GUIA DE APRENDIZAJE

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS F08-9405-045/ 01-11 Version 01

PROCESO: Ejecucion de la Formacion Profesional PROCEDIMIENTO: Desarrollo Curricular
Sistema de Mejora Continua

GUA DE APRENDIZAJE 1. Objetivo general del proyecto:

Desarrollar e implementar estrategias que mejoren el servicio al cliente con caractersticas de calidad y oportunidad. 2. Identificacin de la gua de aprendizaje: 210601008 Organizar la documentacin teniendo en cuenta las normas legales y de la organizacin. Fase del proyecto: : Ejecucin - Evaluacin Duracin: horas 70 - 38 Modalidad(es) de Formacin: b- learning Resultados de Aprendizaje: 2 1060100803 Preservar los documentos (soporte fsico o digital) para el suministro de informacin de acuerdo con las normas, las tcnicas, la tecnologa disponible y la legislacin vigente. 3. Presentacin el proceso del soporte documental son los medios en los cuales se contiene la informacin segn los materiales empleados, hablamos de los archivos y su papel en las entidades publicas y privadas que cumplen funciones pblicas y que deben elaborar el programa de gestin documental atendiendo al desarrollo integral y sistemtico de cada una de sus fases, esto les garantiza y refleja su transparencia en la administracin, la simplificacin y la eficiencia del estado, los principios econmicos pues el programa de gestin documental reducen los costos y la racionalizacin de los recursos derivados del uso de diferentes tecnologas de informacin destinados a la implementacin del mismo. As mismo en la aplicacin de los principios archivsticos considerados la base del programa de gestin documental y son los principios consignados en la Ley 594 de 2000 concepto del archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio del orden natural. durante el desarrollo de esta gua abordaremos especficamente las fases de consulta, de retencin, de recuperacin de la informacin y de disposicin final

Pgina 1 de 6

GUIA DE APRENDIZAJE
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS F08-9405-045/ 01-11 Version 01
PROCESO: Ejecucion de la Formacion Profesional PROCEDIMIENTO: Desarrollo Curricular
Sistema de Mejora Continua

ACTIVIDAD DEL PROYECTO

4. Planteamiento de las Actividades y Estrategias de Aprendizaje ESTRATEGIAS (DIDACTICAS ACTIVAS) TIEMPO- HORAS

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 1. Organizar los documentos generados en la organizacin, clasificndolos para su preservacin y utilizando los recursos tecnolgicos, de acuerdo a las normas legales vigentes.

AUTONOM O

PRESENCIA L

VIRTUAL
Pgina 2 de 6

2. Tablas de retencin documental: Concepto e importancia. Actividad E-A-E DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

GUIA DE APRENDIZAJE
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS F08-9405-045/ 01-11 Version 01
PROCESO: Ejecucion de la Formacion Profesional PROCEDIMIENTO: Desarrollo Curricular
Sistema de Mejora Continua

Concienciacin ( antes de aprender): Redacte un documento de una pagina donde describa desde su punto de vista la importancia de los archivos de una empresa Conceptualizacin ( mientras aprende) : En este sentido es importante conocer los conceptos bsicos de archivo, para este fin presentamos a ustedes la siguiente estructura temtica: Conceptos Archivsticos Bsicos Desde La Ley 594 De 2000: Qu Es Un Archivo, Qu Es Un Archivo Pblico, Qu Es Archivo Total, Qu Es Gestin Documental, Qu Es Soporte Documental, Qu Es Documento Original, Qu Es Gestin, Qu Es Soporte Documental. Marco Jurdico: Ley 80 De 1989, Ley 594 De 2000, Ley 1409 De 2010 Principios Generales De La Funcin Archivstica Procesos Archivsticos Estructura De Fondos( Secciones, Subsecciones, Serie, Subserie, Tipos Documentales) Funciones Del Archivo Ciclo Vital Del Documento Tablas De Valoracin Documental TVD Tablas De Retencin Documental TRD Caducidades Y Prescripciones Para Tiempos De Retencin En La TRD Elaboracin Y Evaluacin Etapa I: Investigacin Preliminar Sobre La Institucin Etapa II: Anlisis E Interpretacin De La Informacin Recolectada Etapa III: Elaboracin Y Presentacin De Las Tablas De Retencin Documental Etapa IV: Aplicacin Recepcin De Documentos Medios De Recepcin Planilla De Registro Y Radicacin De Comunicaciones Oficiales (Agn Formato Digital) Planilla De Documentos Informativos Planilla De Documentos Internos Planilla Para Distribucin De Correspondencia Externa Recibida

Pgina 3 de 6

GUIA DE APRENDIZAJE
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS F08-9405-045/ 01-11 Version 01
PROCESO: Ejecucion de la Formacion Profesional PROCEDIMIENTO: Desarrollo Curricular
Sistema de Mejora Continua

