Manual de Tesorera Automatizada

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TABLA DE CONTENIDO
I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. PRESENTACIN INSTALACIN DEL SOFTWARE CONFIGURACIONES INCIALES CONFIGURACION DE DEPARTAMENTOS PROCESO SEMANAL PROCESO MENSUAL INFORMACION FINANCIERA. RECOMENDACIONES GENERALES

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I.

PRESENTACION DEL MANUAL

Este manual surge en la necesidad de la iglesia de administrar correctamente los fondos,

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II.

INSTALACION DEL SOFTWARE

1. Ubicacin de los Instaladores: Ubicar los instaladores, se cuentan con dos archivos uno que es ejecutable y el otro que es el parche en versin ZIP. Recomendacin copiar los archivos al disco duro a una unidad para una prxima instalacin si es formateada la maquina. Parche Instalador

Nota: Si no cuenta con el Instalador puede Bajarlo de la pgina web del APCNorte

2. Ejecutar el Instalador: Se ejecuta el archivo ejecutable. Y se sigue la secuencia en las imgenes apreciamos. Dar Doble Click

Elegir el Idioma Espaol y luego dar click en Aceptar

Dar un Click en Siguiente

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Elegir la Unidad o carpeta donde se va Instalar se recomienda la misma. Dar un Click en Siguiente

Esperar que termine de Instalar 100%

Dar un Click en Finalizar

3. Ejecutar el Instalador: Se ejecuta el archivo ejecutable. Y se sigue la secuencia en las imgenes apreciamos.

Dar Doble Click Examinar la Unidad donde se instalo, dejar igual si no se realizo cambios en la instalacin Dar un Click en UNZIP

Dar un Click en ACEPTAR

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III.

CONFIGURACIONES INICIALES

1. Configuracin de la Base de Datos: El Archivo de Access es proporcionado por la Asociacin o Misin. Elegir Idioma espaol

Seleccionar la Base de datos y su ubicacin esta es proporcionada por la Asociacin o Misin

2. Configuracin contrasea Ingresamos la Clave y lo confirmamos deben ser iguales

Ingresar el Ao y el Mes y la semana de inicio del Sistema

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Manual de Tesorera Automatizada 3. Configuracin de Iglesia( Tesorero y Presupuesto Anual)

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Pantalla Principal del Sistema de te

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4. Configuracin de Formularios Informatizados.

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Ingresar el Numero Final

Grabar la Numeracin

Nota: Este proceso se realiza siempre que se va renovar nuevos formularios automatizados, `para emitir los recibos. Ejemplo del Presupuesto de Iglesia: GRUPO Administrativo Departamentos DEPARTAMENTO Gasto de Iglesia Tesorera Y secretaria Aventureros Escuela Sabatica Conquistadores Diacona Dorcas Ministerio de la Mujer Ministerio del Menor Ministerio Joven Mayordoma Publicaciones Proyectos Locales Pro Templo Suscripcin Materiales APCN PRESUPUESTO (%) 50 3 3 5 3 3 3 3 5 2 2 1 0 0 0 0 SALDO (S/.) 254 30 34 15 240 34 12 23 12 45 43 12 233 432 143 25

Fondos Propios

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IV.

CONFIGURACION DE LOS DEPARTAMENTOS

1. Configuracin de Grupo de Departamentos: En esta opcin se debe ingresar los Grupos de Departamentos con que cuenta la iglesia, estas son las siguientes: (1.- Administrativo, 2.- Departamentos, 3.- Fondos Propios). En el siguiente grfico se muestra la opcin en el sistema.

Digitar el nombre del Grupo a crear. En esta Seccin se muestra los Departamentos. Dar un click en guardar para almacenar en la Base de datos.

2. Configuracin de Departamentos: El Ingreso de la informacin debe hacer de acuerdo al presupuesto aprobado por junta.

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Digitar el nombre del Departamento y/o Proyecto local

Seleccionar el Grupo al que pertenece.

