MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE BIENES PÚBLICOS

1. OBJETIVO
Coordinar y ejecutar las acciones referidas a la adquisición, uso, mantenimiento
registro y disposición de los Bienes de la Superintendencia Nacional de Auditoría
Interna (SUNAI), conforme a las normas establecidas por la Superintendencia de
Bienes Públicos (SUDEBIP).
2. BASE LEGAL
1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Publicada en Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.453 Extraordinario de fecha
24/03/2000; con enmienda N° 1, publicada en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N° 5.908 de fecha 19/02/2009.
2. Decreto N° 1.407 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes
Públicos. Publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N°
6.155 Extraordinario, de fecha 19/11/2014.
3. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Publicada en Gaceta Oficial
N° 2.818 Extraordinario, de fecha 01/07/1981.
4. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas.
Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 6.154
Extraordinario, de fecha 19/11/2014. 5. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley
de Simplificación de Trámites Administrativos. Publicado en Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela N° 40.549 de fecha 26/11/2014.
6. Ley de Reforma del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Contra la
Corrupción. Publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela N° 6.699 Extraordinario, de fecha 02/05/2022.
7. Código Civil. Publicado en Gaceta Oficial de la República de Venezuela N°
2.990 Extraordinario, de fecha 26/07/1982.
8. Providencia Administrativa N° 041 – Instructivo del Sistema de Información del
Registro de Bienes Públicos de la Superintendencia de Bienes Públicos de fecha
12/11/2018, emitida por la Superintendencia de Bienes Públicos y publicada en
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 41.522, de fecha
12/11/2018.
9. Providencia Administrativa N° 044 - Normativa sobre la Unidad de Bienes
Públicos y el Responsable Patrimonial de los órganos y entes del Sector Público
de fecha 03/08/2018, emitida por la Superintendencia de Bienes Públicos y
publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 41.522,
de fecha 12/11/2018
10.Providencia Administrativa Nº 002 - Instructivo para la Automatización de los
Inventarios de Bienes del Registro General de Bienes Públicos, de fecha
08/01/2019, emitida por la Superintendencia de Bienes Públicos y publicada en
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 41.631 de fecha
13/05/2019.
11.Providencia Administrativa N° 047 - Lineamientos sobre el Visto Bueno para la
Adquisición de Bienes Inmuebles por parte de los órganos y Entes del Sector
Público Nacional, de fecha 29/08/2018 y publicada en Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela Nº 41.562 de fecha 11/01/2019.
12.Providencia Administrativa N° 053 - Normativa Aplicable a los órganos y entes
del Sector Público Nacional sobre las Modalidades de Enajenación y
Desincorporación de Bienes Públicos de fecha 24/10/2018 y publicada en Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 41.562 de fecha 11/01/2019.
13.Reglamento N° 1 de Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público, sobre el Sistema Presupuestario, según Decreto N° 3.776, publicado en
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.871, de fecha
12/08/2005
3. GLOSARIO DE TERMINOS
Actividad: Es el conjunto de labores específicas que realiza un individuo y que
forma parte de un procedimiento.
Actualización: Es la acción realizada por los órganos y entes del Sector Público
referentes a las actividades de adquisición, uso, mantenimiento, administración,
registro, supervisión y disposición de los bienes públicos, los cuales deberán
reflejarse en los inventarios correspondientes para ser rendidos a la
Superintendencia de Bienes Públicos dentro de los primeros quince (15) días
continuos siguientes al vencimiento de cada trimestre.
Adquisición de Bienes Públicos: Es el conjunto de gestiones realizadas para la
obtención de bienes, de acuerdo a las modalidades establecidas en la norma
aplicable a la materia, ejecutada por la dependencia administrativa a través de sus
áreas competentes.
Almacén: Es la unidad responsable de la recepción, inventario, custodia y
despacho de los bienes adquiridos por el órgano o ente.
Asignación: Es la acción de hacer entrega de bienes públicos a un órgano, ente,
funcionario o trabajador del Sector Público para la ejecución de sus funciones.
Bienes: Son elementos materiales e inmateriales de valor y utilidad que pueden
ser objeto de propiedad pública o privada.
Bienes Inmuebles: Son aquellos cuya principal característica consiste en la
inmovilidad del bien, por encontrarse adheridos al suelo y los que sean por
destinación.
Bienes Muebles: Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a
otro, por cualquier medio, manteniendo su integridad, tales como vehículos, sillas,
equipos tecnológicos, escritorios, entre otros. También son considerados bienes
muebles los activos intangibles, activos financieros y propiedad intelectual.
Bienes Públicos: Son los bienes muebles e inmuebles de dominio público o
privado adquiridos por los órganos y entes del Sector Público, enmarcados en las
disposiciones contenidas en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley
Orgánica de Bienes Públicos.
Capacitación en materia de Bienes Públicos: Es el conjunto de actividades
destinadas a impartir los conocimientos y habilidades relacionadas a la
adquisición, uso, administración, mantenimiento, registro, supervisión y disposición
de los Bienes Públicos.
Control Interno: Es el plan de organización, las políticas y normas, así como los
procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación,
registro, verificación, evaluación, seguridad y protección de los recursos y bienes
que integran el patrimonio público, incorporados en los procesos administrativos y
operativos para alcanzar los objetivos generales del órgano o ente.
Control Perceptivo: Es la acción que permite captar la veracidad, exactitud y
calidad de obras, bienes y servicios, entre otros, para comprobar la sinceridad y
correcta realización de las operaciones, se aplica a través de la verificación in situ.
Desincorporación de Bienes Públicos: Es el acto debidamente autorizado, a
través del cual los órganos y entes del Sector Público, excluyen física, legal y
contablemente un bien o un derecho del Registro General de Bienes Públicos.
Diagnóstico: Es el resultado de la verificación del estado físico (la ubicación
geográfica y georreferenciada), legal (documentos que acrediten la propiedad,
asignación o adscripción) y administrativo (incorporación, identificación, registro,
mantenimiento, enajenación y desincorporación) de los Bienes Públicos propiedad
del órgano o ente del Sector Público o los que se encuentren bajo asignación o
adscripción, realizadas por las Unidades de Bienes Públicos.
Ente: Es toda organización administrativa descentralizada funcionalmente con
personalidad jurídica propia; sujeta al control, evaluación, y seguimiento de sus
actuaciones por parte de sus órganos rectores, de adscripción y de las directrices
emanadas del órgano al cual compete la planificación central.
Funcionamiento: Es la estructura o forma que adopta un órgano o ente del
Sector Público para cumplir su misión o lograr sus objetivos, basándose en la
estructuración de su esquema de autoridad, dependencias y relaciones entre las
personas que hacen posible el desarrollo de todas las actividades destinadas a
alcanzar esos fines institucionales.
Hurto de Bienes Públicos: Es el apoderamiento ilegítimo de una cosa mueble
propiedad del órgano o ente sin emplear para ello la fuerza o la violencia o la
intimidación en las personas.
Incorporación: Es la actividad de registrar en el inventario de los órganos y entes
del Sector Público, las entradas de bienes a través de las diferentes modalidades
de adquisición de los Bienes Públicos, procedentes de personas naturales o
jurídicas, públicas y privadas, de acuerdo a los lineamientos, normativas y
directrices pautadas por la Superintendencia de Bienes Públicos.
Identificación de los Bienes Públicos: Es el proceso mediante el cual se coloca
