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Gestión Documental con Alfresco

Partner Oficial de Alfresco


Agenda

● Concepto de Sistema de Gestión Documental

● Pasos para una Implementación

● Alfresco ECM

● Complemento de un ECM

● Experiencia
Agenda

● Concepto de Sistema de Gestión Documental

● Pasos para una Implementación

● Alfresco ECM

● Complemento de un ECM

● Experiencia
Sistema de Gestión Documental

● Un sistema de gestión documental es un sistema


computarizado, un conjunto de programas, utilizado para
rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o
imágenes digitales de documentos originalmente
soportados en papel.

http://es.wikipedia.org/wiki/Gestion_documental
Sistema de Gestión Documental

● Está conformado por:


● Hardware
• Servidores
• Escaners
● Software
• Gestión Documental
• Herramientas cliente
● Redes
• Conectividad
Agenda

● Concepto de Sistema de Gestión Documental

● Pasos para una Implementación

● Alfresco ECM

● Complemento de un ECM

● Experiencia
1er Paso: Por Qué?

● Se deben hacer algunas preguntas:


● Por qué y para qué?
● Cuántos documentos?
● Cuántos usuarios y desde dónde?
● Qué unidades o áreas organizacionales van a usar?
● Desde dónde se va a acceder?
● …
● …
Comparativa de Tiempo
2do Paso: Aspectos

● Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos al


momento de iniciar un proyecto:
● Estructura y Ordenamiento de Carpetas y
Documentos
● Proceso de Gestión Documental
● Seguridades y Acceso
● Nomenclatura
● Identificación y Clasificación
3er Paso: Implementación

● Presupuesto $$$
● Licencias
● Soporte
● Implementación
● Capacitación

● Alcance Técnico
● Plataforma
● Lenguaje

● Alcance Funcional
● Versionamiento
● Búsqueda en Contenido
4to Paso: Entrenamiento

● Culturización en el concepto de Gestión Documental


● Usuario Final:
● Administradores:
Agenda

● Concepto de Sistema de Gestión Documental

● Pasos para una Implementación

● Alfresco ECM

● Complemento de un ECM

● Experiencia
¿Que es Alfresco?
Alfresco es la alternativa Open Source de
Enterprise Content Management (ECM)
¿Que hace?
● Organiza y facilita la gestión de contenidos de todo tipo.
● Documentos ofimáticos, presentaciones, imágenes, xml,
multimedia etc.
● Gestión del ciclo de vida de los contenidos
● Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, archivar
● Facilita el trabajo colaborativo
● Foros, Notificaciones, RSS, Blogs, Wiki, ‘Social Computing’
● Provee un repositorio fuente basado en últimas tecnologías y
estándares
● Altamente escalable, disponible y extensible
Beneficios
● Inmediata localización de documentos

● Búsqueda precisa de los documentos por contenido o nombre.

● Drástico recorte del espacio de almacenamiento y


reaprovechamiento del mismo.
● Eliminación de los documentos duplicados.

● Total control y seguridad de acceso y alteración de documentos.

● No existen documentos extraviados y perdidos.

● Mejora de la calidad y el servicio ofrecido.


ECM Hoy

Alto Costo Alta Atado


Complejidad
Alfresco es Diferente

Bajo Costo Simple Libre


Alfresco: Más por Menos
Propietario Open Source Open Source
100%
Services/ Reducción de Reducción de
Variable
Customization Costos Costos

Hardware

o
Fijo
Services/
Services/ Customization
Proprietary
Customization
License
Hardware/ Hardware/
Software Software

Alfresco Alfresco
Fuente: Larry Augustin (OSBC2004)
Alfresco Content Management

● 100% web

● Información estructurada o
no-estructurada
● Múltiples formatos (word,
open office,excel,
multimedia, autocad, etc)
● Propiedades (metadatos)

● Contenidos relacionados
Alfresco Share

● Sitios Web
● Dashboards
● Site, Personal

● Componentes People
People
● Biblioteca de
Documentos Activities
Activities
● Blog, Wiki
● Búsqueda
● Gente
● Actividades
● Calendario,
● Foros de
Discusión

20
Alfresco Enterprise:
The fastest, most scalable ECM

Benchmark Prueba de Clientes


● 100 millones de objetos ● Adobe: Millones de usuarios,
● 140 objetos por segundo terabytes de data en Acrobat.com
● Acceso Sub-segundo ● 200M objetos en repositorio
● Linear scalability search central del Dept. de Seguridad de
USA
Clientes Internacionales
Government Education & NFP

Other

UK MOD
Agenda

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● Alfresco ECM

● Complemento de un ECM

● Experiencia
Sistema de Trámites y Procesos

Es una solución de gestión de trámites institucional que


permite dar seguimiento continuo y en tiempo real de todos
los requerimientos de clientes internos y externos.

Permite almacenar los documentos digitalmente y tener una


organización cero papeles.
Beneficios de LAVA

El trabajo no queda atascado o extraviado. Eficiencia y


Eficacia.

Los procesos son seguidos de forma exacta y estándar.

Asignar las actividades de forma automática o según


criterios como balanceo de trabajo

Recordar a las personas sus actividades y controlar


tiempos
Beneficios de LAVA

Proveer el estatus actual de cualquier proceso


en vivo

Integrarse con otros sistemas y aplicaciones

Parametrizar cualquier tipo de proceso con


diferentes formularios
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● Complemento de un ECM

● Experiencia
¿Quién usa Alfresco en Ecuador?
Gracias por su atención

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