ORDEN DE COMPRA A.

- CONCEPTO Una orden de compra es un documento que emite la organizacin o entidad compradora para adquirir un bien o un servicio y cubrir as, alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a las prcticas de negocio establecidas. Este documento de manera implcita formaliza los acuerdos comerciales y garantiza la contraprestacin que por lo general corresponde al pago del bien o servicio; as mismo, se considera el detonador del proceso comercial Por ejemplo: Juana, toma la orden de compra de Martnez y prepara el pedido que pasarn a retirarlo en una hora, Acaba de llegar una orden de compra por un valor de 5.000 dlares, No entiendo qu paso, en la empresa me dicen que nunca recibieron la orden de compra. La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. De esta manera, ambos tienen constancia de la operacin que se concretar: el comprador, para demostrar qu mercaderas ha solicitado; el vendedor, para preparar el pedido e iniciar el proceso de facturacin. Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega. Se trata de una autorizacin que el comprador concede a que le presenten una factura por la compra de las mercancas. PORQUE SE UTILIZAN? El registro y el control de inventario es una gran preocupacin para todas las empresas que hacen un gran volumen de compra y ventas de mercancas. Sin buenos registros, una empresa puede obtener muy rpidamente un desorden de papel, que tiene poco sentido. El mantenimiento eficiente de los niveles de inventario puede mantenerse con el uso de la ordenes de compra.

Este mtodo de compra es un ahorro de tiempo, reduce los errores y es muy eficiente. Es utilizado como prueba documental cuando existe una controversia en cuanto a un problema con una compra. El detalle de la orden de compra mostrar las intenciones del comprador perfectamente claras en una buena orden de compra por escrito. Pueden ser completadas en un tiempo tranquilo, y no en medio de un tiempo catico. Por lo tanto habr menos errores y ganancia de eficiencia.

B.- SOPORTES El soporte de una orden de compra es muy probable que sigan este camino. Existe la necesidad de que algo sea comprado por la empresa. Esta puede ser una nueva computadora o varios artculos de un proyecto actual. No importa lo que es, slo que debe ser comprado. El artculo se encuentra en el departamento de compras de la empresa y genera una orden de compra, que se enviarn al proveedor. El vendedor recibe la orden de compra y verifica que esta empresa est autorizada a comprar de esta manera. La orden se llena y las instrucciones de envo se indican en la orden de compra. La orden se enva y el comprador comprueba la hoja de embalaje con la copia de la orden de compra en su poder. Cuando cada cosa est correcta, la orden de compra se puede marcar como recibido y se envan a las cuentas por pagar. Se gestiona un cheque al proveedor de acuerdo a los trminos que el comprador y el vendedor han acordado a la hora de establecer la cuenta. El registro de la compra ha hecho su trabajo y la orden de compra puede ahora presentarse como concluido.

C.- LEGALIDADES Una orden de compra es considerada un documento legal y es vinculante para el comprador si el vendedor realiza la entrega segn lo acordado. Errores, que se encuentren en la orden de compra, no son culpa del vendedor. Esta es la

razn para la redaccin en el contenido de hechos importantes en la orden de compra. Si un vendedor no puede cumplir con los trminos de la orden de compra, el comprador debe ser notificado de inmediato a la recepcin de una nueva orden de compra. El comprador, mediante la presentacin de una orden de compra, ha acordado pagar hasta un cierto total de dinero cuando el vendedor hace buenas entregas. El vendedor, al aceptar la orden de compra, se ha comprometido a entregar en las condiciones que se sealan en la orden de compra. Por esta razn, debe ser una orden de compra perfectamente escrita y detallada con cualquier elemento importante a tener en cuenta. Si surge una controversia acerca de una compra, la orden de compra ser fundamental en la determinacin de quin es el ofensor. Esta es una de las razones bsicas por la que una orden de compra debe utilizarse, ya que pone por escrito lo que el comprador destina a la compra y al vendedor lo efectivamente entregado.

