U.T.

14 ANLISIS Y DISEO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

Concepto. Alcance de la Tcnica. Ventajas de su utilizacin. Aplicacin de la Tcnica. Sistemas de graficacin de cursogramas. Caractersticas. Ventajas y limitaciones de los sistemas de graficacin ms usuales. Tendencias modernas para la mejora de procesos. Metodologa de anlisis. Manual de procedimeintos. Elaboracin y presentacin. 1

INTRODUCCION
Dos conceptos de organizacin:
Organizacin como funcin o proceso. Organizacin como el resultado de esa funcin o proceso:
Organizacin como estructura formal.

Organizacin como estructura y sistemas administrativos.

Organizacin como estructura y sistemas adminitrativos. Organizacin Formal: Estructura y Sistemas Administrativos Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre s que sirven de base para el cumplimiento de una funcin o actividad, acompaados con 2 frecuencia de polticas.

CONCEPTO
Procedimiento: es una sucesin cronolgica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organizacin. Procedimiento: que es un conjunto de operaciones generalmente secuencialmente vinculadas y su mtodo o forma de ejecucin. Procedimiento: que es un conjunto de operaciones relacionadas entre s y ejecutadas en base a determinado mtodo. 3

Estructura y Procedimientos
Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente interrelacionados. Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mnimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de la organizacin (funciones y relaciones) como el aspecto operativos (sistemas administrativos). Los procedimientos administrativos transitan, a travs de las estructuras. Por eso cualquier modificacin en los aspectos estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y viceversa.
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Estructura y Procedimientos
Un conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y actividades afines constituyen una funcin. Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su cumplimiento conforman un rgano. Los rganos y sus relaciones formales constituyen la estructura formal. Las estructura junto con los sistemas administrativos componen la 5 organizacin formal.

ALCANCE DE LA TCNICA y VENTAJAS

Alcance:
En el campo de los procedimientos, el alcance de O y M es muy amplio, logrando entre otras cosas: flujos de operaciones giles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover una eficaz delegacin, lograr unificacin.

Ventajas:
maximizacin de la eficiencia de los circuitos administrativos, para una buena toma de decisiones.

sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad, comunicaciones giles y precisas de los sistemas de 6 informacin..

APLICACIN DE LA TCNICA
Descripcin de Procedimientos:
Forma narrativa. Diagrama de Procedimientos.

Forma Narrativa, fallas:

Lectura extensa: complica interpretacin, Relacin entre la informacin: dificil visin del procedimiento en su conjunto, Narracin subjetiva: dificulta ver omisin de informacin, Distintas interpretaciones, Complica elaboracin sotware. 7

APLICACIN DE LA TCNICA
Diagrama de Procedimientos: Cursograma, flujograma, fluxograma, diagrama de flujo.
Definicin: es la representacin grfica de los procesos y procedimientos de trabajo. Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos. Los procedimientos administrativos procesan informacin, representada en documentos o 8 soportes de informacin.

APLICACIN DE LA TCNICA
Ventajas del Procedimientos: Diagrama de

Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetir: elimina ambigedad, Facilita apreciacin en conjunto del procedimiento, Evita diferencias de interpretacin.
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APLICACIN DE LA TCNICA
Utilidad del Diagrama de Procedimientos:
Relevar informacin o sistematizar informacin relevada actual o vigente, Analizar un procedimiento y detectar problemas, Disear propuestas de cambio propuesto, Comparar realidades administrativas en diferentes momentos histricos.
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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

No existe universalidad de criterios respecto a los sistemas de graficacin y existe gran diversidad de lenguajes. Todos los sistemas tienen: smbolos y un conjunto de reglas. El smbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos.
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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME
Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de Ingenieros Mecnicos, para procedimientos de tipo industrial.
Cinco operaciones:

Operacin
Transporte o traslado Inspeccin o control Demora o espera Almacenamiento o archivo.
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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME
Ventajas:
Nocin clara y precisa de la sucesin de etapas, Frecuencia relativa de cada operacin, Cantidad de pasos del trmite, Demoras, Cantidad de traslados, Oportunidad de controles.

Desventajas:
No muestra los documentos utilizados No muestra los puestos de trabajo donde se realizan las operaciones.
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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME
Smbolos
OPERACIN Simboliza toda accin de creacin, cambio o adicin de algn elemento en el proceso TRANSPORTE o TRASLADO Simboliza el movimiento de un punto a otro. CONTROL o INSPECCIN Simboliza el cotejo o la verificacin contra un criterio determinado DEMORA o ESPERA Simboliza las detenciones transitorias del proceso durante las cuales no se realiza operacin alguna.