en el bien el soporte material de distinción, elaborado en sus elementos de diseño
conforme a las especificaciones técnicas del instructivo para la codificación e
identificación (etiquetado) de los Bienes Públicos.
Inspección in situ: Es la acción de verificar mediante lo que se puede percibir
con los sentidos para dar a conocer de manera superficial o física el estado de un
Bien Público.
Inspección: Es la acción que debe ejecutar la Unidad de Bienes Públicos de los
órganos o entes, periódicamente a los Bienes Públicos que le sean encargados
para verificar su estado de mantenimiento, uso y destino, a fin de lograr una
eficiente gestión en los mismos.
Instructivo: Es un documento que describe, dicta o estipula los pasos que se
deben seguir para realizar correctamente alguna actividad o trabajo específico.
Inventario: Es el producto de la verificación física, codificación y registro de los
Bienes Públicos con que cuenta cada órgano o ente a una determinada fecha, con
el fin de cotejar su existencia real, contrastar su resultado con el registro contable
que se tenga, resolver las diferencias que pudieran existir y proceder según las
normas y procedimientos establecidos en las regulaciones que correspondan
emanadas de la Superintendencia de Bienes Públicos.
Mantenimiento Correctivo: Es el conjunto de acciones destinadas a reparar una
falla para restablecer las condiciones óptimas de funcionamiento de un bien
público.
Mantenimiento Preventivo: Es el conjunto de acciones programadas
periódicamente, destinadas a preservar el buen funcionamiento de los Bienes
Públicos.
Movimiento de Bienes Públicos: Es el acto mediante el cual un órgano o ente
del Sector Público, cambia la ubicación de los Bienes Públicos de una unidad
administrativa a otra dentro de la misma sede.
Necesidades Inmobiliarias: Es la carencia de bienes inmuebles que presenta un
órgano o ente, bien sea por falta de espacio, expansión en distintas sedes o
deterioro de la edificación actual.
Órganos: Son las unidades administrativas de la República, los estados, los
distritos metropolitanos y los municipios a quienes se les atribuyen funciones que
tengan efectos jurídicos, o cuya actuación tenga carácter regulatorio, los cuales
forman parte de la estructura fundamental de la Administración Pública y carecen
de personalidad jurídica.
Proceso: Es el conjunto de acciones o actividades sistematizadas que se realizan
o tienen lugar con un fin.
Registro de bienes: Es el ingreso de la información por parte de cada órgano o
ente que conforma el Sector Público en el Sistema de Información del Registro
General de Bienes Públicos, asignándole un código único de acuerdo a las
directrices emitidas por la Superintendencia de Bienes Públicos.
Responsable Administrativo: Es el Director(a), Gerente/ Jefe(a) de cada una de
las unidades administrativas que conforman el órgano o ente a los que se les
asigna el inventario de bienes que destinará al personal que tenga bajo su cargo.
Responsable Patrimonial: Es la persona encargada del mantenimiento y
administración de los Bienes Públicos, respondiendo patrimonialmente por
cualquier daño, pérdida o deterioro sufrido por los bienes custodiados, el cual
efectuará la coordinación entre la Superintendencia de Bienes Públicos y el
órgano o ente del Sector Público.
Robo de Bienes Públicos: Es un delito contra el patrimonio, consistente en el
apoderamiento de bienes pertenecientes a los órganos o entes, empleando para
ello fuerza en las cosas o bien violencia o intimidación en las personas.
Superintendencia de Bienes Públicos: Es un servicio desconcentrado
especializado, sin personalidad jurídica, dependiente del Ministerio del Poder
Popular con competencia en materia de Finanzas, con autonomía económica,
técnica y capacidad de gestión administrativa, operativa, presupuestaria,
financiera y de disposición, para ejercer la rectoría del Sistema de Bienes
Públicos.
Transferencia de Bienes Públicos: Es el cambio de custodia de un bien público
entre dos órganos que forman parte de la estructura jerárquica y organizativa de la
entidad política territorial.
Traslado de Bienes Públicos: Es la acción mediante la cual un órgano o ente del
Sector Público, cambia la ubicación geográfica de sus Bienes Públicos de una
sede administrativa a otra de su propiedad.
Ubicación Geográfica: Es la dirección, situación o lugar exacto donde se
encuentran los Bienes Públicos dentro del territorio de la República, señalando
avenida, calle, sector, esquina, sede, piso, unidad administrativa, parroquia,
municipio, estado y país.
Ubicación Georreferenciada: Es el punto de localización de un bien inmueble
representado mediante un sistema de coordenadas geoespaciales.
Unidad de Bienes Públicos: Es la instancia administrativa en cada órgano o ente
que conforman el Sistema de Bienes Públicos, la cual deberá coordinar y ejecutar
las acciones referidas a la adquisición, uso, mantenimiento, registro y disposición
de los Bienes Públicos del órgano o ente al que pertenece y de los que se
encuentren a su cargo, conforme a lo previsto en el Decreto con Rango, Valor y
Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos y las normas que dicte la
Superintendencia.
Unidades Administrativas: Son todas las áreas descritas en la estructura
organizativa del órgano o ente.
Usuario Final: Es el funcionario o trabajador del órgano o ente del Sector Público
a quien el Responsable Patrimonial asigna bienes públicos para el ejercicio de sus
funciones, los cuales deberá cuidar, resguardar y mantener.
Variaciones de Bienes Públicos: Es la acción mediante la cual el responsable de
uso, notifica sobre las eventualidades que puedan presentar los bienes públicos
que tenga bajo su custodia y protección, con el fin de que la Unidad de Bienes
Públicos ejecute las gestiones destinadas al mantenimiento o reemplazo de estos.
Verificación Física de Bienes Públicos: Es la acción de examinar y revisar las
condiciones o estado físico de los Bienes Públicos.
3. DEFINICIÓN DE BIENES PÚBLICOS
Para los efectos del presente Manual se consideran Bienes Públicos todos
aquellos bienes que estén descritos en el artículo N°5 del Decreto con Rango
Valor y Fuerza de la Ley Orgánica de Bienes Públicos y pertenecen a la
Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI) y su uso y operatividad
exceda más de un ejercicio económico financiero.
Estos se clasifican de acuerdo al catálogo suministrado en los formatos del
Sistema del Registro General de Bienes Públicos (RGBIP), teniendo Bienes
Muebles, Bienes Inmuebles y Vehículos, segregados según Categoría General,
Subcategoría y Categoría específica.
Bienes Muebles:
Categoría General:
•Máquinas y demás equipos de construcción, campo, industria y taller.
•Equipos de comunicaciones y señalamiento
•Equipos médicos, quirúrgicos, dentales y veterinarios.
•Equipos científicos, religiosos, de enseñanza y recreación.
•Equipos de Defensa y Seguridad del Estado.
•Máquinas, Muebles y demás equipos de oficina y alojamiento.
Vehículos
Categoría General:
•Equipo de transporte, tracción y elevación.
Inmueble:
Categoría General:
•Edificaciones, tierras y terrenos
En cuanto a la Subcategoría y Categoría Específica se van seleccionando los
Rubros que estén asociados a los bienes objeto de Registro suministrado por los
Formatos del Sistema de Registro General de Bienes Públicos y aquellos definidos
en el Clasificador Presupuestario Vigente, emitido por la Oficina Nacional de
Presupuesto (ONAPRE).
FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN DE BIENES PÚBLICOS
1. Llevar una correcta incorporación, identificación y registro de los bienes propios,
bajo asignación o custodia según los parámetros e instrucciones establecidas por
la Superintendencia de Bienes Públicos (SUDEBIP).
2. Conformar los expedientes con los recaudos correspondientes al Procedimiento
Administrativo Sancionatorio, establecido en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza
de Ley Orgánica de Bienes Públicos.
3. Realizar inspecciones técnicas periódicas de los bienes públicos de la
Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI), que le son encargados,
para verificar su estado de mantenimiento, uso y destino.
4. Realizar la inspección en sitio, de los inventarios verificando características
