MANUAL BSICO DE POLTICAS EMPRESA DEFINICIN DE POLTICA: Manera de alcanzar objetivos bajo procedimiento establecido y conocido por los

agentes componentes de la organizacin. "Es un plan permanente que proporciona guas generales para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones especficas. DEFINICIN DE MANUAL DE POLTICAS: Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administracin que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Las polticas son la actitud de la administracin superior. Las polticas escritas establecen lneas de gua, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la direccin superior segn convenga a las condiciones del organismo social. OBJETIVO DEL MANUAL DE POLTICAS: o Presentar una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada organizacin. o Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa. o Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. o Ser instrumento til para la orientacin e informacin al personal. o Facilitar la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones. o Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa. IMPORTANCIA DE MANUAL DE POLTICAS: Su importancia radica en que representa un recurso tcnico para ayudar a la orientacin del personal y tambin ayuda a declarar polticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rpidas a los malos entendimientos y a mostrar cmo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. Tambin ayuda a los administradores a no repetir la informacin o instrucciones. Ventajas de los manuales de Polticas: ? Las polticas escritas requieren que los administradores piensen a travs de sus cursos de accin y predeterminen que acciones se tomarn bajo diversas circunstancias. ? Se proporciona un panorama general de accin para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atencin de altos directivos. ? Se proporciona un marco de accin dentro del cual el administrador puede operar libremente. ? Las polticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados. ? Las polticas escritas generan seguridad de comunicacin interna en todos los niveles. ? El manual de polticas es fuente de conocimiento inicial, rpido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados. Tipos de Manuales de Polticas: ? Manuales Generales de Polticas: Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada rea a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional. ? Manuales especficos de Polticas: Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o seccin en particular. CONTENIDO DEL MANUAL DE POLTICAS: Un manual no debe contener ms que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables. 1. ndice 2. Introduccin Objetivos Alcance Como usar el manual Revisiones y recomendaciones 3. Organigrama 4. Declaraciones de Polticas ? ndice :El ndice es una lista de aportaciones en el manual. Es decir es un esquema al que se le pueden aadir nmeros o letras del alfabeto como referencia. * Introduccin :Este apartado debe incluir una breve introduccin del manual de polticas. Tiene como propsito explicar al usuario del manual lo que es el documento, que se pretende cumplir a travs de el, su alcance, como usar este manual y cuando se harn las revisiones y actualizaciones. * Alcance :Debe enfocarse a una explicacin breve sobre la que abarca el manual de polticas. * Como usar el Manual :Indica al usuario todo cuanto tiene que conocer para utilizar el manual. * Revisiones y actualizaciones :Indica con quien debe hacerse contacto para sealar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de polticas. * Organigrama :En esta seccin se representar grficamente la estructura orgnica de los distintos departamentos, gerencias , secciones ,etc. * Declaraciones de Polticas :En este apartado se debern presentar por escrito, de manera narrativa las polticas por cada una de las unidades administrativas de que se trate. DESARROLLO DE POLTICAS. Para llevar a cabo la declaracin de polticas se sugiere el siguiente mtodo: 1. Formular una lista de polticas, por funcin operacional (Finanzas, personal, auditoria interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate. 2. Discutir la lista de polticas con los responsables de cada funcin operacional para: * Determinar una lista de las polticas que realmente se requieren definir. * Precisar los lmites a que llegarn las polticas. * Determinar una prioridad de polticas para ser desarrolladas. * Presentar un borrador de las polticas y discutirlas con los responsables del departamento correspondiente para su aceptacin o modificacin respectiva. * Aprobacin de las polticas por la direccin superior. * Integrar las polticas al manual conforme stas vayan siendo aprobadas. DESCRIPCIN NARRATIVA DE LAS POLTICAS 1. PROPSITO. Describir de manera general y concisa el fin que se pretende lograr con el establecimiento de una poltica. 2. DEFINICIN. Precisar los conceptos bsicos que se invocan en la poltica. 3. CONTENIDO. Describir en orden numrico y de acuerdo a su importancia los lineamientos especficos necesarios para la aplicacin de la poltica.

