MANUAL BASICO DE EXCEL Excel es un paquete especializado en clculos de todo tipo y graficas, especialmente creado para Nominas, Inventarios,

Base de datos, etc. A Excel se le llama hoja de clculo, sus archivos se le dan el nombre de libros. Una hoja est formada por columnas y filas, las columnas son las que van ordenadas alfabticamente y las filas son ordenados numricamente, entre la insercin de una columna y una fila se encuentra una celda. La celda se identifica por ser un rectngulo. La celda sirve para guardar informacin, cada celda puede almacenar hasta 255 caracteres y su ancho puede ser modificado si se desea. La celda puede almacenar valores de texto que incluye letras, nmeros o smbolos, valores numricos, valores de fecha, formulas, funciones, etc.

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Barra de ttulo. Fichas con sus respectivas cintas de opciones. Barra de Inicio rpido. Barra de frmulas. Barra de fichas de hojas. Barra de estado.

Barra de ttulo: En la parte central de esta barra, Excel muestra el nombre del archivo con el que est trabajando en ese momento. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar la ventana, comunes en cualquier aplicacin para los sistemas operativos Windows. Cinta de opciones: Contiene todas las operaciones y comandos que Excel es capaz de realizar. stas estn organizadas en grupos, dependiendo de la funcin que desempeen.

Barra de Inicio rpido: Esta barra alberga iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms corrientes, como Guardar, Deshacer, Imprimir Nuevo documento, entre otras muchas. Barra de frmulas: Barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la celda activa. Barra de fichas de hojas: Situada en la parte inferior del programa, te permitir desplazarte por las distintas hojas del libro de trabajo. Cada ficha es una hoja del libro que tengas abierto en ese momento. Barra de estado: Situada en la parte inferior de la ventana, te ser de gran utilidad, ya que te mostrar informacin de las celdas seleccionadas, tales como la suma o el promedio entre las mismas. A la izquierda puedes observar Accesos directos, Zoom y el control deslizante de zoom. HOJA DE CLCULO Las hojas de clculo se dividen en columnas, Filas y celdas. Las columnas se extienden de arriba abajo en la hoja de clculo, es decir, verticalmente. Las filas se extienden de izquierda a derecha en la hoja de clculo, es decir, horizontalmente. Las celdas son el espacio donde se encuentran columnas y filas. Cada columna tiene un ttulo alfabtico en la parte superior. Las primeras 26 columnas tienen las letras A a Z. Cada hoja de clculo contiene 16.384 columnas en total, por lo que, a continuacin de la Z, las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ. FORMATOS DE CELDA. Excel permite aplicar formato a tus celdas. Esto ayuda a hacer tu documento ms claro y organizado. Adems, permite una correcta y rpida visualizacin de los datos contenidos en la hoja de clculo.

FORMATOS DE LOS DATOS. De forma predeterminada, cuando Excel activa una hoja de clculo, las celdas estn por defecto, con un formato general. Este formato general indica que las celdas estn vacas y esperando que introduzcas algn dato para establecer un formato. Para dar formato a la celda o grupo de celdas, dar clic en Formato y buscar la opcin Formato de celdas y nos mostrar la siguiente ventana.

Nos permite utilizar una gran variedad de categoras por ejemplo Moneda. Este nos permite decidir la cantidad de decimales, que est separado por punto decimal y el smbolo de la moneda ($1.00) otro ejemplo es el formato Fecha, podemos decidir en qu formato mostrar la fecha podra ser separada por guiones o por flecas (28-02-2012 28/02/2012). ALINEACIN Y FUENTES. Al igual que Word, Excel nos permite alinear los datos de las celdas (centrado, izquierda y derecha). BORDES, TRAMAS Y ESTILOS. Cuando accedas a la aplicacin Microsoft Excel, podrs ver en pantalla la delimitacin de filas y columnas. Esta visualizacin es invisible a la hora de imprimir, a no ser que incluyas los bordes de las celdas en su representacin. Esto es posible desde el cono de bordes. Adems para mayor presentacin puede dar color a las filas y columnas desde el boton Color de relleno.

MANEJO DE FORMULAS EN EXCEL Operadores ms utilizados en las frmulas o funciones

MANEJO DE FUNCIONES Funciones Matemticas 1. SUMA Devuelve la suma de uno o varios rangos de celdas. Primero utilizamos el signo igual, luego el nombre de la funcin, seguido de los argumentos. Sintaxis: =SUMA(numero1,numero2)

2. PRODUCTO Permite multiplicar todos los nmeros que figuran como argumentos y devuelve el producto. Sintaxis: =PRODUCTO(numero1,numero2)

3. REDONDEAR Redondea un numero con decimales, a la cantidad de nmeros especificados. Sintaxis: =REDONDEAR(nmero, nmero_decimales)

4. PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Sintaxis: =PROMEDIO(numero1,numero2,)

5. MAXIMO Devuelve el valor mximo de una lista de valores Sintaxis: =MAX(numero1,numero2,) 6. MINIMO Devuelve el valor mnimo de una lista de valores Sintaxis: =MIN(numero1,numero2,)

7. MAYUSC Convierte una cadena de texto en mayscula Sintaxis: =MAYUSC(texto) 8. MINUSC Convierte una cadena de texto en minscula intaxis: =MINUSC(texto)

GRAFICOS Un grfico es la representacin de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo. Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto. Crear grficos Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita. Aadir una serie de datos Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico. Una vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas para mostrarnos nuevas opciones.

Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles:

Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de dilogo:

Observa detenidamente el contenido de esta ventana. Como ya hemos dicho es la ms importante porque se encargar de generar el grfico. As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenan los valores 445, 453, 545, 453 y 345. Pulsa el botn y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo de texto con el rango correcto.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal (categoras) y otros al eje vertical (series). Modificar las caractersticas del grfico En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del grfico. Por ejemplo, podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrcula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la seccin Ejes:

Utiliza las opciones de la seccin Etiquetas para establecer qu literales de texto se mostrarn en el grfico:

De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico y arrastrarlas para colocarlas en la posicin deseada. Modificar la posicin de un grfico Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento. Adems de poder establecer su tamao y moverlo por la hoja de clculo tambin podrs establecer su ubicacin. Para ello haz clic en el botn Mover grfico que encontrars en la pestaa Diseo. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

La primera opcin Hoja nueva te permite establecer el grfico como una hoja nueva. Tendrs la ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs contrastar los datos numricos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar. Utilizando la segunda opcin, Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente. Si utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin y con el tamao que t elijas.