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Fundamentos de Excel I ADR Infor SL
Fundamentos de Excel I
Indice
Fundamentos de Excel I.....................................................................................................................................1 Concepto de hoja de clculo....................................................................................................................1 El programa: Microsoft Excel.................................................................................................................2 . Instalacin del programa..........................................................................................................................2 Iniciar una sesin en Excel....................................................................................................................10 Documentos, libros y hojas....................................................................................................................13 La pantalla de Excel...............................................................................................................................14 Barra de ttulo..................................................................................................................................15 Barra de herramientas de acceso rpido..........................................................................................16 La Vista Backstage..........................................................................................................................18 Cinta de opciones............................................................................................................................21 Barra de frmulas............................................................................................................................30 rea de aplicacin...........................................................................................................................32 Ventana del libro de trabajo............................................................................................................32 Barra de Estado...............................................................................................................................35 Opciones configurables de la pantalla...................................................................................................36 La cinta de opciones........................................................................................................................36 Las fichas de la Cinta de Opciones.................................................................................................36 Minimizar la cinta de opciones.......................................................................................................38 Barra de Herramientas de Acceso Rpido .......................................................................................39 La barra de frmulas y sus vistas....................................................................................................42 Barra de estado................................................................................................................................43 Tipos de datos........................................................................................................................................43 Texto ................................................................................................................................................43 Nmeros..........................................................................................................................................44 Fechas y horas.................................................................................................................................45 Frmulas..........................................................................................................................................47 Establecer el tipo de dato.......................................................................................................................49 Introduccin de datos.............................................................................................................................51 Introduccin de frmulas.......................................................................................................................52 Edicin de datos.....................................................................................................................................53 Sustitucin de un dato por otro ........................................................................................................53 Modificacin de un dato..................................................................................................................53 Adjuntar comentarios.............................................................................................................................54 Modificar un comentario.................................................................................................................59 Eliminar un comentario...................................................................................................................59 Desplazarse por un libro........................................................................................................................60 Desplazamientos entre hojas...........................................................................................................60 Desplazamientos en la hoja de clculo............................................................................................61 Seleccin de rangos ................................................................................................................................63 Seleccin de un nico rango ............................................................................................................64 Seleccin de varios rangos. Rangos mltiples................................................................................65 Seleccin de una fila completa........................................................................................................65 Seleccin de una columna completa...............................................................................................66 Seleccin de una hoja completa......................................................................................................67 Introduccin de valores en rangos de celdas ..........................................................................................68 Rangos con nombre ................................................................................................................................69 Celda activa ............................................................................................................................................69 i
Indice
Fundamentos de Excel I Desplazar celdas o rangos (mover).................................................................................................70 Copiar celdas o rangos....................................................................................................................70 Pegar celdas o rangos......................................................................................................................72 Llenado rpido.......................................................................................................................................81 Opciones de llenado rpido.............................................................................................................83 Creacin de listas personalizadas....................................................................................................85 Crear un libro nuevo..............................................................................................................................89 Abrir un libro ya creado.........................................................................................................................91 Guardar un libro.....................................................................................................................................96 Guardar un libro nuevo ....................................................................................................................97 Guardar un libro existente.............................................................................................................101 Nombres de Archivos (o ficheros).......................................................................................................102 Cerrar un libro......................................................................................................................................104 Determinar el directorio (o carpeta) por defecto ..................................................................................105 Opciones de Ventana...........................................................................................................................108 Ejercicios..........................................................................................................................................................110 Ejercicio 1: Trabajar con Excel 2010 ...................................................................................................110 Pasos a seguir................................................................................................................................111 Solucin del ejercicio....................................................................................................................111 Ejercicio 2: Trabajar con libros I.........................................................................................................112 Pasos a seguir................................................................................................................................113 Solucin del ejercicio....................................................................................................................114 Ejercicio 3: Trabajar con libros II........................................................................................................114 Pasos a seguir................................................................................................................................116 Solucin del ejercicio....................................................................................................................116
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En estos 2 primeros captulos del curso avanzado de Excel 2010, se van a repasar y asentar los conceptos considerados como imprescindibles y necesarios, que como usuarios del programa, ya debiramos tener debidamente afianzados. Slo con esta slida base, podremos realizar un seguimiento adecuado de este segundo nivel de Excel 2010. Si somos usuarios con experiencia en la base, recorreremos estos dos captulos de forma rpida. Si somos usuarios que hemos manejado el programa pero a un nivel muy bsico deberemos prestar mucha atencin a la perfecta comprensin de estos 2 captulos que son considerados como fundamentales y en los que se sintetizan los puntos ms importantes del curso de Excel bsico.
Concepto de hoja de clculo

Los programas denominados como Hojas de Clculo son aplicaciones diseadas para la gestin de datos numricos fundamentalmente y la realizacin de operaciones matemticas (y de todo tipo) con dichos datos. As como en un programa procesador de textos el entorno de trabajo es "el folio" que aparece en pantalla y en el que escribimos los textos, en las hojas de clculo nos encontramos con un gran casillero comparable al tablero del juego de los barcos, que se compone de celdas distribuidas en filas y columnas, identificndose cada fila mediante un nmero y cada columna por una letra. Por tanto, cada una de las celdas queda definida por una letra y un nmero, representativos de la posicin en la que se encuentra. De este modo la celda colocada en la tercera columna (columna C) y quinta fila (fila 5) es la celda C5 (estara mal referirse a ella como 5C y es indistinto escribir en maysculas que en minsculas dicha referencia). En cada celda, podremos colocar un dato. Ejemplo de pantalla Excel 2010 en donde nos encontramos situados en la celda C5:
Nota: El recuadro amarillo que se muestra en la anterior imagen se debe a que en la celda C5 se ha insertado un comentario con el texto de "Esta es la celda C5". El nombre que aparece (Susana) es con el que est registrado el programa.
El programa: Microsoft Excel

Microsoft Excel 2010 es un potente programa de Hoja de Clculo que junto con Word, Access y PowerPoint, forma parte del paquete integrado de programas que se denomina Microsoft Office. Excel se caracteriza por los siguientes aspectos: 1. Las grandes dimensiones de sus hojas de clculo. Office 2010 ha ampliado el nmero de celdas disponibles, admite hasta 1 milln de filas y 16.000 columnas por hoja de clculo, en concreto tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV. 2. La agrupacin de varias hojas de clculo en un libro, lo que aumenta las posibilidades de trabajo. Podramos utilizar hasta 255 hojas por cada archivo de Excel. 3. Actualizacin automtica de los resultados obtenidos en la hoja, cuando son modificados los datos de los cuales dependen los resultados. No es preciso actualizarlos pulsando ninguna tecla. 4. Gran capacidad de presentacin y manejo de los datos introducidos. 5. Realizacin de distintos tipos de grficos a partir de los datos introducidos en la hoja de clculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de clculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas. 6. Trabajar con la informacin de una base de datos introducida en la hoja de clculo mediante operaciones que seran propias de un Gestor de Base de Datos como Access.
Instalacin del programa

Microsoft Excel 2010 es un componente del paquete Microsoft Office 2010, y normalmente cuando insertamos en nuestro PC el CD/DVD de instalacin del Office la instalacin comienza de forma automtica, y se instalar todo el paquete Office, slo con seguir los pasos que se indican en el disco de la instalacin. Las versiones de Windows comprueban, cada vez que se inserta un CD/DVD, si este es autoejecutable, caso en el cual inician automticamente el programa apropiado. No obstante si no comienza slo el proceso de instalacin, porque en nuestro sistema est desactivada la opcin de autoejecucin, o porque nos dispongamos del producto en CD/DVD sino en, por ejemplo, una unidad de red o similar, para instalarlo los pasos a seguir son los siguientes: 1. Cerrar todos los programas que se tengan abiertos. 2. Insertar el CD/DVD de Microsoft Office en la unidad correspondiente. 3. Acceder a la opcin Ejecutar en Inicio/Todos los programas/Accesorios de la Barra de tareas. Tambin podemos utilizar la combinacin Win-R para acceder al mismo cuadro de dilogo que aparece. La ventana que se presenta es la que muestra la figura siguiente.
Fundamentos de Excel I 4. Hacer clic sobre el botn Examinar y localizar el archivo Setup.exe en la unidad de CD-ROM (normalmente dicha unidad es la D: pero pudiera ser la E: u otra, y el archivo, de forma general, decir que se podra en ocasiones llamar install.exe o bien instalar.exe). 5. Seleccionar el archivo y hacer clic en el botn Aceptar de la ventana de la figura anterior, comenzando en este momento la instalacin del programa. 6. La instalacin est guiada en todo momento por un asistente que presenta una serie de pantallas en las cuales se irn introduciendo los datos requeridos para la instalacin del programa. 7. Indistintamente del mtodo usado para iniciar la instalacin, acto seguido aparecer momentneamente una ventana indicando que estn copindose al sistema los archivos necesarios para efectuar la instalacin, seguida de otra en la que se avisa de que el proceso de instalacin est preparndose. 8. Mientras estas ventanas que, tpicamente, slo permanecern en la pantalla unos segundos, estn visibles, el programa de instalacin recuperar todos los datos que precisa para poder realizar su trabajo. Para ello, inspeccionar nuestro sistema, detectando la configuracin actual de Office si es que existiese alguna anterior. 9. Al cerrarse las ventanas anteriores, aparecer otra solicitando la clave de 25 caracteres necesaria para iniciar la instalacin del producto. Facilitarla y hacer clic en Continuar para ir al paso siguiente. 10. Por ltimo, en esta fase previa de la instalacin propiamente dicha, aparece una nueva ventana en la que se muestra el acuerdo o licencia de uso de la aplicacin. Estamos obligados a leer este contrato. Seleccionaremos la opcin Acepto los trminos del contrato slo en el caso de que comprendamos y aceptemos lo que dictamina en su totalidad. 11. El botn Continuar de esta ltima ventana se activar si aceptamos la licencia de uso, en caso contrario tan slo podremos interrumpir la instalacin. 12. Ahora podemos encontrarnos dos escenarios diferentes: que en nuestro equipo no haya ninguna versin previa de Microsoft Office, caso en el cual iremos directamente a la seleccin de la carpeta en la que se instalarn las aplicaciones, o bien que s exista, caso ste en que caben dos posibilidades de instalacin. Si la utilidad detecta que tenemos en el sistema alguna versin de Office, en lugar de proceder directamente con la instalacin de la versin 2010, mostrar una ventana en la que hay dos opciones: Actualizar la versin previa o bien Personalizar la instalacin. Si elegimos el mtodo de actualizacin, la utilidad de instalacin eliminar la versin previa de Office e instalar Office 2010 en la misma carpeta, manteniendo las mismas opciones y, siempre que sea posible, las personalizaciones que pudieran existir en cada aplicacin. El botn Personalizar que aparece debajo, har que no sea la utilidad de instalacin sino nosotros mismos los que decidamos la carpeta de instalacin y las opciones a instalar. Si la carpeta en la que decidimos que se instale el paquete fuera la misma que la existente con la versin anterior, el programa de instalacin sobreescribir dicha versin con Office 2010. En el caso de que seleccionemos una carpeta diferente, podremos optar por eliminar la antigua versin o mantenerla. Para ello bastar con desmarcar las opciones correspondientes a la eliminacin de las aplicaciones que no deseamos quitar, en la nueva ventana que se nos muestra. 13. Si no hay ninguna versin anterior de Office en el sistema, la utilidad de instalacin seleccionar una carpeta por defecto, que suele encontrarse en la carpeta Archivos de Programa y tiene el nombre Microsoft Office 2010. Siempre tendremos opcin de seleccionar cualquier otra unidad y carpeta. Para ello, en la pestaa Ubicacin de archivos de la ventana de instalacin aparece un botn denominado Examinar. Es posible introducir manualmente un nuevo camino, o hacer clic en el mencionado botn para movernos por el sistema y elegir de forma visual el destino de la instalacin. En la parte inferior de esta pestaa, aparece el espacio necesario para la instalacin, segn las 3
Fundamentos de Excel I opciones que se hayan seleccionado. 14. Hasta ahora hemos introducido datos y seleccionado opciones, pero en ningn momento se ha indicado qu partes de Microsoft Office 2010 quieren instalarse en el sistema. Es esta la tarea que tendremos que realizar en la pestaa Opciones de instalacin. Si estamos instalando Office 2010 sobre una versin previa de Office y hemos elegido la opcin Actualizar, no tendremos que elegir los elementos a instalar ya que la utilidad de instalacinlos seleccionar automticamente observando nuestra configuracin actual. Si elegimos la opcin Personalizar, s podremos acceder a la pestaa de Opciones de instalacin. 15. En la pestaa Opciones de instalacin aparecen todas las aplicaciones que forman nuestra edicin de Office 2010. Podemos marcar las que deseemos instalar observando al tiempo el espacio que necesitaremos. Se muestra una lista jerrquica de los componentes que es posible instalar. El elemento principal o raz es Microsoft Office, del cual se despliega un nodo o rama que corresponde a cada una de las aplicaciones. De esta manera es posible personalizar la instalacin de forma muy detallada, especificando cada uno de los elementos o, de forma genrica, seleccionando directamente la aplicacin completa. 16. Fijmonos en que cada nodo cuenta, a su izquierda, con un icono rectangular, que indica la opcin de instalacin elegida para ese elemento. Usando el ratn, podemos hacer clic en la flecha que apunta hacia abajo de ese icono, desplegando un men en el que disponemos de 4 opciones posibles: Ejecutar desde mi PC: Instala en el sistema la aplicacin o elemento que se haya elegido, de tal forma que es posible disponer de ella en cualquier momento sin necesidad de recurrir al CD/DVD. Ejecutar todo desde mi PC: Similar a la anterior, pero en este caso afectando a todos los elementos asociados a la rama elegida. Instalar al utilizar por primera vez: Esta interesante opcin nos permite no instalar una determinada aplicacin en este momento, dejando al puerta abierta a su instalacin la primera vez que se precise. En la aplicacin, el elemento aparece como disponible, aunque realmente no se encuentre instalada en nuestro sistema. En caso de que se necesite, Office buscar el CD/DVD y realizar la instalacin sin ninguna intervencin por parte del usuario. No disponible: La ltima opcin desactiva la instalacin del elemento seleccionado, de tal forma que ste no se encuentre disponible en forma alguna. 17. A medida que se vayan estableciendo las opciones de instalacin, en la parte inferior de la ventana podremos ir viendo el espacio que es preciso, as como el disponible en la carpeta que seleccionamos previamente para la instalacin. De momento, seleccionaremos la opcin Ejecutar desde mi PC en el nodo de Excel 2010. 18. Finalmente, en lo que respecta a esta ventana de personalizacin de la instalacin, nos encontramos con la pestaa Informacin del usuario, en la que podemos introducir nuestro nombre, iniciales y empresa, datos que sern utilizados por algunas de las aplicaciones para identificar los documentos que creemos en nuestro ordenador. 19. Establecidas todas las opciones de instalacin, y tras hacer clic en Instalar ahora, la utilidad de instalacin inspeccionar de nuevo el sistema. Si comprueba que hay en funcionamiento alguna aplicacin que, de alguna forma, puede dificultar la instalacin, mostrar una ventana indicndolo. 20. Acto seguido, comenzar el proceso de instalacin propiamente dicho, en el que se transferirn archivos desde el CD/DVD al disco de nuestro equipo, segn las opciones seleccionadas. Tambin se configurar el sistema de acuerdo con esas mismas opciones. 21. Al finalizar la instalacin, aparecer una ventana confirmndolo, y ofrecindonos, adems, dos opciones: Seguir conectado y Cerrar. La primera abrir nuestro navegador y nos llevar al sitio Web 4
Fundamentos de Excel I de Microsoft Office, mientras que la segunda cierra la ventana y termina. 22. Una vez completada la instalacin con xito, es posible que debamos reiniciar el ordenador. Aparecer una ventana indicndolo tras lo cual la instalacin podr concluir. A partir de este momento ya podremos usar Microsoft Excel 2010. Al instalarse el programa se crear automticamente una entrada a Microsoft Excel 2010 en el men Programas del botn Inicio (abajo a la izquierda de la pantalla) de la Barra de tareas. Para mayor comodidad, lo mejor es tener el acceso directo a Microsoft Excel 2010 en el Escritorio de Windows con el fin de tenerlo "ms a mano". De no existir este acceso directo, es posible crear uno, siguiendo los pasos que mostramos: 1. Pulsar sobre el botn Inicio y elegir la opcin Todos lo programas. 2. Desde aqu podemos acceder al grupo de programas denominado Microsoft Office 2010, y dentro de este grupo nos situamos en la opcin correspondiente a Excel 2010.
3. Pulsado sobre dicha entrada con el botn derecho del ratn, accederemos al men contextual en el que elegiremos la opcin Copar.
De esta manera podremos ir al escritorio, y pulsar el botn derecho del ratn, accediendo as al men contextual y elegir la opcin Pegar o Pegar acceso directo.
4. De esta manera ya tenemos creado el acceso directo al programa en el escritorio.
Importante: Tambin es posible arrastrar hacia el escritorio el elemento Microsoft Excel (acceso directo) que se encuentra en Men de Inicio - Programas. De hacerlo por esta va, mantendremos pulsada la tecla Ctrl mientras se arrastra porque de no hacerlo as se movera el elemento en vez de copiarlo (duplicarlo).
Fundamentos de Excel I Importante: Para ejecutar el Explorador de Windows, lo podremos hacer de forma rpida pulsando simultneamente la tecla (con el logotipo de Windows) que se encuentra en la parte inferior del teclado entre las teclas <Ctrl> y <Alt> y la tecla E (de Explorador). De igual modo, para minimizar "de un golpe" todas las ventanas abiertas en una sesin de trabajo con Windows lo haremos pulsando la tecla M mientras mantenemos pulsada la tecla . Para recuperar de nuevo la situacin de ventanas previa, pulsaremos simultneamente las teclas y <Maysculas> y la letra M.
Otra opcin de acceder rpidamente al programa Excel 2010 en el botn de Inicio es anclarlo a su men, tendremos que ir al botn de Inicio, pulsar el botn izquierdo del ratn. Se despliega el men de Todos los programas, y seleccionamos la carpeta Microsoft Office 2010 y una vez abierto nos colocamos sobre Microsoft Excel 2010, y del men contextual utilizamos la opcin Anclar al men Inicio.
Fundamentos de Excel I Siguiendo el mismo procedimiento anterior, tambin podramos anclar el acceso directo a la barra de tareas.
Iniciar una sesin en Excel

