Instituto de educación abierta
Licenciatura en tecnología y administración de las telecomunicaciones
Tarea 1
Definición de Procesos Administrativos
Ashly Dana Ludwika Ramírez Del Cid
Carné:25006803
Catedrático: Ing. Daniel Campa Álvarez
Curso: Automatización de procesos administrativos 2
Nueva Guatemala de la Asunción, abril 2025
INSTRUCCIONES: Resuelva la tarea 1 correspondiente a los temas de las semanas 1 y
2. Use su libro de texto como apoyo para la solución de este.
Tema: Definición de Procesos Administrativos
Título de la actividad: Explorando los Procesos Administrativos desde una Perspectiva
Sistémica
Objetivo de aprendizaje: Comprender la naturaleza de los procesos administrativos y
su aplicación a través de un enfoque sistémico.
Tarea:
Contexto:
Una empresa de retail (venta al detalle o minorista) que opera múltiples tiendas físicas
y una plataforma de comercio electrónico ha experimentado dificultades en la gestión
de sus inventarios. El crecimiento rápido de la empresa ha llevado a desafíos en la
planificación y control de inventario, lo que ha resultado en problemas de exceso de
stock en algunos productos y escasez en otros. Esto ha generado pérdidas financieras
y ha afectado la satisfacción del cliente.
Descripción del caso de estudio:
La empresa de retail, que vende una amplia variedad de productos que van desde ropa
hasta electrónicos, ha enfrentado dificultades en la gestión de sus inventarios debido
a su rápido crecimiento y la complejidad de su cadena de suministro. A pesar de contar
con un sistema de gestión de inventarios, los gerentes de tienda han reportado
problemas recurrentes, como:
• Exceso de stock en algunos productos, lo que lleva a obsolescencia y pérdida de
capital.
•Escasez de stock en productos populares, lo que resulta en pérdida de ventas y
clientes insatisfechos.
• Dificultades para prever la demanda y planificar los niveles de inventario de manera
efectiva.
• Falta de coordinación entre las tiendas físicas y la plataforma de comercio
electrónico, lo que genera
discrepancias en los niveles de inventario y dificulta la gestión centralizada.
• El equipo directivo reconoce la necesidad de abordar estos problemas de manera
integral y ha decidido buscar soluciones utilizando un enfoque sistémico para
comprender mejor las interacciones y relaciones dentro del proceso de gestión de
inventarios.
Usted asumirá el rol de Administrador dentro de una estructura organizacional, por
tanto, es fundamental conocer el entorno en el cual tendrá que trabajar, para lo cual se
requiere obtener lo siguiente:
Preguntas para el análisis:
1. ¿Cuáles son los principales problemas identificados en el proceso de gestión
de inventarios de la empresa?
La empresa de retail enfrenta actualmente varios problemas críticos en la gestión de
sus inventarios, esto se debe principalmente a su rápido crecimiento tanto en la
demanda y complejidad de su cadena de productos, por ello tienen un mal manejo de
inventarios y no logran un equilibrio optimo entre excesos y la escasez de algunos
productos. En primer lugar, se observa un exceso de stock en ciertos productos, lo que
genera obsolescencia, pérdidas de capital y costos adicionales de almacenamiento ya
que por su pronto crecimiento es necesario adquirir nuevas técnicas de gestión de
inventarios ya que la empresa no logra alinear sus niveles de inventario con la demanda
real, resultando en acumulación de productos que eventualmente pierden valor o
caducan.
De igual manera existe una escasez de productos populares, situación que provoca
pérdidas de ventas, insatisfacción en los clientes y deterioro de la reputación de la
empresa. Esta falta de disponibilidad suele ser consecuencia de una deficiente
previsión de la demanda, ya que los modelos o métodos actuales de inventarios y
planificación no logran anticipar adecuadamente las variaciones del mercado viendo
datos históricos del movimiento de los productos tomando en cuenta las fechas
especiales o días donde la demanda no es alta, de esta manera se va haciendo un
pronóstico para poder controlar la demanda y evitar la escasez de stock de productos
populares, especialmente en temporadas de alta demanda o cambios de tendencia.
Otro problema importante es la falta de coordinación entre las tiendas físicas y la
plataforma de comercio electrónico. Esta desconexión genera desigualdad en los
niveles de inventario reportados en ambos canales, lo que deriva en errores de venta,
confusión interna y mala experiencia del cliente al momento de hacer pedidos.
Además, el sistema de gestión de inventarios existente, aunque implementado, no está
adaptado para manejar la nueva escala de operaciones ni la integración de
automatización de los procesos que necesita la empresa actualmente. Finalmente, el
aumento de la complejidad en la cadena de suministro contribuye a hacer más grande
estos problemas, ya que dificulta la supervisión y el control eficiente de los inventarios.
