LA CUENTA. La cuenta en general.

Las cuentas son el conjunto de registros en donde se va a describir en forma detallada y ordenada la historia de cada uno de los conceptos que integran el estado de situacin financiera y el estado de resultados. Tambin se pueden definir como el registro de los incrementos o disminuciones en saldos de los conceptos individuales que integran los estados de situacin financiera y el estado de resultados. Por lo tanto, las cuentas pueden ser de activo, pasivo, capital y resultados. Las cuentas de resultados, o de operacin, se van a referir a los ingresos, costos y gastos del ente econmico. En las cuentas se suma y resta el monto de las operaciones y para hacerlo, es necesario establecer varias reglas que indiquen la historia de cada uno de los conceptos que integran los estados financieros, como sigue: 1. El nombre de la cuenta debe corresponder al concepto cuya historia o relacin se van a llevar; por ejemplo, la cuenta efectivo se asignar al dinero que estar en la caja de la empresa; banco, al dinero que estar en la cuenta de cheques, etc. 2. A cada cuenta se le destinar una hoja separada por la mitad, como sigue: Nombre de la cuenta Al espacio izquierdo se le llama debe y a la suma de Al espacio derecho se le llama haber y a la suma de las cantidades anotadas en este espacio se le llama las cantidades anotadas en este espacio se le llama movimiento deudor. movimiento acreedor. La diferencia entre el movimiento deudor y el movimiento acreedor se llama saldo. Si el movimiento deudor es igual al movimiento acreedor el saldo ser cero y se dice que la cuenta est saldada. Si el movimiento deudor es mayor que, el acreedor, Si el movimiento acreedor es mayor que, el deudor, se llama saldo deudor. se llama saldo acreedor. Los registros que se hacen en el lado izquierdo se llaman cargo o dbito. Los registros que se hacen en el lado derecho se llaman abono o crdito.

3. Las cuentas pueden ser de naturaleza deudora y acreedora. ACTIVO = PASIVO + CAPITAL Las cuentas de activo son de naturaleza deudora y su saldo natural debe ser deudor. Las cuentas de pasivo y capital son de naturaleza acreedora y su saldo natural debe ser acreedor. Si el capital es de naturaleza a creedora y si las utilidades lo incrementan y las prdidas lo reducen, las cuentas de ingreso que producen un incremento en el capital son de naturaleza a creedora y se registran en l haber y las cuentas de costos y gastos que producen un decremento al capital son de naturaleza deudora y se registran en el debe: Cuentas de resultados Debe

Haber 1

Costos y Gastos

Ingresos

Si el saldo de la cuenta de resultados es acreedor, representa una utilidad; por el contrario, si es deudor representa una prdida. Esquemas de cuenta o de mayor. Para determinar el resultado de una o varias operaciones en forma de apunte, se manejan las llamadas T o esquemas de cuentas de mayor, que representan una cuenta, destinndose tambin el espacio del lado izquierdo al debe y el lado derecho al haber, como se ha mostrado anteriormente. Para las T, no se requiere destinar una hoja a cada cuenta, sino simplemente un espacio apropiado, dependiendo de la cantidad de operaciones que se anotarn. CATALOGO DE CUENTAS. Concepto. Lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable de una entidad con el fin de identificar sus nombres y/o nmeros correspondientes, regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de una empresa. El conjunto de cuentas que semejan en un ente econmico se llama catlogo de cuentas. Un catlogo de cuentas debe tener un orden y es preciso que las cuentas se agrupen por su naturaleza. Esto facilita su localizacin al clasificar la operacin, al hacer el registro y el resumen. Clasificacin. 1. Activo Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad de la organizacin, que por lo general son fuente potencial de beneficios presentes futuros. Las cuentas que integran esta clase tendrn siempre saldo de naturaleza deudora, con excepciones de las provisiones, las depreciaciones y las amortizaciones acumuladas, que sern deducidas, de manera separada, de los correspondientes grupos de cuentas. 2. Activo circulante Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata total parcial con que cuenta la organizacin y que puede utilizar para fines generales especficos; dentro de los cuales se pueden mencionar: La caja principal, los depsitos en Bancos y otras entidades financieras; las inversiones temporales. 3. Pasivo Un ente que posee pasivos, tiene la obligacin de: 1. Entregar dinero. (por ejemplo, pagar una hipoteca) 2. Entregar bienes. (cuando un cliente pag la mercadera por adelantado)

3. Prestar servicios. (cuando se ha pagado por adelantado) Caractersticas 1. El pasivo implica una obligacin hacia otro ente que debe ser cancelada mediante un sacrificio de recursos a una fecha determinada. 2. La posibilidad de evitar el sacrificio futuro implicado por la cancelacin del pasivo no esta sujeta a la voluntad del ente obligado. 3. El hecho o transaccin que obliga al ente ya ha ocurrido. No es necesario que el pasivo este documentado.