Directriz De Distribucin De Documentos Recibidos Directriz De Distribucin De Documentos Recibidos Alistamiento Fsico De Los Documentos Enviados Constancias De Envo Etapa Quinta. Seguimiento Y Actualizacin De Las Tablas De Retencin Documental. Promulgacin De Acto Administrativo De Adopcin E Implementacin De Las Trd Diseo De Instructivo Para La Aplicacin De Trd Criterios Para La Organizacin Del Archivo Central Mtodo 1 Mtodo 2 Criterios Para La Organizacin Del Archivo Histrico Seguimiento Y Actualizacin De Las Tablas De Retencin Documental Plan De Seguimiento De La Aplicacin De Las Trd Foliacin Sistemas De Ordenacin Sistemas De Ordenacin Numricos Sistemas De Ordenacin Alfabticos Sistemas De Ordenacin Mixtos Inventario Criterios Para La Realizacin De Transferencias Documentales Transferencias Primarias Transferencias Secundarias Instrumentos De Consulta Aplicacin De Tablas De Valoracin Documental Servicios Archivsticos Almacenamiento Y Conservacin Seguridad De La Informacin Sistema Integrado De Conservacin Programas De Conservacin Preventiva Directrices Para La Disposicin Final De Los Documentos Eliminacin Seleccin Microfilmacin Digitalizacin

Pgina 4 de 6

GUIA DE APRENDIZAJE
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS F08-9405-045/ 01-11 Version 01
PROCESO: Ejecucion de la Formacion Profesional PROCEDIMIENTO: Desarrollo Curricular
Sistema de Mejora Continua

Contextualizacin (despus de aprender) 1. Elaborar cuadro sinptico de la ley 594 de 2000: Categorizacin, administracin y control de archivos. 2.. Taller de interpretacin del mini manual de tablas de retencin documental expedido por el Archivo General de la Nacin (AGN) 3. Diseo tablas de retencin documental bajo la herramienta de Excel 5.- Evaluacin: Criterios de Evaluacin: Aplica las tablas de retencin documental y el instructivo, de acuerdo con las normas establecidas y la legislacin vigente. Interpreta las directrices para la disposicin final de los documentos de archivo segn las tablas de retencin documental Aplica el cdigo de tica del archivista. Evidencias de Conocimiento: Desarrollar cuestionario sobre la organizacin de archivos de acuerdo a los lineamientos y disposiciones legales vigentes. Evidencias de Desempeo: Presentacin en power point de las TRD, de su Organizacin econmica Didctica. Evidencia de Producto: flujograma de su Organizacin Econmica Didctica (O.E.D): soportado con los Formatos de: (Correspondencia recibida, enviada, Correspondencia oficial recibida y enviada, inventario documentos en archivo, formato de salida y entrada de documentos), donde se evidencia el proceso de correspondencia y archivo, dando cumplimiento al manual de gestin documental y aplicando las TRD en su Organizacin econmica didctica. 6. Escenarios de aprendizajes, medios y recursos Escenarios de Aprendizaje: Aula de clases, empresas de mensajera,
bibliotecas, internet.

Medios y Recursos Didcticos: Computador, Video Beam, televisor, videos y

material auto formativo.

7. BIBLIOGRAFA Guia de Implementacin PGD, documento de AGN

Pgina 5 de 6

GUIA DE APRENDIZAJE
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS F08-9405-045/ 01-11 Version 01
PROCESO: Ejecucion de la Formacion Profesional PROCEDIMIENTO: Desarrollo Curricular
Sistema de Mejora Continua

LEY 594 DE 200 Archivo General de la Nacin ACUERDO 49DE2000,ArchivoGeneraldelaNacin ACUERDO 37DE2002,ArchivoGeneraldelaNacin ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS IBEROAMERICANOS.Modelosy PerspectivasdeunaTradicinArchivstica.GrupoIberoamericanode tratamientodearchivosadministrativosG.I.T.A.A.MinisteriodeEducaciny Cultura- Espaa-ArchivoGeneral delaNacin.Colombia,Bogot.1996 ARCHIVOGENERALDELANACINDECOLOMBIA.ReglamentoGeneral deArchivos.SantafedeBogot,1997. COMPENDIO,NormasTcnicasColombianassobreDocumentacin CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de Archivos Administrativos.DireccindeArchivosEstatales.Madrid,1992. CONSEJOINTERNACIONALDEARCHIVOS.NormaInternacionalGeneral deDescripcinArchivstica.1995 CORTESALONSO,Vicenta.ArchivosdeEspaayAmrica.Materialespara unManual. UniversidadComplutense, Madrid, 1979. CURSOBSICODEADMINISTRACINDEARCHIVOS,MacGrawHill CORRESPONDENCIACOMERCIAL,EditorialNorma LAESTRUCTURADELAORGANIZACIN,MELINKOFF, RamnV.:.Universidad Centralde Venezuela, Caracas, 1969. LEY594DE2000,ArchivoGeneraldelaNacin LOSARCHIVOSYLASNUEVASTECNOLOGAS,MinisteriodeCultura, ArchivoGeneraldelaNacin,Ed.2001 ORGANIZACINDEARCHIVOS,AdministracindelaInformacin,Editorial Norma 8. CIBERGRAFA http://www.google.com.co/#sclient=psy- ab&hl=es&site=&source=hp&q=%E2%80%9Cmini+manual+de+tablas+de+retenci%C3%B 3n+documental%E2%80%9D+&pbx=1&oq=%E2%80%9Cmini+manual+de+tablas+de+rete nci%C3%B3n+documental%E2%80%9D+&aq=f&aqi=&aql=&gs_sm=s&gs_upl=1213l1213l 0l3902l1l1l0l0l0l0l369l369l3- 1l1l0&bav=on.2,or.r_gc.r_pw.,cf.osb&fp=1c57c6d5762e04e7&biw=1366&bih=667

http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf

Pgina 6 de 6