Scientia et Technica Ao XVI, No 45, Agosto de 2010. Universidad Tecnolgica de Pereira.

ISSN 01221701

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RESUME N SANDRA ESTRADA El contenido de este artculo incluye elementos de anlisis para el Ingeniera MEJA de Sistemas, Ph. D. control y evaluaci del complej sistema de logstico en las Universidad Tecnolgica de Pereira. n o s organizaciones. En este sentido, se presentacostos un breve marco sestrada@utp.edu.co conceptual yun procedimiento prctico para la determinacin de se propone los costos logsticos, aplicado en una Luego, se realizan LUZ STELLA RESTREPO empresa. y vertical a la estructura de costos logsticos causados en anlisis horizontal DE OCAMP dos periodos. Al final, se relacionan valiosas conclusiones que Ingeniera Industrial, M.Sc. O pueden como reflexin para controlar y reducir el impacto de los tomarse Universidad Tecnolgica de Pereira. costos logsticos en la rentabilidad y productividad de las luzrestrepo@utp.edu.co organizaciones. PALABRAS CLAVES: Anlisis vertical y anlisis horizontal, PEDRO PABLO costos logsticos, costos de distribucin, costos de suministro fsico, BALLESTEROS SILV costos de cliente y plan de servicio al Ingeniero Industrial. A mejoramiento. M. Sc en Investigacin de Operaciones y Estadstica con nfasis en Produccin ABSTRAC Coordinador Especializacin en Logstica T Empresarial The content of this paper includes elements of analysis for the Universidad Tecnolgica de Pereira monitoring and evaluation of complex system of logistics costs in ppbs@utp.edu.co organizations. In conceptual framework and proposes a this sense, is a brief esp_logist_emp@utp.edu.co practical for the determination of logistics costs, applied in a procedure Investigador lder del grupo Logstica: company. Then it made horizontal and vertical analysis of the structure of Estrategia de la cadena de suministro, logistics costs incurred in both periods. In the end, relate valuable registrado en Colciencias. conclusionstaken as a reflection in order to control and reduce that can be the impact of logistic costs profitabilit and productivity on y of organization s s. KEYWORDS: Vertical analysis and horizontal analysis, logistic costs, distribution costs, costs of physical supply, customer service costs and for plan improvement. 1. INTRODUCCI N En todas las empresas, de alguna se han En este articulo, los autores pretenden analizar manera, por intervenir este crtico tema relacionado hecho cmo los costos logsticos en el proceso de crear esfuerzos influyen concostos logsticos. Lo cierto es que en sus valorclientes, proveedores y para la misma los para diferentes se causan, afectando por empresa. categoras, general un lo porcentaje de las ventas 1 Ninguna actividad que se realiza en las organizaciones . es gratuita. Por ejemplo, mantener un elevado nivel de servicio al cliente implica una respuesta inmediata El origen de este trabajo radica en la necesidad de de tiempo, lugar e incluso de inventarios buscar una forma de analiza la incidencia los costo (existencias y almacenamiento) y esto cuesta. Uno de los resultados r de s logsticos, que contribuya efectivamente para evaluar del artculo es mostrar hasta dnde se pueden controlar el cumplimiento de las funciones de la logstica en los costos logsticos cuando se busca un equilibrio cada de la cadena de suministro y su relacin eslabn con elde servicio ofrecido al nivel con elde servicio. nivel cliente. En nuestro medio los costos logsticos estn dispersos 1 en varia actividades, lo cual dificult su adecuada Ver Bernard L. Lalonde y Paul H. Zinszer, quienes afirman que s a identificacin y anlisis, no obstante se presentan costos logsticos oscilan en un rango entre el 4% y el 30% del los de volumen en el
ventas. Fecha de Recepcin: 17 de junio de Fecha 2010 de Aceptacin: 13 de Agosto de 2010

ANLISIS DE LOS COSTOS LOGSTICOS EN LA ADMINISTRACIN LA CADENA DE DE SUMINISTRO Analysis of Cost Logistics in the Supply Chain Management