4. Capital El capital es la diferencia entre el activo y el pasivo, es decir, entre lo que tenemos y lo que debemos. Activo = Pasivo + Capital Capital = Activo Pasivo 5. Ingresos Dentro de los resultados positivos tenemos los considerados ingresos, cuyas caractersticas son: a. Por lo general provienen de las ventas de bienes o servicios, incluyendo dentro de estas ltimas las operaciones que generan intereses por el otorgamiento de prestamos o financiamiento de ventas, alquiler de bienes, adquisicin de ttulos de deuda pblica o privada y otro tipo de rentas. b. Para obtener ingresos se generan gastos. c. Producen un aumento en los activos y/o una disminucin en los pasivos 6. Gastos Tienen como finalidad obtener ingresos. Costo es todo sacrificio de recursos econmicos, realizado con el fin de aplicarlo a la actividad econmica del ente y por consiguiente relacionado con el objeto del mismo. Producen una disminucin en los activos y/o un aumento en los pasivos.

7. Ganancias y perdidas Es el incremento en le patrimonio sin ocasionar un gasto recibe el nombre de ganancia. Por otro lado, la prdida es una disminucin del patrimonio resultante de la liquidacin o expiracin de algn valor activo sin ninguna compensacin.

8. Resultados del ejercicio En las empresas, el resultado del ejercicio puede ser o una Ganancia o una Prdida. En las entidades sin fines de lucro, ese resultado puede ser o un Supervit o dficit. Asignacin de claves. 0 1 0101 0102 0110 0111 0112 0113 0119 0120 0121 0129 0130 0131 0132 0133 0134 2 0201 0212 0221 0222 0223 0224 0231 0232 0233 0241 0251 0261 1 1 1100 1101 1102 ACTIVO Circulante Caja Bancos Documentos por cobrar Clientes Deudores diversos Intereses por cobrar Provisin para cuentas de cobro dudoso Almacn Inventario de mercancas Provisin para inventario de poco movimiento y obsoletos Seguro pagado por anticipado Papelera y tiles de escritorio Intereses pagados por anticipado Rentas pagadas por anticipado Propaganda y publicidad No circulante Deudores hipotecarios Depsitos en garanta Equipo de reparto Mobiliario y equipo Edificio Terreno Depreciacin de equipo de reparto Depreciacin de mobiliario y equipo Depreciacin de edificio Patentes y marcas Amortizacin de patentes y marcas Gastos de instalacin y de organizacin PASIVO Circulante Prstamos bancarios Documentos por pagar Proveedores

1103 1104 1105 1106 1107 1108 1109 1110 2 1201 2 2001 2002 3 3001 3002 3101 3201 3300 4 4001 4060 4061 4062 5 5001 5050 5060 5061 5062 5063 5065 6 6001 6002 7 7101 7201

Acreedores diversos Intereses por pagar Gastos acumulados Impuestos acumulados Impuesto al valor agregado Impuesto sobre la renta por pagar Dividendos por pagar Prestamos de accionistas No circulantes Acreedores hipotecarios CRDITOS DIFERIDOS Intereses cobrados por anticipado Rentas cobradas por anticipado CAPITAL Capital Cuenta particular del dueo Prdidas y ganancias Reserva de reinversin de utilidades Utilidades acumuladas de aos anteriores INGRESOS Ventas Ventas brutas Devoluciones sobre ventas Descuentos sobre ventas COSTO Costo de ventas Mercancas generales Compras brutas Devoluciones sobre compras Descuentos sobre compras Gastos sobre compras Costo de ventas GASTOS Gastos de venta Gastos de administracin OTROS INGRESOS Y GASTOS Gastos y productos financieros Otros gastos y productos

LAS CUENTAS DE UNA ENTIDAD COMERCIAL. CARGOS ABONOS

Caja 1. Importe del efectivo que el negocio tiene al iniciarse las operaciones. 2. El efectivo recibido. Bancos 1. Dinero depositado en cuenta de cheques en la apertura de la cuenta 2. Depsitos efectuados. 3. Cobranzas efectuadas directamente por el banco. 4. Intereses liquidados por el banco. Documentos por cobrar 1. Importe de los documentos aceptados por los clientes o terceras personas. Clientes

1. El efectivo desembolsado.

1.Importe de los cheques expedidos. 2. Cantidades que el banco cobra por conceptos de comisiones por cobranzas, etc. 3. Transferencias o pagos que se hagan por otros medios diferentes a los cheques.

