PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

CONTROL DE REGISTROS

Cdigo : SIG-PA-002 Revisin : 02 Aprobado : CSIG Fecha : 17/04/2012 Pgina : 1 de 4

INDICE

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OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES DOCUMENTOS RELACIONADOS RESPONSABILIDADES DESARROLLO DOCUMENTOS DE CONSULTA REGISTROS ANEXOS

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1.

OBJETIVO Describir y establecer el sistema empleado para la identificacin, clasificacin, archivo, almacenamiento, acceso y destruccin de los registros relativos a las actividades sujetas al Sistema Integral de Gestin de Luz del Sur para asegurar el correcto tratamiento de los mismos.

2.

ALCANCE Los requisitos del presente procedimiento sern de aplicacin a todos los registros derivados de la realizacin de las actividades que proporcionen evidencia, de la conformidad con los requisitos, as como de la operacin eficaz del sistema de Gestin aplicable.

3. 3.1. 3.2.

DEFINICIONES Registro: Documento que provee evidencia de las actividades desarrolladas o de los resultados obtenidos. Generadores de Registros: Personal de la empresa encargado de la realizacin y/o coordinacin de una o varias de las actividades vinculadas al Sistema Integral de Gestin que generen registros. DOCUMENTOS RELACIONADOS No aplica

4.

5.

RESPONSABILIDADES El cumplimiento del presente procedimiento es responsabilidad de todos los involucrados en el Sistema Integral de Gestin que generen, administren o controlen los registros que se encuentren incluidos en el Inventario de Registros del SIG tal como de describe a continuacin.

5.1.

Representantes de la Direccin (RDs): Constatar el correcto tratamiento de los registros a travs de Auditorias. Subgerencia de Informtica: Mantener un sistema de backup que permita conservar aquellos registros electrnicos y/o magnticos que se generen a travs de sistemas o las plataformas informticas administradas bajo su responsabilidad. Jefes de Departamento: Asegurar que el personal a su cargo genere los registros correspondientes en el desarrollo de sus actividades que proporcionen evidencia, de la conformidad con los requisitos, as como de la operacin eficaz del sistema de Gestin aplicable y mantener actualizado el Inventario de Registros del SIG de su respectiva rea/Departamento. Generadores de Registros: Definir el lugar de ubicacin, asegurar la conservacin, acceso y proteccin dentro de su rea de los registros relacionados con el Sistema Integral de Gestin durante el tiempo que se encuentren bajo su responsabilidad, as como tambin

5.2.

5.3.

5.4.

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realizar los backups para los registros electrnicos y/o magnticos no administrados por la Subgerencia de Informtica. Custodiar los cargos o constancias de entrega de los registros generados a otros responsables cuando esto haya sido preestablecido. 6. 6.1. DESARROLLO Requisitos de los Registros Los requisitos mnimos que deben guardar los registros son los siguientes: -

6.2.

Ser identificables con el producto, actividad, servicio o rea a la que se refieren. Ser claros y legibles. Ser llenados adecuada y suficientemente. Ser firmados y fechados por el responsable de su elaboracin. Si el registro tiene como origen un formato preestablecido por LDS, se debe colocar la fecha de actualizacin del registro fuera del membrete del formato. Ser clasificados y archivados de manera tal que los generadores de registros puedan localizarlos de manera inmediata.

Identificacin, Clasificacin y Archivo Los Departamentos generadores de registros identificarn stos y los clasificarn teniendo en cuenta alguno de los siguientes criterios:
-

Clasificacin, pudiendo ser: Actas, Contratos, Informes, Datos, formatos, reportes, especificaciones, cartas, certificados, plizas, cargos, planes u otros. Lugar de archivo Orden cronolgico. Confidencialidad Tiempo de almacenamiento, entre otros.

Para esto debern utilizar el formato SIG- FR-001: Inventario de Registros del SIG.

Los registros generados por documentos externos deben ser identificados, colocando en el campo clasificacin la palabra externo.
6.3. Tiempo de Conservacin Los registros sern conservados en el rea del generador del registro por el perodo especificado en el formato Inventario de Registros del SIG SIG- FR-001 ; luego de cumplido en tiempo de almacenamiento, en el rea el Jefe de Departamento dispondr que los registros sean trasladados a un archivo histrico adecuado. [**] 6.4. Acceso a los Registros Cuando algn registro requiera ser extrado del archivo del las reas o el archivo histrico, este deber ser solicitado al responsable del registro, quien podr entregar una copia del mismo, en su defecto se requiera el original, este deber ser entregado firmando un cuaderno de cargo en donde indicar la fecha de devolucin. Cuando se haya definido que un registro deber ser custodiado por algn responsable diferente al generador, stos debern ser entregados mediante un cargo o constancia de entrega que deber ser custodiada por ambas partes.

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6.5.

Destruccin de Registros Los Jefes de Departamento realizarn una verificacin al ao del archivo histrico para identificar los registros que ya cumplieron su tiempo de almacenamiento. De encontrar registros con tiempo de almacenamiento vencidos, procedern a la destruccin de los mismos. Los registros identificados como confidenciales debern eliminarse mediante un proceso que garantice su ilegibilidad y este hecho deber constar en una acta de destruccin.

7.

DOCUMENTOS DE CONSULTA No existen documentos de consulta.

8.

REGISTROS SIG-FR-001: Inventario de Registros del SIG

9.

ANEXOS No existen anexos a este documento.