Se puede iniciar una sesin de Excel de las formas siguientes: Situarse sobre el botn de Inicio de la barra de tareas, pulsar el botn izquierdo del ratn. Se despliega el men de Todos los programas, y hacemos clic sobre la opcin Microsoft Excel 2010, una vez hemos seleccionado la carpeta Microsoft Office 2010.
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Si en el escritorio se encuentra el icono de acceso directo del programa, tal y como hemos creado ms arriba, hacemos doble clic sobre l.
Una vez ejecutado el programa se abre la pantalla de Excel 2010, en la cual aparece un libro nuevo, llamado Libro1.xlsx, el cual contiene inicialmente tres hojas de clculo (3 solapas o lengetas en la parte inferior izquierda: Hoja1, Hoja2 y Hoja3). Es muy importante saber que cada libro que se utilice generar un archivo al ser guardado. Desde cada programa, los archivos generados se guardan en disco con una extensin. En Excel 2010 dicha extensin es .XLSX.
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Fundamentos de Excel I Dentro del grupo "Todos los programas" se crea otro grupo llamado "Microsoft Office 2010" que contiene los accesos directos para todos los programas del paquete de Office (Ms Word, Ms Excel, Ms PowerPoint...).
Iniciar una sesin Excel 2010
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Documentos, libros y hojas.

Un documento es un archivo en el que se almacena informacin. Los documentos sobre los que trabaja Excel 2010 contienen libros, un libro por cada documento. Se denomina libro al conjunto de varias hojas de clculo, cada una de las cuales sera una pgina de ese libro. Con Excel, por tanto, es posible trabajar simultneamente con varias hojas de clculo, almacenndolas todas ellas en un mismo libro. Un libro cuenta con varias hojas, de las cuales slo una de ellas estar visible en un instante concreto. Toda hoja de clculo se divide en filas y columnas, dando lugar a una cuadrcula en la que cada cruce de una fila con una columna da lugar a una celda. Una fila es una sucesin horizontal de celdas. Las filas se identifican mediante nmeros consecutivos, siendo el 1 el nmero de la primera fila de la hoja. Una columna es una sucesin vertical de celdas. Las columnas se identifican mediante letras maysculas, siendo la A la que hace referencia a la primera columna de la hoja. Puesto que, a diferencia de los nmeros, la sucesin de letras posibles es finita, cuando se llega a la Z se usan dos letras y a continuacin tres letras, de forma similar a como ocurre con las matrculas de los vehculos. La , como es habitual en informtica, no es una letra vlida, por lo que no se utiliza para identificar ninguna columna. Las celdas, cruce entre filas y columnas, se identifican uniendo la letra o letras de la columna a la que pertenece con el nmero de fila (ejemplo, celda A6, cruce entre la columna A y la fila 6). Las letras de las columnas, los nmeros de las filas y su combinacin, en el caso de las celdillas, sirven para crear referencias. Mediante una referencia es posible desde una celdilla hacer alusin a datos que estn en otras. Para desenvolvernos en la hoja de clculo, ya sea introduciendo datos o seleccionndolos para realizar cualquier operacin, necesitaremos utilizar algunos elementos de entrada de informacin. Los tres elementos fundamentales para trabajar con la hoja de clculo son: el puntero, el foco de entrada y el cursor. El puntero del ratn es un elemento habitual que estamos acostumbrados a utilizar, por lo que no es necesario aadir nada ms acerca de l. Al trabajar con Excel 2010, el puntero adopta forma de cruz. Posicionando el puntero sobre una celda y haciendo clic con el botn principal del ratn, moveremos el foco de entrada a esa celda. Mediante el foco de entrada sabremos en todo momento qu celda de la hoja es la que est seleccionada. Este indicador, el foco de entrada, aparece como un recuadro grueso alrededor de la celda. Es posible mover el foco a cualquier otro punto de la hoja usando varios mtodos, uno de los cuales consiste en utilizar el puntero del ratn. Tambin el teclado, concretamente las teclas de desplazamiento, nos servirn para mover el foco de entrada a donde nos interese. La celda que tiene el foco de entrada ser la que reciba cualquier entrada de datos que se realice. Tambin ciertas operaciones, como las relacionadas con el Portapapeles, hacen uso del foco de entrada para saber qu celda es la que hay que copiar, pegar o cortar. La letra de la columna y el nmero de fila correspondientes a la celda que tiene el foco de entrada, aparecen resaltados, lo que permite localizar ms rpidamente el foco.
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El cursor, que aparece solamente cuando estamos editando el contenido de la celda, adopta la forma de una lnea vertical que tiene el alto de la fila, e ir indicando la posicin dentro de la celda. Esto har posible, por ejemplo, desplazarse por un texto de la celda para corregirlo. Cada una de las celdas de una hoja de clculo es capaz de contener un dato, que puede ser, bsicamente, un nmero, un texto o una frmula. Tambin es posible incluir en la hoja otros objetos, como imgenes o grficos, generados a partir de los datos de la hoja. Los nmeros pueden clasificarse genricamente en dos grupos: enteros y fraccionarios. Los primeros son aquellos que no tienen una parte decimal, por lo que se les llama nmeros enteros. Son, simplemente, una sucesin de dgitos numricos que, opcionalmente, puede estar precedida de un signo. Los nmeros fraccionarios cuantan con una parte no entera, lo que habitualmente conocemos como un nmero con decimales. La parte no entera ir separada de la parte entera mediante una coma. En una hoja tambin es posible introducir textos. Una cadena de texto puede utilizarse como ttulo de una columna o de una fila. Si no se incluyesen textos, y en la hoja slo existieran nmeros, el contenido sera difcilmente comprensible por personas ajenas a los datos. Por ltimo, en una celda tambin es posible escribir una frmula. Mediante una frmula es posible realizar operaciones y obtener resultados. En una frmula es posible hacer referencia a datos almacenados en otras celdas, operando sobre ellos. Tambin se pueden usar frmulas predefinidas, funciones ofrecidas por Excel 2010 que efectan clculos de mayor complejidad.
La pantalla de Excel
La pantalla de Excel es la que aparece en la figura siguiente, en la cual se distinguen dos ventanas, la ventana del programa (ventana principal), y la ventana del documento (dentro de la principal), que contiene el libro llamado Libro1.xlsx. Ambas ventanas se podrn minimizar, maximizar, cerrar, desplazar, cambiar su tamao, etc. de forma independiente, como cualquier otra ventana de Windows. 14
Usar Excel 2010 implica trabajar con un libro. ste deber ser creado o, si ya existe, abierto. Para crear un libro nuevo bastar con abrir Excel 2010. Se detallan a continuacin cada uno de los elementos de esta pantalla:
Barra de ttulo
Localizada en la parte superior de la ventana, es la barra en la que se encuentra el nombre de la aplicacin y del documento con el que se esta trabajando. En ella tambin se sitan a la derecha los botones Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar. Tambin dentro de esta barra de ttulo aparece la barra de herramientas de acceso rpido, que explicamos a continuacin.
Al crear un nuevo libro, Excel 2010 le asigna al libro un nombre por defecto, siempre compuesto por la palabra Libro seguida de un nmero consecutivo.
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Barra de herramientas de acceso rpido

