ADMINISTRACIN

La Planeacin

LA PLANEACIN

Procedimiento que implica la seleccin de las misiones y objetivos y de las acciones para llevar a cabo las primeras y alcanzar los segundos, requiere tomar decisiones, esto es elegir entre distintos futuros cursos a seguir.

LA TAREA

Al disear un entorno para el desempeo eficaz de los individuos que trabajan en grupo, la tarea ms importante de un administrador es comprobar que todos los propsitos y objetivos del grupo y los mtodos para alcanzarlos.

CONCLUSIN

La planeacin es el puente entre el punto donde se esta y aqul otro donde se desea ir.

LOS TIPOS DE PLANES

La Visin: Es una idea, un concepto, algo que se desea realizar, todas las empresas nacen de una visin. La Misin: Es el propsito que identifica la tarea bsica de una empresa o institucin o parte de esta, es una declaracin de intenciones. La misin es el motivo o la razn de la existencia de la organizacin, lo que le da sentido y orientacin a las actividades; es lo que se pretende realizar para lograr la satisfaccin del o los pblicos objetivos, del personal, de la competencia y de la comunidad en general.

ELEMENTOS DE LA MISIN
La filosofa y visin de una organizacin se expresan en una declaracin que es la misin y esta debe contar de los siguientes elementos: Valores esenciales. mbito geogrfico. Direccin. Relaciones con quienes participan en ella. Visin de futuro.

LOS VALORES

Los Valores son principios consciente considerados vlidos porque evidenciamos que ya los tenemos o porque evidenciamos que requerimos de stos. Los valores son los puntales que le brindan a las organizaciones, su fortaleza, su poder y fortalecen la Visin. Cuando en la organizacin decidan enunciarlos o replantearlos, se trabajan con un mnimo de 5 y un mximo de 7 Valores, una cantidad mayor no es recomendable, ya que pierden fuerza.

CARACTERSTICAS DE LOS VALORES.

Nada de esto funciona si la Misin, la Visin o los Valores, no son compartidos. Los valores influencian de las normas ticas dentro de una organizacin. Los valores no deben ser elaborados nicamente por la Gerencia General o por la persona asignada por esta para luego ser anunciados a los dems: Deben ser el resultado de un trabajo en equipo, aunque lamentablemente, este estado ideal en la vida real, no es tan frecuente. Tampoco deber ocurrir que luego de delineados, quedan como simples enunciados, impresos en hermosas placas de bronce que son lucidas en la Recepcin de la empresa o en la Presidencia Ejecutiva, deben ser verdaderas cartas de navegacin, que dirijan todos los esfuerzos hacia el norte deseado.

PASOS PARA EL DESARROLLO DE LA MISIN

Evaluacin del perfil pasado y presente de la empresa. Obtencin de los aportes de los participantes de la empresa en la direccin futura. Equilibrio entre las necesidades opuestas de los diferentes grupos de inters. Elaboracin de un enunciado para describir la direccin general de la organizacin, sus valores, filosofa y los elementos en general. Discusin de la declaracin. Comunicacin de la declaracin.

EJEMPLO DE VISIN: EL HOGAR DE CRISTO, DONDE ESTA LA INSPIRACIN.

Visin La Visin del Hogar de Cristo surge del ltimo anhelo del Padre Hurtado. Poco antes de morir dirige un mensaje a los amigos del Hogar de Cristo (1952) en que expresa lo que podra considerarse su testamento espiritual. Al partir, volviendo a mi Padre Dios, me permito confiarles un ltimo anhelo: el que se trabaje por crear un clima de verdadero amor y respeto al pobre, porque el pobre es Cristo. `Lo que hicireis al ms pequeito, a m me lo hacis` (Mt. 25,40). De este modo, el horizonte al que aspira llegar el Hogar de Cristo se expresa en la visin de UN PAS CON JUSTICIA, RESPETO Y SOLIDARIDAD.

EJEMPLO DE MISIN: EL COMPROMISO

Misin La Misin traza la ruta institucional para hacer realidad el cambio de las condiciones sociales en el pas. El Hogar de Cristo acoge con amor y dignidad a los ms pobres entre los pobres, para ampliar sus oportunidades a una vida mejor. Convoca con entusiasmo y vincula a la comunidad en su responsabilidad con los excluidos de la sociedad. Es una organizacin transparente, eficiente y eficaz, que animada por la espiritualidad de san Alberto Hurtado promueve una cultura de respeto, justicia y solidaridad.

EJEMPLO DE VALORES: EL HOGAR DE CRISTO, LA FORTALEZA PARA LLEVAR A CABO LA MISIN.

Los Valores constituyen el modo caracterstico de hacer las actividades. La accin social no se hace de cualquier forma. Los valores expresan lo esencial de la cultura organizacional, es decir, el modo de actuar y de relacionarnos entre quienes conformamos la familia Hogar de Cristo. Los valores institucionales definidos, son: Solidaridad, Compromiso, Espritu Emprendedor, Respeto, Justicia, Transparencia y Trabajo en Equipo.