técnicas, responsables de uso, ubicación física, condiciones de mantenimiento,
conservación, utilización y finalidad del bien.
5. Desincorporar oportunamente los bienes propios que no resulten de utilidad
para la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI) o aquellos que se
encuentren en estado de obsolescencia, deterioro, o que hayan sufrido pérdida,
previo cumplimiento de los procedimientos establecidos en el Decreto con Rango,
Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos.
6. Suministrar a la Coordinación de Contabilidad el inventario actualizado de los
bienes públicos incorporados y desincorporados por concepto de donaciones
otorgadas y/o recibidas, faltantes y otros conceptos, generados por la
Coordinación de Bienes Públicos.
7. Cuantificar y cualificar las necesidades inmobiliarias de la Superintendencia
Nacional de Auditoría Interna (SUNAI), requeridas para el cumplimiento de sus
funciones durante el ejercicio fiscal siguiente e informarlas a la Superintendencia
de Bienes Públicos (SUDEBIP), en el último trimestre de cada año.
8. Adoptar las políticas sistemáticas destinadas al mantenimiento preventivo y
correctivo de los bienes públicos de la Superintendencia Nacional de Auditoría
Interna (SUNAI), desarrolladas en los manuales e instructivos destinados para tal
efecto en corresponsabilidad con las normativas establecidas por la
Superintendencia de Bienes Públicos (SUDEBIP).
9. Verificar el diagnóstico del estado físico, legal y administrativo de los bienes
propios, bajo asignación o custodia de la Coordinación de Bienes Públicos,
ejecutando las acciones de saneamiento que correspondan.
10. Inscribir en los registros de la Coordinación de Bienes Públicos, la información
del Catastro Georreferenciado prevista en el artículo 45 del Decreto con Rango,
Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos.
11. Remitir y actualizar la información de los bienes propios, bajo asignación o
custodia, para su incorporación en el Registro General de Bienes Públicos de la
Superintendencia de Bienes Públicos (SUDEBIP).
12. Realizar los registros de incorporación, cambio de ubicación y
desincorporación en el Sistema de Información del Registro General de Bienes
Públicos de la Superintendencia de Bienes Públicos (SUDEBIP).
13. Planificar, coordinar y ejecutar los actos inherentes a la enajenación de bienes
públicos que no fueren necesarios para el cumplimiento de sus finalidades.
14. Recibir, atender denuncias y sugerencias del personal de la Superintendencia
Nacional de Auditoría Interna (SUNAI) y de cualquier otro ciudadano, relacionados
con el manejo y administración de los bienes públicos asignados a la institución,
manteniendo la identidad de los denunciantes y el contenido de la denuncia,
protegidos por el principio de la reserva, debiendo conformar el expediente
administrativo correspondiente y remitirlo a la Superintendencia de Bienes
Públicos (SUDEBIP).
15. Informar oportunamente a la Superintendencia de Bienes Públicos (SUDEBIP),
comisión de hechos considerados como delitos, faltas, ilícitos o irregularidades
administrativas, cometidas con ocasión a la adquisición, uso, administración,
mantenimientos, registro, supervisión y disposición de los bienes públicos.
16. Planificar y coordinar las actividades destinadas a la capacitación en materia
de bienes públicos, de todo el personal de la Superintendencia Nacional de
Auditoría Interna (SUNAI).
17. Las demás funciones que le confieren las leyes, reglamentos y resoluciones y
otros actos normativos en materia de su competencia.
4. RESPONSABLE PATRIMONIAL
DESIGNACIÓN DEL O LA RESPONSABLE PATRIMONIAL
PROCESO
a. La Máxima autoridad de la SUNAI remite a la Superintendencia de Bienes
Públicos el oficio firmado y sellado, notificando la designación del
Responsable Patrimonial en cumplimiento con lo establecido en los
artículos 6, 7 y 8 de la Providencia Administrativa Nº 044 de fecha
03/08/2018, publicada en la Gaceta Oficial Nº 41.522 de fecha 12/11/2018.
b. La Superintendencia de Bienes Públicos recibe oficio de designación del
Responsable Patrimonial del órgano o ente.
c. Verifica la información contenida en la designación del Responsable
Patrimonial del órgano o ente, a través del área medular, con las siguientes
consideraciones:
 Aprobar: Se crea el responsable Patrimonial del órgano o ente en el
Sistema de Registro General de Bienes Públicos y se le envía al correo
electrónico del funcionario designado, el usuario y clave de ingreso al
Sistema.
 Subsanar: Se da respuesta a la comunicación mediante un oficio,
informándole los hallazgos o debilidades encontradas con la finalidad de
que sean subsanadas a objeto de su aprobación.
 Rechazar: Se da respuesta a la comunicación mediante un oficio donde
se le informa los motivos y razones de la negativa o no subsanación,
debiendo realizar una nueva designación del Responsable Patrimonial.
d. El/ la Responsable Patrimonial recibe correo electrónico sobre la activación
de la cuenta, enviado desde el Sistema de Registro General de Bienes
Públicos, que contiene la contraseña para ingresar al mismo.
e. Accede al Sistema de Registro General de Bienes Públicos donde deberá
suministrar la información requerida del órgano o ente, de la Máxima
 Autoridad y del Responsable Patrimonial, adjuntando en formato digital los
siguientes recaudos:
- Gaceta Oficial o Documento de registro de creación del órgano o ente.
- Acto Administrativo de designación de la Máxima Autoridad del órgano
o ente.
f. La SUDEBIP inicia el proceso de verificación de la información y la valida con las
siguientes consideraciones:
 Aprobar: Se aprueba el formulario de datos satisfactoriamente.
 Subsanar: Se devuelve el formulario de datos, notificando mediante
correo electrónico los motivos y razones de la devolución, debiendo
realizar las correcciones necesarias a su registro.
g. El/la Responsable Patrimonial accede al Sistema de Registro General de
Bienes Públicos donde deberá ingresar la ubicación física de cada una de
sus sedes y unidades administrativas que lo conforman.
h. Iniciará la rendición del inventario de los bienes del órgano o ente,
cumpliendo con los parámetros establecidos en el Manual del Sistema de
Registro General de Bienes Públicos.
i. Una vez realizado el proceso de rendición del inventario de los bienes del
órgano o ente, el Sistema de Registro General de Bienes Públicos remitirá
vía correo electrónico la notificación de recepción de inventario.
j. Finalizada la rendición de los inventarios del órgano o ente, se conformará
el Registro General de Bienes Públicos, en el cual podrá ingresar para
consultar información del órgano o ente, así como efectuar las
actualizaciones pertinentes de conformidad con el Decreto con Rango,
Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos y las Providencias
Administrativas dictadas por la Superintendencia de Bienes Públicos.
FUNCIONES DEL/LA RESPONSABLE PATRIMONIAL
1. Realizar diagnóstico de los bienes públicos que sean propiedad, o estén bajo
la adscripción o asignación de la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna,
consolidando y constatando el inventario de los bienes públicos y remitirlo a la
Superintendencia de Bienes Públicos.
2. Informar a la Superintendencia de Bienes Públicos sobre los contratos de
comodato y arrendamiento de los bienes públicos de su órgano o ente.
3. Dirigir a la Máxima Autoridad, solicitudes de enajenación y desincorporación y
elaborar los expedientes administrativos correspondientes.
4. Planificar y coordinar inspecciones técnicas periódicas de los bienes que le han
sido encargados para verificar su estado de mantenimiento, uso y destino, a fin de
lograr una eficiente gestión de los mismos.
5. Implementar y desarrollar en conjunto con las áreas involucradas, un sistema
que evidencie cronológicamente los mantenimientos y/o reparaciones dados a los
bienes públicos, especificando el detalle de los materiales utilizados y el costo de
los mismos establecidos en los instructivos, manuales o normativas.
6. Implementar la coordinación entre las distintas áreas involucradas en los
procesos de adquisición, registro, administración, mantenimiento y disposición de
los Bienes Públicos.
7. Supervisar y exigir información a los fines de elaborar informes respecto a los