2. Importe de los documentos cobrados o cancelaos.

1. Cobros 1.Importe de las facturas a crdito provenientes de la 2. Documentos recibidos en pago. venta de mercancas. 2. Intereses que se cargan a los clientes por la demora del pago de las facturas. 3. Cargos diversos a los clientes como fletes, maniobras, etc. Deudores diversos 1. Cobros en efectivo. 1. Cantidades que se entregan en efectivo. 2. Documentos recibidos en pago. 2. Entregas a terceras personas en cuenta del deudor de dinero o bienes. 3. Entregas a terceras personas, por cuenta de la cantidad comercial, de dineros o bienes. Almacn 1. Pecio del costo de las mercancas vendidas. 1. Costo de mercancas cobradas. 2. Costo de las mercancas recibidas de clientes por concepto de devolucin sobre ventas. 2. Precio del costo de las mercancas devueltas a los proveedores. 3. Importe de las rebajas sobre compras otorgada por los proveedores como ajuste a sus facturas. 1. Porcin de las primas de seguros que deban aplicarse a resultados pro haberse devengado con el transcurso del tiempo. 3. Notas de crdito provenientes de devolucin de mercancas. 4. Descuentos que se concedan a clientes por el pago anticipado de su adeudo o rebajas que se efecten por volumen en las cuentas.

Seguros pagados por anticipado 1. Importe de las primas de seguro pagadas por anticipado.

2. Bonificacin sobre las primas de seguro que se reciban de la compaa aseguradora. Papelera y tiles de escritorio 1. Precio del costo de la papelera y tiles de escritorio consumidos. 1. Costo de la papelera y tiles de escritorio comprados. 2. Precio del costo de la papelera y tiles de escritorio devueltos a proveedores. 3. Importe de las rebajas sobre compra otorgadas por los proveedores. Intereses pagados por anticipado 1. Porcin de los intereses que deba aplicarse por haberse devengado por el transcurso del tiempo. 1. Importe de los intereses pagados por anticipado. 2. Reduccin o cancelacin de intereses por pago anticipado del crdito. Rentas pagadas por anticipado 1. Importe de las rentas pagadas por anticipado. Propaganda y publicidad 1. Porcin de la propaganda y publicidad consumidas o devengadas 1. Importe de la publicidad y propaganda compradas. 2. Devoluciones o descuentos en el precio de la propaganda. Deudor hipotecario 1.Cantidades entregadas en prstamo con garanta hipotecaria. 1. Cobros que conforme a la escritura de hipoteca abone el deudor a cuenta de su saldo. 1. Importe de las rentas que deban a aplicarse por haberse devengado con el transcurso del tiempo.

Depsito en garanta 1. Cantidades entregadas a terceros para construir un 1. Cantidades recuperadas de depsito en garanta o depsito en garanta. aplicadas a resultados a la terminacin del ejercicio. Equipo de reparto 1. Costote la adquisicin de Vehculos. 1. Por el equipo de transporte dado de baja por venta o destruccin.

Mobiliario y equipo 1. Por el costo de adquisicin del equipo de oficina, 1. Por el costo de equipo de oficina dado de baja por segn facturas venta o destruccin. Edificios 1. Por el valor de adquisicin de edificios, construcciones e instalaciones, segn escrituras notariales y contratos de compraventa.

1.Del costo de adquisicin o de construccin ( incluyendo el de mejoras y ampliaciones ) de los edificios, construcciones e instalaciones vendidos o 2. Por el importe de las mejoras y ampliaciones que demolidos. aumenten el valor de los edificios y construcciones. Terreno 7

1. Costo de adquisicin del terreno. Patente y marcas 1. El costo de las patente y marcas compradas o desarrolladas. Gastos de instalacin y organizacin 1. Por los gastos incurridos en las instalaciones y adaptaciones para quedar incorporadas a los inmuebles de manera tal que no son removibles o que sindolo determinan incosteabilidad y en consecuencia en ambos casos u grado de recuperacin mnimo o nulo. Documentos por pagar 1. Importe de los documentos pagados. Proveedores 1. Por el pago de las obligaciones contradas por los conceptos indicados. 2. Por los traspasos por aceptaciones de ttulos de crdito a la cuenta documentos por pagar. 3. Por las rebajas, bonificaciones y descuentos por pago anticipado. Acreedores diversos. 1. Por las liquidaciones parciales o totales que se hagan a los acreedores. 2. Por suscripcin y/o aceptacin de letras de cambio, pagares. 3. Por el descuento concedido por loa acreedores. Impuesto al valor agregado 1. Disminucin del impuesto por devoluciones de mercanca. 2. Disminucin del impuesto por descuentos en precio de venta.