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desarrollo del trabajo algunos aportes para al menos en algunas categoras, propuestas en las ubicarlos fuentes bibliogrficas secundarias que han sido consultadas, y que se relacionan en la bibliografa. La metodologa empleada para la de este redaccin documento consisti en la revisin de varias fuentes bibliogrficas conformadas por textos especializados de reconocidos autores, consultas realizadas en revistas de logsticas tanto fsicas como virtuales y el conocimiento de las actuales polticas de logstica establecidas por el gobierno colombiano 2 . 2. MARCO CONCEPTUAL Para una mejor comprensin de los costos logsticos, es conveniente presentar algunos conceptos que son claves en el desarrollo del trabajo: Costos logsticos: son los costos en que incurre la empresa u organizacin para garantizar un determinado nivel 3 de servicio a sus clientes y proveedores . Existen 4 varias para su clasificacin , pero los autores se formas 5 acogen a la propuesta de [2004]: Costos de Ballou de suministro fsico,distribucin, servicio al costos y costos de . cliente Costos de distribucin: Es quiz el costo ms 6 significativo costos logsticos . Incluye entre otros dentro de los los siguientes elementos: costos de transportes de productos inventarios de productos terminados, costo terminados, de procesamiento de pedidos y costos de administracin y
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Ver Poltica Nacional de Logstica, documento CONPES Nacional de Poltica Econmica y Social, Repblica de Consejo Departamento Nacional de Planeacin, octubre de 2008, Colombia, 3 Bogot. (2001) propone que el desempeo logstico de clase Log Fac incluye los siguientes aspectos: porcentajes de errores menores de 1 mundial mil por pedidos transportados; costos logsticos como mximo 5% de las ventas; coeficiente de rotacin de inventarios de equivalente al terminados de 20 o ms veces al ao; tiempo total de ciclo de productos igual a pedido 5 das laborales; costo de transporte de 1% o menos de ingresos por ventas si los productos vendidos estn a ms de US$ 5 los libra por 4 . Ricardo de Navascus, en su libro Manual de Logstica propone la clasificacin de costos logsticos segn la secuencia de Integral en costos de aprovisionamiento, costos de almacenaje, flujo distribucin costos de y costos de la informacin 5 asociada. Ronald. Logstica: Administracin de la cadena de Ballou Pearson Educacin, Mxico, suministro. 6 2005. costos de distribucin se desagregan as: costos de Los productos terminados, que incluyen costos de entrada y salida transporte de almacn, cargos de transporte en devoluciones de inventario a la de cargos planta, extra de entrega en pedidos retrasados; costos de productos terminados que comprenden inventarios en trnsito, costos inventarios de almacenamiento (en puntos de venta) , costo de inventario de costo de obsoleto,almacenamiento en las plantas, costo de manejo de en las plantas; costo de procesamiento de pedidos, compuesto materiales procesamiento de pedidos de clientes, procesamiento de por reabastecimiento de inventarios, procesamiento de pedidos pedidos de costos de administracin y gastos generales, formados por retrasados; de gastos gerenciales no asignados, depreciaciones (del distribucin almacenamiento propio, del equipo de manejo de materiales, del espacio de de equipo transporte).

