UNIDAD III AUDITORIA DE LA FUNCIN INFORMTICA 3.

1 Recopilacin de la informacin organizacional Una vez laborada la planeacin de la auditoria, la cual servir como plan maestro de los tiempos, costos y prioridades, y como medio de control de la auditoria, se debe empezar la recoleccin de la informacin, para ello se proceder efectuar la revisin sistematizada del rea a travs de los siguientes elementos: A) Revisin de la estructura organiza: Jerarquas (definicin de la autoridad lineal, funcional y de asesora). Estructura orgnica. Funciones Objetivos.

B) Se deber revisar la situacin de los recursos humanos. C) Entrevistas con el personal de procesos electrnicos. Jefatura. Anlisis Programadores Operadores Personal de bases de datos Personal de comunicacin y redes. Personal de mantenimiento. Personal administrativo. Responsable de comunicaciones Responsable de internet o intranet. Responsable de redes locales o nacionales. Responsable de sala de usuarios. Responsable de capacitacin.

D) Se deber conocer la situacin en cuanto a: Presupuesto Recursos financieros

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Recursos materiales Mobiliario y equipo Costos.

E) Se har un levantamiento del censo de recursos humanos y anlisis de situacin en cuanto a: Nmero de personas y distribucin para reas. Denominacin de puestos y personal de confianza y de base (sindicalizado y no sindicalizado) Salario y conformacin del mismo (prestaciones adiciones) Movimientos salariales. Capacitacin (actual y programa de capacitacin) Conocimientos. Escolaridad. Experiencia profesional. Antigedad (en la organizacin en el puesto y en puestos similares fuera de la organizacin). Historial de trabajo. ndice de rotacin del personal. Programa de capacitacin (vigente y capacitacin otorgada en el ltimo ao. F) Por ltimo se deber revisar el grado de cumplimiento de los documentos administrativos: Organizacin Nmeros y polticas Planes de trabajo Controles Estndares Procedimientos.

La informacin nos servir para determinar: Si las responsabilidades en la organizacin estn definidas

adecuadamente. Si la estructura organizacional esta adecuada a las necesidades.

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Si el control organizacional es el adecuado. Si se tienen los objetivos y polticas adecuadas, si se encuentran vigentes y si estn bien definidas. Si existe la documentacin de las actividades, funciones y

responsabilidades. Si los puestos se encuentran definidos y seladadas sus

responsabilidades. Si el anlisis y descripcin de puestos esta de acuerdo con el personal que les ocupa. Cuestionario del tema 3.1 Recopilacin de la informacin organizacional 1.- Cmo se lleva a cabo la recopilacin de la informacin? Efectuando la revisin sistematizada del rea 2.- Qu es lo que se revisa en la estructura orgnica? Jerarquas Estructura orgnica Funciones Objetivos

3.- Qu se debe conocer en la recopilacin de informacin? La situacin en cuanto a: presupuesto recursos financieros recursos materiales mobiliario y equipo costos

4.- Qu se debe revisar en la recopilacin de la informacin? El grado de cumplimiento de los documentos administrativos 5.- Cules son los documentos administrativos que se deben revisar en la recopilacin de informacin?
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Normas y polticas Planes de trabajo Controles Estndares Procedimientos

3.2 Evaluacin de los recursos humanos El desarrollo del personal implica Establecer promociones y oportunidades de desarrollo. Educacin y capacitacin. Estas actividades mantienen la moral y las habilidades de los empleados en un nivel adecuado para cumplir con los objetivos y metas encomendados, y les permitir tener mayor motivacin y mejores remuneraciones. En el rea de informtica es muy importante la capacitacin para tener actualizado a nuestro personal en una disciplina en la que puede quedarse rezagado muy rpidamente, aunque por otro lado debido a la presin de tiempo con la que se trabaja, en muchas ocasiones no se le da al personal la oportunidad para capacitarse. Se deber obtener informacin sobre la situacin del personal del rea, para lo cual se puede utilizar la tabla de recursos humanos. Cuestionario del tema 3.2 Evaluacin de los recursos humanos 1.- Qu implica el desarrollo del personal? Establecer promociones y oportunidades de desarrollo 2.- Qu es lo que mantienen las actividades de educacin y capacitacin? La moral y las habilidades de los empleados 3.- Por qu es importante la capacitacin en el rea de informtica? Para tener actualizado al personal en una disciplina en la que pueda quedarse rezagado 4.- Qu se debe obtener en la evaluacin de los recursos humanos?
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Informacin sobre la situacin del personal del area 5.- Qu se utiliza para obtener informacin sobre la situacin del personal? La tabla de recursos humanos 3.3 Entrevistas con el personal de informtica Se debern efectuar entrevistas con el personal de informtica, para lo cual puede entrevistarse a un grupo de personas elegidas, sin dejar de sealar que quienes desean sus opiniones lo podrn hacer en determinado lugar y hora (en algunos casos es conveniente sealar un nmero telefnico para poder hacer la reunin fuera de la direccin de informtica y hay que solicitar que las opiniones sean debidamente fundamentados). Ellos nos servir para determinar. grado de cumplimiento de la estructura organizacional administrativa. grado de cumplimiento de las polticas y los procedimientos

administrativos. satisfaccin e insatisfaccin. Capacitacin. Observaciones generales.

