UNIDAD II ORGANIZACIN Y DIRECCIN DE LOS CENTROS INFORMATICA

2.1.-ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2.1.1 FUNCIONES DEL PERSONAL El Centro de proceso de Datos Centro de cmputo cumple diversas funciones que justifican los puestos de trabajo establecidos que existen en l, las cuales se engloban a travs de los siguientes departamentos: 1. Explotacin de sistemas o aplicaciones. Consta de previsin de fechas de realizacin de trabajos, operacin general del sistema, control y manejo de soportes, seguridad del sistema, supervisin de trabajos, etc. 2. Soporte tcnico a usuarios. Se ocupa de seleccionar, instalar y mantener el sistema operativo adecuado, del diseo y control de la estructura de la base de datos, la gestin de los equipos de teleproceso, el estudio y evaluacin de las necesidades y rendimientos del sistema y, por ltimo, la ayuda directa a usuarios. 3. Gestin y administracin del propio Centro de Procesamiento de Datos. Engloban operaciones de supervisin, planificacin y control de proyectos, seguridad y control de proyectos, seguridad general de las instalaciones y equipos, gestin financiera y gestin de los propios recursos humanos. 2.1.1.1 AREA DIRECTIVA Coordina las actividades de las reas que dependen de ella, se encarga de planear y controlar los recursos de informacin de un organismo. El rea directiva es el enlace principal entre las otras reas y el centro mismo. Es en esta rea en la que se decide si algunas aplicaciones son factibles de realizar, considerando la relacin costo-beneficio y una vez establecido los proyectos, que se encargan de asignar las tareas al personal tcnico que se requiera.

La persona encargada de esta rea debe poseer adems de conocimientos tcnicos, capacidad gerencia. 2.1.1.2 DEPARTAMENTO O AREA DE OPERACIONES Prepara los datos y suministros necesarios para la sala de cmputo, manejar los equipos perifricos y vigilar que los elementos del sistema funcionen adecuadamente. Operar el hardware necesario y obtener la informacin resultante del proceso de datos es su principal funcin.

Operadores. Los operadores de computadoras preparan y limpian todo el equipo que se utiliza en el proceso de datos. Un operador de computadoras requiere de conocimientos tcnicos para los que existen programas de dos aos de capacitacin terica, pero la prctica y la experiencia es generalmente lo que necesita para ocupar el puesto.

2.1.1.3 DEPARTAMENTO REA DE PRODUCCIN Y CONTROL

Este se encarga de construir soluciones integrales (aplicaciones) a las necesidades de informacin de los usuarios. Construir equipos de trabajo con la participacin del usuario y del personal tcnico de acuerdo a metodologas establecidas. Mantener comunicados a los usuarios y a sus colaboradores de los avances, atrasos y problemas. 2.1.1.4 DEPARTAMENTO O AREA DE ANALISIS DE SISTEMAS

Los analistas tienen la funcin de dar soluciones a los problemas, planteando diferentes alternativas. Los analistas pueden ser egresados de diferentes carreras y bsicamente los requisitos para estos son: educacin profesional formal y experiencia prctica. 2.1.1.5 DEPARTAMENTO O AREA DE PROGRAMACION

El grupo de programacin es el que se encarga de elaborar los programas que se ejecutan en las computadoras, modifican los existentes y vigilan que todos los procesos se ejecuten correctamente. Los programadores toman las especificaciones de los sistemas realizados por los analistas y las transforman en programas eficientes y bien documentados para las computadoras. 2.1.1.6 DEPARTAMENTO O AREA DE IMPLEMENTACION

Esta rea es la encargada de implantar nuevas aplicaciones garantizando tanto su calidad como su adecuacin a las necesidades de los usuarios. Algunas funciones principales generales que realiza esta rea son: Coordinar con las reas de sistemas y usuarios la implantacin de las aplicaciones. Disear los planes de calidad de las aplicaciones y garantizar su cumplimiento.

