La Organizacin

Objetivo particular
El alumno desarrollar una estructura organizacional y administrativa para la empresa, de tal manera que permita definir, describir las actividades, responsabilidades y autoridades correspondientes, as como las polticas necesarias de actuacin, y sus costos.

Naturaleza y propsito de la Organizacin

La naturaleza de la organizacin est en la definicin de las funciones que la empresa asigna a sus integrantes, es decir, todas las empresas deben definir antes que nada sus funciones administrativas (planear, organizar, dirigir y controlar) a partir de las cuales se disea y define una estructura adecuada, en donde al personal le deben de quedar claras las funciones y responsabilidades a desarrollar.

Pasos bsicos para organizar

Organigrama funcional
Definir relaciones de supervisin entre puestos. Definir relaciones de dependencia entre puestos.

Puestos de trabajo

Definir tareas. Agrupar tareas: funciones. Definir responsabilidades.

Concepto
Es el diseo de una estructura formal, donde se establecen las funciones a desempear por los individuos y la relacin entre las mismas, la jerarqua y los niveles de autoridad, de acuerdo

con los objetivos de la empresa. Es decir, se

identifican, clasifican y agrupan las actividades requeridas y necesarias para el cumplimiento de los objetivos.

Principios generales de la Organizacin

Del objetivo
Todas las actividades debern relacionarse siempre con los objetivos de la empresa.

Especializacin

Limitar y reducir las funciones de una persona hasta donde sea posible.

Jerarqua

La autoridad y responsabilidad deben fluir en una lnea clara e ininterrumpida, del nivel ms alto al ms bajo.

Paridad de Autoridad y Responsabi lidad

Cuando se da un grado de responsabilidad, en la misma medida debe otorgarse la autoridad para cumplir con esa responsabilidad.

Un solo jefe para un solo subordinado.

Unidad de mando

Difusin

Las funciones que se desarrollan en cada puesto, deben difundirse por escrito para que las conozcan, sobre todo los involucrados en dichas actividades.

Debe haber un lmite de subordinados que deben reportar a un solo jefe.

Todas las reas deben trabajar al parejo, ya que estn en constante interaccin y el problema de una es problema para la otra.

Una vez definida la estructura orgnica, sta requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones que le imponga el medio ambiente

Jerarquizacin
Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango, grado o importancia. Los niveles jerrquicos estn determinados por el grado de autoridad y responsabilidad que posee cada puesto, independientemente de la funcin que realicen. Las jerarquizaciones deben establecerse de acuerdo a las reglas siguientes: 1. Los niveles jerrquicos deben ser los mnimos indispensables, no se debe caer en el abuso. 2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad (lineal, funcional y/o staff) de cada nivel

Herramientas y tcnicas de Organizacin

Organigrama
Son tambin conocidos como Grficas de organizacin Cartas de Organizacin, los organigramas son representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, funciones, niveles jerrquicos, obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella.

Cules son los requisitos para elaborar un organigrama?

Deben ser claros. Deben contemplar los niveles jerrquicos. Deben contener los nombres de funciones a desempear y no los de las personas. Se debe utilizar slo un tipo de figura para cada elemento. Se emplean lneas para conectar a las unidades y establecer las dependencias. Se debe mantener el mismo grosor de las lneas de conexin e todo el organigrama. Las relaciones de staff se representan con lneas puntadas cuando es externa, cuando es interna se utilizan lneas continuas pero de un trazo fino.

Existen cuatro tipos bsicos de organigramas: el funcional, el horizontal, el vertical y el mixto. El funcional se refiere a la elaboracin de organigramas por reas de trabajo, tambin se conoce como departamental. El horizontal se refiere a estructuras de trabajo por tramos de control o de forma horizontal, en donde el nivel mximo jerrquico se representa a la izquierda, los dems van hacia la derecha siguiendo la forma de arriba hacia abajo. El vertical se refiere al establecimiento de jerarquas en lnea, tambin se le conoce como militar. El mixto, combina todas las reas funcionales de manera lineal, indicando la dependencia de todos a una sola jerarqua (Gerencia General).

Formas de representar los organigramas

Lneas de comunicacin
Las lneas de comunicacin representan las formas de comunicacin y jerarqua o dependencia entre las reas. Tambin indican la relacin de autoridad en la organizacin. Existen lneas directas que significan una relacin de dependencia nica entre un rea y otra.

Lneas de tramo de control que significan el nmero de reas subordinadas a una principal.

Lneas de Staff o de asesora que significan solamente una relacin externa de trabajo sin ninguna autoridad en la organizacin.

Anlisis de Puesto
Tcnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se desempean en una unidad de trabajo especfica e impersonal (puesto), as como las caractersticas, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempea.

Nombre del puesto: Las actividades de la organizacin, ubicadas en los puestos de la misma, deben tener un nombre. Ejemplo: Gerencia General, Jefatura de Administracin, de Finanzas, Almacn, Caja, etc.

Descripcin del puesto: La descripcin del puesto debe realizarse una vez definido ste. Dicha descripcin corresponde a la definicin o redaccin de las actividades generales que se llevan o llevarn a cabo en el puesto.

