UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO

FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES ZARAGOZA

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS DE PLANEACIN

EQUIPO 19 GRUPO 1801 SEMESTRE 2013-1 Aguilar Lpez Aristteles Monroy Hernndez Francisco Urbina Soto Jonathan Uriel Villegas Caas Luis ngel Tecnologa Farmacutica III Profesora: M en F. Leticia Huerta Flores

LAS HERRAMIENTAS DE PLANEACIN

Las herramientas o tcnicas para formular planes, y para presentarlos, explicarlos, discutirlos, etc., suelen ser las ms abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administracin. La razn es obvia: hay casi tantas tcnicas, como formas diversas de planes.

La finalidad de las herramientas de la planeacin consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms especfica del medio y de la organizacin en donde se acte. Las tcnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto.

LAS HERRAMIENTAS DE PLANEACIN MS UTILIZADAS

Manuales
Diagramas de flujo

Grfica de Gantt
Anlisis de Red Pert

MANUALES
El concepto de lo que es un manual, es de suyo emprico, variable y fcil de comprender. Significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil (manuable) se concentra en forma sistemtica. Una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa.

Existen muy diversos tipos de manuales, entre ellos estn:

o Manual de objetivos y polticas: Este manual, es una gua autorizada dentro de la estructura de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificndolos por departamentos, con expresin de las polticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las polticas.

o Los manuales departamentales: son aquellos en que se recogen todas las polticas, reglas, etc., aplicables en cada departamento determinado. Son los que mejor merecen el nombre, de acuerdo con la definicin dada.

o Los manuales del empleado, o de bienvenida: suelen recoger todo lo que interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa.

o Manuales de organizacin: son como una explicacin, ampliacin y comentario de las cartas de organizacin, a que nos referimos en el siguiente capitulo; en ocasiones, adicionalmente, una sntesis de las descripciones de puestos y reglas de coordinacin interdepartamental.

DIAGRAMAS DE FLUJO

o Es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronolgica.

o Segn su formato o propsito, puede contener informacin adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones del itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc..

o EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos.
o Diagrama de flujo, diagrama secuencial empleado en muchos campos para mostrar los procedimientos detallados que se deben seguir al realizar una tarea, como un proceso de fabricacin. Tambin se utilizan en la resolucin de problemas. o La presentacin grfica de la situacin actual o de las labores a desarrollar por cualquier organismo social, puede estar contenida en un diagrama de flujo, que servir de auxiliar en la construccin de planes.

Caractersticas de un Diagrama de Flujo

o Sinttico: la representacin que se haga de un sistema o un proceso deber quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su compresin y asimilacin, por tanto, dejan de ser prcticos.

o Simbolizados: la aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretacin.

o Dan forma visible a un sistema o un proceso: los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa area que contiene los rasgos principales de una regin, permite observar estos rasgos o detalles principales.

Smbolos utilizados en un Diagrama de Flujo

Flecha: Indica el sentido y trayectoria del proceso de informacin o tarea. Rectngulo: Se usa para representar un evento o proceso determinado, este es controlado dentro del diagrama de flujo en que se encuentra. Es el smbolo mas comnmente utilizado. Rectngulo redondeado: Se usa para representar un evento que ocurre de forma automtica y del cual generalmente se sigue una secuencia determinada. Rombo: Se utiliza para representar una condicin, normalmente el flujo de informacin entra por arriba y sale por un lado s la condicin se cumple o sale por el lado opuesto s la condicin no se cumple.Lo anterior hace que a partir de ste proceso tenga dos caminos posibles.
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 Circulo: Representa un punto de conexin entre procesos, se utiliza cuando es necesario dividir un diagrama de flujo en varias partes; por ejemplo, por razones de espacio o simplicidad una referencia debe de darse dentro para distinguirla de otras. La mayora de las veces se utilizan nmeros en los mismos.

*No es indispensable usar un tipo especial de smbolos para crear un diagrama de flujo, pero existen algunos ampliamente utilizados por lo que es adecuado conocerlos y utilizarlos, ampliando as las posibilidades de crear un diagrama ms claro y comprensible para crear un proceso lgico y con opciones mltiples adecuadas.

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GRFICAS DE GANTT
o Es un diagrama o grfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecucin o la produccin total, sta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado perodo de tiempo. Es una grfica de barras con el tiempo en el eje horizontal y las actividades a programar en el eje vertical.

o Tiene por objeto controlar la ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan coordinadamente.