Validar los nuevos procedimientos y polticas a seguir por las implementaciones de los proyectos liberados. Probar los productos y servicios a implementar antes de ser liberados al usuario final. 2.1.1.7 DEPARTAMENTO O AREA DE SOPORTE

rea responsable de la gestin del hardware y del software dentro de las instalaciones del Centro de Cmputo, entendiendo por gestin: estrategia, planificacin, instalacin y mantenimiento. Algunas funciones principales generales que realiza esta rea son: Planificar la modificacin e instalacin de nuevo software y hardware. Evaluar los nuevos paquetes de software y nuevos productos de hardware. Dar el soporte tcnico necesario para el desarrollo de nuevos proyectos, evaluando el impacto de los nuevos proyectos en el sistema instalado. 2.1.1.8 DEPARTAMENTO O AREA DE TELEINFORMATICA

Es quien se encarga de proporcionar los servicios de mantenimiento, reparacin e instalacin de los equipos de voz, datos, video. Instalar y configurar software y equipo de redes de computadoras y de telecomunicaciones. 2.1.2 DELIMITACION DE RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL DE LAS DIFERENTES AREAS Aqu entra el objetivo de un Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo (ADP) que es el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con xito. 2.1.2.1 GERENTE

Encargado de dirigir y administrar el rea de Procesamiento de Datos, as como relacionarse con las otras reas del centro de cmputo. Formula y administra todo el procesamiento de la informacin que maneja el Centro de Cmputo. 2.1.2.2 JEFE DE AREA

Como jefe sus funciones sern, entre otras: supervisar a los programadores, checar y analizar los programas antes de ponerlos en uso dentro de la empresa

2.1.2.3 SUPERVISORES

Supervisa las actividades de ingreso de datos de documentos. Elabora turnos de trabajo en base a la carga de trabajo establecida. 2.1.2.4 CAPTURISTAS

Los capturistas de datos son los primeros en manejar y convertir los datos de su forma original a un formato accesible para la computadora. Este tipo de personal puede operar diferentes dispositivos de teclado para proporcionar los datos directamente a la computadora. No obstante la importancia del trabajo de los preparadores de datos su educacin no requiere una formacin tcnica formal, un mecangrafo competente puede adquirir en pocas horas de instruccin especializada las habilidades necesarias para la preparacin de datos. 2.1.2.5 BIBLIOTECARIO

Analizan los contratos que ofrecen los proveedores de servicios y concientizan a sus autoridades en lo que se est invirtiendo, ya que en la mayora de los casos los contratos son de arrendamiento de la informacin y no en la adquisicin de la misma.

2.2 CONTROLOES ADMINISTRATIVOS El control administrativo tiene como funcin central medir los resultados logrados en la etapa de ejecucin, comparar estos resultados con los estndares derivados de los objetivos definidos en la funcin de planeacin y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario. Tipos de Control Control de s o no.- En el cual se detiene el proceso de ejecucin y se hace depender su continuacin de la decisin que se tome. El control de calidad por inspeccin es de esta naturaleza. Control post-accin.- En este caso se espera a que termine la ejecucin, para proceder a aplicar el proceso normal de control. El control presupuestario es un ejemplo de este tipo de control. Control prospectivo.- En ste los resultados se pronostican antes de que termine la ejecucin, seguidamente se calcula la desviacin entre el resultado