Gua de entrevista 1.- nombre del puesto. 2.- puesto del jefe inmediato. 3.- puesto a que reportar. 4.- puesto de las personas que reportan al entrevistado. 5.- nmero de personas que reportan al entrevistado. 6.- describa brevemente las actividades diarias a su puesto 7.- actividades peridicas 8.- actividades eventuales
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9.- con que manuales cuenta para el desempeo de su puesto? 10.- Cules polticas se tienen establecidas para el puesto? 11.- seale las lagunas que considere que existen en la organizacin 12.- en caso de que el entrevistado mencione cargas de trabajo, Cmo las establece? 13.- Cmo las controla? 14.- Cmo se deciden las polticas que han de implantarse? 15.- Cmo recibe las instrucciones de los trabajadores encomendados? 16.- con que frecuencia recibe capacitacin y de que tipo? 17.- sobre qu tema le gustara recibir capacitacin? 18.- Mencione la capacitacin obtenida y dada a su personal durante el ultimo ao. 19.- observaciones. Nota: en caso de que la entrevista sea solicitada por el personal de informtica, tiene que ser confidencial y no podrn solicitarse las preguntas iniciales. Cuestionario del tema 3.3 Entrevistas con el personal de informtica 1.- Qu se determina con la entrevista al personal de informtica? grado de cumplimiento de la estructura organizacional administrativa. grado de cumplimiento de las polticas y los procedimientos

administrativos. satisfaccin e insatisfaccin. Capacitacin.

2.- Qu se utiliza para hacer la entrevista? Una gua de entrevista 3.- Qu se obtiene de la entrevista al personal?
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Informacin sobre el puesto, actividades y observaciones del area de informtica. 4.- Cundo la entrevista es solicitada por el personal de informtica como debe ser? Debe ser confidencial 3.4 Situacin presupuestal y financiera La administracin de recursos financieros supone un control presupuestal y significa llevar a cabo toda la funcin de tesorera (ingresos y egresos). Es decir, todas las salidas o entradas de efectivo deben estar previamente controladas por el presupuesto. Para estar en condiciones de evitar fallas y de aplicar correcciones oportunamente, corresponde al rea financiera realizar los registros contables necesarios. Estos registros contables deben corresponder al presupuesto efectundose por unidad organizacional. La administracin financiera consiste en: Obtener oportunamente y en las mejores condiciones de costo, recursos financieros para cada unidad orgnica de la empresa que se trate, con el propsito de que se ajusten las tareas, se eleve la eficiencia en las operaciones y se satisfagan los intereses de quienes reciben los bienes o servicios. 3.4.1 Presupuestos Se obtendr informacin presupuestal y financiera del departamento, as como del nmero de equipos y caractersticas para hacer un anlisis de su situacin desde un punto de vista econmico, entre esta informacin se encuentra: Costo del departamento, desglosado por reas y controles. Presupuesto del departamento, desglosado por reas. Caractersticas de los equipos, nmero de ellos y contratos.

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en trminos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una
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empresa para un periodo determinado y con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. Los presupuestos del rea de informtica se utilizan para designar recursos de hardware y software, as como servicios al departamento de informtica como para la empresa o institucin. 3.4.2 Recursos financieros y materiales La administracin de recursos financieros supone un control presupuestal y significa llevar a cabo toda la funcin de tesorera (ingresos y egresos) Es decir, todas las salidas o entradas de efectivo deben estar previamente controladas por el presupuesto. Para estar en condiciones de evitar fallas y de aplicar correcciones oportunamente, corresponde al rea financiera realizar los registros contables necesarios. Estos registros contables deben corresponder al presupuesto efectundose por unidad organizacional. Recursos financieros: Obtener oportunamente y en las mejores condiciones financieros para cada unidad orgnica de la empresa propsito de que se ejecuten las tareas, se eleve operaciones y se satisfagan los intereses de quienes servicios. Recursos materiales: Estos resultan fundamentales par el xito o fracaso de una gestin administrativa, lo bsico en su administracin, es lograr el equilibrio en su utilizacin. Tan negativo es para la empresa su escases como su abundancia, cualquiera de las dos situaciones resulta antieconmica, de aqu que los recursos materiales hallan cobrado tanta importancia actualmente. La administracin de recursos materiales consiste en: Obtener oportunamente, en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo, y en la cantidad y calidad requerida, los bienes y servicios para cada unidad orgnica de que se trate, con el propsito de que se ejecuten las tareas y de elevar la eficiencia en las operaciones. de costo y recursos que se trate, con el la eficiencia de las reciben los bienes o

Conclusin Se logro la investigacin y el anlisis de cada una de las fases que comprende la planeacin de la auditoria informtica, esto mediante la investigacin en libros e internet. Adems se puso en prctica puntos de algunas fases para reforzar el entendimiento de cmo se debe realizar la evaluacin de los recursos humanos, recursos materiales y los recursos financieros de la empresa. Por ltimo en el aula de clases el profesor explico detalladamente algunas dudas que surgieron al momento de revisar lo que se investigo y no nos haba quedado claro.

Bibliografa Auditora en informtica. Jos Antonio Echenique Garca, editorial MC Graw Hill 2da Edicin. http://es.scribd.com/almagal/d/49161508-Auditoria

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