movimientos, modificaciones, variaciones, adquisición, construcciones,
reconstrucciones, remodelaciones, mejoras y otros que se ejecuten con ocasión a
la administración y mantenimiento de los Bienes Públicos de la Superintendencia
Nacional de Auditoría Interna.
8. Informar y recomendar a la Superintendencia de Bienes Públicos, mediante un
informe debidamente sustentado por el área técnica correspondiente, los criterios
que garanticen el cumplimiento de los principios de racionalidad economía y
proporcionalidad del gasto en la adquisición de un nuevo bien, cuando la
reparación resulte contraria a éstos.
9. Presentar ante la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna el programa
que contenga las necesidades inmobiliarias para el cumplimiento de las funciones
de la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna durante el año siguiente.
10. Informar oportunamente a la Superintendencia de Bienes Públicos la
insuficiencia de los créditos presupuestarios destinados al mantenimiento de los
Bienes Públicos.
11.Diseñar y elaborar las actas de Asignación de Bienes Públicos, al personal de
la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna de acuerdo a la normativa legal
y sublegal, a fin de ser corresponsables en uso, mantenimiento y disposición de
los bienes públicos.
12. Conformar los expedientes administrativos correspondientes relacionados con
la presunta comisión de hechos considerados como delitos, faltas, hechos ilícitos o
Irregularidades administrativas, cometidos con ocasión a la adquisición, uso,
administración, mantenimiento, registro, supervisión y disposición de los bienes
adscritos a la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna y remitirlo a la
Superintendencia de Bienes Públicos (SUDEBIP) a fin de ejecutar acciones que
conlleven a la conservación, protección y aprovechamiento adecuado de los
mismos.
13. Las demás funciones que le señalen las leyes, los reglamentos y las
resoluciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la
Coordinación de Bienes Públicos.
 PROCESOS
1. INCORPORACIÓN DE BIENES PÚBLICOS
1. OBJETIVO
Establecer los pasos que debe seguir la Coordinación de Bienes Públicos para la
incorporación de los bienes públicos a la Superintendencia Nacional de Auditoría
Interna (SUNAI) en sus diferentes modalidades para garantizar un control eficiente
y transparente.
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a la Coordinación de Bienes Públicos de la
Oficina de Administración y Finanzas y todas las Unidades Administrativas de la
SUNAI.
3. CONTEXTO NORMATIVO
El contexto normativo que rige para la ejecución del procedimiento de la
Incorporación de Bienes, bajo la responsabilidad de la Coordinación de Bienes
Públicos, se enmarca dentro de las disposiciones legales, reglamentarias y
directrices nacionales e institucionales, que se relaciona a continuación.
1- Ley Orgánica de Bienes Públicos, publicada en G.O N° 6.155 del 19 de
noviembre de 2014, decreto N° 1.407 del 13 de noviembre de 2014.
2- Providencia Administrativa N° 044 de fecha 03 de agosto de 2018, publicada en
G.O N° 41.522 de fecha 12 de noviembre de 2018, artículo 1 y 9 numeral 6.
4. NORMAS
1. ADQUISICIÓN DE LOS BIENES PÚBLICOS
La adquisición de Bienes Públicos se hará conforme a lo dispuesto en las leyes
que rijan la materia, bajo los criterios de racionalidad, economía y proporcionalidad
de gasto.
La adquisición de Bienes Públicos se podrá hacer mediante los procesos de
compra, permuta, donación, dación en pago, expropiación o cualquier otra medida
judicial.
Una vez se realice la adquisición, construcción reconstrucción o adaptación de los
bienes inmuebles, remitirán a la Superintendencia de Bienes Públicos un informe
acompañado de las copias certificadas de los títulos de propiedad de los mismos,
o Acta de recepción final de la obra según corresponda y del respectivo
expediente Administrativo o judicial, a los fines de incorporar dicha documentación
al Registro General de Bienes Públicos.
1.1 POR COMPRA
a. La coordinación de compras le informará a la Unidad de Bienes Públicos la
fecha de llegada de los Bienes adquiridos para realizar el control perceptivo del
mismo.
b. Verificar si las condiciones de los bienes se ajustan a los requerimientos de la
compra y a la solicitud de la Unidad usuaria.
c. La Coordinación de Compras entregará copia de la factura por adquisición de
Bienes Públicos la cual debe estar discriminada (por montos y por rubros
especificados) para facilitar el registro de los mismos con la información solicitada
por la SUDEBIP.
d. Emitir la Ficha de control perceptivo con la información detallada para el registro
de los bienes públicos.
1.2 POR DONACIÓN
1.2.1 SOLICITUD DE DONACIÓN
a. La Superintendencia Nacional de Auditoría Interna según sea sus necesidades,
solicitará mediante oficio a un ente público, bienes para su administración y
custodia.
b. El proceso deberá ser evaluado en todo momento por la/el responsable
Patrimonial de Bienes Públicos de la SUNAI y Consultoría Jurídica.
b. En caso contrario en el que una entidad pública desee donar a la SUNAI, debe
presentar una solicitud formal ante el ente público receptor, indicando su voluntad
de donar el bien y adjuntando la documentación requerida.
c. Se debe presentar una justificación detallada de los motivos por los cuales se
desea donar el bien, demostrando que esta acción se ajusta a los fines
institucionales del ente público receptor.
c. Ambas partes evaluaran las condiciones de la solicitud y en caso de ser
procedente, la remitirá a la Superintendencia de Bienes Públicos para su
evaluación.
1.2.1.1 REQUISITOS A PRESENTAR EN CASO DE BIENES MUEBLES
a. Se debe presentar un inventario detallado del bien mueble a donar, incluyendo
sus características, estado de conservación y cualquier otro dato de acuerdo a los
formatos proporcionados por la Superintendencia de Bienes Públicos (SUDEBIP).
b. Se debe presentar la documentación que acredite la propiedad del bien por
parte del ente público donante.
1.2.1.2 REQUISITOS A PRESENTAR EN CASO DE BIENES INMUEBLES
a. El bien inmueble debe estar debidamente inscrito en el Registro de la
Propiedad.
b. Se debe presentar un plano catastral actualizado del bien inmueble.
c. Se debe presentar un certificado que acredite que el bien inmueble está libre de
gravámenes.
d. En el caso de bienes inmuebles de gran valor o de especial relevancia, puede
requerirse la autorización de un órgano superior del ente público donante.
1.2.2 APROBACIÓN Y SUPERVISIÓN
a. El bien a donar debe ser valuado por un perito evaluador autorizado por la
Superintendencia de Bienes Públicos.
b. La Superintendencia de Bienes Públicos analizará la documentación presentada
y emitirá una resolución autorizando o negando la donación.
c. Si la donación es autorizada, se procede a formalizar el acto jurídico
correspondiente, generalmente mediante escritura pública.
d. En el caso de bienes inmuebles, la donación debe inscribirse en el Registro de
la Propiedad.
1.3 POR DACIÓN EN PAGO
Dación en pago es una forma de extinción de obligaciones en la cual el deudor
entrega un bien en lugar de dinero para saldar una deuda con el Estado.
La Superintendencia de Bienes Públicos debe evaluar y aprobar la dación en
pago, asegurando que el valor del bien ofrecido sea equivalente a la deuda y que
la adquisición sea beneficiosa para el interés público.
Procedimientos Generales:
 Evaluación del Bien: La SUDEBIP realiza una evaluación del bien ofrecido
en dación en pago para determinar su valor y condiciones.
 Aprobación: La adquisición del bien por dación en pago requiere la
aprobación de la SUDEBIP, la cual puede establecer condiciones y
requisitos adicionales.
 Registro: Una vez aprobada la adquisición, el bien se registra como parte
del patrimonio público.
1.4 POR COMODATO
El comodato de bienes públicos debe tener una finalidad de interés público. El uso
del bien debe contribuir al cumplimiento de los fines del Estado y al beneficio de la
colectividad.
Autorización:
La cesión de bienes públicos en comodato requiere la autorización previa de la
SUDEBIP o del órgano competente.
Se debe demostrar la necesidad y conveniencia de la cesión, así como la
capacidad del comodatario para garantizar la conservación y uso adecuado del
bien.
Contrato de Comodato:
Se debe formalizar un contrato de comodato que establezca las condiciones de la