proyectado y el estndar y se toman las medidas correctivas anticipadamente. A esta clase pertenece el control estratgico. Sistemas de control Sistema de control por excepcin.- Segn el principio de Pareto en un conjunto de elementos que se van a controlar, un pequeo porcentaje en trminos de causas es equivalente a un porcentaje grande en trminos de efecto. Sistema de control preventivo.-Este sistema busca aplicar las medidas correctivas antes que termine el periodo de actuacin. Se compone de un pronostico del resultado probable seguido de una evaluacin y correccin respectiva. Sistema de informacin y control.-El sistema de informacin es indispensable en el proceso de toma de decisiones; pero muy especialmente en los procesos de planeacin y control. Sistema de control empresarial.- Se entiende por sistema de control empresarial al conjunto de todos los controles de la compaa y sus interrelaciones. Este sistema posee varias funciones tales como: Velar porque la gente no oriente su comportamiento hacia sus objetivos personales en detrimento de los objetivos organizacionales. Coordinar los esfuerzos de las diferentes partes de la organizacin, incluyendo un anlisis de los sistemas de informacin para que se lleve a cabo la integracin de la empresa. Garantizar la obtencin de los objetivos de la organizacin, lo cual se puede lograr mediante la fijacin de objetivos estratgicos, que arrastraran todas las dems metas. Finalmente, el sistema debe proporcionar retroalimentacin para la identificacin de problemas. En este sentido se requiere una operacin continua de los sistemas de informacin.

2.2.1 ELABORACIN Y APLICACIN DE PROCEDIMINETOS DE TRABAJO Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por: Propuesta tcnica, (que debe de incluir): Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos anlogos preparados con anterioridad. Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar. Justificacin: demostracin de la necesidad de efectuarlo en funcin de las ventajas que ello reportar a la organizacin. Objetivos: logros que se pretenden alcanzar. Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecucin. Resultados: beneficios que se esperan obtener Alcance: rea de aplicacin que cubre el estudio en trminos de ubicacin en la estructura orgnica y/ o territorial. Recursos: requerimientos humanos, necesarios para desarrollarlo. materiales y tecnolgicos

Costo: estimacin global y especfica de recursos financieros que demanda su ejecucin. Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de accin y asignacin de recursos. Informacin complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo. Programa de trabajo:

Identificacin: nombre del manual. Responsable(s): unidad o grupo que tendr a su cargo la implantacin del manual.

 rea(s): universo bajo estudio. Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas. Actividades: pasos especficos que tienen que darse para captar la informacin. Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades. Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase. Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros e imgenes. Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo. Reportes de avance: seguimiento de las acciones. Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances. Presentacin del proyecto a las autoridades competentes: Participantes Responsable de su autorizacin

2.2.2 FORMACION Y CONTRATACION DE PERSONAL TECNICO Se refiere a los lineamientos de contratacin de personal tcnico que siguen las empresas sean escrupulosos y bien definidos. El fondo de este problema es bien conocido: sencillamente no existen carreras profesionales y tcnicas en informtica diseadas para satisfacer completamente los verdaderos requerimientos de las empresas. Los maestros y catedrticos que imparten actualmente la ctedra, en su mayora no han trabajado u ocupado puestos destacados en informtica dentro de alguna empresa, por ello no tiene la experiencia sobre lo que deben ensear. Pero el problema real es el riesgo que se enfrentan las empresas si desarrollan sistemas eficientes e incongruentes con sus necesidades reales, ms si son empresas que no pueden o no quieren sufragas a los gastos de capacitacin.

2.2.3 COMPROMISO DE TRABAJO Las empresas ms inteligentes han optado por reducir la distancia a que nos referamos, e intentar compartir la imagen del futuro deseado entre todos los trabajadores, para que constituya una meta colectiva. Una digresin Se refiere a que pueden los trabajadores parecer muy comprometidos con sus empresas sin que ello les impida buscar legtimamente otra, en que gozen, por ejemplo, de mayor poder o mayor beneficio econmico. Pero las fugas tambin pueden estar lgicamente relacionadas con falta de confianza en el futuro de la empresa, o falta de sintona con la Direccin. Si un individuo (equivocado o no) disiente de las ideas de la Direccin, no puede sentirse muy a gusto en la organizacin; en este caso, a veces lo que parece compromiso es simplemente sumisin o acatamiento. Compromiso y rendimiento No cabe esperar un elevado rendimiento construido sobre esfuerzos desalineados; sabemos que no se trata tanto de trabajar mucho, como de trabajar bien en la direccin establecida y generando los resultados deseados: si estuviramos convencidos de que nuestro trabajo es bueno, est bien orientado, contribuye a los resultados y goza de reconocimiento, eso realimentara nuestro compromiso y nuestra motivacin, en beneficio del rendimiento. Obviamente tambin estaramos ms satisfechos. Dimensiones del compromiso Las dimensiones como las siguientes: Espritu de pertenencia. Responsabilidad. Pro actividad. Afn de superacin.