Esta barra de herramientas nos permite tener acceso rpido a aquellos comandos que utilizamos de manera ms habitual dentro de nuestra labor diaria. Por defecto aparecern siempre en ella tres iconos, correspondientes a las opciones de guardar, deshacer y rehacer. Sin embargo podemos personalizar dicha barra de herramientas aadiendo y/o eliminado los botones de las opciones que deseemos.
Aadir nuevos comandos: Para aadir nuevos comandos dentro de la barra de herramientas de acceso rpido, pincharemos con el puntero del ratn sobre el tringulo que aparece a la derecha de la misma, de esta manera conseguiremos que se despliegue un panel en el que podremos elegir entre los distintos comandos que all se nos muestran.
En el caso de que el comando que queremos insertar dentro de la barra de herramientas de acceso rpido no se encuentre disponible dentro de este panel, pincharemos sobre la opcin, "Ms comandos" que encontraremos en el mismo. De esta forma accederemos a un cuadro de dilogo en el cual tendremos acceso a todas las opciones con las que trabaja el programa, pudiendo aadir y/o eliminar a la barra de herramientas, las que deseemos.
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Adems, cualquier comando que queramos incluir en la Barra de Herramientas de acceso rpido de entre los disponibles en las distintas y variadas opciones de Excel 2010, puede incluirse sin ms que escogiendo la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido de su men contextual.
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Posicin de la barra de herramientas de acceso rpido. La barra de herramientas de acceso rpido puede aparecer colocada a nuestra eleccin sobre la cinta de opciones o bajo ella. Para ello contamos con una opcin que aparece al pinchar sobre el tringulo del extremo derecho de dicha barra: Mostrar debajo de la cinta de opciones: esta opcin estar activa cuando la colocacin actual de la barra de herramientas de acceso rpido sea sobre la cinta de opciones. Mostrar encima de la cinta de opciones: esta opcin estar activa cuando la colocacin actual de la barra de herramientas de acceso rpido sea bajo la cinta de opciones.
Barra de herramientas de Acceso rpido
La Vista Backstage
Si nos fijamos en la parte superior izquierda de la interfaz de Excel 2010, observamos que la primera pestaa, con el ttulo Ficha Archivo, tiene un fondo diferente al resto. Esto es as porque no da paso a una ficha ms de la Cinta de opciones, sino que abre la denominada Vista Backstage, una pgina que ocupar toda la ventana de Excel 2010 y en la que se encuentran todas las opciones relacionadas con la administracin de 18
Fundamentos de Excel I archivos: guardar en diversos formatos, enviar, imprimir, obtener informacin sobre ellos, etc...
Al acceder a la Vista Backstage nos encontramos con la ventana de la figura anterior, en la que se ofrece informacin sobre el documento actual y un amplio conjunto de opciones. El rea central informa (y permite cambiar) sobre los permisos de acceso al libro, las propiedades que incorpora y las versiones que existen. En el margen derecho se amplia la informacin relativa a las propiedades del documento: ttulo, fecha y hora en que se cre, persona que lo cre, etc. Desde esta vista podremos acceder a las funciones que afectan al documento en general, no a una cierta parte de la informacin que contiene, como ocurre con las herramientas de la Cinta de opciones. Entre estas funciones estn la creacin de nuevos libros, la apertura de otros existentes, guardar el actual, imprimirlo, enviarlo por correo, publicarlo en un sitio Web, etc. El panel situado a la izquierda conrtiene opciones que salen de la Vista Backstage y abre cuadros de dilogo; son las que tienen un icono a su izquierda, con el objetivo de guardar y abrir documentos o bien acceder a la configuracin de Excel 2010.
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Fundamentos de Excel I Las dems opciones, sin icono, dan paso a otras pginas de la vista del Backstage con funciones ms especficas, como las que permiten guardar el documento en diferentes formatos, o enviarlo por medios electrnicos.
Vista Backstage
Cinta de opciones
Excel cuenta con un extenso nmero de opciones que difcilmente pueden mostrarse en forma de botones. Incluso el men de opciones, que es un recurso tpicamente usado por todas las aplicaciones, tambin se queda pequeo. La Cinta de opciones es una de las novedades de esta versin del programa, sustituyendo a los antiguos mens del programa; mediante estas opciones se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en Excel 2010.
La Cinta de opciones ocupa la parte superior de la ventana, componindose de varias fichas a las que se da paso mediante una serie de pestaas. Cada ficha contiene los comandos de una cierta categora, agrupados en subcategoras, lo que les hace fcilmente localizables. El resultado es una distribucin ms racional de las funciones de una aplicacin tan potente como Excel 2010, requirindose menos pasos, respecto a versiones precedentes, para efectuar las mismas tareas. Cada ficha de la Cinta de opciones puede contener botones, listas desplegables y mens de opciones, entre otras herramientas. Basta con situar el puntero del ratn sobre cualquier elemento para obtener, en una ventana emergente, una indicacin sobre su finalidad y el correspondiente atajo de teclado, mtodo abreviado, si es que lo tiene asociado. Para cambiar de una ficha a otra basta con hacer clic en las pestaas que contienen el ttulo, en la parte superior de la Cinta de opciones. El cambio de una ficha a otra tambin se producir de forma automtica, segn el contexto de trabajo actual en la hoja de clculo. Esto hace que casi siempre que necesitemos una cierta herramienta, sta se encuentre ya disponible en la parte superior de la interfaz, lo que nos ahorrar muchos pasos.
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Fundamentos de Excel I Aunque tambin existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma slo aparecern los nombres de cada una de las pestaas, y para ver su contenido ser necesario hacer clic sobre el nombre de cada una de las fichas.
Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos dos procedimientos: 1. Mediante la opcin que aparece en el men desplegable de la barra de accesos rpidos.
2. Colocndonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botn derecho del ratn nos aparecer un men, en el podemos marcar o desmarca la opcin correspondiente a minimizar la cinta de opciones, que aparecer marcada o no, en funcin de su estado actual.
3. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones permaneciendo exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que volver a hacer clic sobre la ficha activa. Minimizar la cinta de opciones nos puede resultar til cuando necesitamos maximizar el tamao de la pantalla disponible, y no vamos a hacer un uso continuado de la cinta de opciones durante nuestro trabajo. Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes:
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Fundamentos de Excel I 1. Fichas Existen siete fichas clasificados por sus diferentes contenidos: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. Dependiendo de la ficha en la que nos encontremos dentro de la Cinta de opciones, normalmente el icono o el ttulo de cada herramienta nos ser ms que suficiente para saber cul es su finalidad. No obstante, basta con situar el puntero del ratn sobre cualquier elemento para obtener una descripcin. Fijmonos en cmo se indica, tambin, el atajo de teclado que habra que utilizar para llevar a cabo esa misma accin sin necesidad de recurrir al ratn. Aparecern nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecer una ficha correspondiente a las Herramientas de Imagen cuando estemos trabajando con imgenes, donde se recogern todos los comandos que necesitemos, y desaparecer cuando pasemos a trabajar con otro elemento de nuestro documento, mantenindose siempre las siete fichas fijas que hemos comentado.
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2. Grupos Dentro de cada una de las fichas existen una serie de grupos de elementos con una serie de caractersticas homogneas que aparecen por ello agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectngulos.
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3. Comandos Los comandos son cada una de las diferentes opciones de actuacin dentro del programa. La sintaxis de los mens de Excel 2010 es la siguiente: Iniciador de cuadros de dilogo. As se denomina la pequea flecha situada en la esquina inferior derecha de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que me va a permitir tener acceso a aquellas opciones que estaban visibles en la versin anterior de Excel y ahora permanecen ocultas en la cinta de opciones, pero abrimos de este modo a los cuadros de dilogo desde los cuales accedemos a todas estas opciones. A veces, esta flecha puede abrir paneles de tareas que se acoplan a uno de los mrgenes de la hoja. En cualquier caso, colocando simplemente el puntero del ratn sobre ella, Excel 2010 nos informar de lo que ocurrir si hacemos clic sobre la flecha.
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Opcin de men con una punta de flecha rellena hacia abajo. Al hacer un clic sobre esta opcin se desplegar otro men de Excel 2010.
Opcin de men con una punta de flecha rellena hacia la derecha. Estas opciones aparecen dentro de una de las anteriores, y al hacer un clic sobre esta opcin se desplegar otro men de Excel 2010.
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Opciones de botn. En este caso las opciones que estn disponibles en cada momento se iluminarn con un color anaranjado en el fondo, al sobrevolarlas con el puntero del ratn, para elegirlas solo tenemos que hacer clic sobre ellas con el botn izquierdo del ratn. Las opciones que estn activas en cada momento aparecern tambin sobre un fondo anaranjado.
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Fundamentos de Excel I Opciones con una ventana izquierda sensible. En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opcin y activarla, una opcin activada tiene un smbolo de verificado.
Mens contextuales. Los mens contextuales o rpidos aparecen al pulsar el botn derecho del ratn, dependiendo de la posicin del puntero del ratn el men contendr unas opciones u otras. Se podra decir que el men contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.
Mini barra de herramientas. La aplicacin Excel 2010 nos permite tener acceso de manera rpida a los comandos de formato del texto incluido en las celdas mediante la mini barra de herramientas. Esta barra aparece de manera atenuada cuando seleccionamos el texto al que queremos dar formato, si sealamos con el puntero del ratn esta mini barra, se activar y podremos elegir las opciones que deseemos para dar formato al texto seleccionado.
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Fundamentos de Excel I El mtodo ms rpido para acceder a las Opciones de Excel es hacer un clic con el ratn sobre ellas. En el caso de que deseemos seleccionar las distintas opciones a partir del teclado, podemos pulsar la tecla ALT, de este modo aparecern en la ventana sobre cada uno de los comandos disponibles, una letra se corresponde con el acceso a las mismas a travs del teclado.
Una vez que conocemos las teclas que corresponden a cada una de estas opciones, para acceder a ellas por el teclado debemos pulsar la tecla ALT junto con la letra que nos indica en este momento la ventana. En el caso de los mens desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastar pulsar la tecla ALT junto con la letra que aparece subrayada en cada uno de los casos. Otro mtodo para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de funcin F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (tambin del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opcin. Adems cada vez que coloquemos el puntero del ratn sobre cualquiera de los elementos de la ventana, aparecer a los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones del elemento sobre el que nos encontramos.
La Cinta de Opciones
Mini barra de herramientas
Barra de frmulas
Justo debajo de la Cinta de opciones, o encima de la cuadrcula que representa a la hoja de clculo, podemos ver dos apartados que se denominan Cuadro de nombres y Barra de frmulas. No parecen ser elementos de mucha utilidad, pero la realidad es que no son simples visores informativos sino que, al contrario, pueden ser utilizados para varias tareas. Se encuentra localizada sobre el rea de la aplicacin. En la figura siguiente se muestran los elementos que la 30
Fundamentos de Excel I componen:
El Cuadro de nombres, situado a la izquierda de la barra, indica la celda activa, aquella en la que se encuentra situado el cursor. Tambin se usa para asignar nombres a las celdas o conjuntos de celdas, as como para seleccionarlas. Por defecto, el nombre de una celda es una combinacin de la letra de columna y el nmero de fila.
El Botn sirve para insertar o modificar frmulas especiales llamadas funciones.
El Cuadro de contenido, a la derecha de la barra, reproduce el contenido de la celda activa (un valor o una frmula).
Si la celda contiene un nmero, en el cuadro aparecer dicho nmero. Con los textos ocurre lo mismo. Si la celda contiene una frmula, sin embargo, en la celda aparecer el resultado de la misma, mientras que en el Cuadro de contenido aparecer la frmula. Si teniendo seleccionada una celda, iniciamos la introduccin de un datos o su modificacin, la Barra de frmulas tomar un aspecto diferente. El contenido de la celda se mostrar en el Cuadro de contenido, pero a su izquierda aparecern tres botones, y el Cuadro de nombres cambiar su valor habitual. Los dos primeros botones que han aparecido a la izquierda, son equivalentes a la pulsacin de las teclas Esc y Enter, respectivamente. El primero anula las modificaciones introducidas, mientras que el segundo las introduce. El tercero, justo a la izquierda del Cuadro de contenidos, abre una ventana de ayuda para la insercin de funciones. El Cuadro de nombres sirve entonces para insertar en la frmula funciones predefinidas de Excel. Esta barra de frmulas tiene dos estados posibles: Barra de frmulas contrada.
Barra de frmulas expandida.
Conseguiremos pasar de un estado a otro de la barra de frmulas, pulsando sobre la doble flecha ascendente que aparece en el extremo derecho de la barra.
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La barra de frmulas
rea de aplicacin
Es la gran zona que hay por debajo de la barra de frmulas, y es donde se sitan las ventanas de los distintos documentos que se visualizan en cada momento. rea de trabajo donde se encuentra la hoja de clculo en la que se est trabajando.
Ventana del libro de trabajo

Situada dentro del rea de la aplicacin. Consta de los siguientes elementos: Indicador de columnas e Indicador de filas: situados en la parte superior e izquierda de la ventana respectivamente de color azulado. Facilitan la introduccin de los datos en las celdas, resaltndose en ellos la letra y el nmero correspondiente a la celda activa. En el ejemplo, A1. Indicadores de columna.
Indicadores de filas
Barras de desplazamiento: situadas en la parte derecha e inferior de la ventana. Permiten desplazarse por el documento.
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Solapas de hojas: situadas en la parte inferior izquierda de la ventana. Muestran el nmero de hojas que contiene el documento y se accede a las mismas haciendo clic sobre ellas.
Botn para la creacin de una nueva hoja: pulsando sobre el se crea una hoja nueva.
Botones de desplazamiento entre hojas: situados junto a las solapas de hojas. Desde ellos se accede a hojas no visibles.
Con avanzamos hacia delanteo bien hacia detrs pasando de una a una por cada una de las hojas que forman el libro con el que estamos trabajando. Con visualizamos la primera hoja de calculo del libro activo, mientras que con vamos hasta la ltima hoja de clculo del libro. Si la ventana del libro de trabajo la maximizamos o se encuentra maximizada, se funde con la cinta de opciones y la barra de ttulo (arriba del todo de la pantalla) y el nombre del archivo en uso aparece junto al nombre del programa en la barra de ttulo y los botones para minimizar el documento, restaurarlo o cerrarlo, a la derecha ttulos de la fichas que componen la cinta de opciones. Por lo tanto, en esta situacin que va a ser la ms normal, tendremos en la parte superior derecha dos botones de Cerrar. El de arriba del todo, cierra Excel 2010, y el segundo, cierra el documento que estemos utilizando, es decir, la hoja de clculo actual. Aspecto de la ventana del libro de trabajo maximizada:
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Aspecto de la venta del libro de trabajo restaurada:
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Ventana del libro de trabajo
Barra de Estado
Ocupa la ltima lnea de la pantalla (parte inferior). En esa lnea aparecen mensajes e indicaciones segn el estado de ciertos elementos y el contexto en el que nos encontramos. La barra de estado aparece dividida en varias zonas: En la izquierda la operacin que se est realizando, los mensajes que aparecen en esta zona son contextuales del trabajo que estemos realizando:
Listo, el programa esta preparado para ser utilizado. Introducir, se esta introduciendo datos en alguna celda. Modificar, se modifican los datos ya introducidos.
A la derecha de la informacin anterior, se nos ofrecen breves mensajes acerca del estado del documento en ese momento, si estamos grabando una macro, por ejemplo, o tenemos bloqueada la tecla de maysculas... Existen varias secciones, siendo la de mayor tamao una que no est visible inicialmente, situada a la izquierda de los tres botones que determinan la vista actual. En dicha seccin se mostrar un clculo rpido que afectar a los datos seleccionados en cada momento, al marcar un conjunto de celdas podremos ver el valor medio que contienen, el nmero de valores y su suma.
Vistas del documento, podemos seleccionar desde aqu la vista que queremos establecer para el documento con el que estamos trabajando: Vista normal Vista diseo de pgina Vista previa de salto de pgina Control del Zoom del documento, desplazando el pequeo mando central de este control hacia el signo menos o el signo ms, alejamos o acercamos la vista del documento respectivamente. El nivel de zoom con el que lo estamos visualizando lo podremos conocer a travs del porcentaje que aparece junto al mismo.
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La Barra de Estado
Opciones configurables de la pantalla

La apariencia de la pantalla no tiene por qu ser la que se observa en la primera figura mostrada, pudiendo variar alguno de los elementos que componen su ventana principal. De esta forma el usuario puede amoldar el programa a sus necesidades de trabajo. A continuacin se desarrollan los procedimientos bsicos para la personalizacin de la pantalla.
La cinta de opciones
Las opciones que Excel 2010 pone a nuestra disposicin, se estructuran en forma de fichas, en las que aparecen clasificadas la mayora de las opciones con las que vamos a poder trabajar. De manera inicial siempre aparecen siete fichas, divididas en grupos de opciones, que recogen aquellas relacionadas entre si, tambin aparecen en ella iniciadores de cuadros de dilogo que amplan las opciones disponibles en la cinta.
Las alternativas que me presenta Excel 2010 para personalizar el aspecto de la cinta de opciones son limitadas, pasamos ahora a describir las opciones de personalizacin ms importantes que nos plantea.
Las fichas de la Cinta de Opciones

