Programa
Técnico en asistencia administrativa
Ficha
3140859
Competencia:
Registrar la información
Instructor:
Jonathan Quant
Presentado por:
Yoannys Quintero
Fecha:
05.05.2025
“Informe Ejecutivo sobre la Implementación del Nuevo Software
de Gestión de Inventario en Textiles del Caribe S.A.").
INTRODUCCIÓN
La empresa “Textiles del caribe S.A.” que se dedica a la producción y
distribución de telas, posee un proyecto de implementación de un nuevo
software de gestión de inventario, con el cual pretende optimizar sus
procesos actuales, reducir costos en el negocio y mejorar la eficiencia en la
producción y ventas de sus productos.
Lastimosamente en la puesta en marcha del nuevo sistema se han generado
una serie de problemas que han causado desconfianza, retrasos y
preocupación en todos los departamentos involucrados en el flujo de
información para que la empresa tenga un buen funcionamiento (Almacén,
Producción, Ventas y Contabilidad).
Realizando un análisis de la problemática actual, que es nuestro objetivo
principal: encontramos una serie de inconsistencias en el procedimiento
realizado para la puesta en marcha de la implementación del nuevo software.
Problemas que involucran organización de tiempos y eventos que deben ir de
la mano entre el viejo sistema y el sistema que se piensa implementar.
Para la solución de esta cantidad de problemas hay que organizar una serie
de medidas, las cuales, todos los actores del flujo de información deben
seguir, en el mejor de los casos, al pie de la letra para obtener los resultados
deseados. Medidas o acciones que están organizadas a corto y a mediano
plazo; las cuales están llamadas a corregir, prevenir y mejorar todos los
problemas que poseen en la actualidad
La metodología empleada para identificar los problemas en la empresa es
una de las actividades en las que más encontramos fallas, debido a que, en la
organización de la nueva implementación, nunca se debió abandonar el viejo
sistema; debían organizar acciones en paralelo para comparar los resultados
del viejo sistema con el que se está implementando. Proceso que hicimos con
entrevistas y revisión de registros y reportes generados por el nuevo sistema
comparándolo con el viejo sistema.
HALLAZGOS PRINCIPALES
El origen de cada uno de los inconvenientes presentados en la
implementación del nuevo software es un error de base; debido a que la
interrelación de cada uno de los departamentos de la empresa está mal
organizada: específicamente entre los de departamentos de ventas,
producción y almacén.
Lo siguiente son las causas que identificamos en la puesta en marcha del
nuevo sistema:
Flujograma de la información errado:
En todos los sistemas ya sean manual o por computadoras debe haber un
flujo organizado de la información que muestre la conectividad entre cada
uno de los departamentos que la comparten, estableciendo prioridades de
llegada y uso de la información. En este contexto se debe planear una
cantidad de ventas por periodo, usando las estadísticas de ventas de meses
anteriores combinándolo con estrategias de nuevas metas, para así, tener los
stocks necesarios en almacén y el departamento de producción pueda crear
las telas necesarias para vender en un periodo determinado.
Falta de pruebas exhaustivas antes de la implementación:
Al implementar el nuevo sistema continuaron unas ideas prexistentes del
viejo sistema que de una otra forma retrasa la consecución de los resultados
a los cuales se quiere llegar. Entonces, hay que analizar la forma como se
eliminan o se cambian todos esos viejos procedimientos, buscando una
nueva o mejor forma de organizar la información para que en el nuevo
sistema den mejores resultados.
Resistencia al cambio por parte de algunos empleos:
En el análisis de los problemas, se encontró una capacitación deficiente del
personal encargado de manejar el nuevo software. Este personal debe estar
capacitado al 100% para que permita a los colaboradores afrontar los
desafíos y retos que tiene el nuevo software en su implementación y puesta
en marcha en la empresa.
Fallas en la comunicación y coordinación entre departamentos:
En todas las empresas debe haber un enlace entre cada uno de los
departamentos que la conforman; determinando el origen, la conectividad, la
prioridad y el concepto claro de la comunicación entre ellos. Por lo que es
sumamente importante definir de la mejor forma el uso, no solo físico, sino
de la información que cada producto fabricado o vendido que genera al
sistema de inventario, mostrando claramente su movimiento y el efecto que
en cada departamento genera.