EJEMPLO: POBLACIN OBJETIVO DEL HOGAR DE CRISTO: PARA QUIENES VA A TRABAJAR.

Personas que residen en hogares familiares o unipersonales con ingresos muy bajos (que pertenecen al primer decil de la distribucin de ingresos). Individuos con ingresos bajos (primer y segundo decil), y que adems cumplen, con al menos uno de los siguientes criterios: Presentar alguna expresin de deterioro biopsicosocial. Carecer o contar con redes de apoyo social e institucional insuficientes o inadecuadas.

OBJETIVOS Y METAS
Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra ndole. Es la expresin de un deseo mediante acciones concretas para conseguirlo. Los objetivos deben ser claros, medibles y observables. De los objetivos se desprenden las metas que son los medios cuantificables con que cumplimos los objetivos.

CARACTERSTICAS DE LOS OBJETIVOS

Claros: Precisos y entendibles sin dar pie a libres interpretaciones. Medibles: Formulados de manera que su resultado sea tangible. Observables: Que se refieran a cosas reales y que sea hacer seguimientos.

CONCLUSIN

En una empresa los objetivos son parte esencial para la direccin de la misma.

EJEMPLOS DE OBJETIVOS
Objetivos no verificables: 1. Obtener ganancias razonables. 2. Mejorar la comunicacin. 3. Elevar la productividad del departamento de produccin.

Objetivos verificables: 1. Obtener un rendimiento sobre la inversin del 12% al termino del ao fiscal en curso. 2. Publicar un boletn mensual de dos pginas a partir del 1 de abril del 2011 que no implique ms de 16 horas de trabajo. 3. Incrementar la produccin en un 5% para el 31 de diciembre de 2011, sin costos adicionales y manteniendo el nivel de calidad actual.

ESTRATEGIAS

La estrategia es la determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa y la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de recursos necesarios para su cumplimiento.

El plan estratgico
Es planificar la posicin en la cual va estar la empresa dentro de 5 aos ms, los proyectos se realizan a mnimo 5 aos.

POLTICAS

Las polticas son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones.

EJEMPLO DE LA POLTICA DE UNA EMPRESA

POLTICA DE CALIDAD Es poltica de ELECTROGAS S.A. asegurar un alto nivel de satisfaccin de sus accionistas y clientes y la mejora continua de su gestin, mediante el cumplimiento de los objetivos de Calidad establecidos por esta Empresa, comprometindose a aplicar las siguientes decisiones: 1. Mantener al da en Electrogas S.A. un Sistema de Gestin de Calidad, cuyos elementos fundamentales se desarrollan en el Manual de la Calidad. 2. Dotar a Electrogas S.A. de los recursos humanos, tcnicos y financieros necesarios, para asegurar la calidad en la prestacin de los servicios con los requisitos establecidos en el Sistema de Gestin de Calidad. 3. Sostener un clima favorable a la promocin de la calidad al interior de Electrogas S.A., formando y motivando al personal en relacin con la calidad y el trabajo en equipo. 4. Asegurar la revisin continua del Sistema de Gestin de Calidad, a travs de la realizacin de auditoras internas, que permitan una revisin crtica y faciliten la mejora del mismo.

5. Conseguir la satisfaccin total del cliente, asegurando y manteniendo la confianza del mismo mediante el cumplimiento en la prestacin de nuestro servicio, trabajando en la prevencin de no conformidades y la mejora continua, obtenida a travs del compromiso de Electrogas S.A. con la Calidad.
6. Cumplir con las leyes y regulaciones vigentes, relativas a las actividades de Electrogas S.A., as como aquellos compromisos y requisitos que la empresa suscriba.

PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos son los planes por medio de los cuales se establece un mtodo para el manejo de las actividades futuras.

REGLAS

En las reglas se exponen las acciones o prohibiciones especficas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas.

PROGRAMAS

Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de accin dado.

PRESUPUESTOS

Es una formulacin de los resultados esperados expresados en trminos numricos.

PASOS DE LA PLANEACIN
1. Atencin a las oportunidades. 2. Establecimiento de objetivos. 3. Desarrollo de premisas (supuestos). 4. Determinacin de los cursos de accin alternativos. 5. Seleccin de un curso de accin. 6. Formulacin de planes derivados. 7. Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestacin.

PLANES A CORTO Y LARGO PLAZO

Debe existir una coordinacin entre los planes en el corto plazo y el largo plazo, los planes a corto plazo deben referenciarse a los planes de largo plazo, las decisiones acerca de las situaciones inmediatas en las que no se consideren los efectos a largo plazo suelen implicar desperdicios y prdida de tiempo.

