MoReq:

Modelo De Requisitos Para La Gestin De Documentos Electrnicos De Archivo A partir del impulso dado por el DLM-Forum, especialmente a travs de su plan de accin los llamados 10 puntos de seguimiento-, la Comisin Europea decidi desarrollar un modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos, que sera financiado a travs del programa IDA -en la actualidad IDABC- (ver anotaciones anteriores). La licitacin fue concedida a la consultora britnica Cornwell quienes con el apoyo de un grupo de expertos de varios estados miembros- elaboraron entre 1999 y 2000 la especificacin MoReq (versin espaola: pdf de 2,96 MB), editada por la Comisin Europea en 2001 como suplemento VI de Insar, el boletn europeo sobre archivos. Posteriormente se hicieron traducciones en otras lenguas oficiales comunitarias, incluido el espaol (cuya traduccin fue revisada por el Grupo CARMEN). El objetivo de MoReq es definir, de forma general, las caractersticas que debe tener una aplicacin destinada a la gestin de documentos electrnicos de archivo, si bien tambin se puede utilizar en la gestin de documentos de archivo tradicionales (seccin 2.2), en el marco de un sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo o SGDEA (ERMS: Electronic Records Management System)-. Dicho sistema comprende: El software destinado al efecto, que puede consistir en un mdulo especializado, en varios mdulos integrados, en software desarrollado a la medida del usuario o en una combinacin de varios tipos de programas informticos (1.3). En la seccin 2.2 se indica que los SGDEA suelen o pueden estar integrados (aunque debidamente diferenciados) en un sistema de gestin de documentos electrnicos (SGDE). El SGDEA se ocupara de gestionar documentos de archivo, mientras que el SGDE se ocupa de documentos electrnicos en el sentido amplio del concepto (que no son documentos de archivo, aunque pueden llegar a serlo). Una serie de procedimientos y polticas, definidos en buena parte por las tradiciones, perspectivas y exigencias normativas propias de cada pas y/o de cada organizacin (1.3).

MoReq se ocupa, fundamentalmente, del primero de los componentes: de definir los requisitos funcionales de la gestin de documentos electrnicos de archivo en el seno de un sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo (SGDEA), es decir, aquellas funcionalidades que debe cumplir el software destinado a la gestin de documentos electrnicos de archivo. Y est destinado a: Los posibles usuarios del SGDEA, como punto de partida en la preparacin de una licitacin. Los usuarios de SGDEA, en la auditora o evaluacin de un sistema ya existente. Las organizaciones dedicadas a la formacin, como documento de referencia en la preparacin de cursos de gestin de documentos de archivo o bien como material de trabajo en sus cursos. Las instituciones acadmicas, como instrumento docente. Los proveedores y creadores de SGDEA, como directriz que gue el desarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias. Los proveedores de servicios de gestin de documentos de archivo, como orientacin sobre la naturaleza de los servicios que prestan. Los posibles usuarios de servicios externos de gestin de documentos de archivo, como referencia a la hora de especificar los servicios que van a contratar. Se trata en cualquier caso de una especificacin, no de una norma elaborada por un organismo de normalizacin reconocido. Sus elementos no son obligatorios, sino recomendaciones de carcter genrico que deben/pueden adaptarse en cada caso especfico. No obstante, MoReq distingue entre requisitos preceptivos (aquellos que deberan ser tenido en cuenta en la mayora de las implementaciones de SGDEA) y requisitos recomendables. La estructura del documento -articulado en captulos que a su vez se dividen en secciones- tiene cuatro partes diferenciadas: En una primera se hace una introduccin a la especificacin (cap. 1) y se explica la terminologa bsica empleada empleada en la especificacin, profundizando adems sobre determinados conceptos clave (documento de archivo y documento