cesión, incluyendo:
 La identificación del bien.
 El plazo de duración del comodato.
 Las obligaciones del comodatario en cuanto al uso y conservación del bien.
 Las causales de terminación del comodato.
Conservación y Mantenimiento:
 El comodatario es responsable de la conservación y mantenimiento del bien
durante el plazo del comodato.
 Debe garantizar que el bien se utilice de acuerdo con su naturaleza y
destino.
Control y Seguimiento:
La SUDEBIP o el órgano competente realiza el control y seguimiento del
cumplimiento del contrato de comodato. Puede realizar inspecciones y auditorías
para verificar el uso y conservación del bien.
2. RECEPCIÓN DEL BIEN Y CONTROL PERCEPTIVO
POR COMPRA
Cuando los bienes son adquiridos por compra la recepción del bien estará a cargo
de la Coordinación de compras de la Oficina de Administración y Finanzas, la
Coordinación de Bienes Públicos y Tecnología si son bienes tecnológicos o la
coordinación de Servicios Generales si son mobiliarios. En la Recepción se
verifica si las condiciones del mismo se ajustan a los requerimientos de la compra
y a la solicitud del Usuario.
Las condiciones a observar deben ser las siguientes:
1. Debe ser Nuevo
2. Tener garantía.
3. Cumplimiento de lo requerido por la Unidad Usuaria.
2.2 POR OTRAS MODALIDADES DE ADQUSICIÓN
Cuando los bienes son adquiridos por las modalidades de donación, dación en
pago y comodato, Los encargados de llevar a cabo todo el procedimiento es la
Oficina de Administración y Finanzas en conjunto con la Coordinación de Bienes
Públicos y Consultoría jurídica con la asesoría de la Superintendencia de Bienes
Públicos (SUDEBIP) para la verificación de los documentos solicitados y
adquiridos.
CONTROL PERCEPTIVO
Cuando un bien ingresa en la institución por cualquier modalidad por la que fue
adquirido se procede a ejecutar el Control Perceptivo el cual va a garantizar que
los bienes se recibieron con las condiciones acordadas por las partes
involucradas.
a. Se informa a la Coordinación de Bienes Públicos sobre la llegada a la
institución de los bienes públicos
b. Al momento de la llegada de los bienes se solicita la presencia de los
analistas, gerentes o coordinadores de las áreas involucradas en la
adquisición de los bienes.
c. Se verifica la condición en la que fue entregado, si es por compra quienes
verificarán el estado de los bienes son la Oficina de Tecnología de la
Información y Telecomunicaciones en caso de bienes tecnológicos o la
Coordinación de Servicios Generales si es mobiliario.
d. Va a depender de la cantidad de los bienes, el tiempo que dura la revisión
física y operativa de los mismos, en caso de compra, la Coordinación de
compras entregará a la Coordinación de Bienes Públicos la factura de los
bienes para su posterior registro.
e. Luego que se verifique la condición de los Bienes se da por terminado el
control perceptivo.
f. La Coordinación de Bienes públicos realiza la Ficha de Control perceptivo
colocando la descripción del Bien, marca, modelo, serial, costo de
adquisición, unidad a asignar, usuario (si ya se encuentra asignado), y la
condición en la que fue recibido.
g. Las áreas de la SUNAI presente en el control Perceptivo, deberán firmar la
ficha de control perceptivo los cuales conservarán la copia del mismo.
3. ARCHIVAR
a. En todos los casos de adquisición se deben archivar los documentos que
acredite su titularidad para posterior registro en el Registro General de Bienes
Públicos (RGBIP).
b. Se conservan las copias de la factura o en su defecto la Nota de entrega.
c. Se conserva la copia del Acta de control Perceptivo.
d. Se conserva el original de la ficha de Control Perceptivo.
2 REGISTRO DE LOS BIENES PÚBLICOS
1 OBJETIVO
Establecer los pasos que debe seguir la Coordinación de Bienes Públicos para la
Actualización y resguardo de los Bienes Públicos de la Superintendencia Nacional
de Auditoría Interna-SUNAI, a los fines de procurar la consistencia de los registros
y cifras y el adecuado control de los Bienes públicos.
Establecer un procedimiento claro y detallado para la Coordinación de Bienes
Públicos de la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI) a los fines
de asegurar la actualización y protección adecuada de los bienes públicos de la
institución.
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a la Coordinación de Bienes Públicos de la
Oficina de Administración y Finanzas en conjunto con la Coordinación de Compras
y todas las Unidades Administrativas de la SUNAI.
Incorporación, Codificación e Identificación
3. CONTEXTO NORMATIVO
El contexto normativo que rige para la ejecución del procedimiento de la
Incorporación de Bienes, bajo la responsabilidad de la Coordinación de Bienes
Públicos, se enmarca dentro de las disposiciones legales, reglamentarias y
directrices nacionales e institucionales, que se relaciona a continuación.
PROCESOS
1. INCORPORACIÓN
a. Se deberán seguir los lineamientos descritos en la Ley Orgánica de Bienes
Públicos. La unidad solicitante deberá estar presente en el control perceptivo al
momento de la llegada del bien para percatarse que cumpla con sus
especificaciones ya solicitadas.
b. Determinar el número de Bien Público según el correlativo del último asignado
dependiendo del tipo de Bien que se adquiera, se deberán utilizar las
siguientes nomenclaturas: T100- en caso de bienes tecnológicos, M200- en
caso de Mobiliario, V300- para vehículos, I400- para inmuebles y OB500- para
otros bienes que no sean los anteriormente mencionados además se colocará
su respectiva etiqueta de identificación.
c. Se deberá incorporar el bien en el Registro Interno de Bienes, colocando los
datos exigidos por SUDEBIP agregando usuario y serial de bienes
Tecnológicos para mejor administración de los mismos.
d. Se enviarán las nuevas incorporaciones mediante un oficio dirigido a la Máxima
autoridad de la Superintendencia de Bienes Públicos con lo solicitado, esto es;
 sede, ubicación administrativa, numero asignado del Bien, Descripción, marca,
modelo, valor de adquisición, moneda utilizada en la compra, número de
factura o en su defecto Nota de Entrega, color, condición, estado del uso del
Bien, categoría general, subcategoría, Categoría Específica y Código del Bien
Según el catálogo SIGECOF. además de actualizarlo en el Sistema de Registro
General de Bienes Públicos de la SUDEBIP.
e. El Oficio será remitido al área de Registro SUDEBIP para que puedan ser
incluidos al Sistema General de Registro de Bienes Públicos (RGBIP).
2. ASIGNACIÓN DEL BIEN PÚBLICO
2.1 EN CASO DE SOLICITUD DE COMPRA
a. Se hace la asignación del Bien cuando ingresa a la Superintendencia Nacional
de Auditoría Interna.
b. Se procederá a la Asignación Formal, remitiendo a la unidad solicitante un
ACTA DE ASIGNACIÓN de Bienes Públicos al o los usuarios, en el cual se les
dará responsabilidad del uso, manejo y correcto funcionamiento del mismo.
2.2 EN CASO DE REASIGNACIÓN
a. La unidad administrativa deberá solicitar a la Coordinación de Bienes Públicos
mediante memorándum, dirigido al/el responsable Patrimonial el bien.
b. La o el responsable Patrimonial, evaluará la disponibilidad del bien solicitado y
su condición y se lo comunicará a la Oficina de Administración y Finanzas.
c. En caso de no haber disponibilidad la o el responsable Patrimonial se
comunicará por memorándum de igual forma a la unidad solicitante.
d. En caso de haber disponibilidad, la o el responsable Patrimonial procederá a la
Asignación del Bien mediante un Acta de Asignación de Bienes Públicos.
e. Si el bien asignado en el Registro Interno de Bienes Públicos estaba
ubicado en una Unidad Administrativa distinta se procederá a realizar el
cambio de Unidad Administrativa del mismo, mediante un ACTA DE
DEVOLUCIÓN, también se dejará asentada en la Rendición Trimestral a la
SUDEBIP, mediante el reporte trimestral que realiza un analista de Bienes
Públicos, correspondiente a cambio de unidad administrativa y/o cambio de
condiciones del bien.
f. En cada una de las Oficinas de las Unidades Administrativas estará ubicado en
la puerta un “Mural de Bienes Públicos” en donde estarán detallados todos los
bienes asignados, con los usuarios finales y su número de cédula, así como la
firma del responsable de la unidad y el/la responsable Patrimonial.