Dar un click en guardar para almacenar en la Base de datos.

3. Configuracin de Porcentajes y Saldos.

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Seleccionar el Departamento Digitar el porcentaje de presupuesto Digitar el Saldo del mes anterior Suma los totales de Saldos y Porcentajes Nota: Los Montos deben cuadrar con los saldos del

V.

PROCESO SEMANAL

1. Iniciar Semana: iniciar en el Icono siguiente: Establece la Semana Inicial de Uso del Sistema

Pasa a la Siguiente Semana siempre y cuando se haya realizado todo el proceso semanal Regresa a la semana anterior para seguir digitando

Nota: Antes de pasar a la siguiente semana se tiene que digitar los comprobantes, luego comprobantes, actualizar comprobantes, imprimir comprobantes y definir los formularios utilizados. Si existe un error es por que no se ha cumplido con los pasos 2,3,4,5.

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Manual de Tesorera Automatizada 2. Digitacin de Comprobantes AO, MES, SEMANA DE DIGITACION Permite seleccionar el Dpto o Proyecto Local. Se activa con el cdigo 55 de Ofrendas No COMPROBANTE

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Digitar el Apellido del Donante

Digitar el Valor Descripcin de la Ofrenda Guarda el Valor

Cdigo de Ofrendas 01 Diezmo 19 Ofrenda Voluntaria 55 Caja Dpto (Despus se selecciona el Dpto o Proyecto Local) 24 Ofrenda Congregacin Se activa con BUSCAR. Visualiza Comprobante. Totales debe coincidir con la Hoja de conteo Semanal

Valor total del Confidencial

Pasos Digitacin: Tener a disposicin los confidenciales de la semana y los montos de ofrendas. Digitar Confidencial por confidencial y al ltimo las ofrendas sueltas. En el caso de errar en u n monto dar doble click en comprobante y colocar el numero del comprobante. Comparar el total contabilizado en el sistema con la hoja de conteo. Buscar al Miembro por Apellido y si se ingresa colocar en ese orden (Apellidos y Nombres). Digita el apellido y el nombre del miembro y luego localizar. Dar un click si es que es nuevo

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Manual de Tesorera Automatizada 3. Comprobacin de comprobantes. Hacer Click en el siguiente Botn

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Dar Click en listar

Nro Hojas

Imprime el doc Configura la Impresora

Exporta los datos

Lista de las ofrendas digitada y los totales.

Nota: Este reporte por recomendacin debe imprimirse. Es como un detalle de la hoja de conteo semanal. 4. Actualizacin de Comprobantes. Dar Click en el botn siguiente

Actualizar dando Click en ACTIALIZAR

Con esta accin no hay opcin a modificacin de montos de los confidenciales digitados, se debe realizar esta accin si es que se digito un nuevo comprobante

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Manual de Tesorera Automatizada 5. Impresin de Comprobantes. Icono de la Impresin de Recibos

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Formulario Inicial y final a imprimir

Marca Todos los recibos a imprimir Desmarca Todos los recibos a imprimir Imprime los recibos seleccionados

Configuraciones adicionales antes de imprimir: Ingresar un texto inspirador par imprimir en los recibos en la parte del confidencial

Configurar la Pagina de impresin

Cambiar estos valores: Izquierdo: 370 Superior: 860 solo una sola vez.

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6. Definicin de Formularios: hay que realizar este proceso cuando la impresin de formularios haya terminado. Formulario Inicial impreso Icono de Definicion de Formularios

Cancela Formulario

Digitar la semana activa Lista de Recibos Digitados e impresos

Hacer Check si los formularios han sido impresos en orden inverso

1. Click en el Botn AUTO

Lista de Recibos Digitados y donde han sido impresos

2. Click en el Botn Grabar Botn excluir si es que se precipito sin haber cancelado formularios

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7. Errores Frecuentes. Cmo Vuelvo a Imprimir los formularios que no se imprimieron? Antes de realizar percatase de no haber utilizado la opcin de Definir formularios, si lo hizo excluya la definicin. Debe realizar la siguiente procedimiento:

Seleccionar los Recibos no Impresos

Seleccionar Guardar los cambios

Luego de haber realizado los cambios ir al icono de impresin. Se malograron algunos formularios cuando mande a imprimir? Se debe de Cancelar los formularios haciendo click el numero del formulario.