Como ya hemos visto anteriormente, la Cinta de opciones presenta inicialmente siete fichas en las que estructura y organiza las diferentes opciones que presenta Excel 2010. Estas siete fichas son: Inicio Insertar Diseo de pgina Formulas Datos Revisar Vista Todas estas fichas aparecen de manera prediseada, no podemos eliminar ninguna de la Cinta de opciones, ni aadir o eliminar opciones de ninguna de ellas. 36
Fundamentos de Excel I Sin embargo estas no son todas las fichas que nos ofrece Excel 2010, existen otro tipo de fichas que se activan nicamente cuando trabajamos con algunos elementos especiales, que necesitan tener disponibles opciones particulares. Estas fichas slo aparecern visibles cuando dichos objetos estn seleccionados en el documento, e incluyen a su vez una o varias sub-fichas, para organizar mejor las opciones que recogen. Aunque inicialmente partimos de siete fichas de opciones, Excel 2010 nos permite aadir alguna ms, se trata de una ficha que suponen el uso opciones avanzadas dentro de la aplicacin, y que por lo tanto son superfluas para la mayor parte de los usuarios del programa. Se trata de la ficha de Programador. La ficha de Programador, va a permitir acceder a toda una serie de opciones avanzadas, como son la de creacin y tratamiento de formularios, y grabacin de macros, entre otras opciones.
Para incluir esa ficha dentro de la cinta de opciones, accederemos a las Opciones de Excel, desde la Ficha Archivo, eligiendo el bloque de opciones Ms frecuentes, marcaremos Mostrar ficha de Programador en la cinta de opciones, y pulsamos el botn Aceptar.
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Minimizar la cinta de opciones

En ocasiones nos puede resultar interesante minimizar la cinta de opciones, y as disponer de ms superficie de pantalla para poder realizar nuestro trabajo. En este caso la cinta de opciones desaparece de la pantalla, en la que slo se mostrar el nombre de las diferentes fichas activas en ese momento, y al pulsar con el puntero del ratn sobre cualquiera de ellas, la cinta se desplegar de nuevo para que podamos acceder a todas sus opciones, sin embargo, al pulsar sobre otra zona del documento la cinta se volver a minimizar.
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Fundamentos de Excel I Para conseguir la minimizacin de la cinta de opciones podemos proceder de varias formas: 1. Haciendo doble clic sobre la ficha de opciones activa en ese momento pasamos de un modo a otro, es decir, de minimizada a desplegada y viceversa, en funcin del estado actual de la misma. 2. Pulsado sobre la cinta de opciones con el botn derecho aparecer un men contextual, en el que la ltima de las opciones es Minimizar la cinta de opciones. En el caso de que est minimizada ya, aparecer seleccionada con una marca de verificacin en el lateral derecho de la misma, si queremos visualizarla desplegada en nuestra pantalla, pulsaremos de nuevo sobre esa marca suprimindola.
Barra de Herramientas de Acceso Rpido

La barra de herramientas de acceso rpido, es una pequea barra de herramientas, situada en la barra de ttulos de la ventana principal de Excel 2010. Esta barra la podemos personalizar, colocando en ella diferentes iconos de aquellos comandos que utilicemos de una manera ms habitual. De esa forma siempre podremos disponer de las opciones que utilizamos frecuentemente de una manera rpida sin necesidad de tener que buscarlas en la cinta de opciones.
Para personalizar esta barra de herramientas pulsaremos sobre el tringulo que aparece junto a la misma, y de la lista que se despliega elegimos aquellos comandos que deseemos que aparezcan en la barra de herramientas. En el caso de que no tengamos disponible en este listado inicial la opcin deseada, pulsaremos sobre la opcin Ms comandos.
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Fundamentos de Excel I De esta manera aparecer un cuadro de dilogo correspondiente a las Opciones de Excel, dividido en dos zonas. En el cuadro izquierdo, podemos ver los iconos de todos los comandos disponibles en Excel, para que aparezcan dentro de esta barra de herramientas, slo tendr que seleccionarlos y pulsar el botn Agregar.
En el caso de que desee eliminar algn icono que aparece en la Barra de herramientas de acceso rpido y que no deseo que aparezca, lo seleccionar del panel de la derecha y pulso el botn Quitar. Una vez que los iconos seleccionados sean aquellos que quiero visualizar en esta barra de accesos rpidos, pulsar sobre Aceptar. Tambin podemos modificar la posicin en la que queremos que aparezca esta barra de herramientas, pudiendo colocarla sobre la cinta de opciones o bajo ella. Para poder desplazarla, pulsaremos de nuevo sobre el tringulo que aparece junto a la misma y seleccionaremos la opcin que corresponda, Mostrar bajo la cinta de opciones o Mostrar encima de la cinta de opciones. La opcin disponible ser la opuesta a la establecida en ese momento. Sobre la cinta de opciones:
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Bajo la cinta de opciones:
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La barra de frmulas y sus vistas

La barra de frmulas es el espacio en el que va a aparecer las expresiones que introduzcamos en cada una de las celdas de nuestras hojas de clculo, y desde ser ms sencillo realizar modificaciones de las mismas en caso de que sea necesario. Esta barra de frmulas tiene dos estados posibles, como ya se ha comentado anteriormente: Barra de frmulas contrada
Barra de frmulas expandida
Conseguiremos pasar de un estado a otro de la barra de frmulas, pulsando sobre la doble flecha ascendente que aparece en el extremo derecho de la barra.
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Barra de estado
La barra de estado es la zona inferior de la ventana de Excel 2010. Esta barra podemos personalizarla haciendo que aparezca en ella la informacin que consideremos necesaria. Colocando el puntero del ratn sobre ella y pulsado el botn derecho del mismo, aparecer un panel como el de la siguiente imagen:
Desde aqu podremos marcar aquella informacin que consideremos necesario que aparezca en ella. Se trata en todo caso de establecer la informacin que nos resulte til en nuestro trabajo, sin colocar elementos superfluos que puedan molestarnos o entorpecernos.
Tipos de datos
Los datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos: texto, valores y frmulas. Cada uno de los cuales se caracteriza por los siguientes aspectos:
Texto
Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, nmeros y smbolos), es decir, es de naturaleza alfanumrica y puede tener hasta un mximo de 32.000 caracteres. 43
Fundamentos de Excel I Cualquier serie de nmeros mezclados con otros caracteres, por ejemplo 98+56, se toman como un dato de tipo texto. Los textos ms usuales son las palabras, ttulos, rtulos, letreros... Un texto que no ocupe el ancho total de la celda queda alineado, por defecto, a la izquierda de sta.
Si el texto fuese demasiado largo, aparecera sobre las celdas de la derecha, si bien se encuentra contenido nicamente en la celda en la cual fue introducido. Puede ocurrir, que si las celdas de la derecha estn ocupadas, que no se vea en pantalla la totalidad del texto introducido, pero si lo veremos entero en la barra de frmulas. Para verlo entero, habra que dar ms anchura a su columna. Si se quiere establecer un salto de lnea dentro de una celda habr que pulsar la tecla Intro manteniendo pulsada la tecla Alt. (Alt + Intro)
Nmeros
Dentro de esta categora se incluyen los nmeros propiamente dichos, las fechas y horas, porcentajes etc... Tratndose todos ellos por igual, y quedando alineados a la derecha de la celda donde se introducen. Los estudiamos: Un dato de tipo nmero puede incluir dgitos del 0 al 9, junto a cualquiera de los siguientes caracteres: Signos + delante del nmero, indicando un valor positivo (por defecto si no se coloca ninguno de los smbolos) o un valor negativo (Ej.: -34). Parntesis, que indican un valor negativo, equivale al signo -. Por ejemplo (34): significa que es negativo. Los signos "." y ",": que indican la separacin entre miles y la separacin decimal, respectivamente. El punto . del teclado numrico (bajo la tecla 3 en la esquina inferior derecha del teclado), se utiliza como separador decimal, nunca como separador de miles. No es aconsejable teclear los puntos de separacin de los miles al introducir un nmero. Ya se le dar si se desea un formato para que se presente de esa manera. (Ej.: Deberemos introducir 234500,00 y no 234.500,00 aunque al darlo posteriormente un formato adecuado, lo veamos estticamente de la forma 234.500,00). Signo "/" para indicar una fraccin mixta. Su nomenclatura es la siguiente: Si se quiere expresar un nmero decimal, mayor de la unidad, mediante un nmero entero y la fraccin correspondiente a la parte decimal: se escribira 18 3/4, correspondiendo al nmero 18,75 7 1/2 correspondiente al 7,5.
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Fundamentos de Excel I Si se quiere expresar un nmero decimal, menor de la unidad, mediante un nmero entero y la fraccin correspondiente a la parte decimal: se escribira 0 3/4, correspondiendo al nmero 0,75 0 1/2 correspondiente al 0,5. Nunca se escribir la fraccin como 3/4 1/2, ya que sera considerado como una fecha. Smbolo "%" detrs del nmero indica un porcentaje, por ejemplo 65% equivale a 0,65. (En este caso, vemos un 65% pero en la celda tenemos un 0,65. De este modo, si operamos en una frmula por ese valor no deberemos aadir en la frmula el "...y dividido por cien" ya que el valor ya est dividido por 100. No tenemos un 65 sino un 0,65). La letra E para indicar potencias de 10, por ejemplo 6e2 representa 6 por 102, lo que equivale a 600. Esta es la llamada notacin cientfica. Consejo: Es una buena prctica introducir los nmeros limpios sin ningn carcter adicional excepto el signo "-" si es un nmero negativo, y la coma para separar los decimales, nada ms. Un cien mil se introduce: 100000
Un nmero que no ocupe el ancho total de la celda se sita, por defecto, alineado a la derecha de la misma. Si el nmero fuese ms largo que el ancho de la celda, aparecer automticamente en formato cientfico o de potencias de 10. Por ejemplo, al introducir el nmero 266410566056 en una celda, ste aparecer como 2,66410E+11, es decir, 2,66410 por 1011.
La visualizacin de los nmeros en la barra de frmulas siempre ser en formato estndar, independientemente de cmo aparezcan en la celda. Ms tarde estudiaremos otros formatos.
Fechas y horas
Son tratadas como nmeros, correspondiendo a cada fecha el nmero equivalente al de das transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestin. A la hora le corresponde la fraccin resultado de dividir el nmero de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el nmero de segundos que tiene un da (86.400).
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De este modo el nmero 10 equivale en formato fecha al da 10-Enero-1900, y el nmero 10,75 equivale en formato fecha al da 10-Enero-1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemticas con celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy - fecha de nacimiento = das vividos). Los formatos en los que se debe introducir una fecha u hora en una celda son los siguientes:
Formato d/m d/m/aa d-mmm d-mmm-aa mmm-aa hh:mm hh:mm:ss hh:mm am/pm hh:mm:ss am/pm
Ejemplo 6/11 6/11/99 6-nov 6-nov-06 nov-06 15:45 15:45:30 3:45 pm 3:45:30 pm Supone el da 1.
A tener en cuenta Supone el ao actual. Supone ao 20__hasta el 30 y ao 19__ del 30 y siguientes. Supone el ao actual.
Supone 0 segundos.
Supone cero segundos.
Se deben de tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir una fecha u hora: Se pueden utilizar indistintamente los signos" / " " "como separador en las fechas. Se pueden utilizar maysculas o minsculas indistintamente. Se pueden escribir los nombres de meses con 3 caracteres o ms. Se pueden incluir la fecha seguida de la hora en una misma celda separndolas por un espacio en blanco.
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Fundamentos de Excel I Importante: En Excel 2010, si introducimos una fecha con solo 2 dgitos para el ao, sta ser tratada de la siguiente manera: Hasta el 29 el ao ser tomado como 2029 pero introducimos el ao 30 (o mayor) ser tomado como 1930.
Consejo: El mtodo ms rpido de introducir fechas correspondientes al ao actual es introducir "d/m". Si introducimos fechas correspondientes a aos diferentes del actual aconsejamos el empleo de esta frmula "d/m/aaaa" (Ej.: 5/5/1925) escribiendo los cuatro dgitos para el ao y evitar posibles errores.
Frmulas
Las frmulas permiten realizar clculos, ms o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de clculo.
Una frmula admite un mximo de 1.024 caracteres y habitualmente est compuesta por nmeros, operadores y direcciones (referencias) de celdas. Tambin se podrn introducir funciones (frmulas que ya vienen pre-hechas con Excel 2010). Los operadores utilizados en la creacin de frmulas son los siguientes:
Operador +% ^ */ +-
Valor Positivo, Negativo (como signo. Por ejemplo: -9). Porcentaje. Exponente. Multiplicacin, Divisin. Suma, Resta (como operacin).
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Fundamentos de Excel I & = <> <> <= >= Concatenacin de textos. Igual, Distinto a. Menor que, Mayor que. Menor o igual que, Mayor o igual que.
El orden de prioridad o preferencia de los operadores disminuye de arriba a abajo en la tabla anterior, es decir, si en una misma frmula existe un operador de suma y otro de multiplicacin, primero se efecta la multiplicacin y luego la suma. Si varios operadores en una frmula tienen igual preferencia, stos se evalan en el orden en que se encuentren, de izquierda a derecha dentro de la frmula. Para alterar el orden de evaluacin de los operadores en una frmula se puede hacer uso de los parntesis.
Consejo: Siempre que escribamos una frmula con ms de una operacin, es interesante usar los parntesis para evitar posibles errores de prioridades. Eso s, abriremos tantos como cerraremos.
Importante: Todas las frmulas han de comenzar con el signo igual (hay usuarios que las comienzan con el signo + del teclado numrico de la derecha del teclado -sta forma tambin es vlida- porque estn acostumbrados a trabajar con l), de lo contrario Excel 2010 las interpretar como texto. Por ejemplo, la frmula B5+B8 est mal y sera considerada como una palabra que comienza por la letra B. Debera ser escrita =B5+B8. Las referencias a celdas en las frmulas podemos escribirlas en maysculas o minsculas indistintamente.
Algunos ejemplos de frmulas vlidas son los siguientes: Frmula =20*4 =A3*15% =A4-B2+D7 =C3*(A10+B3) =C7+D6^8 =F12^(1/2) =H17&"Enero" Operacin que realiza Realiza la multiplicacin (80) Halla el 15% del contenido de la celda A3 Resta el contenido de la celda B2 al de la A4 y al resultado le suma el de la D7 Suma el contenido de A10 y B3 y multiplica el resultado por el de C3 Eleva el contenido de D6 a la octava potencia y le suma el valor de C7 Halla la raz cuadrada del contenido de la celda F12 Concatena el texto contenido en H17 con el texto Enero 48
Fundamentos de Excel I ="12/01/07"-"12/05/06" =F7>=63 Resta las dos fechas y devuelve el nmero de das transcurridos entre ambas: 245 Da como resultado la palabra Verdadero si el contenido de F7 es mayor o igual que 63 y Falso si no lo es
Los textos y fechas dentro de las frmulas deben ir entre comillas.
Consejo: Cuando en una frmula queramos operar con un valor fijo, por ejemplo calcular un descuento del 10% sobre un precio introducido en B5, evitaremos por todos los medios introducir el 10% en la frmula (=B5*10%), especificando en su lugar una celda de la hoja (Por ejemplo C20) donde introduciremos el valor del 10%. As la frmula debera quedar: =B5*C20. Esta es la tcnica correcta, ya que si deseamos cambiar el descuento a aplicar, en vez de tener que modificar la frmula, cambiaramos simplemente el contenido de la celda C20.
Advertencia: Cuando en una celda, el resultado numrico que exista (como resultado de una frmula por ejemplo), presente en la celda: ############ no deberemos asustarnos. Es una manera que tiene Excel de comunicarnos que el resultado es tan ancho que no cabe entero en la anchura actual de la columna de esa celda y que, antes de mostrarnos un resultado numrico (un saldo, un sueldo, un importe...) de forma truncada, no nos lo muestra, presentando esos smbolos de almohadilla (#) para advertir de que tenemos que ampliar la anchura de la columna en la que se encuentra esa celda. La anchura de una columna se cambia desde la lnea separadora que existe entre todas las columnas en la lnea de ttulos de columna (A B C D...).
Tipos de datos
Establecer el tipo de dato

