CONTROL INTERNO

Lic. Rafael Antonio Almaguer Lpez almaguer@disaic.cu

Lic. Alfredo lvarez Surez alfredoa@disaic.cu

Los propietarios ejercan las funciones directivas de sus empresas

En la medida en que se increment la complejidad de la empresa y la divisin del trabajo, se convirti en una organizacin con determinada especializacin

Los dirigentes hacen fuertes exigencias para mejorar el Control de las Empresas

Los controles internos se implantan para mantener la Empresa en la direccin de sus objetivos.

EFICACIA Y EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES

CONTROL INTERNO

CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIN FINANCIERA

CUMPLIMIENTO DE LEYES Y NORMAS APLICABLES

EN LAS NUEVAS CONDICIONES EN QUE OPERA LA ECONOMIA, CON UN MAYOR GRADO DE DESCENTRALI ZACION Y MAS VINCULADOS A LAS EXIGENCIAS DE LA COMPETENCIA INTERNACIONAL, EL CONTROL OPORTUNO Y EFICAZ DE LA ACTIVIDAD ECONOMICA ES ESENCIAL PARA LA DIRECCION A CUALQUIER NIVEL

RESOLUCION ECONOMICA DEL V CONGRESO DEL P.C.C.

ASPECTOS IMPLCITOS EN LA DEFINICIN DE CONTROL INTERNO

CI

ES UN PROCESO .

CI
CONTROL INTERNO

LO LLEVAN A CABO LAS PERSONAS

FACILITA LA CONSECUCIN DE OBJETIVOS

CI

CI

SLO PUEDE APORTAR UN GRADO RAZONABLE DE SEGURIDAD

NECESIDAD E IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO

Es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y eficacia organizacional . Se amplia el espectro del clasico C.I., al abarcar no solo aspectos contables. Introduccin de nuevas cuestiones que aportan elementos generalizadores para la elaboracin de los sistemas de C.I. En cada entidad.

Los Principios de Control Interno son:

Adecuada Divisin del Trabajo. Responsabilidad Primaria Anotacin Oportuna Supervisin de las operaciones Rotar a los trabajadores en los puestos de trabajo

El Control Interno est creado para ayudar a la entidad pero no puede cambiar a una administracin por otra, por ser ineficiente.

El Control Interno no asegura EXITO tampoco SUPERVIVENCIA. Un sistema de control Interno no importa que tan bien ha sido concebido, ya que da seguridad razonable, y no absoluta

LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO

EL CONCEPTO DE SEGURIDAD RAZONABLE PUEDEN COMETERSE ERRORES(INTERPRETATIVOS, DE JUICIO , DESCUIDO,ETC LAS ACTIVIDADES DE CONTROL DEPENDIENTES DE LA SEPARACION DE FUNCIONES ,PUEDEN SER BURLADAS POR LA CONFABULACION LA EXTENSION DE LOS CONTROLES ESTA LIMITADA POR CONSIDERACIONES DE COSTO (NO ES FACTIBLE LA PROTECCION ABSOLUTA DEL FRAUDE) PRINCIPIO DE CERTEZA RAZONABLE

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

Supervisin

Actividades de Control

Evaluacin de Riesgo

Ambiente de Control

Ambiente de Control
tica, Competencia Estructura, Cultura Visin, Liderazgo Moral, Recursos

Ambiente de Control

Ambiente de Control
Elaborar un Expediente con: Resolucin de Constitucin de la Entidad

Resolucin de Constitucin del Comit de Control Interno.

Convenio Colectivo de Trabajo

Reglamento Interno
Actas del Consejo de Direccin Plantilla aprobada y estructura. Diseo de los Puestos de Trabajo Proyeccin estratgica

Plan de Ingresos y Gastos

Ambiente de control , cont.