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o Los cronogramas de barras o "grficos de Gantt" fueron concebidos por el ingeniero norteamericano Henry L. Gantt, uno de los precursores de la ingeniera industrial contempornea de Taylor.

o Gantt procuro resolver el problema de la programacin de actividades, es decir, su distribucin conforme a un calendario, de manera tal que se pudiese visualizar el periodo de duracin de cada actividad, sus fechas de iniciacin y terminacin e igualmente el tiempo total requerido para la ejecucin de un trabajo.

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o Este instrumento que desarroll permite tambin que se siga el curso de cada actividad, al proporcionar informacin del porcentaje ejecutado de cada una de ellas, as como el grado de adelanto o atraso con respecto al plazo previsto. o Este grfico consiste simplemente en un sistema de coordenadas en que se indica: en el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en trminos de la unidad ms adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, da, semana, mes, etc.

o En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponder una lnea horizontal cuya longitud es proporcional a su duracin en la cual la medicin efecta con relacin a la escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra.
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Ventajas
o La ventaja principal del grfico de Gantt radica en que su trazado requiere un nivel mnimo de planificacin, es decir, es necesario que haya un plan que ha de representarse en forma de grfico.

o Los grficos de Gantt se revelan muy eficaces en las etapas iniciales de la planificacin. *Por eso se utiliza mucho la representacin grfica del plan, en tanto que los ajustes (replanificacin) requieren por lo general de la formulacin de un nuevo grfico. Para superar esa deficiencia se crearon dispositivos mecnicos, tales como cuadros magnticos, fichas, cuerdas, etc., que permite una mayor flexibilidad en las actualizaciones.

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Desventajas
o Sin embargo, despus de iniciada la ejecucin de la actividad y cuando comienza a efectuarse modificaciones, el grfico tiende a volverse confuso.
o An en trminos de planificacin, existe todava una limitacin bastante grande en lo que se refiere a la representacin de planes de cierta complejidad. o El Grfico de Gantt no ofrece condiciones para el anlisis de opciones, o ni toma en cuenta factores como el costo. Es fundamentalmente una tcnica de pruebas y errores. o No permite, tampoco, la visualizacin de la relacin entre las actividades cuando el nmero de stas es grande.

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ANLISIS RED PERT

La red Pert es utilizada como una herramienta cuantitativa de planificacin y control, lo que permite a los administradores contar con un modelo de optimizacin que entregue la solucin ptima de una secuencia de actividades en el tiempo, que deben realizarse para finalizar el plan de accin. Tambin permite al administrador programar un proyecto por adelantado y a la vez calcular el tiempo necesario para completarlo.

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ANLISIS RED PERT

Como herramienta de control, la red Pert facilita las actividades de control, permitiendo la comparacin del tiempo real con el planificado. Es conocido con el nombre de tcnica de trayectoria critica, por que busca planear y programar en forma grfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades simultneas, que tiene el mismo fin y el mismo origen, poniendo nfasis principalmente en la duracin, costos, etc., de aquella secuencia de operaciones que resulte la ms larga y costosa, ya que, de nada servira acortar otras secuencias necesarias y colaterales a la primera, si sta detiene y dificulta el avance general.

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Aplicacin de las tcnicas PERT:

Determinar las actividades necesarias y cuando lo son. Buscar el plazo mnimo de ejecucin del proyecto. Buscar las ligaduras temporales entre actividades del proyecto.

Identificar las actividades crticas, es decir, aquellas cuyo retraso en la ejecucin supone un retraso del proyecto completo.

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 Identificar el camino crtico, que es aquel formado por la secuencia de actividades crticas del proyecto. Detectar y cuantificar las holguras de las actividades no crticas, es decir, el tiempo que pueden retrasarse (en su comienzo o finalizacin) sin que el proyecto se vea retrasado por ello. Si se est fuera de tiempo durante la ejecucin del proyecto, seala las actividades que hay que forzar.

Nos da un proyecto de coste mnimo

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EJEMPLO
Actividades del proceso

Actividad

Despus de

Duracin de la actividad

Carta de Gantt A B C D E F A A B C D-E 4 semanas 6 semanas 2 semanas 2 semanas 8 semanas 4 semanas Malla Pert
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BIBLIOGRAFA
Planeacin y Organizacin de Empresas. Guillermo Ceja. McGrawHill Octava edicin. Administracin de Pequeas Empresas. Salvador Mercado. Editorial Pac. Administracin Estratgica. Hitt, Ireland Host. Editorial Thomson.

Planeacin Tctica. George C. Morrisey. Editorial Prentice Hall.

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