Para indicar que tipo de dato vamos a introducir en cada una de las celdas con las que vamos a trabajar, tenemos que indicarlo en el cuadro de dilogo correspondiente a Formato de celdas, y dentro de l en la pestaa nmero. Podemos acceder a este cuadro de dilogo de diversas maneras: 1. Seleccionando la celda o celdas a las que queremos dar formato, y accediendo a su men contextual desde el cual elegiremos la opcin formato de celda.
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2. A partir del iniciador de cuadros de dilogo del grupo de opciones Alineacin, dentro de la Ficha Inicio de la Cinta de opciones.
Una vez que accedemos al cuadro de dilogo correspondiente a Formato de celdas, dentro de la pestaa Nmero, podremos elegir el tipo de dato que queremos que aparezca en la celda o celdas seleccionadas, as como la presentacin o formato que aplicamos a la seleccin de celdas.
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Formato de celdas
Introduccin de datos
Para introducir un texto o un nmero en una celda: 1. Situarse en la celda en la cual se quiere introducir el dato, bien con el ratn o con el teclado. 2. Introducir el texto nmero correspondiente. 3. Hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas o bien pulsar la tecla Intro (esto es ms cmodo).
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Introduccin de frmulas
Para introducir una frmula se puede teclear directamente en la celda, o bien se escribe sobre la barra de frmulas, procedimiento ms seguro y aconsejado para algunos usuarios. Para ello indicamos con el ratn, o las teclas de cursor, las celdas a las que se quiere hacer referencia en la frmula. Ejemplo: Si se desea introducir la frmula =B7-C4/D4 en la celda D8 se deben seguir los siguientes pasos: 1. Situarse en la celda D8 (en la que queremos introducir la frmula). 2. Picar en el cuadro de contenido de la barra de frmulas (opcional). 3. Teclear el signo =. 4. Hacer clic sobre la celda B7 (mas cmodo) o bien escribir B7 (apreciar como se va construyendo la frmula en la celda y en la barra de frmulas). 5. Teclear el operador -. 6. Hacer clic en la celda C4. 7. Teclear el operador /. 8. Hacer clic en la tecla D4. 9. Hacer clic en el botn Aceptar de la barra de frmulas o pulsar Intro. Al terminar de introducir una frmula, en la celda se visualizar el resultado de la misma, y en la barra de frmulas veremos la sintaxis de dicha frmula. Coloquialmente se podra decir que la barra de frmulas no miente, ya que siempre mostrar el contenido interno de la celda. Importante: Cuando trabajamos con fechas, en ocasiones deseamos restar fechas para calcular el nmero de das que han transcurrido entre esas dos fechas, es decir, que esperamos que nos d como resultado un nmero (el nmero de das), sin embargo, el resultado proporciona una fecha "rara", "extraa". Si nosotros deseamos y esperamos un nmero tendremos que convertir el formato de esa celda en nmero para ver el resultado que esperamos. De igual manera, cuando el resultado de una operacin esperamos que sea una fecha y nos aporta como resultado un nmero, tendremos que hacer lo mismo para obtener una fecha como resultado, es decir, cambiar el formato de esa celda a formato fecha. Es importante probar esto y entender que si cuando, trabajando con fechas el resultado no est en el formato esperado, deberemos aplicarle el formato esperado a ese resultado y todo quedar correcto.
Introduccin de frmulas
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Edicin de datos
Una vez introducido un dato en una celda, este, puede ser sustituido o modificado.
Sustitucin de un dato por otro

El procedimiento es el que sigue: 1. Situarse en la celda que se quiere editar. 2. Escribir el nuevo dato. 3. Pulsar la tecla Intro, el nuevo dato sustituir al anterior.
Modificacin de un dato
Se realiza bien desde la barra de frmulas o desde la propia celda activa, los pasos a seguir son: 1. Activar la celda en que se encuentra el dato a modificar: Situarse en ella y hacer doble clic o pulsar la tecla F2 del teclado, la modificacin del dato se realiza desde la propia celda.
Tambin podemos situarnos en la celda y hacer clic en la barra de frmulas, la modificacin del dato se realiza desde dicha barra de frmulas.
1. Modificar el dato con las teclas de edicin (flechas, Suprimir, Retroceso...) 2. Pulsar la tecla Intro, o el botn de la barra de frmulas, para validar la modificacin.
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3. Tambin existe la posibilidad de cancelar la modificacin que se est realizando pulsando la tecla ESC o el botnde la barra de frmulas.
Hay que recordar que al modificar el dato de una celda que forme parte de una frmula, el resultado de la misma se actualizar automticamente.
Edicin de datos
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Las celdas que contienen datos nos son autoexplicativas, por eso se usan elementos como los ttulos de columnas y de filas. Estos ttulos, sin embargo, pueden no ser suficientes en algunas ocasiones. Entonces es cuando hay que usar los comentarios. Como hemos visto anteriormente a una celda se le puede insertar un texto, un nmero o una frmula, pero independientemente del tipo de dato que insertemos tambin se le puede adjuntar un comentario. Los comentarios son tiles para el usuario como avisos propios, por ejemplo para anotar como funciona una frmula compleja o para informar de su contenido a otros usuarios.
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Fundamentos de Excel I En Excel 2010, los comentarios se asocian a las celdas, de tal forma que cada una de ellas puede contar con un comentario. Los pasos para adjuntar un comentario son: 1. Situarse en la celda en la cual queremos adjuntar el comentario. 2. Ir la Ficha Revisar y dentro del grupo de opciones comentarios seleccionamos la opcin Nuevo
comentario o bien mediante el men contextual (hacer clic con el botn derecho del ratn) seleccionar Insertar Comentario.
3. Se abre un cuadro como el de la figura siguiente indicando el usuario que hace el comentario.
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Fundamentos de Excel I 3. Escribir en el cuadro el comentario. 4. Para terminar hacer clic fuera del cuadro. Observemos que en la esquina superior derecha de la celda ha quedado una marca, que indica la existencia de un comentario asociado. Si situamos el puntero del ratn sobre la celda, el comentario aparecer de nuevo automticamente. Tambin podemos especificar al programa si deseamos que muestre u oculte los comentarios, para ello podemos utilizar el men contextual, sobre una celda que contenga un comentario.
La forma en que se muestran los comentarios en Excel es otro de los aspectos personalizables de la aplicacin. En principio, lo que aparece en la celda es una marca, pero esto puede cambiarse. Seleccionaremos la opcin Opciones de la Vista Backstage, abriendo la pgina Avanzadas de la ventana que aparece. Localizamos la seccin Mostrar de esta pgina y, dentro de ella, el apartado Para las celdas con comentarios, mostrar, que configura la forma de mostrar los comentarios. Como podemos ver, es posible no mostrar la existencia del comentario, indicarlo mediante la marca por defecto o, por ltimo, mostrar siempre el comentario abierto.
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Mostrar todos los comentarios abiertos, seleccionando la tercera opcin de las disponibles, tiene sentido cuando los comentarios existentes no son muchos y, adems, estn dispersos por la hoja de clculo. Si no, las ventanas flotantes se superpondrn, haciendo engorroso el aspecto de la hoja.
Informacin: El nombre del usuario que aparece en el comentario, Excel 2010 lo toma de un panel en el que aparece el nombre del usuario desde el momento en que el programa se instal en nuestro ordenador. Este dato se puede observar y/o modificar desde las Opciones de Excel, dentro de General en el apartado Nombre de Usuario.
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Una celda que tiene un comentario se distingue de las dems porque tiene un triangulo rojo en su parte superior derecha.
Y al situar el cursor sobre ella se despliega el comentario.
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Modificar un comentario
1. Nos situamos en la celda que lo contiene. 2. Ir la Ficha Revisar y dentro del grupo de opciones comentarios seleccionamos la opcin Modificar
comentario o bien mediante el men contextual (hacer clic con el botn derecho del ratn) seleccionar Modificar comentario.
3. Se abre el cuadro del comentario de forma que permite modificar su contenido.
4. Una vez que hemos terminado hacer clic fuera del cuadro.
Eliminar un comentario
1. Nos situamos en la celda que lo contiene. 2. Ir la Ficha Revisar y dentro del grupo de opciones comentarios seleccionamos la opcin Eliminar
comentario o bien mediante el men contextual (hacer clic con el botn derecho del ratn) seleccionar Eliminar comentario.
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En definitiva, es bueno aadir comentarios en nuestros trabajos de cara a futuras necesidades de aclaracin.
Gestin de comentarios
Desplazarse por un libro

Los desplazamientos por un libro de Excel 2010 pueden ser de dos tipos, los realizados entre las hojas de clculo existentes en un libro (que inicialmente suelen ser tres) o los realizados dentro de cada una de stas hojas.
Desplazamientos entre hojas

1. Mediante el ratn: se accede a cada una de las hojas picando en su solapa correspondiente, situadas a la parte inferior izquierda de la pantalla. Si la solapa de la hoja que se quiere activar no est visible, se pueden utilizar los botones de desplazamiento de etiquetas, a la izquierda de las solapas de hojas, haciendo clic sobre uno de ellos . De izquierda a derecha su funcin es la de activar: la primera hoja, la hoja anterior, la hoja siguiente y la ltima hoja. 2. A travs del teclado: se accede a las distintas hojas pulsando, de forma simultnea, las teclas Ctrl + AvPg para acceder a la hoja siguiente, o las teclas Ctrl + RePg para acceder a la hoja anterior. 60
Fundamentos de Excel I Nota: Ms adelante estudiaremos en detalle cmo trabajar con hojas: crear otras nuevas, eliminar alguna ya existente, seleccionar varias hojas, cambiarlas el nombre, etc. Un usuario experimentado podra intentar descubrir estos conceptos haciendo uso del men de contexto (clic con el botn de la derecha del ratn) sobre las propias solapas de hoja.
Las hojas de un libro
Desplazamientos en la hoja de clculo

La mayor parte de la interfaz de Excel 2010 est ocupada por la hoja activa del libro actual. Realmente, lo que estamos viendo es una pequea porcin de esa hoja, ya que sta puede ser mucho ms extensa que el espacio disponible en la pantalla. El mtodo instintivo para moverse de un punto a otro de un documento, que consiste en utilizar las teclas de desplazamiento del teclado, es totalmente vlido en nuestro caso. Mediante dichas teclas, no slo moveremos el foco de entrada sino, tambin, podremos, llegados a un lmite de la hoja visible, mover la hoja completa en la direccin que interese. Adems de las cuatro teclas que permiten moverse arriba, abajo, a derecha e izquierda, tambin podemos usar teclas como Inicio, Fin, AvPg y RePg, consiguiendo un movimiento ms rpido. La combinacin de la tecla Ctrl con las teclas de desplazamiento del cursor, llevar la seleccin directamente a la primera o ltima celdas en sentido horizontal o vertical, segn el caso. Las barras de desplazamiento, lateral e inferior, sirven tambin para moverse. Lo que se consigue, por el contrario, es desplazar directamente el rea visible de la hoja, no as el foco de entrada. 1. Mediante el ratn: se selecciona una celda haciendo clic sobre ella. Si la celda no estuviese visible en la pantalla se utilizan las barras de desplazamiento situadas a la derecha y en la parte inferior de la pantalla. 2. A travs del teclado: se pueden realizar los siguientes desplazamientos mediante la pulsacin de la tecla o teclas indicadas (el signo + indica la pulsacin de varias teclas a la vez). Teclas a pulsar Teclas de direccin (las flechas) Ctrl+tecla de direccin arriba o abajo Desplazamiento a realizar Activan la celda: superior, inferior, de la izquierda o de la derecha. Activan la celda del borde superior o inferior de la regin de datos activa (la primera celda anterior o posterior a una celda vaca). Activan la celda del borde izquierdo o derecho de la regin de datos activa. Activa la primera celda (columna A) de la fila actual Activa la primera celda (A1) de la hoja de clculo. Nos lleva arriba del todo a la izquierda. 61
Ctrl+tecla de direccin izquierda o derecha Inicio Ctrl+Inicio
Fundamentos de Excel I Ctrl+Fin AvPg RePg Alt+AvPg Alt+RePg Activa la celda interseccin de la ltima fila y la ltima columna que contengan algn dato. Activa la celda situada una pantalla ms abajo Activa la celda situada una pantalla ms arriba Activa la celda situada una pantalla hacia la derecha. Activa la celda situada una pantalla hacia la izquierda Consejo: Tambin, para desplazarse rpidamente a una referencia o celda, podremos hacerlo pulsando la tecla de funcin del teclado (zona superior del teclado) F5 que sirve para Ir a... una celda tecleando sus coordenadas. Si por ejemplo pulsamos F5 y tecleamos XFD1048576, al aceptar, nos habremos posicionado directamente en la celda ms abajo y ms a la derecha de cuantas tiene una hoja. Para volver a la casilla A1, lo podremos hacer igualmente con F5 marcando como referencia A1.
Tambin iremos a A1, con las teclas Ctrl + Inicio. Con la tecla F5 por lo tanto, podremos ir rpidamente a la celda que deseemos. Conviene recordarla. En el panel que aparece pulsando la tecla de funcin F5, existe un botn de Especial... desde el que podemos elegir ir a cierta celda con caractersticas especiales.
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Las primeras filas y columnas de una hoja de clculo, en la parte superior y a la izquierda, suelen utilizarse para colocar rtulos y ttulos. Al desplazar el foco de entrada fuera del rea visible, ya sea por la parte derecha o inferior, esos ttulos dejarn de verse. Para evitarlo, permitiendo as que los ttulos estn siempre visibles y que podamos guiarnos por ellos, situaremos el foco de entrada en una celda que est justo debajo y a la derecha de los ttulos, seleccionando a continuacin la opcin Inmovilizar paneles de la Ficha Vista en la Cinta de opciones. Cuando deseemos desbloquearlos de nuevo, usaremos la opcin Movilizar paneles, en la misma ubicacin.
Seleccin de rangos
Cuando una misma operacin ha de realizarse sobre un grupo de celdas, Excel 2010 permite designar todas aquellas celdas de la hoja de clculo con las que se precise trabajar, seleccionndolas. As, si en vez de tener seleccionada una celda tenemos varias, la operacin a realizar la efectuaremos de una sola vez sobre todas ellas. Se denomina rango al conjunto de celdas contiguas que se seleccionan para realizar una misma operacin. Los rangos de celdas suelen tener forma, o abarcar, espacios rectangulares. Por tanto el rango ms pequeo que se puede seleccionar es una nica celda (celda activa) y el mayor una hoja completa, si bien es posible seleccionar varias hojas.
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Seleccin de un nico rango

