Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR

Planificacin de Auditora

CPA J E M ld Jos E. Maldonado C t d Castro Gerente de Auditora

Waleska I R l O W l k I. Roln Osorio i Gerente de Auditora

Introduccin
Etapas del Proceso de Auditora (3)
Planificacin Trabajo de Campo Comunicacin de Resultados (Informe de Auditora) )

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Introduccin

El Diccionario de la Real Academia Espaola (Ed. (Ed 2001) define planificacin de la siguiente manera: Plan general, metdicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado ..

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Introduccin

Normas de Auditora del Contralor

(Primera Norma de Trabajo de Campo)
El trabajo se planifica adecuadamente y los auditores consideran, entre otras cosas, la relevancia de ese trabajo, trabajo para determinar:
Naturaleza Tiempo p Alcance de los procedimientos de auditora

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Introduccin

Qu es la planificacin de una auditora y cul es su importancia?

Etapa inicial de auditora Serie de pasos (Programa de Auditora) Establecer plan de trabajo Permite conocer la entidad Evita o minimiza la improvisacin
5

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Objetivos Principales de la Planificacin de la Auditora

Conocer la estructura organizacional Familiarizarse con las operaciones Estudiar la reglamentacin aplicable Evaluar los controles internos y riesgos asociados Identificar las reas u objetivos a auditarse
6

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Objetivos Principales de la Planificacin de la Auditora

Seleccionar los programas de auditora q que se utilizarn Preparar un plan de trabajo y estimado de tiempo

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Utilidad del Programa de Planificacin

Asegura cumplimiento del auditor con las normas de auditora Provee guas para la realizacin y distribucin de las tareas d l t Permite al auditor detectar fallas o deficiencias en los controles internos
8

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Pasos a efectuarse durante la planificacin de una auditora Planificacin en la Oficina

Asignar el equipo de trabajo ( (independencia) p ) Notificar el comienzo de la auditora (solicitud de documentos) ( li it d d d t ) Coordinar una reunin inicial con el funcionario principal del rea auditada
9

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Pasos a efectuarse durante la planificacin de una auditora Planificacin en la Oficina

Obtener y estudiar documentos e informacin sobre la unidad a auditarse Reunirse con el Auditor que hizo la auditora q anterior Preparar un Plan de Trabajo y Estimado de Tiempo para la Planificacin
10

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Pasos a efectuarse durante la planificacin de una auditora Planificacin en la Unidad Evaluacin de los factores internos y externos que afectan la unidad:
Organigrama de la unidad Composicin y estructura del cuerpo directivo si aplica directivo, Reglamentacin aplicable Presupuestos Fuentes de ingresos principales de la unidad Gastos principales de la unidad p p Informes emitidos
11

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Pasos a efectuarse durante la planificacin de una auditora Planificacin en la Unidad

Evaluar los controles internos de la unidad o el rea auditada:

Ambiente de Control Interno Evaluacin de Riesgo Presentacin y Comunicacin de Informacin Financiera Actividades de Control Monitoreo

12

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Pasos a efectuarse durante la planificacin de una auditora Planificacin en la Unidad

Ambiente de Control Interno incluye:

Estructura organizacional E t t i i l Independencia en la funcin de auditora interna Adopcin y divulgacin de normas ticas Preparacin y experiencia de los funcionarios de la id d rea l unidad o Descripciones formales de puestos y hojas de deberes d b

13

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Pasos a efectuarse durante la planificacin de una auditora Planificacin en la Unidad

Evaluacin de Riesgo
Identificar las debilidades y fortalezas de los sistemas establecidos en cuanto a la prevencin y deteccin de errores o irregularidades

Comunicacin de Informacin
Datos o informacin del rea o unidad son registrados y comunicados a tiempo para facilitar la toma de decisiones
14

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Pasos a efectuarse durante la planificacin de una auditora Planificacin en la Unidad

Actividades de Control
Polticas, procedimientos, tcnicas o prcticas que permiten a la gerencia disminuir los riesgos identificados (segregacin de deberes deberes, restriccin de accesos, etc.)

Monitoreo
Evaluacin y revisin continua de los controles (creacin de EMPs, supervisin adecuada, evaluaciones peridicas, etc.) l i idi t )
15

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Pasos a efectuarse durante la planificacin de una auditora Planificacin en la Unidad

Cuestionarios de Controles Internos Guas para familiarizarse con la reglamentacin y los procedimientos o normas internas aplicables a las reas a auditarse
Evaluacin de la reglamentacin aplicable Entrevistas a los funcionarios y empleados Observacin de las operaciones Evaluacin de transacciones

16

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Pasos a efectuarse durante la planificacin de una auditora Planificacin en la Unidad

Tipos de Cuestionarios de Controles Internos

Efectivo Propiedad Inventario Ingresos y Cuentas por Cobrar Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos Personal y Nminas Vehculos de Motor Sistemas de Informacin Seguros
17