Tanto para directivos como para trabajadores, el espritu de pertenencia supone someterse a las reglas de convivencia, compartir los objetivos comunes y subordinar los intereses propios a los colectivos. Cuando hablamos de pro actividad (lejos de la reactividad y ms all de la pre actividad) como contribucin al futuro que buscamos, estamos pensando en actitudes y atributos tales como la iniciativa, la diligencia, el optimismo, la perseverancia y la anticipacin. Todo esto puede apuntar ms al personal directivo, pero es igualmente deseable en todos los miembros de la organizacin, cada uno desde su puesto de trabajo.

Y finalmente, cuando nos referimos al afn de superacin, lo vemos compuesto de rasgos tales como la autocrtica, la mejora continua, el aprendizaje permanente, el deseo de logro y la receptividad. Una plataforma de evaluacin puede considerarse como un mecanismo de ayuda, por cuanto organiza los diversos tipos de informacin de una manera estructurada. Una plataforma de evaluacin de la calidad de los sistemas informticos proporciona un esquema orientador a los productores, operadores, utilizadores, promotores y evaluadores de sistemas informticos, para mejorar la toma de decisiones. La plataforma propuesta consiste de tres dimensiones: proyecto, sistema y utilidad. 2.2.3 EVALUACION DE LA PETICIONES DE TRABAJO

El rea de informtica tiene particularidades que la hacen distinta a otras disciplinas. Adems de los aspectos tecnolgicos, que la hacen particularmente dinmica, existen los aspectos relacionados con la realizacin de proyectos de desarrollo y mejoramiento, las caractersticas intrnsecas de la estructura del software y su desempeo, as como la utilidad que proporcionan los sistemas informticos a las organizaciones y a la comunidad. La abundancia de informacin generada durante las actividades productivas y evaluativas durante el desarrollo, la instalacin y la operacin requiere de mecanismos de seleccin y simplificacin que la hagan manejable y de utilidad a los productores y promotores de los sistemas. Una plataforma de evaluacin puede considerarse como un mecanismo de ayuda, por cuanto organiza los diversos tipos de informacin de una manera estructurada. Una plataforma de evaluacin de la calidad de los sistemas informticos proporciona un esquema orientador a los productores, operadores, utilizadores, promotores y evaluadores de sistemas informticos, para mejorar la toma de decisiones. La plataforma propuesta consiste de tres dimensiones: proyecto, sistema y utilidad. Los detalles de la plataforma se presentan ms adelante. El objetivo del trabajo de investigacin ha sido el de analizar los procesos de evaluacin en informtica y proponer mecanismos que permitan mejorar la toma de decisiones durante todo el ciclo de vida de los sistemas. Desde las primeras etapas de factibilidad de los sistemas, pasando por la concepcin y produccin, hasta la operacin en las organizaciones, que brindan servicios a