gastos generales asociados a la distribucin. (Ver anlisis y horizontal presentado ms adelante). vertical Toda empresa hace inversin en equipos de transporte oubcontrata este servicio para realizar la s distribucin de obviamente estas acciones sus productos y implican de recursos financieros erogacin importantes. Costos de suministro fsico: Son costos que tienen que con: transporte de bienes de suministro o ver insumos,inventarios de bienes de suministro o costo de insumos,de procesamient cost de pedidos, cost de o o almacenamiento, cost de administraci oy gastos n generales asociados ao costos de suministro . 7 los Tngase que este costo posee categoras similares al en cuenta de costos de distribucin y en ambos casos es los necesario ejercer control. 8 Costos de servicio al cliente : Su clculo no es fcil y debe una medida o base del servici determinarse poder hacer la comparacin, como o logstico para por ejemplo la medicin del servicio de distribucin en funcin del porcentaje de entregas desde el almacn en un da, establecer el porcentaje promedio de inventario, nmero y porcentaje de pedidos atrasados, tiempo total del ciclo de pedidos para el procesamiento normal y para pedidos atrasado, entre otros. 3. PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR LOS COSTOS Una forma prctica para determinar los costos LOGSTICOS logsticos bue con un nive de confianza se presenta l a continuacin n: 3.1 Desagregar los costo logstico segn las s s categoras establecidas. 3.2 Establecer las bases de clculo de cada uno de los elementos de los costos logsticos por categora. 3.3 Elaborar el informe de costos y servicios logsticos.
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Los costos de suministro fsico se componen de transporte de bienes de suministro (cargos de transporte de entrada a la planta y transporte costos de inventario de bienes de cargos de (almacenamiento sobre materias y manejo de materiales acelerado), suministro materias primas primas), costo de procesamiento de pedidos (de sobre y de pedidos retrasados; costos de administracin y gastos abastecimiento asociados generales al suministro fsico: formados por prorrateo de gerenciale no asignados depreciacione (de espaci gastos almacenamiento propio, del equipo de manejo de materiales, del s , s l o de equipo 8 transporte). de servicio al cliente incluyen porcentajes de Los Costos entrega en almacenesde un da , porcentaje promedio en inventario , tiempo ciclo de total de pedido (basado en la distribucin de los ciclos de pedido percentil 95), entregas de pedidos atrasados y divididos, en el atendidos pedidos completos, tasa de surtido de artculos de lnea, de los clientes devoluciones por daos, inventario obsoleto, errores de de pedidos y entregas tardas (estimado como un porcentaje de las procesamiento brutas, ventas y porcentaje del tiempo disponible de produccin en ocasionado suspensin por fallas en el suministro.

de

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Hacer anlisis de los resultados. 3.5 Validar los resultados. 3.6 Elaborar un plan de mejoramiento incluyendo indicadores de costos logsticos. A continuacin se hace una descripcin detallada de los numerales 3.1 y 3.2: Costos de distribucin: o Costo de en este caso pueden s considerarse transporte: dos tipos de transporte: de bienes entre productores y Transporte almacenes distribuidores y transporte de productos desde los almacenes distribuidores hacia los puntos de venta ylientes c finales. El primero, conocido tambin como transporte de distancia puede efectuarse por medios larga terrestres y camin), areos (ferrocarril martimo (avin), y fluvial . El segundo, transporte distribuci por n su especializacin, de normalmente se hace con personal y la propia empresa. Cuando este servicio medios de se contrata se hace con la modalidad de autopatrones la exclusividad hacia la donde prima organizacin. Qu aspectos se deben tener en cuenta para su clculo ? El costo total de transporte est determinado por la sumatoria de los diferentes costos que conforman la cadena de transporte. Cuando el servicio es prestado por un operador o proveedor de transporte, el costo se refleja en la respectiva factura. Si el servicio de transporte es por efectuado medios propios, suele hacerse una clasificacin de este costo en costos fijos y costos variables. Como fijos se consideran: costos de los equipos o vehculos, mantenimiento (parte) sistemas administracin yamortizacin (parte), de informacin, inters (constituidos por el costo de oportunidad de inversin fijos), gastos generales (personal en activos directivo y administrativos) alquilere y tarifas, licencia de , s transporte, personals de conduccin y en ocasiones el de horas extras de los conductores y pago personalen este auxiliar rubro. Los costo variable pueden ser: mantenimient s s o (parte), consum de combustible de aceite, de o , neumticos. Esta informacin puede obtenerse en las respectivas hojas de los equipos o vehculos.

