HONORABLE COLEGIO DE CONTADORES PUBLICOS DE JUNIN

Auditoria Operacional MDULO I

EXPOSITOR: CPC JESUS GUERREROS MEZA

CONTENIDO

1. Justificacin 2 El concepto de la auditoria operacional 3. Auditoria Financiera VS Auditoria Operacional 4. Auditoria operacional como servicio coordinado con el examen de Estados Financieros. 5. El proceso de la auditoria Operacional 6. Herramientas 7. Aspectos a tener en cuenta en su ejecucin 8. Auditoria de las reas funcionales de la empresa 8.1. Compras 8.2. Produccin 8.3. Ventas 8.4. Personal 8.5. Finanzas 9. El diagnostico del auditor Operacional 9.1. Aspectos Generales 9.2. Naturaleza del Informe 9.3. Estructura tentativa del informe 9.4. Normas para presentar un informe
Cuestionario
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OBJETIVO: Identificar el campo de trabajo propio de la Auditoria Operacional, sus procedimientos y su aplicacin en las reas funcionales de la empresa. 1. JUSTIFICACION. Para estudiar la Auditoria Operacional es importante mencionar una serie de aspectos que justifican su existencia y que permiten detectar el por qu de esta importante rama de la Auditoria. Veamos algunos: 1. El desarrollo de los negocios que plantea nuevos problemas en procura de salvaguardar e incrementar los recursos econmicos y humanos comprometidos en el objeto social del negocio. 2. Los adelantos tcnicos y administrativos que permiten sustituir el manejo emprico de los negocios por nuevas y complejas tcnicas de administracin cientfica usando para ello medios tcnicamente desarrollados. 3. La complejidad y especializacin en los negocios que crea la necesidad de departamentalizacin para facilitar un control mas adecuado de sus diversas operaciones. 4. Las exigencias del consumidor que requieren de una mejor calidad de los productos elaborados. 5. La necesidad de incrementar la productividad y buscar mayor eficiencia con el objeto de hacer frente a la competencia. 6. La necesidad de implementar buenos controles que permitan el logro de mejores resultados.
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Todos estos aspectos hacen que el trabajo de la Auditoria se vuelva cada vez mas complejo exigiendo a la vez, a quien sea el encargado de velar por la buena gestin en la empresa, la bsqueda de nuevos mtodos de evaluacin con el propsito de hacer su trabajo ms atrayente para el empresario.

La Auditoria Operacional surge pues como una necesidad del Auditor Interno al tratar de ponerse al servicio de la empresa, procurando evaluar si se tienen controles adecuados y si estos permiten ejecutar el trabajo eficientemente. La administracin de cualquier organizacin debe estar alerta ante las oportunidades que se le presenten. Caso contrario, no podr hacer frente a la competencia con xito y operara desventajosamente tendiendo en ocasiones a desaparecer, no por las perdidas que puedan hacerse notorias en algn perodo, si no porque susoperaciones econmicas no pueden ser rentables frente a otras oportunidades que brinda el mundo financiero. Debe preocuparse por ejemplo por analizar a fondo porque no se alcanzan los objetivos esperados, detectar las fallas para obtener ahorro de costos y buscar mxima 4 productividad.

GRAFICO No. 1

2. EL CONCEPTO Y OBJETO DE LA AUDITORIA

AUDITORIA OPERACIONA

INVESTIGA, REVISA Y EVALUA

LAS REAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

PARA DETERMINA R

Si se tiene controles adecuados

DISMINUIR COSTOS E INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD

Si los controles permiten operaciones con eficiencia

La Auditora, Operacional investiga, revisa y evala las reas funcionales de la empresa con los propsitos de determinar. 1. Si se tienen controles adecuados. 2. Si los controles permiten realizar las actividades con eficiencia; y 3. Si se puede lograr una disminucin de costos e incremento de la productividad. Este concepto permite analizar que en la Auditoria Operacional se debe hacer una revisin sistemtica de los diferentes programas, procedimientos y controles operativos para detectar fallas en ellos, y proponer soluciones que conlleven al mejoramiento en la eficiencia de sus operaciones. El trmino eficiencia que se incluye en el concepto hace alusin a la capacidad que debe tener la organizacin para minimizar costos de los recursos econmicos, tcnicos y humanos con el fin de lograr satisfactoriamente los objetivos programados en el periodo.
El trmino eficiencia esta ntimamente ligado al de economicidad" el cual a su vez hace relacin a racionalidad en la eleccin y asignacin de recursos econmicos' (1)a los procesos productivos . (2)considera que el concepto de eficiencia puede enfocarse bajo dos puntos:

a. Como valoracin de la eficiencia de la direccin o del proceso de toma de decisiones". b. Como" medida del rendimiento del proceso productivo, con base en la relacin fsica y monetaria de las entradas y salidas econmicas. El profesor Bueno Campos en su artculo "Los Principios de la Auditoria Operativa" considera adems como patrn de medida de la eficiencia, el rendimiento estudiado a tres niveles; tcnico, econmico y financiero.
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3.AUDITORIA FINANCIERA VS. AUDITORIA OPERACIONAL.

AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA OPERACIONAL

1. Agregar confiabilidad emitiendo una opinin independiente, sobre la razonabilidad de los estados financieros. 2. Los estados financieros son el fin, se trata de determinar si las cifras han sido acumuladas de forma equitativa razonable y veraz.

En ambas se efecta un estudio y evaluacin del control interno.

1. Aumentar la eficiencia por medio de recomendaciones tendientes a: incrementar ingresos, reducir costos y simplificar operaciones. 2. Los estados financieros son un medio usado por el autor en el anlisis cuantitativo de la empresa a la que tratara de ayudar con sus recomendaciones.

Como la mayora de las operaciones de la empresa repercute en sus estados financieros, al practicarse conjuntamente ambas clases de Auditora se obtienen algunos beneficios muy claros:

1. Diagnstico sobre las operaciones que se llevaron a cabo en la empresa. 2. Recomendaciones de cmo 'mejorar las operaciones para lograr: una mayor eficiencia. 8 3. Dictamen ms acertado. a 8

a. AUDITORIA OPERACIONAL COMO SERVICIO COORDINADO CON EL EXAMEN DE ESTADOS FINANCIEROS. Cuando se efecta una investigacin, sobre los Estados Financieros apoyada por una evaluacin de las reas funcionales de la empresa (compras, produccin, ventas, personal y finanzas) se efecta un trabajo de Auditoria Operativa definida como el servicio adicional ,externo cuando coordinadamente con el examen de estados financieros examina ciertos aspectos administrativos con el propsito de lograr un incremento en la eficiencia o eficacia operativa de ,su cliente, proponiendo las recomendaciones que considere adecuadas Si el Profesional en Auditoria en colaboracin de otros profesionales efecta una auditoria a las reas funcionales de la empresa (auditoria operacional) ste servicio si bien tiende a buscar un incremento de la eficiencia en las operaciones no puede considerarse como auditoria operativa. Para serlo debe efectuarse conjuntamente con el examen de estados financieros.

De aqu se concluye que los dos conceptos son diferentes:

1. Auditora Operativa. Investigacin sobre estados financieros ms revisin y evaluacin de las reas funcionales de la empresa efectuada por un Profesional en Auditoria en colaboracin de otros.

2. Auditora Operacional. Investigacin y evaluacin de las reas funcionales de la empresa efectuada por un profesional capacitado para ello (puede ser el Auditor Interno).
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b. EL PROCESO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL. La misma metodologa general que se describi en el captulo 1 podemos aplicarlo en el caso de la Auditora Operacional recalcando solo en algunos aspectos que le son propios. Los pasos para efectuar el trabajo sern: 1. Familiarizarse con la empresa con el objeto de apreciar en forma general sus problemas. 2. Formular los problemas especficamente de carcter operativo y analizar el efecto que stos tienen en los resultados del ejercicio. 3. Observacin de los procesos operativos y recoger informacin sobre ellos. 4. Recurrir a conocimientos generales sobre el tema con el propsito de asociar stos con los problemas de la empresa. Recurrir a la experiencia profesional

5. Formular hiptesis que permitan detectar las formas

ms adecuadas de adelantar las investigaciones que sean necesarias. 6. Inferir las implicaciones de las hiptesis formuladas, esto es analizar las causas y consecuencias que originan los problemas o los efectos en las operaciones que actualmente se estn dando.

7. Obtencin de evidencia. 8.Conclusiones que permitan la confirmacin, de negacin

o reformulacin de las hiptesis. 9. Descripcin de los hallazgos y comunicacin a los afectados. 10. Diagnstico y recomendaciones.