Lo que quiere decir, que hay que tener claro, con base en un flujograma bien
realizado de la información, la responsabilidad del manejo de los datos de
cada departamento y su uso eficiente en la generación de informes que
conlleven a la toma de decisiones de cada uno de los actores o usuarios y
clientes del sistema y lo más importante que haya un compendio no solo
detallado, si no resumido para la toma de decisiones a nivel gerencial y así el
sistema pueda seguir reinventándose y sus resultados sean útiles al máximo
para toda la empresa.
Entonces, después de realizar el análisis de resultados en las respectivas
entrevistas, llegamos a la conclusión de que si el flujograma de información
está errado es porque la comunicación entre los departamentos hay que
mejorarla, rediseñándola y así obtener los resultados antes referenciados.
Obteniendo resultados como, por ejemplo: la planeación de la cantidad de
ventas por periodo, usando las estadísticas de ventas de meses anteriores
combinándolo con estrategias de nuevas metas, para así, tener los stocks
necesarios en almacén y el departamento de producción pueda crear las
telas necesarias para vender en un periodo determinado. Y así lograr la
comunicación ideal entre cada uno de los departamentos de la empresa .
RECOMENDACIONES
ACCIONES A CORTO PLAZO:
En la consecución de óptimos resultados en el sistema de gestión de
inventario no hay que escatimar esfuerzos en la mejora de sus procesos. Por
lo cual las recomendaciones obvias y de pronta ejecución son las siguientes:
1. Contratar una firma de outsourcing de manejo de inventario.
El manejo de la cantidad de productos en una estantería es lo más básico en
la mayoría de las empresas de producción y ventas. Esto quiere decir que
esta actividad es inherente a todas las empresas de este tipo, sin embargo,
según nuestra investigación hay que aprovechar no solo la experiencia de la
empresa en el manejo del inventario, sino ir más allá, conociendo nuevos
procedimientos y requerimientos de las empresas modernas adecuando no
solo la parte física del manejo del producto, si no su producción, organización
y ventas en el mercado.
2. Auditoría urgente del inventario.
3. Capacitación adicional focalizada de cada uno de los actores del nuevo
sistema.
ACCIONES A MEDIANO PLAZO:
La recomendación clave en este contexto es la designación de un equipo de
soporte interno que involucre no solo el personal que maneja el inventario,
sino otros personajes como una persona de sistemas, otra de contabilidad,
ventas y de producción. Las cuales deben ser unos auditores continuos del
sistema en su puesta en marcha y finalización de ella, dando confianza que
los resultados del sistema son los esperados.
CONCLUSIONES:
En conclusión, nuestro análisis reveló que estos hallazgos tienen
implicaciones importantes en la puesta en marcha del nuevo sistema, debido
que cuando se recogió la información inicial no se plasmó en el flujograma
organizacional de las actividades la prioridad ideal en el uso de la
información; como también, la capacitación deficiente del personal
encargado de manejar el nuevo software.
Dando como resultado la falta de integración entre cada uno de los
departamentos, por la comunicación también deficiente entre ellos.
Al final, con base en nuestro análisis, lo más importante en la solución de
todos estos problemas es obtener un resultado organizado de la gestión de
inventario, realizando religiosamente cada una de las recomendaciones
descritas en nuestro informe, ayudándose del equipo de soporte interno en
todo momento.
RESUMEN EJECUTIVO:
Realizando un resumen de nuestro informe, describe la puesta en marcha del
nuevo sistema de gestión de inventario mostrando una serie de problemas
que
han causado desconfianza, retrasos y preocupación en todos los
departamentos involucrados en el flujo de información para que la empresa
tenga un buen funcionamiento (Almacén, Producción, Ventas y Contabilidad).
Analizando la problemática actual, que es nuestro objetivo principal:
encontramos una serie de inconsistencias en el procedimiento realizado para
la puesta en marcha de la implementación del nuevo software. Problemas
que involucran organización de tiempos y eventos que deben ir de la mano
entre el viejo sistema y el sistema que se piensa implementar.
La solución más importante es crear nuevos procedimientos y
requerimientos de las empresas modernas adecuando no solo la parte física
del manejo del producto que es el inventario como tal, sino su producción,
organización y ventas en el mercado. En otras palabras, mejorar el sistema
actual.
ANEXOS
