Comunicacin interna y externa

Carla Cirigliano. Comunicadora Social y Tec. en Comunicacin de las Organizaciones carlacirigliano@yahoo.com.ar - 06/03/2008

En las organizaciones, jugar y divertirse es una herramienta de comunicacin interna para fomentar el compaerismo, la creatividad y la motivacin. Lo que opina el pblico interno acerca de la organizacin en que trabaja tiene tanta o ms importancia que los avisos publicitarios. Ser parte de la realidad corporativa permite desentraar sus virtudes y defectos y contarla a los dems. Por esto, todo plan de comunicacin externa debe tener su correlato en el frente interno, cuyos objetivos principales, valindonos de lo expuesto por Adriana Amado Surez y Carlos Castro Zueda son: Involucrar al personal, porque, segn los autores, "es el vehculo para transmitir los valores y objetivos empresariales, dar a conocer el rumbo futuro e integrar la persona con el proyecto", adems de darle a cada empleado un lugar de importancia, hacindolo sentir parte de la organizacin. Dar coherencia y coordinacin al plan de accin: "la integracin de las diferentes acciones en un plan coordinado exige una comunicacin omnidireccional entre todos los niveles jerrquicos y entre los distintos departamentos que conforman la organizacin". Acompaar el cambio: los autores se refieren a las grandes transformaciones que ha tenido el mapa empresario no slo local, sino tambin internacional, que exigen a las organizaciones una gran adaptabilidad y un importante esfuerzo de comunicacin y de capacitacin que los acompae. Mejorar la productividad: la optimizacin de los procesos productivos requiere no slo de adecuada comunicacin de tipo operativa, sino tambin de la comprensin por parte del personal de su participacin activa en los resultados de la organizacin. Es importante que cada colaborador sepa no slo qu tiene que hacer y cmo, sino por qu y para qu lo hace. Hacia un Plan de Comunicacin Institucional Interno Una organizacin es producto de la confluencia de varias dimensiones: sus objetivos, los mecanismos organizativos y lo econmico. La Comunicacin atraviesa transversalmente a la institucin en todas sus dimensiones. A raz de ello, podemos reconocer diversos mbitos de la comunicacin en las organizaciones: mbito de la informacin: se compone de normas y datos que permiten que la organizacin funciones de acuerdo al objetivo definido. mbito de divulgacin: son las novedades y elementos que buscan captar a las personas, convencerlos, persuadirlos y sumar su voluntad a los fines de la organizacin. Los boletines, las publicaciones, son algunos de los elementos que se pueden implementar. mbito de formacin y socializacin: tiene por meta reforzar en forma explcita la cultura institucional. En este marco se insertan las actividades de capacitacin, las actividades recreativas y las celebraciones. mbito de participacin: es la participacin destinada a que cada uno se exprese, darle la palabra y ofrecerle el reconocimiento. Puede incluirse el trabajo en equipo, el reconocimiento a las iniciativas, las sugerencias y las propuestas. Un Plan incluye en s mismo para comunicar la visin, los objetivos, los valores de la organizacin. Para su desarrollo y ejecucin previamente se necesita contar con la decisin poltica de la mxima autoridad sino quedar en un cajn y el esfuerzo habr sido en vano. Declogo de atributos para una Gestin en Comunicacin, segn Norberto Chaves: Pertinencia: ajuste a la identidad y los objetivos de la organizacin. Sinergia: apoyo recproco entre mensajes. Uno corrobora al otro. Una sinergia clsica se da entre la publicidad y la prensa de una empresa. Sntesis: concentracin y especificidad. La comunicacin eficaz tiene alto grado de concentracin y especificidad. Concentracin en contenido y especificidad en contenido y en oportunidades. El contexto del mensaje define al mensaje, aporta significacin. Dinamicidad: Evolucin adaptativa permanente. La comunicacin debe estar adaptndose permanentemente sin perder el estilo. Herramientas de Gestin Es importante la generacin de distintos Soportes de Comunicacin Interna para que sea ms rica la comunicacin. Los mismos pueden ser orales, escritos, audiovisuales, digitales etc. Las Nuevas Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (NTIC) abren el abanico de posibilidades e integran distintas modalidades generando soportes Multimedia e Hipermedia. El desarrollo de este ltimo tema merece captulo aparte. Carta al Personal Las cartas deben ser breves y legibles. Se utilizan para difundir informacin importante tales como resultados, cambios en la organizacin, etc. Su ventaja radica en la rapidez de su llegada y el impacto que provoca el remitente. Por ello, se aconseja no realizarlas en forma mltiple con un destinatario comn sino personalizada. Carteleras Este ancestral pero efectivo medio de comunicacin se debe colocar en un lugar de trnsito seguro del personal. Puede contener informacin general, normativas institucionales e informaciones que intercambia el personal. Es necesario que su contenido este ordenado para que visualmente sea de rpida lectura y notorio el cambio peridico de su informacin. Es necesario, para evitar malos entendidos, consignar en cada mensaje los remitentes y su fecha. Cuadernillo de Bienvenida Cualquier persona que ingresa a una Institucin nueva necesita saber a dnde se ha incorporado. Para ello algunas organizaciones disean este material que tentativamente puede incluir: una sntesis histrica, las normas internas, su organigrama, sus integrantes, etc. Manuales de estilo Son guas sistematizadas de procedimientos institucionales que renen la informacin tcnica, organizativa, histrica, etc. Ayudan a organizar y coordinar las actividades. Adems, como la dimensin de la comunicacin es amplia colabora indirectamente en la imagen creando una sinergia de discursos no necesariamente verbales; evitando contradicciones. Folletos Sobre temas particulares como las coberturas de las ART o Qu hacer frente a un accidente