La seleccin de un rango puede realizarse mediante el teclado o el ratn, I. Mediante el teclado: 1. Activar una de las celdas situadas en la esquina del rango que se quiere seleccionar. 2. Pulsar la tecla Mays (Shift) y, sin soltarla, seale mediante las teclas de direccin del teclado, la celda de la esquina contraria del rango deseado. El rango seleccionado queda resaltado. 3. Para poder cancelar la seleccin pulsar cualquier tecla de movimiento, o bien pinchar con el ratn sobre cualquier otra celda dentro o fuera de la seleccin. II. Mediante el ratn: 1. Hacer clic sobre una de las celdas de la esquina del rango a seleccionar. 2. Pulsar el botn izquierdo del ratn y, mientras visualizamos la cruz blanca ancha, sin soltarlo, arrastre el ratn hasta la celda situada en la esquina opuesta del rango. 3. Soltar el botn y la seleccin estar realizada, quedando resaltado el rango seleccionado. Observar que el rango seleccionado queda oscurecido exceptuando la celda desde donde iniciamos la seleccin. Por supuesto, tambin esa est seleccionada.
III. Mtodo mixto (Teclado - ratn): 1. Hacer clic sobre una de las celdas de la esquina del rango a seleccionar. 2. Pulsar la tecla Mays (Shift) y sin soltarla, hacer clic en la celda situada en la esquina opuesta del rango.
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Seleccin de varios rangos. Rangos mltiples

En ocasiones necesitamos operar con varios grupos de celdas (varios rangos) por ejemplo para aplicarles un formato. Si tras seleccionar un rango de celdas se realiza otra seleccin en otro lugar de la hoja, se observa como la primera de las selecciones desaparece (se deselecciona). Para realizar la seleccin de varios rangos a la vez hay que tener en cuenta las siguientes indicaciones: 1. Realizar la seleccin de un rango como ya se ha indicado. 2. Pulsar la tecla Ctrl y mantenindola pulsada, realizar una nueva seleccin con el ratn. 3. Manteniendo la tecla Ctrl pulsada se puede realizar otra seleccin, y otra.... De esta forma se podrn seleccionar tantas celdas o rangos como sean necesarios aunque estn separados fsicamente o aislados.
Seleccin de una fila completa

Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una fila determinada, desde la columna A hasta la ltima columna, la forma ms rpida de realizar la seleccin es: 1. Mediante el ratn: haciendo clic sobre el botn identificador de la fila que se quiere seleccionar (botn gris donde se ve el n de fila -1, 2, 3,...- en el lateral izquierdo de la pantalla). El cursor se convierte en una flecha negra hacia la derecha y se oscurece toda la fila mostrando de esta forma que est seleccionada.
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2. Mediante el teclado: pulsando Mays (Shift) + Barra espaciadora, se seleccionar la fila donde se encuentra la celda activa.
Seleccin de una columna completa

Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una columna determinada, la forma de realizarlo es similar a la expuesta anteriormente: 1. Mediante el ratn: haciendo clic sobre el botn identificador de la columna (donde se sita el nombre de sta -por ejemplo A, B, C...- en la zona superior del rea de trabajo). El cursor se convierte en una flecha negra hacia abajo.
2. Mediante el teclado: pulsando Ctrl + Barra espaciadora, se seleccionar la columna donde se encuentra la celda activa.
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Seleccin de una hoja completa

Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una hoja de clculo, la forma de realizar la seleccin es: 1. Mediante el ratn: haciendo clic sobre el botn Seleccin total, situado entre el botn identificador de la primera columna y el de la primera fila, en la esquina superior izquierda de la hoja de clculo.
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2. Mediante el teclado: pulsando Ctrl + Mays (Shift) + Barra espaciadora, se seleccionar la hoja completa.
La seleccin en una hoja de clculo
Introduccin de valores en rangos de celdas

Si queremos que los valores a introducir se guarden exclusivamente en un rango de celdas, consiguiendo que el foco se mueva slo en el interior de ese rango, es una tarea bastante sencilla. El primer paso es colocarnos en la primera celda del rango. A continuacin, manteniendo pulsada la tecla Mays (Shift), utilizaremos las teclas de desplazamiento para movernos hasta la ltima celda. A medida que vamos desplazndonos, podremos ver que el rango que vamos creando aparece con un color de fondo diferente. Cualquiera de los mtodos descritos ms arriba nos permitirn seleccionar un rango de celdas. En cualquier caso, tenemos ya el rango de celdas especificado. Ahora no tenemos ms que ir escribiendo nmeros y pulsando Enter. Podremos ver, al llegar a la ltima columna o fila (en funcin del desplazamiento del foco al pulsar Enter), que el foco de entrada salta automticamente de una fila (o columna) a la siguiente. Al llegar a la ltima fila (o columna), el foco de entrada vuelve de nuevo a la primera.
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Rangos con nombre

El mismo mtodo que hemos utilizado para asignar un nombre a una celda, podemos utilizarlo ahora para asociar un nombre a un rango de celdas. Teniendo seleccionado el rango de celdas, desplazaremos el puntero del ratn hasta el Cuadro de nombres, y haremos clic en l. A continuacin introduciremos el nombre que deseamos asignarle al rango seleccionado, pulsando Enter para finalizar la operacin, quedando asignado el nombre al rango. Efectuado este cambio, cuando abramos de nuevo la hoja de clculo, lo nico que tendremos que hacer es desplegar la lista del Cuadro de nombres y seleccionar el nombre que le hemos dado al rango para que, de manera automtica, quede destacado el rango en pantalla y podamos comenzar la introduccin de los datos en l.
Celda activa
En la hoja de clculo siempre hay una celda activa que se distingue de las dems por tener su contorno remarcado como indica la figura siguiente (sera el equivalente al cursor en otros programas: nos indica dnde estamos para trabajar).
Si se ha realizado la seleccin de un rango, la celda activa se localiza en la primera celda que se ha determinado para seleccionar el rango. En la celda activa se distinguen tres partes que se detallan a continuacin: 1. El interior de la celda: rea blanca delimitada por el borde de la misma. Al situar el cursor del ratn sobre ella ste toma apariencia de cruz blanca ancha. 2. Borde: marco grueso que rodea la celda, o rango de celdas. La apariencia del cursor del ratn al situar cerca del borde es el de flecha blanca que en la punta tiene una cudruple flecha. 3. Cuadro de llenado: situado en la esquina inferior derecha de la celda activa, o del rango de celdas. Al situar el cursor del ratn sobre l ste toma apariencia de cruz negra fina. . La direccin de la celda activa aparece siempre en el lateral izquierdo de la barra de frmulas.
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Desplazar celdas o rangos (mover)

Para mover una celda o un rango se dan los siguientes pasos: 1. Situar el cursor del ratn sobre el marco de la celda o rango. 2. Con el cursor en forma de flecha cudruple pulsar el botn izquierdo del ratn y arrastrar hasta la nueva posicin.
Si al desplazar una celda o rango de celdas en la nueva ubicacin hay ya datos existentes, el programa avisar de ello permitiendo anular el desplazamiento o sobrescribir las celdas. Lo mismo ocurrir en el caso de realizar una copia.
Copiar celdas o rangos

Es posible copiar una celda o rango de celdas a una nica posicin (un lugar en concreto) o bien a lo largo de una fila o columna (a celdas contiguas), los mtodos a seguir son: I. Copiar a una posicin: 1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar. 2. Situar el cursor del ratn sobre el marco o borde de la seleccin, toma apariencia de cudruple flecha. 3. Pulsar el botn izquierdo del ratn y comenzar a arrastrar a la nueva posicin. 4. Pulsar la tecla Ctrl y, mantenindola pulsada (apreciar que aparece un signo + en pequeo indicando que no se trata de mover, sino de copiar), soltar el botn del ratn en la celda de destino deseada. En ese momento queda realizada la copia.
II. Copiar a lo largo de una fila o columna: 1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar. 2. Situar el cursor del ratn sobre el cuadro de llenado (esquina inferior derecha de la celda), toma apariencia de cruz negra. 70
Fundamentos de Excel I 3. Picar con el botn izquierdo del ratn y, sin soltarlo, arrastrar la seleccin en direccin de una fila (a celdas contiguas de su derecha) o una columna (a celdas contiguas por debajo de ella) hasta la ltima celda en la que se quiera realizar la copia.
Con esta operacin conseguiremos que el contenido de la celda que copiados aparezca en todas las celdas en las que he extendido la seleccin de la fila o columna elegida.
III. Copiar a otras hojas: 1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar. 2. Seleccionar la opcin Copiar del grupo de opciones Portapapeles de la Ficha Inicio.
3. Acceder a la hoja en la cual se quieren copiar los datos y situar el cursor sobre la celda donde se desean poner los datos. 4. Seleccionar la opcin Pegar que aparece dentro del grupo de opciones Portapapeles de la Ficha Inicio.
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Fundamentos de Excel I Este ltimo mtodo para copiar aunque puede resultar ms lento que los anteriores sirve para realizar cualquier tipo de copia y es el ms universal, adems a la hora de pegar tenemos diferentes opciones como vemos a continuacin.
Pegar celdas o rangos

Las diferentes alternativas con las que contamos a la hora de pegar son las siguientes: 1. Pegar utilizando el portapapeles: Excel 2010 nos permite, utilizando la herramienta del Portapapeles, pegar no slo lo ltimo que hemos copiado sino lo que se haba copiado con anterioridad. Para que un contenido vaya al portapapeles tenemos que utilizar la opcin de Copiar de la Ficha Inicio, o con el botn derecho del ratn acceder al men contextual y seleccionar la opcin copiar. Para ver todo el contenido del portapapeles, que puede ser como mximo de 24 elementos, pulsaremos sobre el iniciador de cuadros de dilogo del grupo de opciones Portapapeles de la Ficha Inicio.
De este modo se abre el Panel de tareas del portapapeles desde all podemos pegar cualquier contenido o eliminarlo para ello basta hacer clic en el tringulo situado a la derecha de cada elemento almacenado.
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2. Pegado especial: El pegado especial nos permite definir diferentes condiciones en el pegado de las celdas. Para conseguir acceder a este pegado especial podemos actuar de dos maneras diferentes. A. Mediante el men contextual. Despus de Pegar aparece, junto al texto pegado, un botn con un tringulo, haciendo clic sobre l se despliega el siguiente cuadro el cual permite realizar un pegado especial.
B. Mediante la opcin Pegar de la cinta de opciones. 73
Fundamentos de Excel I Excel permite realizar un pegado especial ms completo, desde la opcin Pegar de la Ficha Inicio
Para ello, una vez que hemos copiado el contenido de alguna celda, desde la Ficha Inicio seleccionamos la opcin Pegar, pinchando sobre el tringulo que aparece bajo esta opcin desplegaremos un panel con todas las posibilidades de pegado.
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Seleccionamos Pegado especial y se abre el siguiente cuadro de dilogo:
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Fundamentos de Excel I Las opciones ms interesantes que podemos encontrar dentro de este cuadro de dilogo son: Todo: Pega el contenido y el formato de todas las celdas
Frmulas: Pega nicamente las frmulas como se han escrito en la barra de frmulas.
Valores: Pega los valores como se presentan en las celdas.
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Formatos: Pega solamente el formato de la celda.
Comentarios: Pega los comentarios adjuntos a una celda.
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Validacin: Pega las reglas de validacin de datos de las celdas copiadas.
Todo utilizando el tema de origen: Pega el contenido y el formato de las celdas utilizando el origen.
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Todo excepto bordes: Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes.
Ancho de las columnas: Pega el ancho de columna o de columnas.
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Formatos de nmeros y frmulas: Pega nicamente las frmulas y todos los formatos de nmero de las celdas seleccionadas.
Formatos de nmeros y valores: Pega nicamente los valores y todos los formatos de nmero.
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Copiar, mover y pegar celdas
Llenado rpido
El llenado rpido es una aplicacin muy til de Excel 2010, que es capaz de entender ciertas entradas de texto o nmero como comienzos de una serie, con lo cual se podr, de forma rpida, rellenar un rango con una serie escribiendo nicamente el valor inicial de la misma. La forma de realizar un llenado rpido es:
1. Seleccionar la celda o celdas que determinen el comienzo de la serie.
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2. Realizar un llenado arrastrando el cuadro de llenado (situar el cursor en el cuadrado de la esquina inferior derecha, el cursor se convierte en una cruz negra) a lo largo de una fila o una columna.
La serie se repetir a lo largo de la fila o columna tantas veces sea necesario para completar las celdas seleccionadas. Alguna de las entradas que entiende como comienzos de serie a partir de una sola celda son:
Una forma ms interesante de utilizar el botn de llenado es poner datos en las dos primeras celdas de la serie. Excel 2010 analiza estos dos primeros datos y completa el resto de los datos con una progresin aritmtica. Algunos ejemplos de entradas de una serie con varias celdas consecutivas son:
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Hay que tener presente que el llenado se realiza en forma ascendente si se arrastra el cuadro de llenado hacia abajo o hacia la derecha, si se arrastra hacia arriba o hacia la izquierda el llenado se realiza en forma descendente.
Opciones de llenado rpido

