PROCEDIMIENTO ESPECFICO RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Aprovisionamientos y Almacenamientos Cdigo ndice 1. TABLA RESUMEN..................................................................................... 2 2. OBJETO................................................................................................... 2 3. ALCANCE................................................................................................. 3 4. RESPONSABILIDADES ............................................................................

3 5. ENTRADAS .............................................................................................. 3 6. SALIDAS ................................................................................................. 4 7. PROCESOS RELACIONADOS .................................................................... 4 8. DIAGRAMA DE FLUJO.............................................................................. 5 9. DESARROLLO .......................................................................................... 6 9.1. APROVISIONAMIENTO ..................................................................... 6 9.2. RECEPCIN Y REGISTRO DEL MATERIAL .......................................... 7 9.3. ALMACENAMIENTO DEL MATERIAL................................................... 8 9.4. APROVISIONAMIENTO INTERNO.................................................... 10 10. ARCHIVO ............................................................................................ 11 11. DEFINICIONES ................................................................................... 11 12. FORMATOS Y REFERENCIAS ................................................................ 11 G-012-6 Edicin 0

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

Realizado:

Revisado y aprobado:

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1. TABLA RESUMEN
SECTORES SUBSECTOR/ES ACTIVIDAD/ES GUAS ACTIVIDAD/ES TIPOLOGA DEL PROCESO PROCESO RESPONSABLE PROCESO TURISMO, HOSTELERA Y RESTAURACIN TURISMO ALOJAMIENTO Y HOSPEDAJE, RESTAURANTES, BARES Y CAFETERAS HOTELES;RESTAURANTES ESPECFICO APROVISIONAMIENTOS Y ALMACENAMIENTOS RESPONSABLE DE REA/DIRECCIN GESTIN ADMINISTRATIVA, SEGURIDAD ALIMENTARIA, MANTENIMIENTO Y LIMPEZA, PLANIFICACIN DEL SERVICIO, EVALUACIN DEL SERVICIO, GESTIN DE RESERVAS, RECEPCIN Y FACTURACIN, CONFECCIN DE MENS

PROCESOS RELACIONADOS

ENTRADAS:NECESIDAD DE MATERIAL RESPONSABLE:PERSONAL DE ALMACN EN STOCK SALIDAS:MATERIAL IDENTIFICADO Y ALMACENADO, ASEGURANDO LA RESPONSABLE:PERSONAL DE ALMACN CALIDAD DE SERVICIO A LOS PEDIDOS INTERNOS

2. OBJETO
En este procedimiento se describe la sistemtica a seguir para llevar a cabo la planificacin de existencias y el correcto almacenamiento y control peridico de las mismas, teniendo como resultado final el asegurar un suministro de calidad en el establecimiento.

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3. ALCANCE
El proceso empieza con la planificacin de las cantidades de materiales a almacenar para asegurar el servicio, continua con la recepcin de la mercanca por parte del personal de almacn en las instalaciones de depsito del establecimiento y finaliza con el correcto aprovisionamiento interno. Actividades a las que afecta este proceso: Hoteles, cualquiera que sea su especialidad y categora. Restaurantes de cualquier categora.

4. RESPONSABILIDADES
Personal de almacn: - Conocer el contenido de las presentes normas y recibir formacin sobre el modo de aplicarlas en el establecimiento. - Recepcin de material y archivo de documentacin. Responsable de almacn: - Asegurar que en los servicios de aprovisionamiento y almacenamiento se respetan las instrucciones previstas para alcanzar los niveles de calidad definidos en este procedimiento. - Resolver las incidencias con el proveedor que tengan lugar durante la recepcin de la mercanca. Gerencia: - Designar al responsable de almacn. - Aprobacin de pedidos y supervisin del trabajo del Responsable de Almacn.

5. ENTRADAS
El proceso da comienzo con la necesidad de un determinado stock, de realizar las compras de material para mantener dicho stock y gestionar el almacenamiento de materias primas y otros materiales.

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6. SALIDAS
La finalizacin del proceso es con la mercanca almacenada en condiciones ptimas, estando el servicio de aprovisionamiento interno coordinado con el resto de reas y siendo ste eficaz.