Las descripciones de puestos de trabajo

I. IDENTIFICACIN DEL PUESTO Ttulo del puesto Cdigo del puesto Status del puesto Seccin, departamento, divisin Supervisor Nivel salarial Fecha del anlisis Persona que realiza el anlisis

II. RESUMEN DEL PUESTO Naturaleza general del puesto, enumerando las funciones o actividades principales. No debe dar declaraciones abiertas sobre la naturaleza del trabajo

Las descripciones de puestos de trabajo

III. RELACIONES Ejemplo de un director de RRHH: Depende de: Vicepresidente de RRHH Supervisa a: empleados de RRHH, tcnicos de seleccin, jefe de relaciones laborales y a una secretaria Trabaja con: todos los directivos de departamento y la direccin ejecutiva Fuera de la compaa: con agencias de personal, empresas de seleccin de directivos, representantes sindicales e INEM.

IV. RESPONSABILIDADES Y DEBERES Ejemplos: desarrollar un espritu de cooperacin y entendimiento; dirige la formacin incluyendo la enseanza, la demostracin y la asesora

Las descripciones de puestos de trabajo

V. AUTORIDAD Limitaciones en la toma de decisiones, supervisin directa de otros trabajadores, limitaciones presupuestarias, etc. VI. CRITERIOS DE DESEMPEO Estndares de cumplimiento, relacionados con las responsabilidades y deberes. VII. CONDICIONES DE TRABAJO Y AMBIENTALES Ruido, calor o fro, peligrosidad, etc. VIII. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO * Habilidades necesarias para realizar el trabajo (formacin, experiencia, caractersticas o habilidades personales, etc.) * Demandas fsicas que impone el trabajo (caminar, levantar peso, estar de pie mucho tiempo, etc.)

2. Manuales Administrativos
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa.

MANUAL

Para que sirven los manuales?

Ayudan a mantener una slida organizacin de las actividades. Que todos los miembros de la organizacin estn enterados de las funciones a desempear. Delimitar funciones, actividades y responsabilidades. Evitar duplicidad de funciones. Sistematizan las actividades. La evaluacin de puestos. Adiestra a los nuevos integrantes.

Clasificacin de los Manuales

Por Funcin especfica o rea de actividad
De personal. De ventas. De produccin. De finanzas. Generales (de dos o ms funciones especficas). Otros.

Por su Alcance
Generales. Departamentales. De puestos.

Por su Contenido
De historia de la empresa. De organizacin. De polticas. De procedimientos. De contenido mltiple o de tcnicas.

3.

Diagramas de Procedimientos o de Flujo

Tambin se les conoce como flujogramas. George Terry los define como: la representacin grfica que muestra la sucesin de los pasos de que consta un procedimiento.

Aspectos legales
Los aspectos legales se refieren a la obtencin de los documentos, permisos y licencias necesarios para la apertura de un negocio. Estos documentos se puede comprar cualquier papelera. Los documentos y licencias a obtener son: Formato del IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social). Formato del INFONAVIT (Instituto de Fomento Nacional a la Vivienda para los Trabajadores). Formato de uso de suelo (permiso comercial, habitacional o industrial). Formato de aviso de apertura (aviso de inicio de actividades). Formato de dictamen tcnico para la fijacin, instalacin, distribucin, ubicacin, modificacin o colocacin de anuncios. Licencia para la instalacin o colocacin de anuncios. Elaboracin de acta de integracin a la comisin de seguridad e higiene en los centros de trabajo. Elaboracin de programas de planes y programas de capacitacin y adiestramiento. Inscripcin en el padrn de impuesto sobre nminas. Alta en el SIEM (Sistema de Informacin Empresarial Mexicano)

Forma legal (sociedad annima, persona fsica con actividad empresarial, etc.)
La forma legal de constitucin de una empresa se refiere a la decisin de constituirse como persona fsica o como persona moral. Las PF son personas nicas o solas que no tienen socios, slo se registran ante la SHCP. Las PM son dos personas o ms que forman una sociedad, y se registran ante la SER.

De esta manera debers elegir entre la constitucin legal como PF o como PM, en este ltimo caso, escoger el rubro del tipo de Sociedad que ms le convenga a su organizacin (consulta la Ley General de Sociedades Mercantiles, LGSM) donde se establecen tipos de sociedades entre las que destacan: La sociedad annima. La sociedad annima de capital variable. La sociedad de responsabilidad limitada. La sociedad de produccin rural. La sociedad de produccin rural de responsabilidad limitada. La sociedad cooperativa, y otras.

Busca en la LGSM la que ms se ajuste a los objetivos de su organizacin y a su conveniencia.

Sociedades y sus caractersticas

Nombre de la sociedad Responsabilidad Nmero de socios Capital mnimo Sociedad en Ilimitada, subsidiaria y solidaria Nombre Colectivo Mnimo 2, mximo No establece la ilimitado ley.

Socios comanditados: ilimitada, Sociedad en subsidiaria y solidaria Mnimo 2 mximo No establece la Comandita Simple Socios comanditarios: nicamente ilimitado ley. por el pago de sus aportaciones.

Sociedad de Solo estn obligados al pago de sus Mnimo 2 mximo Mnimo Responsabilidad aportaciones. 50. pesos. Limitada
Sociedad Annima Sociedad Comandita Acciones Su obligacin se limita al pago de sus Mnimo Mnimo 2 mximo acciones. pesos. ilimitado

3,000

50,000

Socios comanditados: en Ilimitada, subsidiaria y solidaria Mnimo 2 mximo No establece la por Socios comanditarios: nicamente al ilimitado ley. pago de sus acciones. Igualdad esencial en derechos y Mnimo 5 socios obligaciones. No establece mnimo la ley, pero siempre sern de capital variable.

Sociedad Cooperativa

Obligaciones fiscales
Las obligaciones fiscales generales para todas las empresas son: Estar registrados ante la SHCP.

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