3 PROCEDIMIENTO USO DE LOS BIENES PÚBLICOS

1. OBJETIVO
Establecer los pasos que debe seguir la Coordinación de Bienes Públicos para la
el uso correcto y resguardo de los Bienes Públicos de la Superintendencia
Nacional de Auditoría Interna-SUNAI, a los fines de lograr la total transparencia en
el manejo de los mismos y conciencia para su cuidado y durabilidad.
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a la Coordinación de Bienes Públicos de la
Oficina de Administración y Finanzas en conjunto con todas las Unidades
Administrativas de la SUNAI.
3. CONTEXTO NORMATIVO
El contexto normativo que rige para la ejecución del procedimiento de la
Incorporación de Bienes, bajo la responsabilidad de la Coordinación de Bienes
Públicos, se enmarca dentro de las disposiciones legales, reglamentarias y
directrices nacionales e institucionales, que se relaciona a continuación.
1. ACTUALIZACIÓN Y RESGUARDO DE LOS BIENES PÚBLICOS
1.1 INVENTARIO DE LOS BIENES
a. La coordinación deberá llevar un inventario actualizado de todos los Bienes de
la SUNAI, y entregar a cada Oficina de apoyo y Gerencias el Inventario de sus
bienes asignados.
b. La coordinación de bienes Públicos deberá programar y ejecutar la
actualización del inventario periódicamente de los bienes asignados a las distintas
unidades administrativas.
c. La/ el Responsable Patrimonial en conjunto con la/el Gerente de la Oficina de
Administración y Finanzas en la Gestión correspondiente deberán estipular con
qué frecuencia se realizará la rendición del Inventario según sean las necesidades
de la SUNAI.
d. Las Oficinas de apoyo y Gerencias deberán nombrar un enlace de Bienes en su
área quien será responsable llevar a cabo la rendición periódica de los Bienes
dentro de los plazos establecidos por la coordinación de Bienes Públicos.

1.2 RENDICIÓN DE LOS BIENES

a. El inventario le será suministrado a las Unidades Administrativas en digital por
correo institucional, en formato Excel no editable, con el mismo modelo de plantilla
suministrada por SUDEBIP, en donde tendrán un recuadro para que el enlace de
la unidad pueda confirmar la presencia y condición del bien.
b. El enlace de la unidad deberá enviar nuevamente el inventario con la
información actualizada y verificada, los primeros cinco (5) días continuos del mes
siguiente a rendir.
c. La Coordinación de Bienes públicos revisará el inventario suministrado y
procederá a verificar la información, así como actualizar el Registro Interno de los
Bienes Públicos de la SUNAI.

2. INSPECCIÓN TÉCNICA, PERIÓDICA Y DIAGNÓSTICO DE LOS BIENES

PÚBLICOS
2.1 INSTRUCCIONES Y FORMATOS POR EL/LA RESPONSABLE
PATRIMONIAL
a. Planifica y coordina mediante un cronograma, las inspecciones técnicas a
ejecutarse por la Unidad de Bienes Públicos.
b. Remite a las áreas con competencia para ejecutar los mantenimientos o
administración de los bienes, el instructivo para el llenado de las fichas de
mantenimiento de Bienes Públicos y los formatos de conservación y
mantenimiento de Bienes Públicos (Anexos A1, A2 y A3).
c. Prepara el material, instrumentos y herramientas que usarán los analistas de la
Coordinación de Bienes Públicos para ejecutar la inspección in situ.
d. Designa al personal perteneciente a la Coordinación de Bienes Públicos que
ejecutará la inspección.
e. Suministra las actas o los instrumentos establecidos para que el personal
designado deje constancia de lo observado en la inspección.
2.2 EJECUCIÓN DE LA INSPECCIÓN POR LOS ANALISTAS DE LA
COORDINACIÓN DE BIENES PÚBLICOS
a. Los analistas reciben instrucciones del Responsable Patrimonial para ejecutar
las inspecciones en las unidades administrativa de la SUNAI
b. Realizan el recorrido por las Unidades Administrativas de la SUNAI.
c. Hacen una relación fotográfica de aquellos Bienes Públicos (muebles o
inmuebles) inspeccionados, en caso de ser necesario.
d. Los analistas de bienes Públicos llenan una FICHA DE INSPECCIÓN en el
cual el enlace responsable de bienes Públicos de la unidad administrativa
deberá firmar para certificar que la información obtenida este correcta una vez
culminada la inspección.
e. Remite las actas o informes de inspección al Responsable Patrimonial.
2.3 COMUNICACIÓN SOBRE LA INSPECCIÓN
a. El / la Responsable Patrimonial verifica y comprueba lo relatado en dichos
instrumentos constatando la información con las copias y material fotográfico
anexado al mismo.
b. Con base a la información obtenida por los analistas de la Unidad de Bienes
Públicos, la Coordinación de Bienes Públicos elabora las comunicaciones
necesarias a las áreas administrativas inspeccionadas, a fin de notificar sobre la
situación de los Bienes Públicos de la SUNAI y de subsanar las debilidades
presentadas durante la inspección in situ.
c. En caso de que las observaciones efectuadas durante la inspección in situ sean
objeto de mantenimiento, el / la Responsable Patrimonial envía las
comunicaciones a las áreas encargadas (Servicios Generales y Oficina de
tecnología) del mantenimiento, conservación y protección de los Bienes Públicos,
con la finalidad de que estas ejecuten dichas actividades.
d. Se procede a verificar y comprueba la información de las actas e informes del
diagnóstico elaborado por la Unidad de Bienes Públicos.
 Si los Bienes Públicos se encuentran inoperativos, pero en buenas
condiciones, el Responsable Patrimonial presenta a la Máxima Autoridad la
propuesta para iniciar el procedimiento de enajenación.
 Si los Bienes Públicos se encuentran en condición de deterioro,
obsolescencia e inservibles, se presenta a la Máxima Autoridad la
propuesta para iniciar el procedimiento de desincorporación.
e. Una vez efectuada la inspección, la Coordinación de Bienes Públicos actualiza
la información en los inventarios de Bienes Públicos de acuerdo a lo observado en
las inspecciones.

3. ACTUALIZACIÓN TRIMESTRAL
a. Luego de las inspecciones realizadas a los bienes públicos mensualmente y el
inventario general esté actualizado, se debe enviar la comunicación a SUDEBIP
los primeros cinco (5) días continuos del mes siguiente al vencimiento de cada
Trimestre.
b. En una Plantilla de Excel suministrada por el Área de Registro de los Bienes
Públicos de la SUDEBIP, se coloca por libros los bienes que fueron incorporados
en el trimestre al Inventario de los bienes públicos por compra o asignación, en el
libro siguiente los cambios de unidad administrativa efectuados durante el
trimestre, en el siguiente los cambios de condición física, en otro libro se colocan
los bienes que fueron desincorporados (según sea el caso) y cualquier otra
información que deba ser actualizada ante la SUDEBIP.
c. En la plantilla se deberán colocar todas las categorías con las que el bien fue
registrado solo colocando el cambio realizado como se requiere.
d. Se elabora un correo electrónico dirigido al Área de Registro General de Bienes
Públicos redactando los cambios que en el Libro Excel se encuentran y anexando
el archivo con la información específica actualizada.
d. El Responsable Patrimonial procede a redactar el oficio dirigido a la Máxima
Autoridad de SUDEBIP en el que nombran los cambios efectuados y confirma el
envío de la actualización mediante el correo electrónico del área asignada.
e. En un lapso de quince (15) días continuos siguientes a la rendición se
aguarda la notificación por parte del Área de Registro General de Bienes
Públicos que la información suministrada se encuentra sin novedades
mediante Oficio, de lo contrario se comunicaran con La/ el responsable
patrimonial de Bienes Públicos de la SUNAI en donde se tendrá que
subsanar y ser enviados nuevamente la información mediante correo
electrónico.
d. Una vez aprobada la actualización, la Superintendencia de Bienes Públicos
remite mediante oficio a la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna
(SUNAI) la aceptación de la actualización de los Bienes Públicos.