7. PROCESOS RELACIONADOS
Gestin administrativa. Planificacin de los servicios. Gestin de reservas, recepcin y facturacin. Seguridad Alimentaria. Confeccin de menus. Evaluacin del Servicio. Mantenimiento y limpieza.

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8. DIAGRAMA DE FLUJO

NOTA: El nmero que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento, DESARROLLO al que pertenece.

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9. DESARROLLO
9.1. APROVISIONAMIENTO
Habitualmente, las categoras de productos almacenados en el establecimiento son las siguientes: a) Productos alimenticios perecederos. b) Productos alimenticios no perecederos. c) Productos alimenticios congelados. d) Bebidas de elevada rotacin. e) Bebidas de baja rotacin. f) Productos de limpieza y productos de piscina. g) Artculos tcnicos de elevada rotacin. h) Material de oficina. i) Mantelera y lencera. j) Vajilla, cristalera, cubertera, etc. k) Productos higinicos y de acogida. l) Gasleo Combustibles (en algunos casos el aprovisionamiento lo realiza el rea de mantenimiento). La Gerencia del establecimiento debe definir los requisitos exigibles a las materias primas y productos que sea necesario adquirir. As mismo, debe asegurarse de que todas las materias primas y productos nuevos se comprueban antes de su aceptacin. Se definirn tambin las cantidades mnimas necesarias que debe haber disponibles de productos crticos, con el fin de asegurar que se puedan ofrecer los diferentes platos y bebidas que aparecen en los soportes de venta. As mismo se definirn las cantidades mnimas de menaje, vajilla y repuestos, y materiales de taller, productos de limpieza y elementos necesarios para el servicio de forma que se garantice la prestacin adecuada del mismo, incluso en los das de mxima afluencia.

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9.2. RECEPCIN Y REGISTRO DEL MATERIAL

El personal del almacn, en la zona especialmente habilitada para ello, recepcionar los artculos enviados por el proveedor, asegurndose de que la mercanca recibida se corresponde (en cantidad, peso, caractersticas, etc.) con el pedido realizado (con la ayuda de una bscula, en caso necesario). Adems a la recepcin de materias primas y productos se deben realizar los siguientes controles: a. Se deben controlar la temperatura, el color, olor, consistencia, etc. adecuados a cada alimento y la ausencia de materias extraas, especialmente en los productos frescos. b. Debe comprobarse que los productos estn dentro del periodo de consumo o dentro de los plazos exigidos por el establecimiento. c. Debe observarse la integridad del embalaje y el buen estado de los envases. A continuacin, el personal de almacn registra la entrada de material en el programa informtico de gestin o bien en el formato Registro de entrada y archiva el albarn o, en su caso, el albarn-factura que acompaa al envo. Dicho albarn o albarn-factura siempre estar firmado parte del personal de almacn, indicando la fecha de recepcin. El formato Registro de entrada contendr, entre otros, los siguientes datos: -Cdigo identificativo de la mercanca solicitada -Descripcin del material -Cantidad (unidades, kg, etc.) -Nombre de la persona que lo ha recibido -Fecha recepcin En caso de existir algn tipo de incidencia, sta ser registrada en el albarn, que ser remitido al responsable de almacn, quien proceder a tramitarlo como no conformidad y a resolverlo con el proveedor.

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9.3. ALMACENAMIENTO DEL MATERIAL

