1.

PRESENTACION DE LA EMPRESA

HIGH QUALITY ENGINEERING S.A.S es una compaa con trayectoria de 10 aos en el sector de hidrocarburos dedicada a la prestacin servicios tcnicos, de mantenimiento, operacin y

administracin de Equipos para la industria del Petrleo y del Gas en el pas.

Dentro de los procesos misionales definidos por la alta direccin se encuentran la prestacin de los servicios tcnicos, la venta y el suministro de Bombas de Cavidades Progresivas para la produccin de petrleo, Bombas de Transferencia, Bombas Helicoidales, Bombas de Inyeccin, Bombas Dosificadoras, Facilidades de Superficie y Procesos de Refinacin y Petroqumica. As mismo tambin desarrolla actividades relacionadas con el suministro, diseo y montaje de plantas de generacin elctrica en el sitio para instalaciones industriales como Oleoductos, Estaciones de Bombeo, Facilidades de Produccin, Terminales de Petrleo y Plantas de Procesamiento de Gas, as como, suministro diseo e ingeniera de detalle e instruccin elctrica. Suministro de cables para instalaciones industriales especiales del sector petrolero y Minero.

La compaa sostiene representaciones en exclusividad y alianzas estratgicas para nuestro pas de firmas de Estados Unidos, Canad, Argentina, Brasil, Alemania, entre otros pases. Proveedores a nivel nacional e internacional entre los cuales se detallan: NETZSCH DO BRAZIL, Tenaris, Tulsa y Surco de Argentina, Danfoss de Dinamarca, Viroex S.L. de Espaa, Advantage y Paintearth de Canada, Cumins API, entre otros.

Actualmente cuenta con personal tcnico

y administrativo calificado dedicado a las labores

operacionales que presta la compaa en diferentes lugares del territorio Colombiano, 38 personas vinculadas directamente, generando empleo, permitiendo el crecimiento organizacional. y fortalecimiento

MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS

Para objeto de estudio se escoger el proceso No. 6 Gestin Comercial Tcnica y de Servicios, el cual es el alma del negocio de HQE SAS por estar en el macroproceso gestin misional para ser evaluado a travs del modelo COSO I.

COMPONENTES DEL MODELO COSO I

AMBIENTE DE CONTROL a. Integridad y Valores ticos: La Gerencia de operaciones es clara y consecuente con sus acciones, la compaa tiene 3 principios que cumple en la prestacin del servicio, compromiso, lealtad y pro- actividad. b. Compromiso para con la Competencia: Cada cargo tiene especificado un perfil el cual es respetado y acatado a la hora de realizar contrataciones del personal, se hacen evaluaciones de desempeo semestrales, se tienen flexibilidad de horarios de trabajo para el personal que esta capacitndose, se incentiva al personal en todas las reas con el ascenso si cumple satisfactoriamente con la preparacin acadmica y la prctica. Cargos: Soporte Tcnico y de Servicios III (Auxiliares), Soporte Tcnico y de Servicios II (Tcnicos y Tecnlogos), Soporte Tcnico y de Servicios I (Ingenieros), Coordinacin de Operaciones, Analista de Operaciones, Supervisor QHSE, Director de Ingeniera y Servicios, Gerente de Operaciones Documentos utilizados: GRH_F_07 Ver 1 Evaluacin de desempeo, GRH_F_08_Ver 1 Perfil del Cargo. c. Consejo de directores o comit de auditora: En HQE SAS no hay un comit de auditora, para verificar que el direccionamiento de las operaciones sea el correcto, es decir a los directivos y/o coordinadores no hay quien los supervise en la Empresa, pero el Coordinador de operaciones mensualmente realiza una auditoria al azar a cualquiera de las operaciones tales como Instalacin, mantenimiento, monitoreo y de taller. Con los hallazgos encontrados son socializados en la reunin preoperacional de todos los das la cual se realiza de 06:30 am a 07:00 am., y se toman las medida correctivas para que no se vuelva a presentar. d. Filosofa y estilo de operaciones: La filosofa de la empresa es la calidad del servicio, por ello la Gerencia General no quiere invertir en productos chinos sino seguir con su lnea de representacin NETZSCH, aunque en el mercado seleccionan es el mejor precio, independientemente de cuantas veces se deba de ir a garantas por la mala calidad de material suministrado, aun as somos la tercera empresa en el sector de suministro de Bombas de cavidades progresivas PCP, gracias a la calidad del producto suministrado.