4. CAMBIOS DE UBICACIÓN
 SALIDA O TRASLADO
a. La unidad administrativa que necesite la salida o traslado de un bien,
deberá solicitar formalmente por correo institucional al Responsable
Patrimonial la autorización y aprobación de salida de movimientos de
bienes muebles y equipos varios para actividades institucionales entre
otros, por medio del formato de MOVIMIENTO DE BIENES PÚBLICOS.
b. El Gerente o Coordinador de la unidad administrativa solicitante deberá
firmar el formato de Movimiento de Bienes, junto con seguridad y custodia,
la unidad asignada y el /la Responsable Patrimonial.
c. En el retorno del bien deberá ser firmado el formato de movimiento de
bienes como recibido por todos los antes mencionados a fin de constatar
que el bien haya regresado en las condiciones citadas en el formato de
movimiento de bienes al momento de su salida.

 MOVIMINETO INTERNO
a. La unidad administrativa que necesite un traslado interno, deberá solicitar
formalmente por correo institucional al Responsable Patrimonial la
autorización y aprobación del movimiento interno del o los bienes muebles y
 equipos varios, por medio del formato de MOVIMIENTO DE BIENES
PÚBLICOS.
b. El analista de bienes Públicos se encargará de hacer el llenado de la
información del o los bienes solicitado(s) en el formato de movimiento de
bienes públicos.
c. El Gerente o Coordinador de la unidad administrativa solicitante deberá
firmar el formato de movimiento de bienes junto con el /la Responsable
Patrimonial.
d. En el retorno del bien solicitado deberá ser firmado por la unidad solicitante
el formato de movimiento de bienes como recibido a fin de constatar que el
bien haya regresado en las condiciones citadas en el formato de
movimiento de bienes al momento de su salida.

PROCEDIMIENTO 4
MANTENIMIENTO DE LOS BIENES PÚBLICOS

1 OBJETIVO
Establecer los pasos que debe seguir la Coordinación de Bienes Públicos para la
Actualización y resguardo de los Bienes Públicos de la Superintendencia Nacional
de Auditoría Interna-SUNAI, a los fines de procurar la consistencia de los registros
y cifras y el adecuado control de los Bienes públicos.
Establecer un procedimiento claro y detallado para la Coordinación de Bienes
Públicos de la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI) a los fines
de asegurar la actualización y protección adecuada de los bienes públicos de la
institución.
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a la Coordinación de Bienes Públicos de la
Oficina de Administración y Finanzas en conjunto con la Coordinación de Compras
y todas las Unidades Administrativas de la SUNAI.
Incorporación, Codificación e Identificación
3. CONTEXTO NORMATIVO
El contexto normativo que rige para la ejecución del procedimiento de la
Incorporación de Bienes, bajo la responsabilidad de la Coordinación de Bienes
Públicos, se enmarca dentro de las disposiciones legales, reglamentarias y
directrices nacionales e institucionales, que se relaciona a continuación.
PROCESOS
1.1 MANTENIMIENTO PREDICTIVO:
Se crea un plan para llevar a cabo los Mantenimientos de los Bienes Públicos
propiedad de la SUNAI, los que se encuentren bajo asignación, adscripción,
custodia o protección.
1. La/ el responsable Patrimonial solicita ante la coordinación de finanzas las
órdenes de pago de los mantenimientos de Bienes Públicos para colocar
los mantenimientos correctivos en la ficha de mantenimiento y proceder a
ejecutar el plan de mantenimiento anual.
2. Durante el primer trimestre del ejercicio económico financiero en curso, se
crea el Plan anual de mantenimiento, verificando todos los mantenimientos
correctivos realizados el año anterior y los precios de los mismos,
constatando la durabilidad de los mismos.
3. La Responsable patrimonial se reúne con la/el Gerente de Administración y
Finanzas para revisar el plan anual de mantenimientos y verificar que se
posea la disponibilidad presupuestaria para ejecutar los mantenimientos de
los Bienes.
4. En caso de haber la disponibilidad presupuestaria necesaria se aprueba el
Plan y se procede a ejecutarlo
5. En caso de no haber la disponibilidad presupuestaria necesaria la Gerencia
de Administración y Finanzas realiza las siguientes consideraciones:
5.1 Reprogramación de meta financiera: de acuerdo a lo establecido
en el Reglamento N° 1 de Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público, sobre el Sistema Presupuestario,
según Decreto N° 3.776, publicado en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N° 5.871 de fecha 12/08/2005
(modificaciones presupuestarias).
5.2 Solicitud de crédito adicional: debidamente autorizado por la
Máxima Autoridad del órgano o ente, siguiendo la normativa legal
vigente.
5.3 De no existir respuesta: de los ítems anteriores elabora
memorándum a la Coordinación de Bienes Públicos, notificando la
insuficiencia de créditos presupuestarios para ejecutar los
mantenimientos de acuerdo al Plan de Acción elaborado, anexando
la documentación que evidencie tal situación tales como: plan de
mantenimiento, cronogramas de Mantenimiento donde se
especifique el costo y materiales utilizados, y los créditos
presupuestarios existentes o aprobados para ello.
6. En cualquiera de los casos la/el Responsable Patrimonial recibe el oficio de
la notificación de la verificación de la disponibilidad presupuestaria para los
mantenimientos de los Bienes Públicos.
 7. En el caso de la respuesta sea que no hay disponibilidad presupuestaria,
la/el responsable patrimonial procede a enviar un Oficio a la
Superintendencia de Bienes Públicos en donde indique la incidencia para
efectuar el mantenimiento, conservación y protección de los Bienes
Públicos, anexando la documentación necesaria que evidencie dicha
insuficiencia.
1.1.2 Mantenimiento a los Bienes Públicos adquiridos
En la Elaboración del Plan Anual de mantenimientos no van expresos los
bienes adquiridos en el mismo ejercicio económico financiero ya que se utiliza
el año para estudiar el mantenimiento que ellos requieran para que al siguiente
año se puedan planificar los mantenimientos por la experiencia adquirida.