En general, las caractersticas de espacio de almacenamiento se pueden dividir, por lo menos, en: - Almacn de mercancas como alimentos y bebidas, productos de limpieza, lencera, menaje y vajilla y repuestos y materiales de taller. - Cmaras frigorficas y congeladoras El espacio dedicado a almacenamiento de mercancas debe cumplir distintos requisitos: a) Estar comunicado con el exterior del establecimiento y ser accesible a vehculos de transporte de mercancas. b) Estar en buenas condiciones de limpieza e higiene. c) Estar estructurado de manera que no se produzcan mezclas entre diferentes tipos de productos. Estar definido y formalizado un sistema de almacenamiento que identifique, para cada tipo de material o producto, la zona y lugar donde ha de almacenarse, siendo reflejado en un plano o croquis fcilmente visible. d) Disponer de las condiciones ambientales ms idneas para la mejor conservacin de los alimentos y bebidas que se encuentren en su interior. stas se refieren en trminos generales a: olores, humedad, temperatura, iluminacin, ... e) El espacio de almacn/cmaras debe tener la dimensin necesaria y contar con las instalaciones de mobiliario ms adecuadas (estanteras o similar) para mantener un perfecto orden de los diferentes artculos que se encuentren habitualmente en su interior y evitar que stos estn en contacto directo con el suelo. Cuando el aspecto del material o producto no tenga la suficiente identificacin, las estanteras tendrn un sistema de identificacin (etiquetas, fichas, etc..) de su contenido. f) Los productos alimentarios tendrn de manera visible las fechas de caducidad y/o la fecha de elaboracin o de uso preferente. g) La colocacin de los artculos se realizar comprobando que se pone en lugar ms visible el producto con fecha de caducidad ms prxima, de forma que se asegure una rotacin en funcin de la caducidad del producto. h) Para los materiales o productos frgiles (vidrio, vajillas,etc.), el personal que los manipule tendr en cuenta las instrucciones inscritas en los embalajes, procurando no golpearlos ni apilarlos en alturas excesivas. Adems, se utilizarn recipientes adecuados para su almacenamiento. i) Con una periodicidad semanal, como mnimo, se realizarn las actividades de limpieza y desinfeccin adecuadas para mantener el/los espacio/s de almacenamiento en perfectas condiciones de higiene.

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Para asegurar la calidad del servicio prestado se realizar, por parte del Jefe de almacn, la formacin necesaria al personal, de manera que el servicio sea fiable, no se cometan errores y el personal tenga capacidad de respuesta. CMARAS FRIGORFICAS/CONGELADORAS En caso de existir cmaras frigorficas o congeladoras habr instrucciones sobre el acceso y apertura de las cmaras que eviten posibles incidentes. Se deben mantener unas condiciones higinicas adecuadas, es decir, en perfecto estado de limpieza y orden y se evitar en todo momento el contacto con el suelo. Adems, dispondrn de un termmetro externo para el control de la temperatura. Las cmaras debern subdividirse en distintos compartimentos segn el tipo de alimentos que contengan, como: cmara de verdura, cmara de pescado, cmara de carne, cmara de lcteos y cmara de productos elaborados/semielaborados. Los artculos sern fcilmente localizados e identificados en su lugar de almacenamiento, bien por sealizacin escrita o por distribucin por familias de productos, y se colocar de manera visible la fecha de caducidad o si es de uso preferente. El sistema de almacenamiento tendr en cuenta la rotacin de los productos almacenados, de forma que permita consumir primero los productos ms antiguos para asegurar la no caducidad de los alimentos (first in-first out, el primero que entra es el primero que sale). En las cmaras de congelacin, la temperatura podr ser seguida en todo momento a travs de un termmetro externo para el control de la temperatura, cuidando que marque entre -12C/-18C. Como temperatura del producto se observa entre 18C +/- 3C. Esto se realiza para asegurar el mantenimiento de la cadena de fro, con el fin de inhibir o ralentizar la actividad de las bacterias presentes en los alimentos. La verificacin del almacenamiento en cmaras frigorficas/congeladoras ser realizada, con periodicidad diaria, segn formato Control de cmaras frigorficas/congeladoras, por el Responsable de Almacn. ALMACN DE MERCANCAS COMO ALIMENTOS Y BEBIDAS, PRODUCTOS DE LIMPIEZA, LENCERA, MENAJE Y VAJILLA Y REPUESTOS Y MATERIALES DE TALLER El personal de almacn, diariamente, se cuidar de mantener el almacn en perfecto estado, y de que los artculos sean fcilmente localizados e identificados, bien por sealizacin escrita en la estantera, bien por distribucin por familias de productos. Se verificar que la mercanca se encuentra en condiciones ptimas por parte del personal de almacn, comprobando semanalmente las condiciones de limpieza y orden, segn formato Control almacenes (I) y Control almacenes (II). La preservacin del producto se conseguir manteniendo un ambiente en el almacn controlado: seco, aireado y protegido de los rayos solares.