D.- POLITICAS Las polticas de una orden de compra son estndar en cualquier empresa bien dirigida. Al igual que muchas zonas de posible conflicto, la mayora de las empresas ponen por escrito cmo se harn las compras: Quin tiene la autoridad para hacer compras en nombre de la compaa. Qu tipo de orden de compra se utilizar y que tipo de registro. Todas las compras por encima de un determinado monto atravesar el departamento de compras. Estas polticas se ponen en el lugar de poner orden en el proceso de compra y eliminar el derroche de esfuerzo y tiempo perdido de la empresa. La generacin de una orden de compra es un paso para hacer a los empleados responsables de sus acciones mientras compran los artculos para la empresa. Las grandes empresas generalmente utilizan alguna versin de software para mantener el seguimiento de las compras. Las pequeas empresas podran estar utilizando las plantillas de notas bsicamente para administrar su camino de compras. La conclusin es alguna forma de registro que se ha puesto en debe

marcha y estos registros pueden ser analizados posteriormente para ver si un proyecto est siendo manejado correctamente y sin problemas. Hacer poltica y el cumplimiento de lo posible permitir llevar a cabo la compra por la empresa y la creacin de informacin til, que se puede utilizar en el futuro. E.- ELEMENTOS MINIMOS DE UNA ORDEN DE COMPRA De manera general y en funcin al estndar vigente usado en la orden de compra, se determinan algunos elementos mnimos que debe contener una orden como son:

1. Nombre y nmero de localizacin de la compaa que hace el pedido. 2. Nmero de orden de compra. 3. Nombre y nmero de localizacin del proveedor. 4. Fecha del pedido y fecha de entrega requerida. 5. Trminos de entrega y de pago. 6. Cantidad de artculos solicitados. 7. Nmero de catlogo. 8. Descripcin. 9. Precio unitario y total. 10. Costo de envo, de manejo y relacionados. 11. Costo total de la orden. 12. Datos del lugar de entrega de la orden.

GESTION DE INVENTARIOS

1 INVENTARIO El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero antes de venderlos, en un periodo econmico determinados, de cualquiera de las siguientes formas: Materias primas Artculos en proceso Artculos terminados Partes componente Suministros

1.1 Objetivo Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. 1.2 Funciones o Ayudar a la independencia de operaciones - Continuidad de las variaciones de demanda o Determinar condiciones econmicas de aprovisionamiento o Determinar la ptima secuencia de operaciones o Uso ptimo de la capacidad productiva

1.3 Tipos de Inventarios Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, vara ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composicin de esta parte del activo es una gran variedad de artculos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilizacin en los siguientes tipos:

1.3.1 Inventarios de materia prima Comprende los elementos bsicos o principales que entran en la elaboracin del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de articulos (materia prima) y materiales, los que sern sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. 1.3.2 Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de productos en proceso consiste en todos los artculos o elementos que se utilizan en el actual proceso de produccin. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de produccin y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccin en un momento dado. Una de las caractersticas del inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le producto terminado como consecuencia del proceso de produccin. 1.3.3 Inventarios de Productos Terminados: Comprende estos, los artculos transferidos por el departamento de produccin al almacn de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminacin total y que a la hora de la toma fsica de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todava no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda. 1.3.4 Inventarios de Materiales y Suministros Materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.

1.4 Costos de mantener el inventario Hay dos categoras de costos asociados con el inventario: A. El costo de mantener inventario incluye el costo de materiales por unidad; el costo de pedidos o de reaprovisionamiento; y los costos de mantener y llevar el inventario. Cuando la empresa tambin produce los materiales que necesita para la produccin, el costo de reaprovisionamiento es substituido por el costo para configurar mquinas o realizar el cambio de actividades. Los costos de mantenimiento y sostenimiento generalmente incluyen los costos de almacenaje, seguros contra incendio y robo, y administracin de bodegas. El costo intangible relacionado con el mantenimiento de inventarios es la prdida de oportunidad asociada con inversin en inventarios que se podra aprovechar en otras actividades reduitables. B. Los costos de no mantener inventario estn relacionados principalmente con la prdida de buena voluntad de los clientes y de rditos perdidos en caso de escasez o falta de suministros, sin mencionar la posibilidad de dichos incidentes se hagan pblicos a clientes potenciales. 2. GESTION DE INVENTARIOS Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y evaluacin del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, ya que a travs de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o prdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin. La gestin de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos bsicos: Cuantas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento dado. En que momento deberan ordenarse o producirse el inventario.

