Gestin Documental

Introduccin

Necesidades

La necesidad de la gestin documental en empresas suele surgir cuando esta alcanza un punto crtico en el almacenamiento, produccin y una necesidad recuperacin y reutilizacin de documentos.

Las normas

NORMA UNE-ISO 15489-1 Informacin y Documentacin. Gestin de documentos

Conceptos

Base de Datos Relacional, Content Management System

El dato es la unidad de informacin ms bsica. La informacin es la relacin combinada de datos que aportan signicacin.

Sistemas de Gestin Documental

Un documento es el conjunto formado por un soporte de informacin y los datos registrados en el mismo, de forma generalmente permanente y legible por el hombre o una mquina (ISO)

Document: Posee un contenido meramente informativo o cognitivo Record: Posee un contenido probatorio o administrativo. Archive: Posee un valor histrico.

Tipos de Sistemas

Los datacntricos, basados en la explotacin de datos a travs de sus relaciones.

Los docucntricos, persiguen la independencia del documento respecto al sistema productor, permitiendo una mayor dedicacin a la denicin de su contexto, identidad, etc.

Enterprise Content Management (ECM).

Gestin global de contenidos empresariales. Son la fusin de todo tipo de tcnicas CMS, DM, RM etc,.. puestas al servicio de las necesidades de la empresa.

Tipos de Entornos

Documents Management (DM)

Gestin Documental (GD):

Conjunto de normas tcnicas y prcticas para administrar el ujo de documentos de todo tipo de una organizacin.

Content Management (CMS)

Gestin de Contenidos.

Es el conjunto de procedimientos y tcnicas utilizadas para administrar el ujo de trabajo en un entorno colaborativo y enfocado a la produccin de contenidos estructurados.

Records Management (RM).

Es la gestin de los registros de una empresa desde su creacin a su eliminacin Los registros, records o documentos de archivo, son aquellos documentos considerados evidencia y reejo de las actividades de una empresa

Aspectos de un SGD
datos sobre los datos Metadata

... es la informacin que adjuntada a un documento y que permite independizarlo, en cierta manera de su sistema productor

... integrndolo dentro del sistema de gestin documental, que gracias a la indexacin, o creacin de puntos de entrada permite, no slo localizar un documento dentro del sistema sino que tambin evidenciarlo y relacionarlo con otros documentos.

Es fundamental en los procesos de autenticidad de un documento

Aspectos de un SGD
Integracin

Uno de los aspectos clave en el xito de un SGD es la capacidad de integrarse con los sistemas productores de documentos

CIFS IMAP WebDAV NFS

SharePoint

Aspectos de un SGD
Indexacin

Es el procedimiento de registrar ordenadamente la informacin con el n de elaborar un ndice sobre el que hacer bsquedas mas ecientes.

La indexacin en un SGD se hace a nivel de metadata o si es accesible a travs de los contenidos del propio documento.

Aspectos de un SGD
Almacenamiento

El propio SGD debe dar solucin al almacenamiento ordenado de los documentos, as como de su conservacin o destruccin.

Aspectos de un SGD
Recuperacin

Uno de los mayores potenciales de los SGD es la incorporacin de sistemas de bsqueda sobre los ndices creados con la informacin extrada de la metadata y posibles contenidos gracias a procesos de OCR, etc,...

Aspectos de un SGD
Distribucin

El SGD debe constituir una plataforma vlida para la distribucin de documentos fuera del sistema de produccin.

A menudo estos procesos pasar por la conversin a formatos mas adecuados para su distribucin, como el PDF.

Aspectos de un SGD
colaboracin

Un SGD debe aportar una cierta cantidad de herramientas que faciliten el trabajo colaborativo entre grupos de trabajo.

Flujos de trabajo

Control de Versiones

Publicacin

Aspectos de un SGD
Seguridad

Integridad del documento

Acceso

Registro de actividades

Conservacin

Una de las grandes expectativas de un sistema de gestin documental es el poder servir como sistema de preservacin y conservacin de documentos

Conservacin
Autenticidad

Evidenciar un documento se fundamenta en demostrar que ese documento es lo que pretende ser, independientemente de la veracidad de su contenido

Que el documento forma parte del sistema al que pertenece

El momento de su creacin

El proceso mediante el cual fue creado

Que el documento no ha sido alterado durante el proceso de archivo

Conservacin
Totalidad

La es un concepto relativo a un conjunto de documentos, su conservacin responde a la integridad de este conjunto.

totalidad

Conservacin
Accesibilidad

Debemos disponer de los recursos tecnolgicos adecuados para ser capaces de localizar y acceder al contenido de dicho documento, con un gasto de recursos razonable

Conservacin
Inteligible

La informacin contenida en un documento debe poseer sentido, esto puede hacerse respecto a si mismo, o respecto a un conjunto de documentos.

Conservacin
Procesable

entendiendo este acto como el hecho de poder manipularlo y visualizarlo correctamente, si implicar propiamente la posibilidad de editarlo

Conservacin
Relacin con el origen
La conservacin de un archivo digital pasa por su migracin desde el sistema productor hacia distintos sistemas destinados a su preservacin

Durante estas migraciones es fundamental mantener tanto la integridad del documento como como todas las relaciones con otros documentos o la metadata