ARCHIVO o ALMACENAMIENTO Simboliza el archivo de portadores de informacin o el almacenamiento de objetos.

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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME
Reglas de diagramacin:
Presenta cinco columnas, una para cada operacin. Los cdigos se relacionan mediante lneas.
Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si desviaciones. Describir cada paso: breve en columna descripcin. Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.

Seleccionar el smbolo: se relacionan entre s a travs de lneas rectas.

Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras y archivos, y tambin tiempos y distancias 15 establecidas.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
La American Standard Asociation (ASA), smbolos estandar para la descripcin y anlisis de problemas de procesamiento de informacin.
Resalta la importancia de la informacin dentro de los procesos administrativos.

Con la informacin se pueden hacer cinco operaciones:

Registrar: anotar un dato en un portador de informacin; Comunicar: transferir un dato de un punto a otro; Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o no; Computar: obtener un nuevo conocimiento; Archivar: guardar informacin para recuperarla en otro 16 momento.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
Smbolos
REGISTRACIN Grabacin de informacin en un portador COMUNICACIN
Indica la direccin del flujo de operaciones, tanto transferencia

del portador como la ligazn de dos operaciones consecutivas

Transferencia de informacin sin portador (verbal, personal o telefnica)

CONTROL
Seleccin de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir

COMPUTO
Obtencin de un nuevo conocimiento a partir de informacin conocida

ARCHIVO Acumulacin centralizada de datos, ordenados de acuerdo a 17 determinado criterio de clasificacin.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
Smbolos referidos a los portadores de informacin
FORMULARIO Todo portador de informacin sea en papel o cartulina. Donde se registran datos en forma manual, mecnica o elctrica.

LISTADO o INFORME Listados producto del procesamiento electrnico de datos y los informes producto de elaboraciones humanas. PROCESO PREDEFINIDO Se realizan operaciones cuya secuencia se defini anteriormente.
( ) CONECTOR "DENTRO DE HOJA"

Interrupcin de la secuencia de operaciones y continuacin en la misma hoja.

CONECTOR "FUERA DE HOJA" Interrupcin de la secuencia de operaciones y continuacin 18 en otra hoja.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
Reglas de diagramacin:
Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, ponindose en el encabezamiento nombre de unidad o puesto.
Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo. No se representan hechos fsicos, sino operaciones con la informacin. El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. No lneas quebradas ni diagonales.
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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Reglas de diagramacin:
Cuando se cruzan dos lneas de comunicacin, una de ellas debe formar un codo.
1 Las operaciones deben numerarse con nmeros dentro de crculos graficados a la izquierda y arriba del smbolo que indica la operacin. Lneas de comunicacin parten del punto medio del lado inferior del smbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior del smbolo siguiente.
Nombre, apellido domicilio

Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro del smbolo de registracin, los datos que se registran.
Si el texto supera el espacio del smbolo, se completar debajo del smbolo dentro de un ngulo abierto al efecto. Igual en comunicacin sin portador. 20

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Reglas de diagramacin:
TODO Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte de los datos de un formulario "TODO menos..."

F 32/0/1 F 23 RECIBO

Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez, luego se indica sobre la lnea de comunicacin, el cdigo del formulario y las copias que circulan por la lnea del flujo.
Dentro del smbolo del formulario debe anotarse su cdigo en el ngulo superior izquierdo y el nombre en el centro. Cantidad de copias de un formulario en rectngulos numerados en la parte inferior del smbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....

01 01

Si se desconoce la cantidad de copias (n). 0: CAJA Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos. 21 1: CONTADURA

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Reglas de diagramacin:
Destruccin de un formulario.

Cul es el monto?

Dentro del smbolo de control se pone la pregunta que determina la seleccin.

Cuando de un control ms de dos opciones.

Precio Total Precio unitario x cantidad

Dentro del smbolo de cmputo se indica la operacin. Proceso predefinido, se pone la denominacin y si es necesario los pasos comprendidos. Dentro del smbolo de archivo se anota la denominacin 22 A la derecha, inferior del smbolo criterio de clasificacin.