4. RESPONSABLES DE SU OBSERVACIN. Enunciar la(s) unidades orgnicas que deben observar las prcticas de la poltica. PREPARACIN DEL MANUAL El paso inicial para preparar un "Manual de polticas". Es determinar lo que se desea lograr. Una vez determinados los objetivos, habr que ponerlos por escrito; cada tipo de manual tiene sus razones de ser, Adems todos los manuales administrativos tienen un propsito en comn: "Obtener mejores resultados". Posteriormente se iniciar la elaboracin en s del manual, inicindose el procesamiento de la informacin, es decir; la integracin propiamente de proceso de elaboracin. PREPARACIN DE UN BORRADOR DEL MANUAL. La elaboracin de este borrador se debe poner a consideracin de la alta administracin, de los jefes de departamento y eventualmente de algunos empleados clave. Este borrador debe ser cuidadosamente revisado, a fin de introducir las eventuales modificaciones. Desde luego las sugerencias que se aprovechen para la relacin definitiva pueden proceder de los ms diversos niveles jerrquicos (Jefes y empleados). ELABORACIN DEL MANUAL Para la elaboracin del manual es muy importante uniformar criterios tanto en la terminologa como en la presentacin de la informacin, con el propsito de que se mantengan un sentido de continuidad y de unidad. Pueden surgir durante la elaboracin de manuales de polticas algunas dificultades al determinarse polticas y normas en forma escrita, ya que intereses particulares pueden producir resistencias o desinters por determinar con xito dichos manuales. O bien en que no operen las especificaciones en los mismos de la manera establecida. Algunas de las polticas que tratan con los niveles jerrquicos intermedios o inferiores son formuladas comnmente por los jefes en sus respectivas reas. FORMATO. Para lograr un eficiente manual de polticas que ayude a llevar a cabo el trabajo administrativo, conviene analizar con cuidado el "formato" con el que debe presentarse cada manual, ya que de ello depende en gran medida la facilidad de lectura, consulta y estudio. Adems de permitir hacer referencias rpidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden. NUMERACION DE PGINAS. Despus de seleccionar el formato, hay que decir cmo numerar las pginas. Existen tres mtodos para numerar las pginas del manual de polticas y son: a) Numeracin consecutiva de pginas. Es el mtodo ms sencillo. Pero tambin el menos flexible. En ste mtodo las pginas se numeran en orden consecutivo a partir del nmero 1. b) Numeracin de pginas por secciones. Consiste en que, las pginas de cada una de las secciones se numeran consecutivamente y cada nmero de pgina va precedido por el de la seccin y un guin. ENCABEZAMIENTO DE PGINAS. Consiste en establecer una zona especialmente demarcada en la parte superior de cada pgina y que contiene cierta informacin bsica, como el ttulo de la poltica, nmero de control, unidad orgnica, fecha de elaboracin y vigencia, etc. AUTORIZACIN DEL MANUAL Una vez elaborado el manual de polticas y para poder. Facilitar su implantacin, se recomienda que sea autorizado por quienes intervienen: * Por la .alta Administracin, para darle la formalidad y el apoyo necesario. * Del responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que se trate, para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido. * De la unidad responsable de la elaboracin de manuales administrativos, si la hay, o del grupo de tcnicos en su caso. * Del consultor externo en su caso. DISTRIBUCIN CONTROL DEL MANUAL. La "Distribucin" del manual de polticas es un aspecto delicado, especialmente en organismos grandes. Conviene aclarar que un manual no debe ser distribuido ntegramente a todos los miembros del organismo. En particular basta con que el personal subalterno reciba nicamente las instrucciones sobre las polticas que debe observar. Slo los .administradores, los ejecutivos y los jefes de departamento, pueden recibir las ediciones completas. HOJA DE APROBACIN La indicacin de haber sido dada la aprobacin al manual de polticas por parte de los rganos competentes es uno de los elementos que deben siempre aparecer en el manual. REVISIONES Y ACTUALIZACIONES. Las polticas se hacen anticuadas y para mantener su efectividad. Deben ser revisadas peridicamente en forma sistemtica para ser reacomodadas y vueltas a enunciar, de acuerdo con las oportunidades y condiciones existentes. Al fin de contra restar la obsolescencia, habr necesidad de planear revisiones y actualizaciones por parte de la unidad administrativa y responsable (sistemas y procedimientos, organizacin y mtodos) o de su equivalente. ACTUALIZACIONES IRREGULARES, Consiste en llevar a cabo actualizaciones de acuerdo a las necesidades (cambio de algunas poltica, eliminacin, reestructuracin, etc.). ACTUALIZACIONES REGULARES. Consiste en establecer un programa de actualizaciones peridicas. Hay que realizar de acuerdo a un programa una revisin de los manuales de polticas. Guando menos una vez al ao y, si los apartados cambian con rapidez. Ser necesario efectuar esas revisiones dos veces al ao. RECOMENDACIONES PARA LA ACTUALIZACIN. Desde un punto de vista general, es conveniente recabar opiniones tanto en favor como en contra de una poltica existente, procurando obtener los hechos, analizarlos y aplicar el criterio en la forma ms imparcial posible. Anlisis Crtico Considero de gran importancia que una empresa cuenta con un manual de polticas pues en ste se establecen las normas y procedimientos a seguir para garantizar la administracin efectiva y adecuada de la entidad. Tambin puedo mencionar que consiste en una descripcin detallada de los lineamientos ya seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organizacin proporciona el marco terico principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c) Servir de base para una constante y efectiva revisin. Pueden elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, seguridad, prevencin de accidentes, etc. Adems, se establecen las responsabilidades y tareas correspondientes de cada rea administrativa, as como su nivel jerrquico en la estructura organizacional. 1. Qu es una poltica?

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Cul es la importancia de un manual de polticas en una organizacin? Qu caractersticas deben tener los manuales de polticas? Cules son los apartados que integran a un manual de polticas? Cul es el procedimiento adecuado para generar un manual de polticas? Quin genera las polticas de una organizacin? Quin autoriza un manual de polticas? Cmo se lleva a cabo la distribucin del manual de polticas dentro de la organizacin?