Costos de suministro fsico: los costos de transporte a este rubro se calculan en forma idntica asociados al descrito en la seccin anterior. Otros costos de esta categora son: o Costo de los pedidos: comprende el conjunto de gastos necesario para reabastecimient de el o renovacin del o insumos so productos inventario. En este costo es conveniente considerar costo de la mano de obra (personal de compras y del almacn), gastos inmobiliarios (superficie y mantenimientodel almacn) deudas pasivas, de la oficina y costo suministro comunicaciones recepci del e , , inspeccin Existe empresas quen su . n segn organizacin interna descomponen estos costos en y fijos variables. o Costo de almacenamiento: Tawfik [2005] 9 afirma costo anual de que el puede almacenamiento oscilar entre el 14% y 36% del valor promedio de productos almacenados. Son elementos de los esta categora el valor promedio de los inventarios (determinados po ao), interese sobr la r e inversin (estimados aplicando spor ejemplo la tasa bancaria o su equivalente), gastos de seguros varia entre (pueden 1% y del valo 3% r promedi r del el inventario) impuest predia o , (representado entre 2% o 4% del l valo y s el r inmobiliario- terreno y almacn), mano de obra (incluye los salarios pagados a los trabajadores por el control y la manipulacin de inventarios), costos de ocupacin o de espacio (se puede estimar una tasa entre el 1% y 5% para aplicando la depreciacin), costo de obsolescencia (que puede estar representado entre un 4% y un 10% del valor promedio del inventario) y costo de deterioro como 1% del valor promedio (expresado del inventario) . o Costos de administracin logstica: en este costo se identifican tres grupos de actividades asociadas a la administracin de los inventarios: tareas relacionada con las entradas (generacin de s etiqueta de ubicacin identificaci de los s , n productos recibidos, control de calidad y cantidad de los insumos y bienes recibidos, etc.), tareas relacionada con las salidas y expedicione s s (elaboracin de listas de empaque, remisiones,rdenes de extraccin, y rdenes edicin de de picking , control de calidad para las expediciones,y tareas asociadas con el control entres otros), de existencia (por conteo fsico del s s s inventario). ejemplo,
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Tawfik Louis: Administracin de la produccin. Mc GRAWEducacin, Mxico, HILL 2005.

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Cmo se calculan los costos de administracin logstica ? Existen dos componentes que pueden ayudar en proceso: considerar el costo del este personal a estas labores (jefes y responsables de dedicado la coordinacin de estos trabajos) y el costo de hardware y software si las tareas administrativas estn sistematizadas. o Gastos generales: Los aspectos relacionados con la identificaci y posterior de otro n evaluacin s costo logstico distinto a los descrito s s s anteriormente tiene unscierto nivel de complejidad planteamiento porqu los organizativo del e s s departamento de logstica y su tratamiento contable pueden originar cierta confusin de criterios y que hacen dispendiosa esta conceptos actividad. Un mtodo prctic que contribuye la o en identificacin de estos otros costos logsticos es logra subdividi en forma adecuada las r r operaciones logsticas y tener en cuenta en cadade ellas todos los recursos necesarios para una el normal desarrollo de la gestin logstica. De esta manera, es conveniente considerar como generales la parte gastos que le proporcional corresponda de los gastos que la organizacin incurre por conceptos tan variados como: servicios a consultores o asesores contratados externos de aduana, asesor (agentes jurdica etc.), a , servicio generales prestado po la propi s r empresa, incluyendo s mantenimiento dea el sus electricidad, agua, instalacione (por s ejemplo, calefaccin, limpieza, vigilancia, etc.), gestin ydministraci a de accesorio logstico (como n s s palets, montacargas, etc.) y direccin general de la empresa y su personal indirecto involucrado en actividades logsticas. Se conocen dos formas de determinar estos gastos generales: por asignacin directa cuando el servicio es ejecutado por empresas externas, a partir de la factura excluyendo los impuestos y otros servicios que no tiene relacin con las actividades logsticas. Si hay intervencin del personal de la propia es necesario conocer las horas empresa trabajadas en estos La ampliacin a estas horas servicios. de costo del hora laborada coeficiente por permite el costo total que se debe establecer asignar. La otra forma es utilizando un coeficiente para la asignacin: aqu es conveniente conocer previamente de los recursos internos asociados el costo anual con operacione las logstica y luego, aplica el s s r correspondiente coeficiente que sea proporcional al

porcentaje anual operaciones.