e. Estructura organizacional: Hay un Coordinador de Operaciones quien es la persona encargada de la administracin del personal y recursos necesarios para la prestacin del servicios, pero l no revisa el trabajo delegado a sus subordinados antes de entregar al cliente, esto ha provocado en repetidas ocasiones el inconformismo por parte del mismo, debido a las fallas por errores humanos en la prestacin del servicio, El Director de Tcnico y de Operaciones no supervisar la labor del Coordinador sino que se dedica es a realizar los planes operativos, aunque es el responsable de la administracin de la Base Barrancabermeja, es quien responde ante la Gerencia General.

f. Asignacin de Autoridad y Responsabilidad: En HQE SAS, Delegan las responsabilidades segn el Cargo, las Instalaciones y completamientos de bombas de cavidades progresivas las realizan los Ingenieros y Tecnlogos, quienes estn capacitados para realizar labores de mercadeo, los auxiliares les ayudan en las bajadas de varillas. No se tiene establecido que un Ingeniero pueda darle una orden a una persona de un rango menor, sino fue asignado a ser su ayudante, debido a que quien imparte las ordenes sobre distribucin del personal y delegacin de funciones es el Coordinador de Operaciones g. Polticas y Prcticas de Recursos Humanos. En la HQE SAS somos en total 38 empleados, 20 en Barrancabermeja y 18 en Oficina Principal Bogot D.C., Para la contratacin se debe cumplir con los requerimientos especificados en el perfil del cargo, pasar la entrevista, evaluacin de conocimientos y si es seleccionado el periodo de prueba que es de 2 meses, debido a que los contratos son a termino indefinido, para evitar la rotacin del personal, ya que en este sector la experiencia tiene un valor agregado en el servicio.

VALORACIN DE RIESGOS a. Objetivos Globales de la Entidad: OBJETIVOS Cumplir presupuesto META CUMPLIR EN UN 100% CON LAS VENTAS PRESUPUESTADAS BAJO EL ESCENARIO 2 REDUCIR EN UN 3% EL PRESUPUESTO ASIGNADO DE GASTOS ASIGNADO CUMPLIR EN UN 100% CON EL MARGEN PRESUPUESTADO NO SUPERAR LAS CANTIDADES MNIMAS DE LOS INVENTARIOS

Optimizar el Presupuesto de gastos de ventas

Cumplir con el margen bruto establecido

Manejo Optimo de inventario

Lograr alto cumplimiento en las actividades planeadas y compromisos contractuales

CUMPLIR EN UN 100% CON LAS ACTIVIDADES PLANEADAS AUMENTAR EN UN 2% EL Incrementar la tasa de crecimiento y rentabilidad de la CRECIMIENTO CON compaa en relacin al ao anterior RESPECTO AL AO ANTERIOR Realizar el Seguimiento de Metas Establecidas los (# INDICADORES DE objetivos estratgicos de los procesos Misionales GESTION / # DE ( Gestin Comercial- Gestin Operaciones - Gestin INDICADORES de Planeacin Financiera) ALCANZADOS)*100 b. Objetivos Especficos para cada actividad No tienen en el rea de Operaciones objetivos especficos por cada actividad. c. Riesgo Factores externos Oportunidades 1. 2. 3. 4. 5. 6. Exclusividad o representacin de marca Poca competencia Cumplimiento de requisitos del cliente Productos de calidad Nuevas exploraciones de Ecopetrol Confianza del cliente

7. Mejoramiento continuo 8. Confianza de proveedores 9. Responsabilidad social Amenazas 1, Variacin del precio del dlar 2. Variacin del precio del barril 3. Dependencia del cliente 4. Impuestos aduaneros 5. Nuevos productos y servicios de la competencia 6. orden pblico 7. factores ambientales 8. estrategias de mercadeo de la competencia 9. cambio de combustibles fsil a ecolgico 10. manejo de residuos peligrosos En HQE SAS tienen establecido cuales seran sus factores externos que influyen positiva o negativamente en la operacin, pero no tienen establecido un procedimiento para mitigarlos o aprovecharlos.