Al hacer un llenado rpido aparece un botn junto con un tringulo, si lo desplegamos nos da diferentes opciones de relleno. Copiar celdas: Copia el contenido y formato de las celdas. Veamos el ejemplo:
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Serie de relleno: Hace un clculo de como es nuestra serie y rellena tanto el contenido como el formato, en nuestro ejemplo las celdas iniciales eran: 12, 14 y las siguientes las rellena automticamente con 16, 18, 20, 22.
Rellenar formatos slo: Slo copia el formato, no el contenido de las celdas de las que partimos.
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Rellenar sin formato: Slo rellena en serie el contenido, no el formato.
La opcin de llenado rpido
Creacin de listas personalizadas

Es posible, que por necesidades de trabajo tengamos que crear algunas listas personalizadas de elementos con valores, de tal forma que solo con teclear el primero de ellos, y desde el cuadro de llenado arrastrando, 85
Fundamentos de Excel I aparezcan el resto de los valores de nuestra serie personalizada, evitndonos as, tener que teclearlos todos una y otra vez. Para conseguir crear nuestras propias listas personalizadas seguiremos el siguiente procedimiento: 1. Elaboramos en una hoja de Excel la lista que queremos que se complete automticamente al colocar el primer elemento, y la seleccionamos.
2. Entramos en las Opciones de Excel en la Vista Backstage. 3. Dentro de las Opciones de Excel, en el apartado Ms frecuentes pulsamos sobre la opcin Modificar listas personalizadas.
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4. Se abre ahora un cuadro de dilogo de Listas personalizadas, en el que podemos ver las listas que ya vienen predeterminadas con Excel 2010.
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Fundamentos de Excel I 5. En la zona entradas de lista podremos escribir en columna y separados con Enter, los valores de nuestra nueva lista. Una vez finalizada la lista, presionamos sobre el botn Agregar y el nuevo listado se aade como uno ms dentro de las listas personalizadas. Nombres de empleados, ciudades en donde nuestra empresa tiene delegacin, etc...
6. Tambin podemos optar por importar directamente de la hoja de clculo el contenido de las celdas. En el caso de que estn seleccionadas las celdas que contienen la nueva lista personalizada, (como indicbamos que debamos hacer en el punto nmero 1), aparecer el rango de correspondiente en el espacio reservado a Importar lista desde las celdas.
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Para que esta lista pase a ser una lista personalizada, debemos pulsar sobre el botn importar, en ese momento aparecer aadida con el resto de las listas personalizadas. 6. Si no hemos seleccionado previamente las celdas que componen nuestra lista, pero la tenemos elaborada en la hoja de clculo, podemos introducirla pulsado sobre el botn de seleccin de rangos. De esa manera podremos acceder a la hoja de clculo, quedando reducida la venta correspondiente al cuadro de dilogo, y seleccionar ahora las celdas que contienen la lista personalizada que queremos crear. Una vez seleccionadas las celdas, aparecern sus coordenadas dentro del espacio en blanco reservado para ellas, ahora pulsaremos nuevamente sobre el botn, y volveremos a visualizar el cuadro de dilogo correspondiente a Listas personalizadas, ahora ya con la informacin necesaria para crear una nueva lista, para ello slo nos queda pulsar el botn Importar.
Creacin de listas personalizadas
Crear un libro nuevo

Como sabemos, usar Excel 2010 implica trabajar con un archivo. ste deber ser creado o, si ya existe, abierto. Para crear un nuevo libro, basta con abrir Excel 2010. Esta accin crear automticamente un archivo vaco, un libro en blanco con tres hojas sin ningn contenido inicial.
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Fundamentos de Excel I Para crear un libro nuevo (es decir, archivo de Excel 2010 compuesto por varias hojas o solapas de la parte inferior izquierda), se debe acceder a la opcin Nuevo que aparece al abrir la Vista Backstage, Cinta Archivo.
De esta manera se abre el cuadro de dilogo Nuevo libro, en el que aparecen mltiples secciones y categoras representadas por iconos que dan paso a otras tantas pginas. Si lo que deseamos es abrir un nuevo libro en blanco, bastar con hacer clic en el elemento Libro en blanco que aparece en la pgina inicial. De esta manera empezamos a trabajar en un libro vaco que contiene tres hojas de clculo.
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Nota: Cuando abrimos la aplicacin Excel 2010 por primera vez durante una sesin de trabajo, aparecer abierto de manera automtica un nuevo libro en blanco.
Abrir un libro ya creado

Para abrir un libro guardado de antemano, se deben seguir los pasos siguientes: 1. Para abrir un archivo existente podemos hacer doble clic directamente sobre l, o sobre un acceso directo a l, o bien usar la opcin Abrir de la Vista Backstage.Dicha opcin es equivalente a la combinacin de teclas Ctrl + A.
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2. Generalmente, lo primero ser seleccionar la carpeta donde est el documento, ya sea haciendo clic en uno de los botones del panel izquierdo, o usando la lista desplegable que hay que hay en la parte superior. Hecho sto, bastar un doble clic sobre el archivo para abrirlo.. 3. Si no sabemos en qu carpeta est el archivo que necesitamos abrir, o incluso nos hemos olvidado o desconocemos su nombre, podemos usar la opcin Buscar que hay en la parte superior derecha del cuadro de dilogo. Primero seleccionaremos dnde queremos realizar la bsqueda para luego introducir parte del nombre del archivo, o su extensin, en dicho cuadro de texto. Al pulsar Enter se iniciar la bsqueda e irn apareciendo los diferentes resultados que se encuentren. En caso de que no encontremos el archivo por su nombre, pero recordemos algo sobre el contenido que tena, haremos clic en el enlace Buscar en el contenido del archivo que aparece en la mitad inferior de la ventana de bsqueda, y Excel 2010 repetir la bsqueda examinando el contenido de archivos y mostrando una lista de aquellos que contienen el texto buscado.
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Suponiendo que queramos abrir un libro con el que hemos trabajado recientemente, podemos recurrir a la seccin Reciente de la Vista Backstage. En ella aparecen una lista de libros recientes en la parte central y tambin, en el panel derecho, una lista de las carpetas a las que hayamos accedido de manera reciente.
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En Windows 7 tambin podemos acceder a los ltimos archivos que hayamos abierto con Excel 2010 mediante la Jump List, la lista desplegable asociadas al programa, que aparece tanto en el men del botn Inicio como en el men contextual que se abre al hacer clic con el botn secundario sobre el icono del programa en la barra de tareas. Es, quiz, la forma ms inmediata de iniciar Excel 2010 y, al mismo tiempo, abrir el libro en el que se pretende trabajar.
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Nota: Los archivos Excel, ya desde la versin 2007 del programa, es decir, los libros de clculo, tienen extensin .XLSX. En el caso de las plantillas de Excel, tienen extensin .XLTX tambin desde la versin 2007 de la aplicacin.
Guardar un libro
Lgicamente, la informacin introducida en un libro de Excel no ser de utilidad por mucho tiempo si no sabemos cmo conservarlo, igual que hemos aprendido a recuperarlo cuando sea necesario. Al igual que almacenar, Excel 2010 es capaz de guardar archivos, no slo en las unidades locales de nuestro sistema, sino que tambin sabe cmo acceder a un servidor Web y utilizarlo como sistema de almacenamiento. Mientras se est trabajando en un libro, la informacin que se va introduciendo no est siendo almacenada en el disco duro o disquete, simplemente se mantiene en la memoria (RAM) del ordenador. Para mantener la informacin introducida en un libro sta debe ser guardada ya que una caracterstica de la memoria del ordenador es la de ser voltil, es decir, si se apaga el ordenador (por cualquier causa ajena a nosotros como un corte inesperado de luz) perderamos toda la informacin introducida en nuestro trabajo.
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Fundamentos de Excel I Cada libro guardado genera por defecto un archivo de extensin .xlsx, en el que se almacena el libro con todas sus hojas de clculo y los datos incluidos en ellas (datos, formulas,...).
Guardar un libro nuevo

Para guardar el libro que tenemos abierto, podemos proceder de varias maneras diferentes, entre ellas: hacer clic en el botn Guardar de la Barra de herramientas de acceso rpido, seleccionar la opcin Guardar de la Vista Backstage o utilizar la combinacin de teclas Cntrl + G. En cualquiera de los casos, si el documento no se haba guardado previamente, aparecer un cuadro de dilogo.
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El panel izquierdo representa, mediante una serie de iconos, las carpetas usadas ms habitualmente para almacenar los documentos. Podemos hacer clic sobre uno de estos iconos para seleccionar directamente la carpeta correspondiente en la que queramos almacenar el archivo. Si no existe un archivo con ese nombre en la ubicacin indicada el archivo queda almacenado. Si por el contrario existe ya un archivo con ese nombre aparecer el siguiente mensaje.
Si se selecciona S el archivo existente se reemplazar por el actual y si se selecciona No se volver al cuadro de dilogo anterior donde se podr renombrar el archivo actual. En la parte superior del cuadro de dilogo existe una lista desplegable que, en principio, muestra el nombre de la carpeta seleccionada con los botones del panel izquierdo. Podemos seleccionar esa lista para seleccionar cualquier otro destino, ya sea local, en el propio equipo, de red, en un equipo conectado al nuestro en una red local, o de Internet, con un acceso mediante FTP.
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Fundamentos de Excel I Con los botones que aparecen bajo la lista anterior podemos, por ejemplo, modificar el modo de visualizacin o, en caso de que la carpeta donde queramos almacenar el documento an no se haya creado, podemos crearla sin necesidad de recurrir al explorador de Windows. Desde este cuadro de dilogo podemos tambin guardar documentos en un servidor Web o bien FTP, en caso de que nuestra organizacin cuente con ellos. En estos casos, es posible que antes debamos identificarnos adecuadamente para iniciar una sesin en el servidor. Nota: Si se desea poner contrasea a un libro para evitar que cualquiera pueda ver su contenido (esto a nivel profesional es muy interesante para privacidad de datos contables, tablas de comisiones, ventas, etc...), cuando nos encontramos en el cuadro de dilogo de Guardar o de Guardar como hay que desplegar el men Herramientas que se encuentra dentro de ese mismo cuadro (abajo a la izquierda desde su triangulito), picar sobre el elemento de Opciones generales.
Se nos mostrar un nuevo cuadro de dilogo en el que podremos escribir la contrasea para abrir. Cada vez que abramos este libro se nos solicitar dicha contrasea, y quien la desconecta, no lo podr abrir. Si podr copiar el archivo, borrarlo, llevrselo, pero jams abrirlo para ver su contenido.
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Guardar un libro existente

Si se abre un libro ya existente y se realizan modificaciones sobre l, al guardarlo nuevamente hay dos opciones:
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Fundamentos de Excel I 1. Opcin Guardar de la Vista Backstage: el libro se guarda con el nombre que se le asign anteriormente, sustituyendo el contenido que haba en el archivo al abrirlo por el contenido actual. No se pregunta nada al usuario. 2. Opcin Guardar como de la misma vista: aparece el cuadro de dilogo descrito anteriormente, pudiendo guardar el libro con un nombre distinto al que ya tena y/o en otra ubicacin. De esta forma se crea un nuevo archivo a partir del ya existente. Nota: Si se tiene duda respecto a con qu nombre se guardar un archivo, si reemplazaremos otro ya existente, de si ya tenemos uno creado con ese mismo nombre que estamos pensando en dar a nuestro archivo actual, la mejor opcin es Guardar como, ya que es la nica que SIEMPRE nos presenta el panel de Guardar, y desde l podremos ver la situacin de trabajo en la carpeta del almacenamiento en disco, los nombres de archivo, etc... y tomar la decisin adecuada.
Con el botn de la barra de herramientas de acceso rpido, se realiza la misma operacin que con Guardar (slo presentar panel cuando se guarda por primera vez). Su forma de disquete no significa que se vaya a guardar en la unidad A: (ya inutilizados los disquetes). Se guardar en la carpeta predeterminada del disco actual. La opcin Guardar puede ejecutarse usando cualquiera de los tres mtodos descritos anteriormente.
Nombres de Archivos (o ficheros)

Una de las encrucijadas con la que nos encontramos a la hora de guardar un archivo (un trabajo, un libro) es la de que nombre asignar a dicho archivo. En ocasiones, debemos guardar casi a diario archivos con el mismo tipo de informacin pero con diferentes datos (los da cada da). Ejemplo-1. Si tenemos creada una hoja de caja "caja.xlsx" que abrimos diariamente vaca de datos y en donde introducimos el arqueo diario de nuestro comercio, cada da crearemos, por ejemplo en una carpeta llamada "Arqueos 2007" del disco duro, un archivo mediante la opcin "Guardar como" al que tendremos que asignar un nombre diferente para cada da del ao. Si los nombres que vamos asignando son "caja1", "caja2", "caja3",... al final esto sera vlido ya que cada archivo tiene un nombre distinto, pero no sabramos cual es el archivo que corresponde al arqueo del 23 de mayo dado que, por ejemplo, tenemos que abrirlo para repasarlo o volver a imprimirlo. Una buena tcnica es la de dar nombres a cada archivo reservando ciertas posiciones del nombre para cierto tipo de informacin identificativa de cada archivo. As por ejemplo, para guardar el arqueo de caja del da 23 de mayo de por la maana (en nuestro comercio se realiza arqueo y cierre de caja por la maana y por la tarde, por ejemplo) o el del 7 de julio por la tarde o el del 14 de noviembre por la maana, unos buenos nombres podran ser:
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Hemos, con sta tcnica previsto que los 2 primeros caracteres sern para albergar el nmero del mes, los 2 siguientes el da del arqueo, y el siguiente para identificar si es un arqueo de por la maana o de por la tarde (M o bien T). Con stos nombres, nuestra carpeta "Arqueo 2.007" estara llena de archivos con nombres aparentemente extraos pero muy significativos y representativos para el usuario que los utiliza. Adems, mediante las tcnicas de bsqueda de archivos que tiene Windows, utilizando los caracteres comodn (* y ?) resultara sencilla la bsqueda de cualquier arqueo. Tambin, simplemente con ordenar por nombre el contenido de esa carpeta, sera sencilla la localizacin, en este caso, del arqueo que quisiramos. Ejemplo-2. Supongamos que tenemos un modelo de archivo Excel en donde diariamente registramos los datos ms importantes (tipo formulario) de las personas que se inscriben en cierto servicio, para cierta subvencin, etc...Con qu nombre guardaramos el archivo de cada solicitante? Cada solicitante puede inscribirse hasta un mximo de 3 veces, y en 3 tipos de servicio (solicitud de casa, de beca o de servicio). Una buena tcnica podra ser como la que se muestra, siendo cualquier otra vlida tambin:
En este caso, hemos reservado la primera letra del nombre para la inicial que identifica el servicio para el que se inscribe (piso -P- beca -B- o bien servicio -S-), en las 8 siguientes posiciones el nmero del DNI del solicitante (si el DNI fuera de 7 dgitos antepondramos un cero para que fueran 8). La siguiente posicin, el nmero de orden (1, 2 o 3) de las solicitudes (1 si es la primera, 2 si es la segunda...). 103
Cerrar un libro
Para cerrar el libro de trabajo en el que se encuentra, hay que acceder a la Vista Backstage y escoger la opcin Cerrar.
Tambin se puede realizar la misma operacin haciendo clic sobre el botn de cerrar colocado en la esquina superior derecha de la ventana del libro, situado exactamente a la derecha de la cinta de opciones. Si los cambios realizados en el libro ya han sido guardados el libro se cerrar, pero si stos no han sido guardados aparecer el siguiente mensaje:
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Fundamentos de Excel I S, guarda el archivo con el nombre que ya tiene. En el caso de que sea la primera vez que lo guardemos, se abre el cuadro de dilogo correspondiente a la opcin Guardar como, donde se nos pedir el nombre del archivo a guardar, cerrndose a continuacin la ventana. No, cierra la ventana sin guardar el archivo. Cancelar, vuelve al libro de trabajo sin cerrar la ventana. La combinacin de teclas Cntrl + F4 nos permite, alternativamente, cerrar un libro de Excel sin cerrar la aplicacin.
Crear, abrir, guardar y cerrar un libro
Determinar el directorio (o carpeta) por defecto