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9.4. APROVISIONAMIENTO INTERNO

El personal del almacn recibe la hoja de Pedido interno, segn formato, por parte de los jefes de otra rea donde se detallar, de manera inequvoca: -Cdigo identificativo de la mercanca solicitada. -Descripcin del material. -Cantidad (unidades, kg, etc.). -Fecha solicitud. -Fecha prevista recepcin mercanca. -Lugar previsto recepcin mercanca. -Firma jefe de rea correspondiente a la solicitud del pedido. -Firma personal de rea conforme recepcin del pedido. El personal de almacn procede a la recopilacin de la mercanca solicitada, depositndola en el sitio detallado en la hoja de pedido.

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10. ARCHIVO
Toda la documentacin resultante de la actividad de almacn (albaranes, albarnfactura, hojas de pedido, etc.) sern archivados por el personal de almacn en el programa informtico de gestin.

11. DEFINICIONES
Cadena de Fro: Serie de elementos y actividades necesarios para garantizar la calidad de un alimento desde que se encuentra en su estado natural o precocinado hasta su consumo. Tambin es aplicable esta definicin en el caso de productos sanitarios donde se garantiza su calidad desde su produccin hasta su utilizacin.

12. FORMATOS Y REFERENCIAS

Registro de entrada. Control cmaras frigorficas/congeladoras. Control almacenes (I). Control almacenes (II). Hoja de Pedido Interno.

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PROCEDIMIENTO ESPECFICO RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Cdigo REGISTRO DE ENTRADA Fecha....... REGISTRO DE ENTRADA CDIGO MATERIAL DESCRIPCIN RECIBIDO POR CANTIDAD(especificar:unidades, kg, envases, PROVEDOR OBSERVACIONES/INCEDENCIAS etc.) Aprovisionamientos y Almacenamientos G-012-6 Edicin 0

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CONTROL CMARAS FRIGORFICAS/CONGELADORAS CONTROL CMARAS FRIGORFICAS/CONGELADORAS 2007 CONTROL DIARIO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 PROTECCIN/ETIQUETADO SI NO C CMARAS MES: TEMPERATURA/PRODUCTO REALIZADO POR OBSERVACIONES

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CONTROL CMARAS FRIGORFICAS/CONGELADORAS 2007 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 PROTECCIN/ETIQUETADO MES:

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CONTROL ALMACENES (I) CONROL DE ALMACENES (I) 2007 CONTROL SEMANAL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Realizado por: Revisado y aprobado por: LIMPEZA LIMPIEZA SI NO ORDEN SI NO SI ALIMENTOS E BEBIDAS LIMPIEZA NO SI ORDEN NO BODEGA LIMPIEZA SI NO ORDEN SI NO REALIZADO POR MES OBSERVACIONES

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CONTROL ALMACENES (II) CONROL DE ALMACENES (II) 2007 CONTROL SEMANAL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Realizado por: Revisado y aprobado por: MANTELERA Y LENCERA LIMPIEZA SI NO SI ORDEN NO SI PRODUCTOS HIGINICOS LIMPIEZA NO SI ORDEN NO TALLER MES OBSERVACIONES

LIMPIEZA ORDEN REALIZADO POR SI NO SI NO

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PROCEDIMIENTO ESPECFICO RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Aprovisionamientos y Almacenamientos Cdigo HOJA DE PEDIDO INTERNO PEDIDO N:........ HOJA DE PEDIDO INTERNO CDIGO DESCRIPCIN MATERIAL CANTIDADES(ESPECIFICAR UNIDADES, KG, ETC.) REA OBSERVACIONES G-012-6 Edicin 0

FECHA SOLICITUD: FECHA PREVISTA RECEPCIN: LUGAR PREVISTO RECEPCIN: FIRMA JEFE DE REA: RECIBIDO EL DA: FIRMA PERSONAL DE REA:

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