Seleccionar esta opcin

Hacer un click en la numeracin y luego salir

Los nmeros marcados no aparecern en la definicin de formularios

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Manual de Tesorera Automatizada Las cantidades no son iguales con las de mi hoja de conteo semanal?

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Se debe revisar los ingresos semanales si corresponde, en los reportes financieros. No puedo pasar a la siguiente semana?

Este Problema se presenta cuando no se ha realizado lo sigu iente:

o o o

Falta Imprimir los formularios: se debe imprimir los formularios Falta Definir formularios: Se debe definir en el Botn Falta Realizar la Remesa: Es cuando se quiere pasar de mes y no se ha generado la remesa de fondo: generar la remesa en

Qu pasa si digite mal un recibo pero ya entregue remesa?

En ese caso se debe hacer un extorno y volver a digitar el recibo arreglado, pero esta operacin se realiza en el mes activo de trabajo. Ver el proceso de externo. En la seccin RECOMENDACIONES GENERALES

VI.

PROCESOS MENSUALES.

1. Digitacin de Gastos Por departamentos: Se recomienda que se realice esta operacin a fin del mes activo, cuando todos los gastos son sustentados con boletas y no exista vales pendientes. Icono de Gastos Saldo del DPTO Seleccionar el Departamento Item del Gasto Automtico Valor del Gasto Digitar mes y ao Selecciona Clasificacin Guardar Guardar

Detalles del Gasto Nro de Documento

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Manual de Tesorera Automatizada Lista de Totales de los gastos del mes y de la semana

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2. Gua de Remesa: Para esta operacin hay unos requisitos como la de ingresar los gastos de la iglesia y de haber realizado la definicin de formularios de la ltima semana activa del mes.

Icono de Gua de Remesa

Ingresas el mes y la remesa y presionar en ENTER

Guardar la Remesa dar CLICK Excluye la Remesa generada Elegir la Unidad donde se va grabar

Imprimir Recibo

Click en GUARDAR

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Las brisas 344

3. Envi del Archivo de remesa: Ingreso a mi cuenta de Hotmail. Click en nuevo

Correo: remesas@apcnorte.org.pe

Elegir la Opcin ADJUNTAR ARCHIVO

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Se debe Seleccionar Primero un Archivo y luego el Otro. RM_XXX_AO_MES_1.tsi (Remesa) TesigrXXX.ZIP (Backup)

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VII.

INFORMACION FINANCIERA

1. Informacin de los Departamentos:

Departamentos: Imprime la lista de los departamentos con su presupuesto

Extracto del Departamento: Permite imprimir los donante y los saldos por departamentos en el transcurso del ejercicio.

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Manual de Tesorera Automatizada Balance de Saldos: Balance de saldos de los departamentos

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2. Libros de Tesorera: Permite imprimir los donantes con el monto digitados MENU INFORMES --- RESUMEN ---LIBRO DE TESORERIA

3. Resumen de Ingresos. Muestra montos generales de ingreso

4. Informe Anual de Ofrendas: MENU INFOMRES --- INFORME ANUAL POR OFRENDA DIEZMO y colocar los parmetros como Ao .

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VIII.

RECOMENDACIONES GENERALES

1. Generacin de Copia de Seguridad: Se debe realizar copias periodicas de la Base de Datos:

Realizar la Copia de Respaldo

Elegir el destino de la copia 2. Extorno de Comprobantes.

Elegir ao mes y Semana

Todas y Despus Extornar

Elegir esta opcin

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