Cronograma para la supervisin a las reas de la Entidad Plan de Auditora Interna Mtodos y Estilos de Direccin

Fuente de Informacin
CD Contador y Auditor CD Control Interno Finanzas al Da Sitio Web Banco Central de Cuba Sitio Web Gaceta Oficial Repblica Cuba

Evaluacin de Riesgos
Objetivos Identificacin y Evaluacin de Riesgos Planificacin
Evaluacin de Riesgos

Evaluacin de Riesgos
Riesgos fundamentales internos y externos y plan de prevencin previsto por la resolucin 13/03 del MAC Reconocer factores externos e internos Expresar cuantitativamente el costo de la ocurrencia del riesgo Reestructuraciones internas

Actividades de Control
Polticas

Procedimientos
Jerarqua Manuales Salvaguardas
Actividades de control

Actividades de Control
Evaluaciones de desempeo de la empresa. Controles fsicos y documentales Responsabilidades asignadas a cada puesto Estructura y diagrama organizacional Definiciones claras de los puestos de trabajo

Informacin y Comunicacin
Informacin correcta Lugar correcto Momento / Tiempo correcto Sinceridad

Informacin y Comunicacin
Sistema informativo de la entidad
Manejo de la informacin interna Seguridad informtica interna Sistemas de proteccin contra virus informticos Identificar los canales de comunicacin

Supervisin/Monitoreo
Comparacin (Benchmarking)
Anlisis de resultados Aprendizaje Cambio Efectivo Evaluacin Mejora de los procesos
Supervisin

Supervisin/Monitoreo
Creacin del Comit de control Resultados comparativos de la entidad Cronograma de evaluaciones a las operaciones y a las personas Control de medidas por indisciplinas o incumplimientos.

COMPONENTES DE LOS ELEMENTOS DE LA MATRIZ

OBJETIVOS

COMPONENTES

MONITOREO

COMPONENTES
INFORMACIN Y COMUNICACIN

ACTIVIDAD DE CONTROL

EVALUACIN DE RIESGOS

AMBIENTE DE CONTROL

OBJETIVOS

OPERACIONES

INFORMACIN FINANCIERA

CUMPLIMIENTO

RELACIONADAS CON EL USO EFECTIVO DE LOS RECURSOS DE LA ENTIDAD

RELACIONADAS CON LA PREPARACIN ESTADOS FINANCIEROS

RELACIONADAS CON EL CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y REGULACIONES

OBJETIVOS

MONITOREO

INFORMACIN Y COMUNICACIN

ACTIVIDADES DE CONTROL

EVALUACIN DE RIESGOS

AMBIENTE DE CONTROL

RELACIN ENTRE OBJETIVOS Y COMPONENTES

MONITOREO

INFORMACIN Y COMUNICACIN

ACTIVIDADES DE CONTROL

EVALUACIN DE RIESGOS

AMBIENTE DE CONTROL

Evaluacin de Riesgo

Actividad de Control

Ambiente de Control

Informacin y Comunicacin

Supervisin y Monitoreo

 CMO APLICAR LA RESOLUCIN 297 ?

Entrada

Determinar las reas de la entidad que van a formar parte del Control Interno.

Seleccionar los tcnicos y especialistas por rea o actividad

Se crea la Comisin de Trabajo

Se distribuye y aplica la gua exploratoria por cada rea Se determinan los objetivos o tareas no descritas Se contesta la gua y se determinan los riesgos
Medidas a tomar

Componente de evaluacin de riesgos

Ambiente de Control

Diagnstico

Procedimientos

Componente de actividades de control

Manual de Control Interno

Supervisin y monitoreo

*
Objetivos Riesgo Medidas a aplicar

DETERMINACIN DE RIESGOS Y DIAGNSTICO

Entrada

Gua exploratoria para el diagnstico

Aspectos y objetivos no considerados en la gua

Se responde

Se analiza si se utilizan correctamente

Se relacionan los objetivos

No

No

2 Componente determinacin del riesgo

Se elabora una sntesis de cmo se realiza

Se identifica el riesgo

Componente Ambiente de Control

Se determina como se realiza Se elimina el riesgo con medidas a aplicar

Se confecciona el diagnsitco

Se aprueba en el Consejo de Direccin

DETERMINACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Entrada

Con el diagnstico determinado por las reas Se determinan las actividades a aplicar los procedimientos

Componente Actividades de Control

Se confeccionan los procedimientos

Se revisa y actualiza el sistema informativo

Se aprueba por el Consejo de Direccin

Con el conjunto de los Procedimientos por cada rea, se Conforma el Manual de Control Interno Se inicia la supervisin y el monitoreo