Que artculos del inventario merecen una atencin especial Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del inventario.

2.1 Objetivos Maximizar el servicio al cliente. Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y produccin Minimizar la inversin en inventarios.

Por qu Debe ser Gestionado El Inventario? Independientemente de la forma de inventario que tenga una empresa, la gestin inadecuada de ese inventario puede dar lugar a excesos en el pedido de materiales, y la prdida del mismo. La mala gestin de inventario en un almacn o en una empresa puede incluso resultar en el robo: elementos de almacenamiento pueden ser robado sin el conocimiento de la empresa, si el inventario no est bien rastreados. Si un empresario no sabe lo que tienen en el almacenamiento, no puede saber que es lo que debe ordenar. Si el balance es perecedero, los elementos que hay en el almacenamiento pueden quedar en residuos y el costo de los fondos de la propia empresa podra aprovecharse mejor. Tambin, exceso de productos no perecederos no es lo mejor: la presencia excesiva de acciones puede dar lugar a los pocos espacios de almacenamiento y la necesidad de almacenamiento adicional innecesaria para las acciones. Puesto que, en la mayora de los casos el espacio de almacenamiento es un activo valioso, el uso de espacio de almacenamiento debe ser utilizado de manera eficiente. La baja de las existencias de inventario puede dar lugar a consumidores descontentos o pobre tiempo de produccin. Imagine una empresa que no dispone de todas las piezas que necesita para complementar los pedidos en el momento oportuno. Adems imaginar una empresa que tiene que pausar la produccin para esperar que las de partes que faltan lleguen a su almacn, no puede realizar mucho trabajo y quienes ordenaron el producto pueden estar

completamente insatisfechos con la empresa del servicio. Ahora imagina una empresa que anuncia determinados productos a la venta y no tiene suficiente de las existencias para satisfacer la demanda de los clientes, una vez ms, los clientes insatisfechos y descontentos son el resultado. 2.2 Beneficios de la Gestin de Inventarios Cuando una empresa toma las ventajas de las soluciones de una gestin de inventario ellos vern inmediatamente, los beneficios de estas soluciones. Las empresas conocen su valor comercial, el valor de su producto, lo que los productos necesitarn en el futuro y precisamente la cantidad de producto que se necesita. En el futuro nunca necesitarn de espacio adicional de almacenamiento (excepto si se ampla el negocio en s), ya que gestionaron con eficiencia el espacio existente. Estar preparados para los imprevistos que pueden dar lugar a enormes prdidas. Por ejemplo, si una empresa sufre daos como consecuencia de un incendio o como consecuencia de actos de vandalismo, la empresa va a querer hacer una reclamacin al seguro. Si la empresa no es plenamente consciente de lo que tienen en su inventario no estarn en condiciones de presentar una reclamacin precisa. Los propietarios de negocios tambin puede hacer la reordenacin de los productos simples. El reordenamiento es mucho ms eficiente cuando los dueos de negocios pueden determinar en un breve o en un rpido inventario lo mucho que tienen. Restando el nmero de artculos vendidos o utilizados desde el inventario inicial, la empresa puede calcular la cantidad de productos que deben ser ordenados.

Conocer el valor de una empresa ayuda a la empresa para determinar el xito global.