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INTENTO DE METOLOGIA

FAMILIARIZACIN VISITA A LA PLANTA. ANLISIS FINANCIERO. ENTREVISTA. EXAMEN DE DOCUMENTOS DIAGNOSTICO PRELIMINAR. SELECCIN DE OPERACIONES EJECUCIN

RECAPITULACIN DE HALLAZGOS.
DISCUSIN CON LOS AFECTADOS DIAGNOSTICO E INFORME FINAL

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AUDITORIA OPERATIVA (FOE-AO)

EPI Estrategia y Planificacin Institucional

FOE - AP Anlisis Presupuestario

FOE-AO-1 Planificacin

FOE-AO-2 Examen

FOE-AO-3 Comunicacin de resultados

FOE-AO-4 Seguimiento

EVI Evaluacin Institucional

FOE - ST Soporte Tcnico

FOE - CO Conocimiento del ente/rea y evaluacin del riesgo

3222: nivel 2

PLANIFICACIN (FOE-AO-1)
EPI Estrategia y Planificacin Institucional FOE-AO-1.1 Seleccin del equipo para la planificacin FOE-AO-1.2 Elaboracin del programa para la planificacin preliminar FOE-AO-1.6 Diseo de la planificacin detallada FOE-AO-1.9 Definicin de los objetivos especficos por proyecto FOE-AO-1.10 Definicin de las declaraciones administrativas significativas FOE-AO-1.11 Determinacin y valoracin de criterios especficos FOE-AO-1.12 Determinacin del alcance de auditora FOE-AO-1.3 Presentacin y traslado del equipo a la entidad fiscalizada FOE-AO-1.7 Evaluacin del riesgo total de la auditora FOE-AO-2 FOE-AO-1.14 Aprobacin del plan general de auditora Examen FOE-AO-1.4 Ejecucin del programa y escogencia del rea de indagacin

FOE - AP Anlisis Presupuestario

FOE-AO-1.5 Conformacin del CAF

FOE - ST Soporte Tcnico

FOE-AO-1.8 Definicin de las reas crticas

FOE - CO Conocimiento del ente/rea y evaluacin del riesgo

FOE-AO-1.13 Preparacin del plan general de auditora y discusin con el CAF

3222: nivel 3

EXAMEN (FOE-AO-2)
FOE-AO-2.1 Conformacin del equipo definitivo FOE-AO-2.2 Desarrollo de programas de auditora especficos por proyecto FOE-AO-2.3 Aplicacin de los programas y recopilacin de la evidencia FOE-AO-2.7 FOE -AO-1 Planificacin FOE-AO-2.5 Evaluacin de causas y efectos considerando importancia relativa FOE-AO-2.6 Elaboracin de conclusiones disposiciones y recomendaciones por proyecto Evaluacin de los resultados y de la conclusin global FOE-AO-2.9 Elaboracin y discusin del resumen de observaciones FOE-AO-2.8 Organizacin de la evidencia FOE-AO-3 Comunicacin de resultados FOE-AO-2.4 Evaluacin de la importancia de las desviaciones

FOE-AO-2.10 Discusin con el CAF sobre los resultados de la auditora

FOE-AO-2.11 Elaboracin y aprobacin de la estructura por proyecto

FOE-AO-2.12 Redaccin del reporte por proyecto de auditora

3222: nivel 3

COMUNICACION DE RESULTADOS (FOE-AO-3)

FOE-AO-3.1 Definicin de la estrategia de comunicacin de resultados y estructura de informe

FOE-AO-3.2 Redaccin del borrador del informe

FOE-AO-3.3 Planificacin, ejecucin de la presentacin de resultados

FOE-AO-4 Seguimiento

FOE-AO-2 Examen FOE-AO-3.5 Tramitacin del informe final FOE-AO-3.6 Conocimiento y registro del cronograma con plazos de cumplimiento de disposiciones EVI Evaluacin institucional

FOE-AO-3.4 Revisin de observaciones del nivel gerencial de la entidad auditada

FOE-AO-3.7 Anlisis y retroalimenta -cin de la fiscalizacin

3222: nivel 3

SEGUIMIENTO (FOE-AO-4)

FOE-AO-3 Comunicacin de resultados

FOE-AO-4.1 Programacin de la fiscalizacin del seguimiento

FOE-AO-4.2 Aplicacin de las pruebas para documentar el seguimiento

FOE-AO-4.3 Elaboracin y tramitacin del informe de seguimiento

EVI Evaluacin Institucional

3222: nivel 3

c. HERRAMIENTAS.

Las herramientas usadas en la investigaci6n pueden clasificarse como personales y como formales.

1. Personales:

2. Formales:

a. Actitud mental para situaciones. b. Independencia de criterio.

analizar

las

diferentes

a. Examen del control interno. b. Informacin de los estados financieros: Razones financieras. Anlisis de variaciones. Determinacin de tendencia. Punto de equilibrio.
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