inicial mayscula.

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Activo ARCHIVO DE GESTIN Semiactiv o ARCHIVO CENTRAL

Inactivo
ARCHIVO HISTRICO Valores Secundarios Cultural Histrico Cientfico

Valores primarios Administrativo Legal y Fiscal Contable y Tcnico

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PRINCIPIOS DE ORDENAMIENTO

Se entiende por principios de ordenamiento la organizacin que se le da a las carpetas, bolsas, tarjetas entre otros utilizando una base determinada y siguiendo un proceso lgico. Todos los sistemas de clasificacin archivistica se basan en tres grandes principios que son: Alfabtico Numrico cronolgico

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SISTEMA ALFABETICO NOMINATIVO

Corresponde al ordenamiento de: Nombre de personas naturales: segn el cdigo civil son personas naturales todos lo individuos de la especie humana cualquiera que sea su edad sexo o estirpe o condicin este corresponde, el nombre, los apellidos.

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SISTEMA ALFABETICO NOMINATIVO

Nombre de razones o firmas sociales: es el nombre bajo el cual se conoce la empresa y debe corresponder al registro en cmara de comercio y se ordenan tal como aparecen registrados.

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SISTEMA ALFABETICO GEOGRAFICO

Es la organizacin de los documentos de los clientes teniendo en cuenta su localizacin; es decir, agrupa a todo los corresponsales de un mismo lugar por orden alfabtico. Este sistema es similar al alfabtico normativo su utilizacin es recomendable en los siguientes casos: a. Cuando la empresa posee y necesita controlar sucursales y agencias, distribuidores, concesionarios b. En instituciones cuyas ventas se organizan por reas geogrficas en empresas de servicios pblicos como luz, agua telfono.
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En compaas dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresa de transporte.

Librera Panamericana Librera del Ingeniero
Bogota

COLOMBIA
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Barranquilla

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SISTEMA ALFABETICO POR ASUNTO

Es la clasificacin de los documentos por la seleccin del tema tratado temtico o ideolgico. El nombre de la persona o de la razn social no se considera al organizar los documentos. No existe una regla clara para determinar el vocablo preciso; la nica norma es la de carcter experimental pero para realizar este anlisis conceptual simple es necesario preguntarse:
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SISTEMA ALFABETICO POR ASUNTO

Cual es el tema central de documento Los usuarios del servicio de documentacin lo solicitaran con ese nombre. Su traduccin e interpretacin ser precisa Ejemplos: gua telefnica (estilo diccionario) Estilo enciclopedia debe incluir asuntos principales, divisiones y subdivisiones, siguen un orden alfabtico y estn agrupados por relaciones lgicas, para preparar el material porque hay que leer cada documento, comprenderlo, determinar el asunto o tema y tiene el mismo objetivo que el ndice de un libro.

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CONTROL CRUZADO

Exciten documentos y en especial cartas que tratan mas de un asunto en el texto lo cual hace ms complicada la tarea de archivar porque cada asunto debe quedar en su respectiva carpeta, por esto se utiliza el formato de control cruzado.

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HOJA DE CONTROL CRUZADO

PARA CARPETA DE:

No.

DOCUMENTO FECHA FECHA No.

FECHA

EN LA CARPETA DE::

No.

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SISTEMA NUMRICO

Representa el ordenamiento a base de nmeros estos se usan como ndices, guas, subguas y carpetas. Este principio es indirecto porque requiere consultar un tarjetero, un manual o un registro alfabtico para determinar el nmero que le corresponde a cada cliente.

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PARTES DEL ARCHIVO NMERICO

Archivo numrico principal: identificados numricamente en orden progresivo. Un tarjetero o fichero alfabtico: contiene los nombres de los clientes o asuntos en orden alfabetito y el nmero que le ha sido asignado. Archivo alfabtico miscelneo: se utiliza para los clientes semiactivos y no resulta econmico mantenerle carpetas individuales y por esta razn tampoco se les asigna nmero, este archivo se organiza con guas alfabticas

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PARTES DEL ARCHIVO NMERICO

Registro numrico: el ndice numrico: es un libro de anotaciones, donde se relacionan los nombres de las personas o empresas y los nmeros asignados, para evitar doble asignacin a dos clientes diferentes. El plan o manual de archivos: el conjunto de normas, sistemas y procesamientos que rigen el archivo.
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PRINCIPIO CRONOLGICO

Se basa en la solucin de un problema de ordenacin a travs del tiempo como elemento fundamental. El orden cronolgico tiene una gran importancia en todas las manifestaciones humanas, su uso indirecto abarca todo el sistema de ordenamiento

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METODOS DE ORDENAMIENTO CRONOLGICO

1.

Cronologa rgida: basada en una siega ordenacin por fechas aplicada en diversos ordenes ejemplos:

Calendario, diarios personales, registro de nacimiento, defunciones, matrimonios.

2.

Cronologa para el dominio de la memoria: tiene un valor esencial porque representa la cronologa en su aspecto mas importante, el de la ordenacin a travs del tiempo como medio para dominar la memoria.
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METODOS DE ORDENAMIENTO CRONOLGICO

4.

5.

Agenda_ memorando: surge por la necesidad de recordar detalles. Cronologa circunstancial: satisface las necesidades de la documentacin que por ciertas circunstancias debe estacionarse a travs del tiempo para que cumpla su objetivo y una de sus aplicaciones mas usales es el recordatorio de vencimientos

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