electrnico de archivo; expediente y volumen electrnico; cuadro de clasificacin; clase; SGDEA; captura de documentos de archivo; perfil del usuario), para terminar con una representacin grfica del modelo de relaciones entre entidades en un SGDEA (cap. 2). La parte ms importante de MoReq es, lgicamente, los requisitos, establecidos a lo largo de los captulos 3 a 12. Para no hacer el post excesivamente pesado, dejamos para otro da el repaso a estos requisitos. La parte final (cap. 13) est dedicada a explicar el modelo formal de referencia ya presentado en forma de diagrama en el captulo 2. Adems, cuenta con un glosario ms amplio que incluye y completa la terminologa bsica d la primera parte. Por ltimo, se acompaa de unos anexos con informacin sobre las normas y documentos de referencia empleados, el desarrollo de la especificacin, etc. Para terminar (por ahora), otra cita de MoReq: Si los requisitos incluidos en esta especificacin MoReq llegan a aplicarse en la prctica, debern dar lugar a un sistema que gestione documentos electrnicos de archivo con el grado de confianza e integridad deseados, aunando las ventajas del mtodo de trabajo electrnico con la teora clsica de gestin de documentos de archivo.

MoReq: requisitos funcionales de un SGDEA

Siguiendo el plan que establec para abordar la cuestin de MoReq, toca ahora explicar en qu consisten los requisitos que plantea -espero que no sea mucho tostn-. Para ello, har referencia entre corchetes a la seccin correspondiente de la especificacin en que se incluyen, de manera que si alguien est interesado en alguna parte en especial pueda encontrarlo ms fcilmente. En la anterior anotacin sobre el tema deca que un SGDEA estaba compuesto, de una parte, por el software destinado al efecto; y, de otra, por una serie de procedimientos y polticas (elementos no funcionales). El primero de estos componentes es el principal objeto de la especificacin, que incluye no slo los requisitos funcionales para la gestin de documentos electrnicos de archivo; tambin hace una somera relacin de las funcionalidades que puede tener el sistema con respecto a: la gestin de documentos de archivo no electrnicos [10.1]; la conservacin y eliminacin de expedientes mixtos [10.2]; su relacin con los SGDE (partiendo de una diferenciacin previa de ambos) [10.3]; posibles recursos de flujos de tareas [10.4]; la utilizacin de firmas electrnicas [10.5]; soportar tecnologas de encriptacin [10.6]; utilizar filigranas electrnicas y elementos similares [10.7]; su interaccin con otros sistemas [10.8]. Adems, dedica un captulo entero [12] a los requisitos que debe tener la aplicacin con respecto a la utilizacin de metadatos, as como a los distintos elementos de stos para cada nivel de la estructura jerrquica (cuadro de clasificacin, expediente, volumen de expediente y documento de archivo). Por otro lado, MoReq recoge tambin una serie de requisitos genricos referentes al segundo de los componentes del SGDEA, a los que denomina requisitos no funcionales: la usabilidad del sistema [11.1]; el rendimiento [11.2] y disponibilidad [11.3] que debe proporcionar; su conformidad con las normas tcnicas establecidas en cada caso [11.4], as

como con las disposiciones normativas y reglamentarias aplicables -aqu hace referencia al temido efecto 2000!- [11.5]; y los requisitos a tener en cuenta ante la externalizacin de servicios y la gestin de datos por parte terceros [1.6]. De esta forma, se abarcan los cuatros ejes que comprende un SGDEA, tal y como ha representado grficamente Roger Crumpton [pdf: 2,86 MB] en la ilustracin que acompaa esta anotacin. No obstante, esto se est alargando mucho y por eso dejo slo mencionados los referidos requisitos y paso a describir brevemente los requisitos funcionales propiamente dichos que establece MoReq:

Cuadro de clasificacin [3]