Rutina 3
Deudores

alfabtico

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM

El

Instituto

Argentino

de

Racionalizacin

de

Materiales (IRAM) desarroll normas que regulan la

representacin
administrativos

grfica

de

los

procedimientos

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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM
Smbolos
OPERACIN Toda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin de informacin o decisin. (cuando no se puede utilizar otro). CONTROL Verificacin: cotejo entre comprobantes o registros, constatacin, comprobacin, control de clculos, de integridad de datos, etc. DEMORA Detencin transitoria del procedimiento en espera de un acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento. ARCHIVO TRANSITORIO Almacenamiento sistemtico en forma temporaria, de elementos de portadores informacin (formulario y archivos magnticos). Debe existir un criterio de ordenamiento. ARCHIVO DEFINITIVO Almacenamiento sistemtico en forma permanente de elementos portadores de informacin. DESTRUCCIN Eliminacin de la informacin, ya sea que se destruya o no 24 el elemento portador de la misma.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM
Smbolos
ALTERNATIVA Frente a una consulta, pueden originarse distintos cursos de accin. FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIN Elemento portador de informacin que se traslada a trves de las reas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas, soporte magnticos (diskettes, CD,etc). PROCESO NO REPRESENTADO Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesa representar. TRASLADO Desplazamiento fsico del elemento portador de informacin. La flecha indica el sentido de la circulacin. TOMA DE INFORMACIN Desplazamiento de la informacin, sin desplazamiento fsico de los elementos que intervienen en el procedimiento. La "toma de informacin" significa la incorporacin de datos al procedimiento que se extraen de archivos o listados. CONECTOR Nexo entre procedimientos o procesos.

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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM
Reglas de diagramacin:
Orientacin del diseo: sentido descendente y de izquierda a derecha. Ubicacin de los smbolos: multicolumnar, cada columna una unidad funcional. Traslado de Informacin o comunicaciones: lneas rectas continuas, el sentido con una flecha. Punto de encuentro de lneas puentes. Entrada de lneas por parte superior o lateral del smbolo, salida por parte inferior o lateral. Ubicacin de los smbolos: posicin inicial, media o final. Generacin de informacin impresa: emisin de documentos e informes: smbolo operacin a continuacin de smbolo de formulario. 26 Etc.

Metodologa de Anlisis
Descomposicin en partes para conocer el objeto, la razn, el/los responsables, el lugar y el tiempo y los mtodos utilizados. Preguntas: Referidas al objeto: qu se hace?, es necesario?, por qu
se hace?, qu sucedera si no se hace?, ...

Referidas al responsables de ejecucin: quin lo hace?,

por qu lo hace?, tiene la capacitacin y experiencia adecuadas?,....

Referidas al lugar: dnde se hace?, por qu se hace en ese

lugar?,....

Referidas al tiempo: cundo se hace?, por qu se hace en

ese momento?, es correcto el orden en que se efecta?,...

Referidas al mtodo: cmo se hace?, por qu se hace de

esa manera?,....
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Metodologa de Anlisis
Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento, realizar su diagnstico y ver las posibilidades de mejorarlo.
Alternativas del anlisis: Eliminar el trabajo innecesario Combinar o reordenar operaciones Simplificar las operaciones.
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Metodologa de Anlisis
Algunas deficiencias:
Nmero excesivo de etapas, desandar lo andado,

falta de unificacin, demasiado movimiento de personas, exceso de registros para fines de referencia o anotacin, elevada cantidad de documentos.
Dovey
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Manual de Procedimientos
Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar en forma cronolgica y secuencial para realizar una tarea. Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los rganos y puestos que intervienen y los portadores de informacin que se utilizan. Ventajas: normatizan y estandarizan la ejecucin, facilitan la toma de decisiones programadas, capacitan al nuevo personal, elementos de consulta en caso de duda, jefes no participan en decisiones programadas. Desventajas: enlentecen el trabajo, difcil mantenimiento actualizado, pueden limitar la iniciativa del personal. Recomendable. Tamao, rotacin del personal.
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Manual de Procedimientos
El manual debe contener una relacin ordenada y sistematizada de los procedimientos, por eso clasificados por sistemas, procedimientos principales y procedimientos accesorios.

Contenido:
IDENTIFICACIN: nombre del rgano, nombre del procedimiento, nmero y/o cdigo del procedimiento, fecha de elaboracin, fecha de vigencia. OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qu se desarrolla. TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en orden cronolgico, en qu consiste cada operacin, y quien debe ejecutarla, cmo, cuando y dnde. PORTADORES DE INFORMACIN: dibujo de un ejemplar del portador y las instrucciones del mtodo de 31 llenado. CURSOGRAMA.