2.3 Planificacin y el Control de inventarios. 2.3.1 La planificacin de inventarios busca responder dos preguntas bsicas: Cundo hacer los pedidos y Cunto ordenar? Hay dos sistemas bsicos de planificacin de inventarios El Modelo de cantidad de orden fijo, La poltica de inventarios de las empresas que emplean el modelo de cantidad de orden fija es pedir una cantidad estndar cuando se alcanza el punto de reaprovisionamiento sin importar cuando ste ocurre. El pedido es accionado por el evento y depende de la demanda de los artculos. Este modelo es aplicable a: Artculos costosos Artculos importantes/crticos El Modelo del perodo de tiempo fijo Es el otro sistema de planificacin de inventarios en el que la poltica de inventarios es hacer el pedido de materiales o partes en ciertos momentos designados, sin importar si se ha alcanzado el punto de reaprovisionamiento. El momento es accionado por el tiempo y no involucra ningn conteo fsico de los artculos de inventario, y es aplicable bajo las siguientes condiciones: Artculos ms baratos y menos crticos Los vendedores / compradores pueden obtener nuevos pedidos si realizan visitas regulares / de rutina a los clientes Los vendedores / compradores pueden combinar pedidos para reducir los costos de rdenes y transporte Como el sistema es accionado por tiempo, debe mantener un inventario promedio mayor para proteger contra falta de existencias durante el perodo de revisin.

2.3.2 Control de los inventarios Los sistemas de control de inventarios estn diseados para supervisar los niveles de inventario y para disear sistemas y procedimientos para la gestin efectiva de inventarios. Al implantar sistemas de gestin de inventarios, hay dos reas importantes de decisin, la clasificacin de inventarios y la exactitud de los registros de inventario. a.- La clasificacin de inventarios Anlisis ABC Esta es una tcnica que clasifica los inventarios de la empresa de acuerdo a tres categoras con base en su volumen anual en dlares. El volumen anual se calcula como sigue: ADV = demanda anual de cada item de inventario X costo por unidad Segn el ADV, los artculos del inventario se pueden clasificar como sigue: Clasificacin Descripcin Clase A El ADV es alto normalmente y representa cerca del 15% del total de los artculos de inventario pero representa el 75 - el 80% de los costos totales de inventario. Clase B El ADV es moderadamente alto y representa alrededor del 30% de artculos pero el 15 - 25% del valor. Clase C El ADV es bajo y representa alrededor del 55% de artculos pero solo el 5% del valor. Esta clasificacin implica que los artculos de clase A deben tener medidas de control de inventario fsico ms estrictas, pronsticos ms exactos, y que deben involucrar ms al proveedor.

b.- Exactitud de los registros de inventario. Conteo por ciclos El conteo por ciclos implica una auditoria continua de los artculos de inventario. Esto utiliza la clasificacin de los artculos de inventario del anlisis ABC. Hay tres procedimientos importantes en el conteo por ciclos: Contar los artculos de inventario. Verificar los archivos. Documentar las inexactitudes. Hacer seguimiento de las causas de las inexactitudes. Tomar medidas remediales. El conteo por ciclos se hace de forma regular y sin anunciar. La frecuencia del conteo por ciclos depende de la clasificacin de los artculos de inventario, como sigue: Clasificacin Clase A Clase B Clase C Frecuencia del conteo de ciclos Mensual Trimestral Semestral

Adopcin 5S El sistema 5S es un sistema japons de tcnicas prcticas de economa domstica que incluye cinco pilares: Palabra en japons SEIRI Ordenar La ACCIN de ordenar artculos y clasificarlos segn se necesiten o no. Los artculos que no se necesitan se botan, eliminan o liquidan mientras que los elementos que se necesitan se gestionan y Traduccin a espaol Descripcin

almacenan en forma apropiada. SEITON Sistematizar La ACCIN de colocar cada artculo que se necesita en el sitio correcto y asegurarse que est en funcionamiento. Esto incluye el uso de etiquetas, letreros, y sistemas de almacenamiento y archivo para facilitar el almacenamiento y la recuperacin de dichos artculos. SEISO Barrido La ACCIN de limpiar el sitio de trabajo totalmente asegurndose que est arreglado y bien presentado. SEIKETSU Desinfeccin La CONDICIN de mantener altos estndares para gobierno de la casa para que no haya polvo o herrumbre en ninguna parte y que los empleados estn comprometidos con las primeras 3 S. SHITSUKE Shitsuke La CONDICIN en la que todos los miembros practican las 4S arriba espontneamente y por propia voluntad como un estilo de vida y que se ha vuelto parte de la cultura de la empresa.