Factores Internos

SEGURIDAD DE LA INFORMACIN: Clave de acceso en los software de diseos de los pozo de extraccin de crudo.

MANO DE OBRA CALIFICADA: Todo el personal operativo profesional se encuentra certificado y correctamente soportado sus niveles de estudio.

CAPACITACIN ESPECIALIZADA: Contamos con personal Mantenimiento de Bombas de cavidades progresivas (PCP).

especializado en el Manejo y

MOTIVACIN AL PERSONAL: Se maneja por medio de la contratacin laboral dando oportunidades de estabilidad, despus de dos meses de prueba.

TECNOLOGIA AVANZADA: Todos los equipos que ofrecemos presenta una gama de alta calidad en su nivel tecnolgico

CAPACIDAD FINANCIERA: La empresa cuenta con proyeccin a solucionar e idear estrategias encaminadas a aprovechar los aspectos positivos y anticipar interpretando la informacin contable.

ATENCION AL CLIENTE: Atencin oportuna y acompaada de un servicio especializado

EXISTENCIA DE INVENTARIO: Se encuentra con disponibilidad de los equipos que se ofrecen.

OPTIMOS CANALES DE COMUNICACION INTERNO: Se informa a todo el personal en forma oportuna de las decisiones de la Gerencia, hay una reunin mensual con el propio Gerente General o su Representante en Barrancabermeja el Gerente de Operaciones.

CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA: Se realizan inducciones y continuas socializaciones.

d. Gestin de cambio: No hay inversin en investigacin para actualizacin de nuevas tecnologas o normas que apliquen sobre el sector, solo se siguen o aplican las exigidas contractualmente.

ACTIVIDADES DE CONTROL En HQE SAS hay Comits Gerenciales, el cual se rene una vez por mes para revisar el cumplimiento de sus objetivos, encaminados haca la reduccin del presupuesto de gastos y el aumento en las ventas, para mitigar el riesgo a la obsolescencia debe establecer un programa de investigacin de mercados y nuevas tecnologas, adems debe tener un pool con conocimiento del sector para ser efectivos en los procesos licitatorios, adems debe de iniciarse la creacin de un grupo de auditores internos para asegurar el cumplimiento de los objetivos en el rea de operaciones, y as evitar que siga el Coordinador de Operaciones auditndose el mismo el proceso

En la empresa hay definida las actividades a desempear en el cargo, pero actividades de control para que se cumplan aun no estn establecidas, la evaluacin de desempeo es subjetiva segn los criterios del jefe a cargo, porque de un semestre a otro cambio en sus valoraciones de evaluacin

INFORMACIN Y COMUNICACIN

a. Informacin

En HQE SAS suministran la informacin oportunamente a sus trabajadores a travs de comunicaciones internas, cada empleado tiene asignado un equipo de cmputo y email empresarial. A los clientes se les notifica al momento de concretar un negocio el listado de los empleados y email a los cuales les puede realizar los requerimientos operacionales y administrativos.

Mensualmente hay una reunin con el Gerente General en la cual nos dan las directrices a evaluar, el estado financiero y operacional de la misma.

b. Comunicacin Los procedimientos de operaciones son reevaluados semestralmente segn las observaciones o acciones de mejora plasmadas por el personal de operaciones, resultantes de las reuniones operacionales de todos los das, es decir, el empleado se puede dirigir directamente al Coordinador o Director de Operaciones para informar cuando tiene una propuesta para mejorar o suprimir un paso del proceso de las labores realizadas diariamente.

La Reunin Gerencial es un canal directo con el Gerente General ya que esta reunin los trabajadores expresan todas sus inquietudes e inconformidades y reciben una respuesta directa.

MONITOREO El Director de Operaciones es la persona encarga de hacerle seguimiento a los requerimiento del cliente y el Coordinador de Operaciones le hace seguimiento a las operaciones existentes en HQE SAS, cuando termina un servicio el empleado encargado debe de entregar un reporte de servicio con firma de evaluacin del servicio, donde es una bitcora de servicio la cual es necesaria para cobros a los clientes.