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Pasos a efectuarse durante la planificacin de una auditora Planificacin en la Unidad

Efectuar la revisin analtica Preparar el Plan de Trabajo y Estimado de Tiempo de la auditora p Informar a la gerencia los hallazgos determinados en la planificacin de la auditora Reunirse con los miembros del equipo de trabajo t b j para i f informarles sobre el resultado d l b l lt d de la planificacin
18

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Comunicacin del Resultado de la Planificacin

Contenido del Memorando de Planificacin

Descripcin d l unidad auditada D i i de la id d dit d reas que sern examinadas Muestra a ser examinada por cada rea Programas de auditora que se utilizarn Auditores necesarios Necesidad de servicios de especialistas o peritos

19

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Hallazgos frecuentes
Ausencia de reglamentacin o normas para regir las operaciones de la unidad Incumplimiento en rendir informes a la Legislatura o a otros organismos dispuestos por ley Incumplimiento de recomendaciones incluidas en los informes de auditores internos y externos Personal sin las cualificaciones necesarias para el puesto
20

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Hallazgos frecuentes

Efectivo
S b i Sobregiros en f d y cuentas b fondos t bancarias i Conciliaciones bancarias no preparadas o preparadas tardamente Informes de remesa no enviados o enviados tarde al Departamento de Hacienda p Recaudaciones depositadas con tardanzas Recibos anulados sin explicar la causa Falta de inventarios de recibos en blanco Pagadores o recaudadores sin nombramientos del Departamento de Hacienda
Contralora a sus rdenes... Auditores Internos del Gobierno - 2009

21

Cont. Hallazgos frecuentes

Ingresos y Cuentas por Cobrar

No se prepararon facturas al cobro No se realizaron gestiones adicionales de cobro a deudores Facturas no estaban prenumeradas Deudores no referidos al Departamento de Hacienda o al Departamento de Justicia

22

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Hallazgos frecuentes

Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos

Falta d F lt de solicitud o requisicin d compra li it d i i i de Compras realizadas bajo la modalidad incorrecta Falta de tres o ms cotizaciones Comprobantes de pago y justificantes no cancelados una vez pagados d Comprobantes de pago no preintervenidos

23

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Hallazgos frecuentes

Propiedad
Ausencia de inventarios fsicos anuales Falta de recibos por propiedad en uso Unidades de propiedad no identificadas con el correspondiente nmero de propiedad Encargados de la propiedad sin nombramientos del Departamento de Hacienda Cambio de Encargado de la Propiedad sin realizar inventario fsico
24

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Hallazgos frecuentes

Almacn e Inventarios
Falta de nombramiento de Guardalmacn Ausencia de inventario perpetuo de materiales No se han establecido cantidades mnimas y mximas Funciones conflictivas realizadas por el Guardalmacn

25

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Qu revelan nuestras auditoras?

REAS MS FRECUENTES

26.0 22.7

Todo el Gobierno 2004-05 al 2007-08

Compras, cuentas por pagar y desembolsos Planificacin - Controles administrativos Otros Construccin de obras y mejoras p permanentes Propiedad Servicios Profesionales Ingresos y cuentas por cobrar c entas

Controles Administrativos Compras y desembolsos

48.7%

12.5 8.6

Personal

7.7

6.7 4.7 3.4 3.0 2.9 1.8

Efectivo Controles Generales Computadoras Controles de microcomputadoras

26

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Cont. Qu revelan nuestras auditoras?

31.59% 28%

CAUSAS Todo el Gobierno 2004-05 l 2007-08 2004 05 al 2007 08

(Informes OCPR)

Inobservancia de leyes, reglamentos y otros Falta de supervisin

Incumplimiento de deberes y/o responsabilidades Proteccin inadecuada de intereses del gob.

15.12% 11.83%
Ausencia controles internos o se apartaron de NSA No administr adecuadamente Ausencia de normas y/o proced. escritos
27

74.71% 74 71%

4.84% 2.18% 1.91%

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Planificacin de la Auditora
La planificacin es un proceso continuo continuo. j , g Los objetivos, el alcance y la metodologa identificados durante la planificacin pueden y deben modificarse de acuerdo a las situaciones que surjan durante la realizacin de las pruebas de campo.
28

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Preguntas?
29

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

CONTAMOS CON SU COOPERACIN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIN Y LA ADMINISTRACIN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PBLICOS
30

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Este adiestramiento tiene el propsito, entre otras cosas, de compartir cosas informacin y estrategias para lograr una sana administracin pblica pblica. El mismo se ofrece independientemente p del resultado de las auditoras que realizaremos sobre el uso de la propiedad y de los fondos pblicos en las unidades examinadas.
31

Contralora a sus rdenes...

Auditores Internos del Gobierno - 2009

Contralora a sus C rdenes...