1. Venta de terreno a precio de costo. 1. Venta de las patente o marcas a precio d costo. 2. Baja o cancelacin de las patentes.

1. Por el valor de las adaptaciones e instalaciones totalmente depreciadas o amortizadas dejando el importe que la ley del impuesto o su reglamento seale.

1. Importe de los documentos aceptados que deban pagarse posteriormente a la fecha de su vencimiento.

1. Por el importe de las obligaciones contradas por la adquisicin a crdito de mercancas, materiales, etc. Para las actividades propias y normales del contribuyente.

1. Por el importe de las obligaciones no documentadas, no contradas por empresa, por conceptos u operaciones distintas a las de la cuenta de proveedores.

1. Impuesto incluido en las facturas de venta que ha sido cargado a los clientes.

2. Impuesto incluido en notas por diversos 3. Impuesto pagado principalmente por la compra de conceptos. mercancas. 4. Pago del impuesto al fisco. Intereses cobrados por anticipado 1. Porcin que debe aplicarse como ingreso de las operaciones. 1. Intereses cobrados por anticipado para ser aplicados a resultados cuando se devenguen.

2. Cancelacin de intereses por pago anticipado de la deuda. Rentas cobradas por anticipado 1. Porcin de la renta cobrada por anticipado que deba aplicarse como ingreso de las operaciones. Capital 1. Por el importe de los retiros que haga el propietario o socios en forma definitiva. 2. Por prdidas en las que se determina disminucin de capital. 1. Por el importe de la inversin efectuada por los socios de la empresa. 2. Por el importe de las nuevas aportaciones del propietario o socios. 3. Por el importe de la capitalizacin de utilidades por acuerdo del propietario o socios. 1. Rentas cobradas por anticipado para ser aplicadas a resultados cuando se devenguen,

Prdidas y ganancias 1. Traspaso de los saldos de las cuentas de resultados 1. Traspaso de los saldos de las cuentas de resultados con saldo deudor. con saldo acreedor. Ventas 1. Por el importe del precio en que fue vendida la mercanca y que es devuelta por el cliente. 2. Por el importe de las rebajas sobre ventas concedidas a los cliente. Costo de ventas 1. Del precio del costo de la mercanca vendida. 1. Del precio del costo de la mercanca recibida de los clientes por concepto de devolucin.

1. Por el importe de las mercancas vendidas a precio de venta.

Gastos de venta. 1. Por todos los gastos incurridos en el departamento 1. Por el traspaso a la cuenta de prdidas y ganancias de ventas, segn comprobantes fiscales. al cierre del ejercicio. Gastos de administracin 1. Por todos los gastos incurridos en el departamento 1. Por el traspaso a la cuenta de prdidas y ganancias de administracin, segn comprobantes fiscales. al cierre del ejercicio. Gastos y productos financieros 1. Intereses pagados por financiamiento. 2. Prdida en cambios. 3. Al final de ejercicio si el saldo es acreedor por traspaso a la cuenta de prdidas y ganancias. Otros gastos y productos 1. Prdida en venta de activo fijo. 2. Prdida por transacciones del negocio diferentes de normales. 3. Al final del ejercicio, cancelacin del saldo si es 1. Intereses cobrados por financiamiento. 2. Ganancia en cambios. 3. Al final de ejercicio si el saldo es deudor por traspaso a la cuenta de prdidas y ganancias. 1. Ganancia en venta de activo fijo. 2. Ganancia por transacciones del negocio diferentes de normales. 3. Al final del ejercicio, cancelacin del saldo si es 9

acreedor por traspaso a la cuenta de prdidas y ganancias. GUIA CONTABILIZADORA

deudor por traspaso a la cuenta de prdidas y ganancias.

Para que el catlogo de cuentas llene su funcin de la mejor manera posible, es indispensable formular por escrito una gua que contenga las instrucciones necesarias para el manejo de los documentos, as como para el funcionamiento en conjunto del sistema contable. El formato para esta gua generalmente tiene este formato con los siguientes datos: Operacin Documentos fuente Plizas que se Cuentas a que se Cuentas a que originan carga se abona

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