IDENTIFICACIN DE LOS COMPONENTES CON EL DESARROLLO DEL MANUAL

Componente Ambiente de Control

Entrada

Se aplica su estudio para conformar una carpeta o expediente que contenga para tomar en cuenta todos los aspectos que conforman el Ambiente de Control incluyndolo en el desarrollo del diagnstico Aplicacin de la gua exploratoria y de los objetivos para determinar en cada caso los riesgos y las medidas a aplicar por parte de una Comisin creada Diseo de los procedimientos y Sistema Informativo a partir del Diagnstico

Evaluacin de Riesgo

Actividades de Control

Informacin y comunicacin

Se realiza durante todo el proceso de anlisis y diseo para informar y comunicar a tcnicos, Especialistas y obreros Una vez concluido el diseo crear un Comit de Control que actuar como supervisor de que se cumpla lo establecido y a la vez permita su constante actualizacin

Monitoreo y supervisin

El Control Interno incluye controles que pueden ser: CONTABLES O ADMINISTRATIVOS

Los controles contables comprenden: El Plan de cuentas y los procedimientos

Los controles administrativos se relacionan con las normativas y los procedimientos vinculados a las politicas de la Direccin

Un Sistema de Control Interno comprende un conjunto de tcnicas necesarias para lograr sus objetivos, los que son:
OBJETIVOS GENERALES Autorizaciones apropiadas Clasificacin contable apropiada Verificacin y evaluacin Custodia y autorizaciones de acceso

OBJETIVOS OPERATIVOS Reconocimiento de hechos econmicos Aceptacin de las transacciones Integridad del procesamiento Integridad de los informes

TECNICAS DE CONTROL INTERNO

Tcnicas de Prevencin Autorizacin de operaciones Procedimientos de validacin Verificacin de datos Separacin y rotacin de funciones Normas y Procedimientos

Tcnicas de Descubrimientos Inventarios fsicos Utilizar documentos prenumerados Comparar con presupuestos Conciliaciones Bancarias Auditorias Internas

Las funciones de todo el personal de la organizacin y sus relaciones deben establecerse de forma clara y precisa.

Para un buen Control Interno, es importante la

separacin de las funciones, tales como:

DECISION O AUTORIZACION DE LAS OPERACIONES CUSTODIA FISICA DE LOS ACTIVOS CONTABILIZACION COBROS Y PAGOS

REDISEO DEL NUEVO SISTEMA

Se elabora basado en:
Enfoque tradicional basado en cuestionarios.

Enfoque basado en anlisis de Flujogramas

RIESGOS
EXTERNOS
Desarrollos Tecnolgicos Cambio en las necesidades Nuevas Regulaciones Catstrofes naturales

INTERNOS
Fallas en la informacin Mala calidad de personal Cambios de administracin Caractersticas de la entidad No acta la auditora

ACTIVIDADES Y TIPOS DE CONTROL Revisiones de alto nivel Funciones o actividades administrativas Procedimiento de la informacin Controles Fsicos Separacin de responsabilidades

MONITOREO
Asegura que el Control Interno est operando bien.
Puede realizarse de dos formas:

Mediante chequeos en el lugar Los reportes se concilian Comunicaciones recibidas Estructura y supervisin Conteos Fsicos Informacin de auditores Seminarios, entrenamientos

Por evaluaciones separadas Evaluaciones completas motivadas por cambios administrativos, mtodos de procesamiento, y/o disposiciones. La atencin se debe dirigir a cada uno de los componentes del Control Interno.

RESTRICCIONES
Un Sistema Control Interno, solamente puede ser tan efectivo, como la gente que es responsable de su funcionamiento.

SEGURIDAD RAZONABLE NO ES SEGURIDAD ABSOLUTA

Los recursos siempre tienen limitaciones, y por lo tanto, las entidades deben considerar lo relativo a los costos y los beneficios derivados de los controles. El control excesivo es costoso y no siempre resulta objetivo; sin embargo, muy poco control presenta riesgos indebidos

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

La revisin del Control Interno que se tenga implantado en la entidad, ayuda a determinar otros procedimientos apropiados para formular una opinin sobre las cuentas del Balance.