Es el elemento clave de cualquier SGDEA, ya que define el modo en que los documentos electrnicos de archivo, una vez capturados en el sistema, se organizan en expedientes, as como las relaciones entre dichos expedientes. Es decir, se les asignan cdigos que se corresponden con la clase del cuadro de clasificacin a la que pertenecen, lo que permite que el SGDEA los gestione. Estas clases deben reflejar las funciones de la organizacin, generalmente representadas de forma jerrquica a travs del cuadro. A travs de cuatro secciones, la especificacin enumera los requisitos aplicables a la configuracin del cuadro de clasificacin [3.1], el trabajo con clases (agrupaciones documentales lgicas en el cuadro de clasificacin) y expedientes [3.2], volmenes (agrupaciones documentales en que pueden dividirse los expedientes muy voluminosos, a efectos de facilitar su gestin) [3.3] y sobre el mantenimiento del cuadro de clasificacin [3.4].

Controles y seguridad [4]

Es este captulo se establecen los requisitos destinados a controlar:

o

el acceso a los documentos del sistema [4.1];

la creacin de copias de seguridad que permitan recuperar la informacin de los documentos originales ante cualquier fallo del sistema [4.3];

o o o

las transferencias y movimientos de los documentos [4.4]; la autenticidad de los documentos de archivo [4.5]; las condiciones de seguridad de los documentos clasificados [4.6];

En relacin con estos aspectos, la seccin 4.2 recoge las pautas necesarias para que el sistema almacene en una pista de auditora que podra formar parte de los metadatos asociados a cada documento- cualquier acceso u otra actividad que afecte a un documento de archivo, con objeto de garantizar su admisibilidad jurdica y facilitar la recuperacin de los datos.

Conservacin, eliminacin o transferencia [5]

El sistema debe poder integrar las normas de conservacin (tanto las legales como las internas) establecidas para cada expediente y asociarlas a stos [5.1]. Del mismo modo, la especificacin recoge los requisitos para poder gestionar los procesos de revisin de los expedientes una vez alcanzada la fecha o la accin especificada en la norma de conservacin (valoracin y seleccin), con el propsito de decidir su conservacin, transferencia o eliminacin, operaciones que se describen en la seccin5.3.

Captura de documentos de archivo [6]

Con el trmino captura, MoReq hace referencia al conjunto de procesos a travs de los cuales un documento se incorpora al SGDEA: la captura en sentido estricto -a travs de un sistema de entrada flexible, que permita recibir tanto documentos simples como expedientes, en distintos formatos, procedentes de distintos canales de comunicacin (redes de rea local, redes de rea extensa, correo electrnico, fax, correo postal) y con frecuencias de llegada y volumen variables- y el registro (acto por el que se adjudica a un documento de archivo un identificador nico en el

momento de su entrada en el sistema); su clasificacin con respecto al cuadro de clasificacin establecido; la adicin de metadatos; y almacenamiento en el depsito o repositorio correspondiente. La seccin 6.4 hace especial mencin a los requisitos necesarios para la gestin del correo electrnico.

Referencias [7]

En este captulo se abordan los requisitos necesarios para que el SGDEA pueda asignar identificadores nicos para referenciar las distintas entidades que lo componen (clases, expedientes, volmenes, documentos de archivo).

Bsqueda, recuperacin y presentacin [8]

Una parte esencial del SGDEA es la capacidad para que el usuario recupere expedientes y documentos de archivo. Para ello, se establecen requisitos para las herramientas de bsqueda (que puede apoyarse en un tesauro asociado) y navegacin del sistema [8.1], as como para la presentacin de la informacin recuperada, bien en forma de visualizacin en pantalla [8.2], a travs de impresin [8.3] o de cualquier otra que resulte necesaria [8.4].

Funciones administrativas [9]

MoReq se ocupa tambin de los aspectos relativos a la gestin interna del sistema y a las herramientas asociadas a sta: recuperacin del sistema, copias de seguridad, gestin de parmetros y supervisin del estado del sistema, administracin de los perfiles de usuario, elaboracin de informes).