la comunidad, se requieren actividades de evaluacin para la toma de decisiones. Una plataforma para la evaluacin de la calidad de los sistemas permite organizar la informacin recabada durante el ciclo de vida de los sistemas. La plataforma esta organizada jerrquicamente para facilitar la determinacin del nivel de profundidad requerido para la evaluacin de cada uno de los factores considerados como importantes. La metodologa utilizada ha requerido del estudio de enfoques existentes en el rea de calidad y evaluacin de sistemas. El contacto directo con la industria ha servido para establecer la aplicabilidad del estudio. Una vez analizados los distintos enfoques existentes, y recabados algunos datos con la industria, se ha propuesto una plataforma de evaluacin que permite orientar el proceso de evaluacin. El uso de mtricas, aplicables en las distintas dimensiones del proyecto, sistema y utilidad constituye un rea que requiere trabajo de investigacin adicional. 2.3.- ASIGNACION EQUILIBRADA DE LAS ORDENES DE TRABAJO reas funcionales 1 rea administrativa. A continuacin se mencionan las actividades de cada una de estas reas todas son con el objetivo de cumplir sus funciones dentro de un centro de cmputo. Capacitacin.- Coordinar y desarrollar cursos y seminarios para preparar al personal a fin de que pueda ser un mejor uso de los recursos tecnolgicos y materiales del centro de cmputo. Biblioteca.- Mantener al da la informacin a cerca de los recursos tecnolgicos existentes en el centro de cmputo a travs de documentales, manuales del equipo y revistas especializadas de computacin. Seguridad.- Garantizar la proteccin del personal que labora dentro de la organizacin, as como mantener la integridad de la informacin y equipo. Control de personal.- Seleccionar y asignar el personal idneo para cada puesto as como controlar su ausencia (falta) y cumplimiento de obligaciones. Contabilidad.- Llevar el registro del estado financiero en que se encuentra el centro de cmputo esto es para que el presupuesto asignado se distribuya y se gaste en lo planeado. Presupuestos.- Controlar los montos ($) y los recursos asignados a cada uno de los rubros que le corresponden al centro de cmputo.

Almacenes.- Controlar y garantizar la existencia de los deferentes materiales y equipos y suministros que se utilizan dentro del centro de cmputo. Mantenimiento.- Conservar en buen estado las instalaciones el equipo y el software de la entidad. Transporte.- Cubrir las necesidades de distribucin de materiales, equipo suministro e informacin fuera de la empresa y que requiera el centro de computo. Organizacin.- Definir procedimientos acordes a los objetivos del centro de cmputo para lograr un adecuado funcionamiento dentro de la organizacin. Inventario.- Controlar la asignacin de materiales a las diferentes reas del centro de cmputo. Comunicacin.- Mantener al personal informado de acuerdos, determinaciones y en general de todo tipo de avisos de inters general que se dan dentro de la empresa y que le afecta directamente al centro de cmputo. 2 rea de sistemas Anlisis de estndares.- Definir y difundir la estandarizacin de los elementos involucrados en el desarrollo de los sistemas: las tcnicas de diseo, programacin, definicin de archivos, registros campos, longitudes y nombres. Anlisis de sistemas.- Definir el conjunto de procedimientos y/o programas que constituyen a cada sistema en cargndose de la supervisin de su desarrollo y documentacin. Anlisis administrativos.- Mantener comunicacin directa con el usuario a fin de interpretar correctamente sus necesidades y proponerle alternativas de solucin una vez, comenzado el desarrollo de sistemas, mantenerlo informado a cerca del avance. Programacin.- Elaborar en base a las especificaciones definidas en el anlisis del sistema los programas que constituyen el rea de produccin y desarrollo del centro de computo Estudios de nuevos proyectos.- Investigar sobre nuevas aplicaciones de software e innovaciones de hardware que surgen en el mercado para evaluar en que grado convendra a la empresa su adquisicin. 3 rea de operacin Captura.- Satisfacer las necesidades de captacin de informacin con el objetivo de que esta pueda ser procesada por el equipo de cmputo. Cinto teca.- Llevar a cabo el control de entrada salida prstamo y obsolescencia de las cintas que se manejan en el centro de cmputo.

Recepcin.- Efectuar el control de la recepcin y entrega de trabajos a procesar en el computador. Operacin.- Es manejar los deferentes dispositivos del equipo de cmputo establecido. Terminales.- Supervisar el funcionamiento y utilizacin de videos, lectoras e impresoras remotas. 4 rea de programacin en sistemas Generar y mantener el sistema operativo. Controlar las bibliotecas operativas Controlar el uso del computador Llevar acabo respaldos de la informtica Elementos que constituyen un centro de cmputo

BIBLIOGRAFIA: 1. http://www.mitecnologico.com/Main/AdministracionDeLaFuncionInformati ca ()