Esta situación hace evidente la necesidad de adoptar un enfoque sistémico, que
permita analizar de manera objetiva las interrelaciones entre las diferentes áreas
involucradas, con el fin de diseñar soluciones sostenibles y mejorar la gestión de
inventarios a corto y mediano plazo para poder definir métodos de inventario fijos
pensando siempre a largo plazo.
2. ¿Qué aspectos del proceso de gestión de inventarios podrían beneficiarse de un
enfoque sistémico?
La gestión de inventarios de la empresa podría mejorar significativamente mediante la
aplicación de un enfoque sistémico, ya que este permitiría analizar las interrelaciones
y dependencias entre distintas áreas de la organización.
▪ La interacción entre las diferentes partes del sistema de gestión de
inventarios: Esta implica la coordinación de actividades como predecir
cuantos productos se necesitarán, comprarlos, almacenarlos y por último
distribuirlos. Por ejemplo, se debe estimar cuantos productos se venderán en el
futuro para no tener demasiados o muy pocos en stock, y luego adquirirlos de
acuerdo con esas predicciones. Luego, estos productos deben almacenarse de
manera adecuada y distribuirse de forma eficaz en las tiendas físicas y a la
plataforma de comercio electrónico, así estarán disponibles para los clientes,
cuando así lo requieran.
▪ La gestión de stock: la gestión del stock (tanto su exceso como su escasez)
también podría beneficiarse. Actualmente, los problemas de
sobreabastecimiento y desabastecimiento se abordan de manera aislada; sin
embargo, utilizando un enfoque sistémico, se podrían identificar los flujos de
información y procesos internos que originan estas fallas, permitiendo ajustar
los pedidos de manera más flexible y adaptativa logrando elegir de manera
objetivo ya sea una técnica o varias para la gestión de inventarios.
▪ La implementación de tecnología: En cuanto a la gestión de inventarios se
puede mejorar de manera eficaz como por ejemplo el uso de sistema de gestión
de inventarios basados en la nube de software como un sistema que identifique
las tareas repetitivas, como el seguimiento del inventario, esto ayuda a reducir
errores humanos y mejorar la estrategia de la empresa retail.
▪ La relación entre la gestión de inventarios de las tiendas físicas y la
plataforma: Es importante garantizar que los niveles de inventario se
mantengan actualizados en todo momento, para tener un orden en las ventas.
Esto quiere decir que cuando se vende un producto en línea, el inventario en la
tienda física también se actualiza automáticamente, y viceversa, para evitar
situaciones de falta de stock o exceso de stock, por ambas partes del sistema
tiendas.
▪ La coordinación entre los diferentes departamentos: Es importante el
trabajo y comunicación en equipo en los diferentes departamentos que se
involucran en el proceso de gestión de inventarios, ya sean compras, ventas,
almacén y logística, es fundamental un buen trabajo en equipo, para cumplir
con el objetivo en común: mantener un buen nivel de inventario y satisfacer la
demanda del cliente de manera eficiente. Por ejemplo, el departamento de
compras necesita comunicarse con el departamento de ventas para vender lo
que hay de tendencia en el mercado y el departamento de almacén y logística
necesita trabajar en conjunto para obtener una gestión adecuada del
almacenamiento y distribución de los productos.
3. ¿Qué elementos del modelo IPO serían importantes para comprender mejor el
funcionamiento del sistema de gestión de inventarios? Utilizar formato de la página 23
del libro de texto.
SISTEMA DE GESTION DE INVENTARIOS MODELO IPO
ELEMENTOS DEL SISTEMA
RECURSO HUMANO EQUIPO Descripción de
Descripción de Salidas Output
Entrada Input Gerente de inventarios Software para realizar
y operaciones inventarios (ERP, odoo, Disponibilidad
-Datos de ventas de productos
históricas, ventas Auxiliar de inventarios factusol y tradegecko
pasadas de cada Reducción de
Jefe de almacén Computadoras exceso o escasez
producto en
diferentes tiempos.
Supervisor de Lector de código de barras Satisfacción del
-políticas internas inventarios cliente
de inventarios.
Auditor de inventario hojas
-Pedido de clientes. Reportes de
-Información de Encargado de bodega Tablet para los conteos desempeño de
proveedores.
inventarios
-pronósticos de la PROCESOS DATOS DE INFORMACION
demanda.
Reposición y ajuste de Fecha de los conteos realizados
inventarios
Planificación de Lista de códigos de los productos
compras
Coordinación entre Base de datos
tienda física y
plataforma en línea
OTROS
Personal de sistema
Sistema para control
Feedback (Retroalimentación)
controlar los niveles de stock
conteo de stock
coordinación entre tiendas y plataforma
auditoria