Evaluacin del Control Interno

1ra. Fase Revisin preliminar del Sistema para conocer los procedimientos y mtodos establecidos. 2da.Fase Realizacin de pruebas de cumplimiento para obtener seguridad razonable de que los controles estn funcionando correctamente, cumpliendo con lo establecido con los Principios del Control Interno.

RESUMEN PARCIAL DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL

Ambiente de Control :Refleja la actitud asumida por la alta Direccion en relacion con la importancia del C.I.Es la base de los demas componentes ,adecuado si : La estructura organizativa es efectiva Aplican sanas politicas de administracion Cumplen las leyes y politicas(las tienen a la vista por escrito )

1. Debe complementar su organigrama con un manual de organizacion y funciones. 2. Constituir el Comite de Control(Formado al menos por (Un dirigente del maximo nivel y el auditor interno )

Resumen Parcial( Continuacin ) EVALUACION DE RIESGOS

INTERNOS

EXTERNOS
Desarrollos tecnolgicos que en caso de no adoptarse, provocaran obsolescenciade la organizacin. Cambios en las necesidades y expectativas de la poblacin;

La estructura de organizacin adoptada La propia naturaleza de las actividades de la entidad

 POSIBILIDAD DE PELIGRO
POSIBILIDAD DE QUE OCURRA

UNA PERDIDA DUDA SOBRE EL FUTURO

CONTINGENCIA O PROXIMIDAD

DE UN DAO

Al evaluar un riesgo: Tres posibles acciones

1. 2. 3.

Tolerar el Riesgo Reducir el Costo de Prdida

(Contratar un Seguro )

Reducir la Probabilidad de Ocurrencia

(Poner Controles o Medidas de Proteccin)

REGLA: Costo de Proteccin <= (Costo de Prdida)(Probabilidad)

ETAPAS DE TRABAJO
INVESTIGACION Y DESARROLLO DE UN DIAGNOSTICO INICIAL. EJECUCION DEL PROYECTO POR ESPECIALIDADES DIAGNOSTICO FINAL POR MONITOREO

CRONOGRAMA DE TRABAJO
CREAR UNA COMISION DIRIGIDA POR PERSONAL DEL PRIMER NIVEL Y REPRESENTADA POR TODAS LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD SEMINARIAR A LA COMISION ELABORAR UN PROGRAMA DE TRABAJO PARA SU APLICACIN PARA SU ENTREGA EL 28-02-04 ELABORAR UN DIAGNOSTICO INICIAL QUE CADA ESPECIALISTA LLEVE A CABO EL ESTUDIO DEL SISTEMA ACTUAL RECOPILAR TODAS LAS INSTRUCCIONES Y RESOLUCIONES DE CARCTER INTERNO Contina.

Viene del anterior.

Ejecutar una Gua Metodolgica para la realizacin de las tareas a cumplir. Propuesta de las reas para desarrollar la investigacin. Llevar a cabo a partir del diagnstico, una proyeccin de los aspectos dbiles y con riesgos, para desarrollar el Sistema nuevo.

Ejemplo de Temticas del Control Interno

Estructura Organizativa Mtodos y Estilos de Direccin Recursos Humanos Evaluacin y control de Riesgos Efectivo en Caja Efectivo en Banco Inventarios Activos Fijos Tangibles Nominas Inversiones materiales Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar Finanzas Costos y Gastos Precios y Tarifas Seguridad Informtica Informacin y Comunicacin Acceso a la entidad Entre otras

PARA EL DISEO DEL NUEVO SISTEMA

1. Tener en cuenta los riesgos y los aspectos dbiles encontrados en el Diagnstico. 2. Disear los procedimientos por temticas. 3. Disear las metodologas de cada actividad y procedimiento 4. Disear y probar el sistema informativo que apoyen los procedimientos

Ejemplo de diseo de Procedimiento relacionado con Caja y Banco

Principios de Control Interno de Caja y Banco Normas de Valoracin y Exposicin Sistema Informativo, que contiene: -Fondo para pagos menores, Constitucin de los fondos, reembolsos del fondo fijo, fondos por depositar, fondos para pagos de nmina, Arqueo de los fondos
En cada uno de ellos, su objetivo su distribucin sus instrucciones llenado

Una vez concluido todos los pasos descritos anteriormente la entidad est en condiciones de iniciar el proceso de implantacin de su
Manual de Control Interno