Tendencias modernas para la mejora de procesos

Los manuales en el marco de los procesos de mejoramiento administrativo:
Los manuales son un instrumento de anlisis y tambin el producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo. No han perdido vigencia como instrumento, pero su forma evolucion hacia medios informticos, permitiendo actualizacin permanente, y consultas interactivas del usuario. La tcnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos de mejoramiento administrativo como: la Mejora Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y la 32 Reingeniera.

Tendencia modernas para la mejora de procesos

Procesos

CONCEPTO
1. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000). 2. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, que tienen el propsito de agregar valor a los inputs (elementos de entrada), transformndolos en un grupo de outputs (elementos de salida; resultados) valiosos para un cliente.
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Tendencia modernas para la mejora de procesos

Procesos
Las organizaciones tradicionales se gestionan por
funciones Las concepciones administrativas modernas indican que la eficacia aumenta cuando se identifican los procesos Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la adopcin del enfoque basado en procesos
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ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO 9001:2000

Identificar los procesos Determinar su secuencia e interaccin Comprensin requisitos y cumplimiento de

Consideracin de procesos en trminos de agregado de valor

Obtencin de resultados de desempeo y eficacia Mejora continua en base a mediciones 35 objetivas

CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS

Clasificacin
Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios, principales: constituyen la razn de ser de la organizacin, asociados a los objetivos estratgicos. Generan valor para el cliente. Varan por tipo de industria. Ej: Ventas, Produccin.

Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los que sustentan los procesos centrales del negocio. Generalmente son los mismos para todas las empresas.
Ej: Contabilidad, RRHH, Finanzas.
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Orientacin a procesos
Gerencia General Direccin Gerencia Produccin

Proceso Comercial

Comercial

Adm. y Fin.

Departamentos
Compras Fabricacin Calidad

Proceso de Produccin

Ventas

Mking

Contabilidad

Finanzas

Ensamblado Seccin

Envasado

Interior

Montevideo

Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto.

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Mapa de Procesos
Diferencia entre proceso y procedimiento
Proceso: Qu se hace?

Procedimiento: Cmo se hace?

Proceso 1 Sub-proceso 1.1

Actividad 1.1.1
Tarea 1.1.1.1 Tarea 1.1.1.2 rea 1.1.1.n Actividad 1.1.n Sub-proceso 1.n
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GESTIN POR PROCESOS

Toda la organizacin tiene identificados, clasificados e interrelacionados, a travs de la red operativa, todos los procesos que se ejecutan . La alta direccin debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos centrales y de apoyo, as como de la red de procesos para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes.

PERMITE
Optimizacin de los procesos Simplificacin de los procesos Mejora continua de los procesos
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LA MEJORA CONTINUA DE PROCESOS ES...

Un proceso sistemtico y continuo para conseguir el mejor producto (bien o servicio) en opinin de los clientes y con el mnimo costo de recursos.

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MEJORA CONTINUA DE PROCESOS PAUTAS A SEGUIR:

1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y proveedores del proceso. Identificar problemas 2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos estndar de diagramacin que permitan emplear un lenguaje comn y realizar comparaciones; 3. ANALIZAR EL PROCESO 4. MEJORAR EL PROCESO
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DOCUMENTACIN DE LOS PROCESOS

AYUDA A:
Identificar y comunicar las caractersticas de los procesos. Formar al personal. Compartir conocimiento y experiencia. Efectuar la medicin de los procesos. Llevar a cabo auditoras. Analizar, revisar y mejorar los procesos.
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DIAGRAMA DE FLUJO
Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa, observando la totalidad de las actividades del proceso desde la ptica del cliente, con independencia de los lmites funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo

PERMITE:
Ver un proceso o parte de l Detectar cuellos de botella Detectar ausencia o duplicacin de controles Racionalizar la documentacin Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor Determinar la secuencia de los procesos de realizacin Facilitar la elaboracin de la documentacin Otros. 43

Ejemplos de Software de Procedimientos y Procesos

WIZSPRO: es una herramienta de documentacin de informacin empresarial en lnea, especialmente desarrollada para disear y documentar procesos de negocios, en forma lgica, estructurada, y secuencial. Utilidades: Graficacin automtica de procesos (Flow Charts). Descripcin resumida de tareas y acceso a documentacin ampliada. Designacin de responsables de tareas y tiempos de ejecucin. Simulacin automtica de procesos. Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales. http://www.wizspro.com/
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EJEMPLOS DE SOFTWARE DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS

MetoCube: Es un sistema de documentacin de Procesos, que permite describir los mismos en un formato , uniforme y fcilmente actualizable
Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base) dentro de otro proceso (proceso padre). Ejemplo: Proceso padre: Recursos Humanos Subproceso: Seleccin de personal

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