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laboral? se pueden disear sencillos y prcticos trpticos para el personal en el contexto de campaas de concientizacin interna. Publicacin Institucional Una revista interna informa, motiva y cohesiona al personal. Su importancia es que en ella confluyen informaciones de diferentes reas. As, se produce una comunicacin ascendente, descendente y lateral. Adems, la identificacin de los integrantes con su contenido conlleva, por lado, la valoracin como persona y , por otro, un sentimiento de pertenencia. Estas publicaciones se adecuan a los hbitos de lectura de cada cual y crea una cita peridica entre la redaccin y el personal. Reuniones Las reuniones son un espacio de comunicacin para: informar, capacitar, reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo importante es contar con espacio acorde y convocar a los participantes con la debida antelacin. Lnea abierta o Lnea directa Es una lnea telefnica donde todos pueden llamar y dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc. en un contestador. Pueden utilizarlo todos los integrantes de la organizacin y es obligatorio que, junto al mensaje, dejen su nombre y sector. Los mensajes sern revisados por el responsable y a los pocos das se deben contestar los mensajes. Buzn de Comunicaciones Permiten que todos los integrantes de la organizacin se expresen con libertad y puedan hacer conocer a los niveles superiores de la organizacin su planteo. No deben tenerse en cuenta los mensajes annimos. Medios electrnicos Las relaciones hombre-espacio/ hombre-hombre, en el contexto de la Revolucin Cientfico Tecnolgico, cada vez se producen menos frente a frente. Un nmero creciente de redes se intercalan y organizan la interaccin. A partir de ello resulta necesario suscitar nuevas relaciones de intercambio, no slo de individuo a individuo, sino tambin de los individuos con la organizacin como espacio de pertenencia. Entre las posibilidades que puede poner en marcha una empresa se puede citar: E-mail: sus ventajas son: rapidez, interactividad, multidifusin, facilidad de fijacin del destinatario. Intranet: es una red interna. Presenta la ventaja de ser un medio rpido e instantneo. Slo se necesita colocar las computadoras en red. Listas de distribucin y foros de discusin por Internet: puede servir para motivar a los integrantes en el uso de estas herramientas y estimular su pertenencia. Los temas pertinentes seran institucionales. En la pgina web institucional se puede prever un rea restringida slo para los integrantes de la institucin e implementar los foros. Evaluar: La evaluacin del proceso peridica es necesaria para analizar la posibilidad de realizar ajustes en el rumbo si lo fuera necesario. Los datos obtenidos darn lugar a acciones futuras. Si no se toman en cuenta estos datos o no investigan ser difcil mantener una estructura de comunicacin interna. Los mtodos ms difundidos son las encuestas y sondeos de opinin interno. Tambin hay que considerar las evaluaciones previas a iniciar un proyecto o un plan, durante su ejecucin y, posteriormente, su impacto. Es decir, si se cumplieron los objetivos fijados, las metas y los resultados esperados.
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