de los recursos utilizados en estas

Costos de servicio al cliente: como se expres en el de pgina nmero 8 (ver pgina 2), en este pie rubro los costos logsticos no tienen sentido sino existe una medida del servicio logstico contra el cual se puede comparar. Lo ideal es conocer cmo se afecta todo el sistema logstico en lo relacionado con los ingresos. En los informes de gestin logstica estos costos de servici al client se a partir o manifiestan de porcentajes de e cumplimiento de entregas, de promedio de inventario, de pedidos totales, de porcentajes de ventas brutas como en el caso de devoluciones de los clientes por diferentes conceptos. Conocidos en detalle los diferentes costos logsticos, se procede a elaborar ( tomar como referencia datos de empresa) el informe de costos y servicios logsticos, a periodos consecutivos (normalmente partir de dos en forma anual) para efectuar los respectivos anlisis. (Esta corresponde fase numeral 3.3 del procedimient al o propuesto) . Esta informacin puede apreciarse en la tabla 1 que se muestra en este artculo. A partir del informe se realizan los respectivos anlisis en forma vertical como en forma horizontal (3.4 y 3.5): o Anlisis vertical: Costos de distribucin: Representan el 82.7 % de los costos logsticos totales para el ao 2009 y el 77.6% ao para el 2008. Tomando como base los costos de distribucin fsica cada ao, su distribuci porcentua en sus para n l componentes es: Costos de transporte de bienes o productos terminados: Ao 2009: 52.7 % y ao 2008, 54.6% Costo de inventario de productos terminados: Ao 2009: 29.4 % y ao 2008, 26.2% Costo de procesamiento de pedidos: 12.8 % y ao 2008, Ao 2009: 13.3% Costos de administracin y gastos generales 5.1 % y ao 2008, Ao 2009: 5.9% Costos de suministro fsico: Representan el 17.3 % de los costos logsticos totales para el ao 2009 y el 22.4% para el ao 2008.

276 Costos de distribucin fsica de transporte de bienes o productos Costos terminadosde transporte de entrada al Costos almacn Costos de transporte en devoluciones Costo de inventario de productos terminadosde inventario de productos en Costos trnsito Costo de manejo de materiales Costo de procesamiento de pedidos de procesamiento de pedidos de Costo clientes Costos de procesamiento de pedidos atrasados Costos de administracin y gastos generales Costos de depreciacin del espacio de almacenamiento Costos de depreciacin del equipo de transporte

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Ao 2009 30.000.000 36.750.000 4.500.000 7.200.000 3.360.000 13.200.000 23.400.000 3.720.000 11.620.000 2.550.000 4.840.000 3.120.000 2.322.000 1.350.000 810.000 148.742.000

Ao 2008 27.000.000 33.750.000 3.750.000 6.400.000 3.120.000 6.600.000 20.800.000 3.480.000 10.920.000 2.475.000 3.900.000 2.860.000 2.322.000 1.350.000 1.080.000 129.807. 0

Variaci n 11,1% 8,9% 20,0% 12,5% 7,7% 100,0% 12,5% 6,9% 6,4% 3,0% 24,1% 9,1% 0,0% 0,0% -25,0% 1 ,6%

Costos de transporte de bienes de abastecimiento Costos de transporte de entrada a la planta Costo de almacenamiento de insumos Costo de procesamiento de pedidos de procesamiento de pedidos de Costo abastecimiento Asignacin de gastos generales no asignados Costos de depreciacin del equipo de transporte Total de costos de distribucin
Tabla 1. Reporte de costos y servicios logsticos en la empresa XYZ 0

60 00 0 . 0 . 0 40 00 0 36 00 0 . 5 . 0 2 00 0 7 00 0 3 50 0 6 00 0 5 00 0 3 . 5 . 0 1 87 20 0 7 . 9 . 0

92 00 0 48 00 0 . 0 . 0 . 8 . 0 9 50 0 8 . 0 8 . 0 4 . 0 3 . 0 0 . 0 3 . 6 . 0 2 . 0 . 0 1 73 60 0

1 ,7% 1 ,7% - 8 - 9 1 1 ,1% - 8 0 0 0 - 7 1 ,6% ,4%