JERARQUA DE LOS OBJETIVOS

Los objetivos se pueden ordenarse como parte de una jerarqua: 1. Propsito socio econmico. 2. Misin. 3. Objetivos generales de la organizacin (a largo plazo, estratgicos). 4. Objetivos organizacionales especficos (para los resultados claves). 5. Objetivos divisionales. 6. Objetivos departamentales y de unidades. 7. Objetivos individuales (desempeo y desarrollo personal).

LA ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS

Es un sistema administrativo integral en el que se combinan en forma sistemtica muchas actividades muchas actividades administrativas bsicas y el cual persigue deliberadamente el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales.

LA FORMULACIN DE LOS PLANES

El diagrama de Gantt, grfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta grfica para la planificacin de proyectos, cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posicin de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, desarroll y populariz este tipo de diagrama en Occidente.

LA FORMULACIN DE LOS PLANES

La Carta Gantt.

ACTIVIDAD PRACTICA
1. Realice una lista de 3 objetivos personales. 2. A cada objetivo se le debe incluir una meta. 3. Haga un anlisis de sus objetivos y asegrese que sean claros, medibles y observables. 4. Realice una jerarqua de objetivos colocando en el tope los objetivos grupales y abajo los objetivos individuales. 5. Por cada objetivo especifique 3 acciones a seguir para lograrlos. 6. Establezca un cronograma para la ejecucin de estas acciones. (Carta Gantt).

ESTRATEGIAS
Estrategias basadas en el FODA 1. Estrategia Maxi-maxi: Maximizar las oportunidades y las fortalezas. 2. Estrategia maxi-mini : maximizar las fortalezas para enfrentar amenazas o superar debilidades para poder aprovechar oportunidades. 3. Estrategia maxi-maxi: Potencialmente es la estrategia mas exitosa, la organizacin se sirve las fortalezas para aprovechar las oportunidades.

ANLISIS DE LA INDUSTRIA Y LAS ESTRATEGIAS COMPETITIVAS (PORTER)

Anlisis de la industria Porter identific 5 fuerzas en el anlisis de la industria: 1. La competencia entre compaas. 2. Amenaza de acceso al mercado de nuevas compaas. 3. Posibilidad de uso de productos o servicios sustitutos. 4. El poder de negociacin de los proveedores. 5. El poder de negociacin de los clientes o compradores.

ESTRATEGIAS GENRICAS
Sobre la base del anlisis de la industria una empresa puede adoptar estrategias genricas, se llaman as porque pueden adaptarse a diferentes tipos de organizaciones y una empresa puede aplicar ms de una estrategia. Liderazgo en costos generales. Estrategia en diferenciacin. Estrategia de enfoque (de bajo costo o diferenciacin).

ESTRATEGIA DE LIDERAZGO EN COSTOS

Este enfoque persigue la disminucin de los costos , a travs de una estrecha vigilancia de los costos en las reas de desarrollo, operaciones, ventas y servicio, el objetivo es que la empresa tenga una estructura de bajos costos en relacin a su competencia, para lograr esto se requiere una gran participacin en el mercado, es decir poder vender muchas unidades a un margen relativamente bajo y costos ms bajos an. Ejemplo: Ropa importada desde china para consumo masivo.

ESTRATEGIA DE DIFERENCIACIN

La diferenciacin propone ofrecer algo nico en la industria en lo referente a productos y servicios. Son productos y servicios por los cuales los clientes estn dispuestos a pagar ms, se venden relativamente pocas unidades pero con un margen mayor.

Ejemplos: Ropa de diseadores chilenos enfocados en la exclusividad y alta calidad, cuyo uso va ms all de una temporada.

ESTRATEGIA DE ENFOQUE
Una empresa que adopta una estrategia de enfoque limita su atencin a grupos especiales de clientes, una lnea de productos en particular o una regin geogrfica. En general conviene que una empresa adopte una estrategia genrica y evite los puntos intermedios. Si una empresa esta en un punto intermedio deber decidir si aplicar una estrategia de bajo costo o diferenciacin.

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN
Principio de la flexibilidad. La planificacin es permanente y aplicable a las actividades que no estn en funcionamiento como a las que si lo estn. Debe tener cierta flexibilidad, puesto que su ejecucin puede mostrar ciertos defectos o fallas no previstas que pueden corregirse durante el desarrollo.

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN

Principio de la racionalidad: La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificacin funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisin.

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN

Principio de unidad: Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno slo para cada funcin; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN
Principio de inherencia. La programacin es necesaria en cualquier organizacin humana y es propia de la administracin. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios.

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN

Principio de previsin: Se refiere al carcter anticipador de la planificacin. La planificacin permite disear la trayectoria que va a seguir el desarrollo de un plan.

Principio de continuidad: La continuidad permite el monitoreo de los cambios, la planificacin no tiene fin, pues la realidad misma obliga a realizar nuevas actividades, cada vez que se logra un objetivo aparece otro.