 MANTENIMIENTO PREVENTIVO
 MANTENIMIENTO CORRECTIVO
A LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS
A LOS MOBILIARIOS
A LOS VEHICULOS
AL INMUEBLE
PROCEDIMIENTO 5
DISPOSICIÓN DE LOS BIENES PÚBLICOS
5.1 DESINCORPORACIÓN
 MATERIAL ESTRATÉGICO SUSCEPTIBLE DE RECICLAJE CON Y SIN
TITULARIDAD
 POR ROBO O HURTO
 POR OBSOLESCENCIA
5.2 ENAJENACIÓN
 POR DONACIÓN
 DACIÓN EN PAGO
 VENTA: POR ADJUDICACIÓNDIRECTA Y POR OFERTA PÚBLICA
 PERMUTA: POR ADJUDICACIÓN DIRECTA, POR OFERTA PÚBLICA
 APORTE AL CAPITAL SOCIAL

PROCEDIMIENTO 6
CAPACITACIONES EN MATERIA DE BIENES PÚBLICOS
1. OBJETIVO
Establecer los pasos que debe seguir la Coordinación de Bienes Públicos para la
capacitación del personal y de los enlaces de las unidades administrativas de la
Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI), a los fines de obtener el
conocimiento necesario para ejecutar las operaciones pertinentes en concordancia
con la normativa vigente de la Superintendencia de Bienes Públicos (SUDEBIP)
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a la Coordinación de Bienes Públicos de la
Oficina de Administración y Finanzas en conjunto con todas las Unidades
Administrativas de la SUNAI.
3. CONTEXTO NORMATIVO
El contexto normativo que rige para la implementación de programas de
capacitación en materia de Bienes Públicos, bajo la responsabilidad de la
Coordinación de Bienes Públicos, se enmarca dentro de las disposiciones legales,
reglamentarias y directrices nacionales e institucionales, que se relaciona a
continuación.
4. CAPACITACIONES
4.1. SOLICITUD DE CAPACITACIONES

4.1.1 PARA NUEVO PERSONAL

a) La Coordinación de Bienes Públicos elabora un cronograma de actividades
anual en el cual incluye las capacitaciones del nuevo personal de la
Coordinación de Bienes Públicos.
b) Se solicita por correo electrónico a la Dirección de Normas Técnicas y
Capacitación la información respecto a las capacitaciones disponibles,
cronogramas y requisitos, y de acuerdo a lo remitido por la misma, se
elabora el listado con el nuevo personal de la Coordinación de Bienes
Públicos y los nuevos enlaces de las unidades administrativas.
c) Una vez definido el personal que será capacitado, el Responsable
Patrimonial accede al Sistema de Registro General de Bienes Públicos,
selecciona la opción “Crear nueva capacitación” y completa el formulario
otorgado por el sistema.
d) Una vez remitida la solicitud de capacitación a la Superintendencia de
Bienes Públicos a través del sistema de Registro General de Bienes
Públicos, ésta otorgará el presupuesto o cotización en formato PDF de
acuerdo a la cantidad de participantes postulados.
 e) Se remite la información a la Coordinación de Compras de la Oficina de
Administración y Finanzas, previa revisión y aprobación por parte de el/la
Responsable Patrimonial para la adquisición de las capacitaciones
disponibles en conjunto con el presupuesto o cotización remitida por la
Superintendencia de Bienes Públicos (SUDEBIP). Éste pago debe ser
realizado dentro de los ocho (8) días hábiles contados a partir de la
recepción de la cotización por parte de la SUNAI.
f) Una vez realizado el pago, la Coordinación de Compras deberá remitir el
comprobante del pago a la Coordinación de Bienes Públicos, y éste último
registra los datos solicitados en el sistema y adjunta el comprobante en
formato PDF.
g) Una vez enviada la información correspondiente a la SUDEBIP, éste
enviará la factura en formato PDF por el sistema, se procede a coordinar
con la Dirección de Normas Técnicas y Capacitación para que establezcan
las fechas disponibles y coordinar con la Superintendencia Nacional de
Auditoría Interna (SUNAI) el espacio, así como las condiciones establecidas
por la misma.
h) El/la Responsable Patrimonial registra los datos de identificación de los
participantes en el sistema, se selecciona los ítems de los requerimientos
solicitados en el en la lista de chequeo, el lugar donde será dictada la
capacitación y se imprime el material a reproducir para cada participante.
i) Se genera el formato Anexo “B”, se imprimen dos ejemplares con firma y
sello del Responsable Patrimonial y se consignan el día de la capacitación.

4.1.2 PARA PERSONAL ACTIVO

a) Se establece el mismo procedimiento que se realiza para el nuevo
personal, tomando en cuenta el tiempo de ejecución de las operaciones
realizadas dentro de la Coordinación de Bienes Públicos, y se establece
dentro del cronograma la programación de las capacitaciones anualmente,
a fin de que éste pueda renovar toda la información ya adquirida en su
ingreso, así como también obtenga información actualizada.
b) Remitir en la Planilla proporcionada por la Oficina de Recursos Humanos
(RRHH) de Detección de Necesidades de Adiestramiento las
capacitaciones ofrecidas por la Superintendencia de Bienes Públicos a fin
de que sean coordinadas las capacitaciones anualmente para el personal
de la Coordinación de Bienes Públicos, así como también del personal
enlace de las unidades administrativas.

4.2. REALIZACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

 a) El personal postulado asiste el día de la capacitación, entrega en formato
físico los soportes de pago de impuestos correspondientes (comprobantes
de retenciones) en conjunto con la planilla formato Anexo B firmada y
sellada por el Responsable Patrimonial al personal autorizado por la
Dirección de Normas Técnicas y Capacitación y recibe la factura en formato
físico de su parte.
b) Una vez terminada la capacitación, se entrega la Factura en formato físico a
la Coordinación de Compras y se archiva una copia en la Coordinación de
Bienes Públicos con el sello de Recibido.
c) Posteriormente, se recibe correo por parte de la Dirección de Normas
Técnicas y Capacitación con la notificación de acceso al sistema para
descargar los certificados obtenidos, el/la Responsable Patrimonial accede
al Sistema visualiza y descarga los certificados en la opción “imprimir” y se
remiten a cada participante vía digital por correo institucional con copia al
Responsable Patrimonial.

7. NECESIDADES INMOBILIARIAS
1. OBJETIVO
Establecer los pasos que debe seguir la Coordinación de Bienes Públicos para
presentar las Necesidades Inmobiliarias de la Superintendencia Nacional de
Auditoría Interna (SUNAI) a la Superintendencia de Bienes Públicos (SUDEBIP),
en concordancia con la normativa vigente de la Superintendencia de Bienes
Públicos (SUDEBIP)
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a la Coordinación de Bienes Públicos de la
Oficina de Administración y Finanzas de la SUNAI.
3. CONTEXTO NORMATIVO
El contexto normativo que rige la presentación de las necesidades inmobiliarias de
la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI) a la Superintendencia
de Bienes Públicos (SUDEBIP), bajo la responsabilidad de la Coordinación de
Bienes Públicos, se enmarca dentro de las disposiciones legales, reglamentarias y
directrices nacionales e institucionales, que se relaciona a continuación.

4. NECESIDADES INMOBILIARIAS
4.1. DETECCIÓN DE NECESIDADES INMOBILIARIAS
a) La Coordinación de Bienes Públicos de la Oficina de Administración y
Finanzas revisa la Programación anual de la Superintendencia Nacional de
 Auditoría Interna (SUNAI) para el ejercicio económico financiero siguiente
con las unidades administrativas correspondientes y consulta la
planificación en cuanto al personal estimado necesario para el
funcionamiento de la SUNAI.
b) De acuerdo a la programación de la SUNAI, se revisan los planes de
expansión o adquisición de otras sedes con el fin de cumplir con sus
funciones de forma efectiva y se solicita al área respectiva la información
respecto a la a las condiciones físicas y de estructura del bien inmueble
requerido.
c) Una vez detectada la necesidad inmobiliaria se cuantifica y cualifica y se
informa al Responsable Patrimonial de acuerdo al estudio realizado de los
Bienes Inmuebles.

4.2 . PRESENTACIÓN DE NECESIDADES INMOBILIARIAS

a) El responsable Patrimonial recibe la información o resultados del estudio
realizado por la Coordinación de Bienes Públicos respecto a los Bienes
Inmuebles y elabora el Programa de Necesidades Inmobiliarias.
b) Comprueba de acuerdo a la información suministrada por las unidades
administrativas las necesidades de adquirir inmuebles, bien sea, por
incremento de personal o cambio de la estructura organizacional.
c) El responsable patrimonial realiza el programa de Necesidades
Inmobiliarias con la información recibida y lo presenta a la Superintendencia
de Bienes Públicos en el último trimestre del año en curso.