Al abrir o guardar un documento, por defecto, Excel siempre lo va a buscar o guardar en el mismo directorio de forma predeterminada (directorio es lo mismo que carpeta). Dicho directorio es el que tiene establecido el programa por defecto y es el que aparece en el cuadro Buscar en del cuadro de dilogo Abrir o Guardar como. Se puede establecer como directorio por defecto el que el usuario desee, de tal modo que al abrir o guardar sea dicho directorio el que se muestre abierto, nos posiciona en el que nosotros le hemos indicado y no en la carpeta Mis Documentos que suele ser la predeterminada de la mayora de los programas. De esta manera evitamos tener que seleccionar el directorio destino de nuestros archivos, sobretodo si la mayor parte de las veces es el mismo. Los pasos a seguir para modificar el directorio por defecto son: 1. Abrimos las Opciones de Excel, desde la Vista Backstage.
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2. Seleccionamos la opcin Guardar.
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3. En el cuadro de texto Ubicacin de archivo predeterminada, indicar la ruta completa del directorio que se quiere establecer por defecto. 4. Finalmente hacer clic sobre el botn Aceptar. Consejo: Para especificar la ruta o ubicacin predeterminada para los archivos, tenemos que escribirla nosotros directamente, para evitar errores al aadir rutas largas y difciles de escribir, podemos hacer los siguiente: * Minimizar Excel, ejecutar el Explorador de Windows. * Posicionarnos en el rbol de carpetas, y desde la barra de Direccin que aparece debajo de la de mens. * Seleccionar la ruta que aparece y que se corresponde a la carpeta elegida y copiarla, una buena eleccin puede ser utilizar la combinacin de teclas Ctrl + C. * Ahora cerramos el Explorador de Windows y volvemos a las Opciones de Excel, nos posicionamos en Ubicacin de archivo predeterminada con el cursor y terminamos la operacin con Ctrl + V (Pegar), con lo que hemos trasladado la ruta del archivo que deseamos utilizar como predeterminado al guardar los libros de Excel 2010.
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Determinar un directorio por defecto
Opciones de Ventana
Excel 2010 permite el trabajo con varias ventanas, varios libros, en una misma aplicacin. Si la ventana en la que se est trabajando est maximizada, el resto de ventanas no aparecen en pantalla, estando ocultas detrs de la primera. Para visualizarlas seguiremos los siguientes pasos: 1. Acceder a la Ficha Vista.
2. Dentro del grupo de opciones Ventana, seleccionamos la opcin Cambiar ventanas.
3. En la parte inferior del mismo, debajo de la ltima rayita, aparece el nombre de todos los libros que estn abiertos en ese instante de trabajo. 4. Vemos como se despliega un panel con todos los libros que se encuentran abiertos en ese momento, seleccionamos el libro en el que se quiere trabajar, mostrndose ste delante del resto. 5. La ventana activa aparece sealada en la lista anterior con una marca de verificacin a su izquierda. Noticia: Es posible desde el panel de Abrir, seleccionar varios archivos en vez de uno solo, de cara a abrir varios con una sola accin. Deberemos para ello mantener pulsada la tecla Cntrl mientras picamos en los nombres de los distintos archivos que deseemos abrir. Esto es interesante para que a travs del men de ventana podamos trabajar en uno u otro y desde luego Copiar o Mover informacin de uno a otro. (Archivos con datos de diferentes meses, aos, vendedores, proveedores...).
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Trabajar con varios libros simultneamente
Desde la versin 2007, Excel tiene incorporada una herramienta que facilita la comparacin de dos libros. Para acceder a esta herramienta, seguiremos los siguientes pasos: Abrimos los libros que deseamos comparar en paralelo. En el la Ficha Vista, hacemos clic en la opcin Ver en paralelo , dentro del grupo de opciones Ventana. Aparecen en la ventana del programa de manera simultnea, los libros que ya hemos abierto, pudiendo visualizarlos a la vez. Adems podremos: Si deseamos desplazarnos por los libros a la vez, haremos clic en Desplazamiento sincrnico
Si deseamos restablecer las ventanas de los libros a las posiciones en que se encontraban cuando comenzamos a comparar los documentos, haremos clic en Restablecer posicin de la ventana Haremos clic de nuevo en el botn Ver en paralelo de comparar los documentos. , para desactivar la opcin y dejar
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Ejercicios
Ejercicio 1: Trabajar con Excel 2010
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Plantear la siguiente situacin real de trabajo: Supongamos que nos dedicamos a poner suelos (pavimentar) superficies rectangulares (por ejemplo, canchas polideportivas tales como pistas de balonmano, frontones,...). El cliente, para poder nosotros calcular el presupuesto, deber aportarnos tres datos: largo, ancho y precio del metro cuadrado del material elegido por l para colocar, segn catlogo que se supone que ya tiene el cliente. Teniendo en cuenta que disponemos de millones de celdas para organizarnos el trabajo en Excel 2010, confeccionar una hoja de clculo en donde se calcule un presupuesto de pavimentacin (poner suelos) para superficies rectangulares. Aportamos en la siguiente imagen, una organizacin de datos en celdas que puede servir de orientacin para el planteamiento del ejercicio.
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Pasos a seguir
1. Introducir los datos de largo y ancho de la superficie a pavimentar, as como el precio metro cuadrado del tipo de suelo deseado (datos inventados por el alumno). 2. Calcular la superficie multiplicando largo por ancho. 3. Calcular el importe de la mano de obra teniendo en cuenta que colocar un metro cuadrado lleva media hora de trabajo y que la hora se cobra a 25 Euros (meditar la operacin que hay que realizar). 4. El IVA es el 18 % del importe total (material + mano de obra).
Solucin del ejercicio

Para realizar las cuestiones anteriores, sera aconsejable visualizar nuevamente varios de los vdeos explicativos de la leccin, se enlazan de nuevo a continuacin.
Solucin Ejercicio 1 - Tipos de datos
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Solucin Ejercicio 1 - Formato de celdas
Solucin Ejercicio 1 - Introduccin de frmulas
Ejercicio 2: Trabajar con libros I
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1. Entrar en Excel 2010 y en la hoja 1, introducir los datos de la siguiente imagen:
2. Cerrar la ventana de documento y guardar el archivo con el nombre DATOS PERSONALES. (Excel 2010 automticamente le pondr la extensin XLSX). 3. Abrir el libro DATOS PERSONALES.XLSX y en la hoja 2 (solapa inferior izquierda de hoja) introducir los datos personales propios (los del alumno). 4. Guardar el libro. 5. Comenzar un nuevo libro. (Al utilizar la opcin Nuevo, Excel 2010 le adjudica inicialmente el nombre LIBRO2) 6. Introducir en la hoja 1 de este nuevo libro la siguiente tabla:
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7. Guardar el libro con el nombre RESUMEN 2010.XLSX. 8. Cerrar el libro RESUMEN 2010.XLSX (observamos que al cerrar este libro vemos el libro anterior que todava permanece abierto). 9. Cerrar el libro DATOS PERSONALES.XLSX (observamos que al cerrar este libro no queda ningn otro abierto). 10. Abrir el libro RESUMEN 2010.XLSX 11. Modificar el contenido de la celda A1 y ponemos "Resumen 2011", vaciar la tabla de elementos numricos, dejando nicamente los encabezados de filas y columnas, pero ahora en lugar de guardar, utilizamos la opcin GUARDAR COMO para que permita cambiar el nombre y guardar este libro con el nombre RESUMEN 2011.XLSX
12. Cerrar el archivo RESUMEN 2011.XLSX 13. Abrir los tres archivos creados durante este ejercicio DATOS PERSONALES.XLSX, RESUMEN 2010.XLSX y RESUMEN 2011.XLSX. (Nota: Se pueden abrir los libros de uno en uno o todos a la vez seleccionndolos en el cuadro de abrir). 14. Una vez abiertos los 3 libros, probar a activar cada uno de ellos desde la Ficha Vista. 15. Cerrar todos los libros.
Pasos a seguir
1. Introducir los datos de texto como indica la tabla modelo. 2. Realizar la operacin del beneficio (ingresos menos gastos). 113
Fundamentos de Excel I 3. Hallar los totales. 4. Realizar las operaciones indicadas anteriormente, guardar, guardar como, modificar celda, visualizarlos desde la Ficha Vista.

Para realizar las cuestiones anteriores, sera aconsejable visualizar nuevamente un vdeo explicativo de la leccin, se enlaza de nuevo a continuacin.
Solucin Ejercicio 2 - Trabajar con libros I
Ejercicio 3: Trabajar con libros II
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Supongamos que tenemos en un libro de Excel 2010 en una sola hoja. 1. Introducir los datos de las ventas de nuestros 3 vendedores Alejandro, Carolina y Guillermo en los tres aos siguientes. Tal y como muestra la imagen.
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2. Guardar el libro y llamarlo VENTAS.XLSX 3. De cara a una mejor organizacin deseamos tener los datos de cada vendedor en un archivo o libro separado (a parte) dentro de una carpeta llamada VENDEDORES que deberemos crear. 4. Queremos por lo tanto, pasar de la situacin de tener un solo archivo llamado VENTAS.XLSX a tener tres llamados respectivamente ALEJANDRO.XLSX, CAROLINA.XLSX, y GUILLERMO.XLSX con los datos de las ventas de cada uno de ellos en la hoja1 de cada uno de sus libros. El archivo de ALEJANDRO, lo guardaremos con la contrasea "Espaa" por contener datos ms confidenciales. 5. Los tres libros creados sern como muestran las imgenes.
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Pasos a seguir
1. Introducir los datos de texto como indica la tabla modelo. 2. Realizar las operaciones indicadas anteriormente, guardar, guardar como.

Para realizar las cuestiones anteriores, sera aconsejable visualizar nuevamente un vdeo explicativo de la leccin, se enlaza de nuevo a continuacin.
Solucin Ejercicio 3 - Trabajar con libros II
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Fundamentos de Excel I ADR Infor SL

Concepto de hoja de clculo

El programa: Microsoft Excel

Instalacin del programa

4. De esta manera ya tenemos creado el acceso directo al programa en el escritorio.

Iniciar una sesin en Excel

Iniciar una sesin Excel 2010

Documentos, libros y hojas.

Barra de herramientas de acceso rpido

Barra de herramientas de Acceso rpido

Mini barra de herramientas

Fundamentos de Excel I componen:

El Botn sirve para insertar o modificar frmulas especiales llamadas funciones.

Barra de frmulas expandida.

Ventana del libro de trabajo

Aspecto de la venta del libro de trabajo restaurada:

Ventana del libro de trabajo

Opciones configurables de la pantalla

Las fichas de la Cinta de Opciones

Minimizar la cinta de opciones

Barra de Herramientas de Acceso Rpido

Bajo la cinta de opciones:

La barra de frmulas y sus vistas

Barra de frmulas expandida

Supone cero segundos.

Los textos y fechas dentro de las frmulas deben ir entre comillas.

Establecer el tipo de dato

Sustitucin de un dato por otro

Y al situar el cursor sobre ella se despliega el comentario.

3. Se abre el cuadro del comentario de forma que permite modificar su contenido.

Desplazarse por un libro

Desplazamientos entre hojas

Las hojas de un libro

Desplazamientos en la hoja de clculo

Ctrl+tecla de direccin izquierda o derecha Inicio Ctrl+Inicio

Seleccin de un nico rango

Seleccin de varios rangos. Rangos mltiples

Seleccin de una fila completa

Seleccin de una columna completa

Seleccin de una hoja completa

La seleccin en una hoja de clculo

Introduccin de valores en rangos de celdas

Rangos con nombre

Desplazar celdas o rangos (mover)

Copiar celdas o rangos

Pegar celdas o rangos

B. Mediante la opcin Pegar de la cinta de opciones. 73

Seleccionamos Pegado especial y se abre el siguiente cuadro de dilogo:

Valores: Pega los valores como se presentan en las celdas.

Formatos: Pega solamente el formato de la celda.

Comentarios: Pega los comentarios adjuntos a una celda.

Validacin: Pega las reglas de validacin de datos de las celdas copiadas.

Ancho de las columnas: Pega el ancho de columna o de columnas.

Copiar, mover y pegar celdas

1. Seleccionar la celda o celdas que determinen el comienzo de la serie.

Opciones de llenado rpido

Rellenar sin formato: Slo rellena en serie el contenido, no el formato.

La opcin de llenado rpido

Creacin de listas personalizadas

Creacin de listas personalizadas

Crear un libro nuevo

Abrir un libro ya creado

Guardar un libro nuevo

Guardar un libro existente